Створення групи контактів або списку розсилки в Outlook

Використовуйте групу контактів (яка раніше називалася «список розсилки») для надсилання повідомлень електронної пошти одразу багатьом користувачам – учасникам групи проекту, комітету, або просто групі приятелів – без необхідності щоразу за написання листа вводити ім’я кожного з них.

Діалогове вікно групи контактів

Відомості про групи контактів в Outlook для Mac див. в статті Створення групи контактів в Outlook для Mac.

  1. На панелі переходів клацніть Контакти.

    • Для Outlook 2013: Контакти

    • Для Outlook 2016: Контакти

  2. У групі Мої контакти виберіть розташування, до якого буде додано групу контактів. У цьому прикладі використовується група Контакти.

  3. Відкрийте вкладку Основне та виберіть команду Створити групу контактів.

  4. На вкладці Група контактів у поле Ім’я введіть ім’я групи.

  5. Виберіть команду Додати учасників і додайте людей зі своєї адресної книги або списку контактів.

    Додавання учасників до нової групи

    Примітка : Щоб додати контакт особи, якої немає в адресній книзі або контактах, створіть контакт для цієї особи або додайте її як контакт.

  6. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

    Щоб дізнатися, як використовувати нову групу контактів, див. статтю Надсилання повідомлення електронної пошти групі контактів.

Якщо ви завжди надсилаєте повідомлення електронною поштою одній і тій самій групі адресатів, можна створити групу контактів (яка раніше називалася списком розсилки), яка міститиме всіх одержувачів, яким ви раніше надсилали повідомлення електронною поштою. Наступного разу, коли вам потрібно буде зв’язатися з ними або запланувати з ними нараду, можна додати групу контактів у рядок Кому в повідомленні електронної пошти замість того, щоб додавати кожного користувача окремо.

  1. Відкрийте повідомлення електронної пошти, яке ви надсилали користувачам, яких необхідно додати до групи контактів.

  2. У полі Кому або Копія виділіть мишею всі імена.

    Виберіть користувачів у повідомленні електронної пошти

  3. Правою кнопкою миші клацніть виділені імена, потім виберіть команду Копіювати або натисніть сполучення клавіш Ctrl+C.

  4. У програмі Outlook (не у відкритому повідомленні електронної пошти) виберіть пункт Контакти.

    Порада :  Якщо список контактів не з’явиться, повторно виберіть пункт Контакти.

    Клацніть "Контакти"

  5. Відкрийте вкладку Основне та виберіть команду Створити групу контактів.

    Натисніть команду "Створити групу контактів" на вкладці "Основне"

  6. Введіть назву групи контактів, наприклад Особливі проекти.

  7. Виберіть Додати учасників > Серед контактів Outlook.

    Додавання учасників із контактів Outlook

  8. У вікні, що відкриється, правою кнопкою миші клацніть поле Учасники та виберіть командуВставити або натисніть сполучення клавіш Ctrl+V.

  9. Натисніть кнопку OK.

    Адресати з вашої електронної пошти з’являться у списку учасників групи контактів.

    Тепер нова група контактів має містити користувачів

  10. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Групи контактів відображатимуться в списку контактів разом з окремими користувачами. Розрізнити їх можна за піктограмами ліворуч від імен у поданні списку. Піктограма із зображенням картки належить окремим контактам, а піктограма із зображенням людей – групі контактів.

Піктограма із зображенням людей для групи контактів і піктограма із зображенням картки для окремих користувачів

Зрештою, адресатів завжди можна додати або видалити із групи контактів.

Якщо електронна таблиця програми Excel містить багато ділових та особистих контактів, їх можна імпортувати безпосередньо у програму Outlook.

Після цього можна створити групу контактів (раніше відому як список розсилки), використовуючи імпортовані відомості про контакти. За допомогою групи контактів можна надсилати повідомлення електронної пошти та запрошення на наради користувачам, не додаючи їхні імена окремо.

На жаль, у програмі Outlook група контактів не створюється автоматично зі списку контактів програми Excel. Але її можна створити, зробивши ось що.

  1. Підготуйте вміст даних для імпорту.

  2. Імпортуйте відомості.

  3. Перетворіть стовпці електронної таблиці програми Excel на відповідні поля програми Outlook.

  4. Створіть групу контактів.

Крок 1. Збереження контактної інформації з Excel у файлі, який можна імпортувати до Outlook

У програму Outlook не вдасться імпортувати книги зі значною кількістю аркушів, але можна імпортувати файли даних із роздільниками-комами (.csv). Щоб зберегти аркуш у файлі з розширенням .csv, зробіть ось що.

  1. У книзі клацніть аркуш з контактними відомостями, які необхідно імпортувати.

  2. Відкрийте меню Файл і виберіть команду Зберегти як.

  3. Виберіть місце для збереження файлу.

  4. У полі Тип файлу виберіть розширення CSV (MS-DOS) (*.csv), введіть назву файлу та натисніть кнопку Зберегти.

  5. Якщо у програмі Excel відображається повідомлення "Вибраний тип файлу не містить книги з кількома аркушами", натисніть кнопку ОК. Це повідомлення посилається на обмеження файлу з розширенням CSV; з вихідною книгою (файл з розширенням .xlsx) нічого не станеться.

  6. Якщо у програмі Excel відображається повідомлення "Деякі функції книги будуть втрачені", натисніть кнопку Так, щоб зберегти поточний аркуш з розширенням CSV. Вихідна книга (файл з розширенням .xlsx) буде закрита, але жодних змін не буде внесено.

  7.  Закрийте файл з розширенням CSV.

Роботу з програмою Excel завершено. Тепер можна почати процес імпорту файлів у програму Outlook.

Крок 2. Початок імпорту

  1. В Outlook виберіть Файл > Відкрити та експортувати > Імпорт або експорт.

    Імпорт або експорт

    Після цього відкриється майстер імпорту та експорту.

  2. Виберіть команду Імпорт з іншої програми або файлу та натисніть кнопку Далі.

    Майстер імпорту й експорту

  3. Виберіть елемент Значення, розділені комами та натисніть кнопку Далі.

  4. Натисніть кнопку Огляд і знайдіть файл, збережений з розширенням CSV.

  5. У розділі Параметри виберіть чи необхідно замінити повторювані контакти (наявні контакти), створити повторювані контакти або не імпортувати їх. Слід звернути увагу на такі пункти.

    • Після заміни контактів видаляються наявні контакти, якщо у програмі Outlook знайдено таке ж ім’я контакту (або інше поле, як описується в наступному розділі про зіставлення). У разі наявності відомостей певного контакту у програмі Outlook, створіть повторюваний контакт.

    • Найбезпечніший варіант – це створити повторюваний контакт. Пізніше його можна буде видалити.

    • Якщо відомості наявних контактів у програмі Outlook повністю збігаються з контактами в імпортованому файлі, можна не імпортувати повторювані контакти. У програмі Outlook буде імпортовано тільки нові контакти.

  6. Натисніть кнопку Далі та виберіть куди необхідно зберегти нові імпортовані контакти. Папка Контакти повинна бути вибрана за промовчанням. Якщо необхідно вибрати іншу папку, прокрутіть список і виберіть потрібну папку.

  7. Натисніть кнопку Далі.

  8. Перевірте чи встановлено прапорець біля Імпортувати "Мої контакти.csv" (якщо це назва файлу).

  9. Не натискайте кнопку Готово, оскільки необхідно зіставити деякі стовпці файлі з розширенням CSV з полями контактів у програмі Outlook.

Крок 3. Перетворення стовпців файлу CSV на поля контактів Outlook

  1. Натисніть кнопку Відповідність полів. Відобразиться поле Відповідність полів.

    • У розділі Від у полі відображаються імена стовпців, імпортованих з файлу з розширенням CSV.

    • У розділі Кому відображаються стандартні поля контактів програми Outlook. Якщо одне поле контакту співпадає зі стовпцем у файлі з розширенням CSV, цей стовпець відображатиметься в розділі Зіставлено з.

      Діалогове вікно "Відповідність полів"

  2. Можливо, деякі стовпці доведеться зіставити вручну. Наприклад, у наведеному нижче прикладі домашні номера телефонів контактів містяться у стовпці з ім’ям Домашній тел.. У програмі Outlook немає поля з відповідним ім’ям. Замість цього у програмі Outlook використовується поле Домашній телефон.

    Зіставлення полів імпортованого файлу з полями в Outlook

  3. Перетягніть стовпець Домашній тел. з області ліворуч у поле Домашній телефон в області праворуч.

    Домашній тел. тепер відображається у стовпці Зіставлено з.

    Успішно зіставлені поля

  4. Перетягніть по одному решту значень з області ліворуч до відповідних полів програми Outlook в області праворуч. Наприклад, перетягніть стовпець Адреса в поле Вулиця (дом. адреса) або Вулиця (робоча адреса), залежно від типу адреси контакту.

  5. Натисніть кнопку ОК і Готово.

    Тепер контакти успішно імпортовані у програму Outlook.

    Контакти

Після імпорту контактів до Outlook необхідно створити групу контактів.

Крок 4. Створення групи контактів

  1. Клацніть Контакти.

    Клацніть "Контакти"

  2. У групі Мої контакти виберіть розташування, до якого буде додано групу контактів. У цьому прикладі використовується група Контакти.

  3. Відкрийте вкладку Основне та виберіть команду Створити групу контактів.

    На вкладці "Основне" натисніть кнопку "Створити групу контактів".

  4. На вкладці Група контактів у поле Ім’я введіть ім’я групи.

  5. Виберіть елементи Додати учасників > Серед контактів Outlook.

  6. Утримайте натиснутою клавішу Ctrl, клацніть імпортовані контакти та виберіть елемент Учасники, щоб додати контакти у групу контактів.

  7. Натисніть кнопку ОК.

  8. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Додаткові відомості

Додавання користувачів до групи контактів

Змінення елементів, які відображаються на панелі переходів

В Outlook 2010 до групи контактів можна додати необмежену кількість імен.

Створення групи контактів

  • Створення групи контактів із новими іменами або іменами з адресної книги    

    1. У поданні "Контакти" на вкладці Основне в групі Створення натисніть кнопку Створити групу контактів.

      команда ''створити групу контактів'' на стрічці

    2. У полі Ім’я введіть ім’я для групи контактів.

    3. На вкладці Група контактів у групі Учасники натисніть кнопку Додати учасників і виберіть пункт Серед контактів Outlook, З адресної книги або Створити контакт електронної пошти.

    4. Якщо ви додаєте новий контакт електронної пошти, введіть відомості про нього в діалоговому вікні Додавання нового запису.

      Якщо ви додаєте учасника з контактів Outlook або адресної книги, зробіть ось що:

      1. У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу, що містить адреси електронної пошти, які потрібно додати до групи контактів.

      2. У списку імен виберіть потрібні імена та натисніть кнопку Члени робочої області. До однієї групи контактів можна додавати імена з різних адресних книг.

    5. Виконайте ці дії для кожної особи, яку потрібно додати до групи контактів, і натисніть кнопку OK.

      Групу контактів буде збережено в папці Контакти під введеним вами іменем.

  • Створення групи контактів копіюванням імен із повідомлення електронної пошти    

    1. У повідомленні, з якого потрібно скопіювати імена, виберіть імена в полі Кому або Копія.

    2. Клацніть виділені імена правою кнопкою миші й виберіть команду Копіювати.

    3. У поданні "Пошта" на вкладці Основне в групі Створення натисніть кнопку Створити елементи та послідовно виберіть пункти Інші елементи > Група контактів.

    4. У полі Ім’я введіть ім’я для групи контактів.

    5. На вкладці Група контактів у групі Учасники натисніть кнопку Додати учасників і виберіть пункт Серед контактів Outlook або З адресної книги.

    6. У нижній частині діалогового вікна Вибір членів клацніть правою кнопкою миші в полі Члени робочої області та виберіть команду Вставити.

Примітка :  Ви можете додати до групи контактів учасника, якого немає у вашій адресній книзі. Ім’я та адреса електронної пошти учасника переносяться, коли ви копіюєте та вставляєте контакт із вихідного повідомлення електронної пошти.

Якщо ви отримали повідомлення з потрібною групою контактів, її можна зберегти в списку контактів.

  1. Відкрийте повідомлення, яке містить групу контактів.

  2. Клацніть правою кнопкою миші групу контактів у полі Кому або Копія та виберіть пункт Додати до контактів Outlook.

Відображення імен у групі контактів

Виконайте одну з таких дій:

  • Перегляд імен в адресній книзі

    1. У новому повідомленні натисніть кнопку Кому.

    2. У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу, що містить групу контактів, відомості про яку потрібно переглянути.

      Порада : Не відображається потрібна група контактів? Можливо, спочатку потрібно додати адресну книгу.

    3. Знайдіть потрібну групу контактів або введіть її ім’я в полі Пошук.

    4. Клацніть правою кнопкою миші потрібну групу контактів у списку Ім’я та виберіть пункт Властивості.

  • Перегляд імен у заголовку повідомлення або запрошення на нараду

    1. У полі Кому клацніть знак плюс (+) поруч з іменем групи контактів.

      Примітка :  Коли список розгорнеться, згорнути його назад у цьому повідомленні вже не вдасться.

  1. У поданні Контакти відкрийте групу контактів.

    Примітка :  У поданнях списку групи контактів позначаються відповідною піктограмою Зображення кнопки .

  2. Виконайте одну або кілька з таких дій:

    • Додавання адреси з адресної книги або папки контактів    

      1. На вкладці Група контактів у групі Учасники натисніть кнопку Додати учасників і виберіть пункт Серед контактів Outlook або З адресної книги.

      2. У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу, що містить адреси електронної пошти, які потрібно додати до групи контактів.

      3. Знайдіть потрібне ім’я або введіть його в полі Пошук.

      4. Виберіть потрібне ім’я в списку Ім’я та натисніть кнопку Члени робочої області. Виконайте ці дії для кожної особи, яку потрібно додати до групи контактів, і натисніть кнопку OK.

    • Додавання адреси, якої немає в папці контактів чи адресній книзі    

      1. На вкладці Група контактів у групі Учасники натисніть кнопку Додати учасників і виберіть пункт Створити контакт електронної пошти.

      2. Введіть відомості про адресу електронної пошти та натисніть кнопку OK.

    • Видалення імені    

      1. Виберіть ім’я, яке потрібно видалити, у списку імен, а потім на вкладці Група контактів у групі Учасники натисніть кнопку Видалити учасника.

Додаткові відомості

Надання спільного доступу до папки контактів

Створення списку розсилки

Списки розсилки за замовчуванням зберігаються в папці Контакти. Якщо використовується обліковий запис Microsoft Exchange, глобальний список адрес може містити глобальні списки розсилки, які доступні для всіх користувачів цієї мережі. Особисті списки розсилки, створені в папці Контакти, доступні лише для вас, але до них можна надати спільний доступ, надіславши їх іншим користувачам.

Кількість імен, яку можна додати до списку розсилки

Максимальна кількість імен, яку можна додати до списку розсилки, залежить від розміру файлів контактів. Жорстких обмежень немає, але загалом список розсилки може містити 50–70 імен і адрес електронної пошти. Максимальна кількість адрес електронної пошти при мінімальному розмірі файлів контактів складає близько 125. Крім того, сюди можуть входити й інші списки розсилки.

Докладні відомості див. в статті бази знань, присвяченій максимальному розміру списків розсилки.

Виконайте одну з таких дій:

  • Створення списку розсилки з імен адресної книги    

    1. У меню Файл наведіть вказівник на пункт Створити й виберіть Список розсилки.

    2. Введіть ім’я списку розсилки в полі Ім’я (наприклад, "Знайомі-політики").

    3. На вкладці Список розсилки натисніть кнопку Вибрати учасників.

    4. У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу, що містить адреси електронної пошти, які потрібно додати до списку розсилки.

      Список адресних книг

    5. Введіть ім’я, яке потрібно додати, у полі Пошук. Якщо потрібне ім’я відображається в списку нижче, виберіть його та натисніть кнопку Члени робочої області.

    6. Виконайте ці дії для кожного користувача, якого потрібно додати до списку розсилки, і натисніть кнопку OK.

      Якщо потрібно додати розлогіший опис списку розсилки, на вкладці Список розсилки натисніть кнопку Нотатки та введіть необхідний текст.

      Список розсилки буде збережено в папці Контакти під введеним вами іменем.

  • Створення списку розсилки копіюванням імен із повідомлення електронної пошти    

    1. У повідомленні, з якого потрібно скопіювати імена, виберіть імена в полі Кому або Копія.

    2. Клацніть виділені імена правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню команду Копіювати.

    3. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і в розділі Створити новий елемент Outlook виберіть пункт Список розсилки.

    4. На вкладці Список розсилки в групі Учасники натисніть кнопку Вибрати учасників.

    5. У нижній частині діалогового вікна Вибір членів клацніть правою кнопкою миші в полі Члени робочої області та виберіть у контекстному меню пункт Вставити.

      Примітка : Ви можете додати до списку розсилки учасника, якого немає у вашій адресній книзі. Ім’я та адреса електронної пошти учасника переносяться, коли ви копіюєте й вставляєте контакт із вихідного повідомлення електронної пошти.

    6. Натисніть кнопку OK.

    7. Введіть ім’я списку розсилки в полі Ім’я.

    8. На вкладці Список розсилки в групі Дії натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Списки розсилки за замовчуванням зберігаються в папці Контакти. Якщо ви отримали список розсилки від іншого користувача, його можна зберегти в списку контактів.

  1. Відкрийте повідомлення, яке містить список розсилки.

  2. Клацніть правою кнопкою миші список розсилки в заголовку повідомлення та виберіть у контекстному меню пункт Додати до контактів Outlook.

Список розсилки можна редагувати, додаючи або видаляючи імена в ньому.

Перегляд імен у списку розсилки

Виконайте одну з таких дій:

  • Перегляд імен в адресній книзі

  • У новому повідомленні натисніть кнопку Кому.

  • У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу, що містить список розсилки, відомості про який потрібно переглянути.

  • Введіть ім’я списку розсилки в полі Пошук.

  • Клацніть правою кнопкою миші список розсилки в списку Ім’я та виберіть у контекстному меню пункт Властивості.

    В адресній книзі не відображається список Ім’я

    Можливо, коли ви востаннє відкривали адресну книгу, ви скористалися параметром пошуку Додаткові стовпці. Щоб відновити подання списку імен, установіть для параметра Пошук перемикач Лише ім’я.

  • Перегляд імен у заголовку повідомлення або запрошення на нараду

    • У полі Кому клацніть знак плюс (+) поруч з іменем списку розсилки.

      Примітка :  Коли список розгорнеться, згорнути його назад вже не вдасться. Списки розсилки в полі Адреса електронної пошти контакту розгорнути не можна.

  1. Відкрийте список розсилки в поданні Контакти.

    Примітка : Списки розсилки позначаються піктограмою Зображення кнопки у поданнях списку.

  2. Виконайте одну або кілька з таких дій:

    • Додавання адреси з адресної книги або папки контактів    

      1. На вкладці Список розсилки натисніть кнопку Вибрати учасників.

      2. У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу, що містить адреси електронної пошти, які потрібно додати до списку розсилки.

      3. Введіть ім’я, яке потрібно додати, у полі Пошук.

      4. Виберіть потрібне ім’я в списку Ім’я та натисніть кнопку Члени робочої області. Виконайте ці дії для кожного користувача, якого потрібно додати до списку розсилки, і натисніть кнопку OK.

        В адресній книзі не відображається список Ім’я

        Можливо, коли ви востаннє відкривали адресну книгу, ви скористалися параметром пошуку Додаткові стовпці. Щоб відновити подання списку імен, установіть для параметра Пошук перемикач Лише ім’я.

    • Додавання адреси, якої немає в папці контактів чи адресній книзі    

      1. На вкладці Список розсилки натисніть кнопку Додати.

      2. Введіть відомості про адресу електронної пошти та натисніть кнопку OK.

    • Видалення імені    

      1. Виберіть ім’я та натисніть кнопку Видалити.

Список розсилки – це група адрес електронної пошти, яку можна створити й додати до адресної книги Outlook як звичайну адресу електронної пошти. Якщо надіслати повідомлення за списком розсилки, його буде доставлено на кожну адресу електронної пошти, указану в списку.

Виконайте одну з таких дій:

  • Створення списку розсилки з використанням імен з адресної книги    

    1. У меню Файл наведіть вказівник на пункт Створити й виберіть Список розсилки.

    2. Введіть ім’я в поле Ім’я.

    3. На вкладці Список розсилки натисніть кнопку Вибрати учасників.

    4. У розкривному списку Адресна книга виберіть адресну книгу, що містить адреси електронної пошти, які потрібно додати до списку розсилки.

    5. Введіть ім’я, яке потрібно додати, у поле Пошук. У списку нижче клацніть ім’я й натисніть кнопку Учасники. Виконайте ці дії для кожного користувача, якого потрібно додати до списку розсилки, і натисніть кнопку OK.

      Щоб додати до списку розсилки розлогіший опис, на вкладці Список розсилки натисніть кнопку Нотатки та введіть необхідний текст.

      Список розсилки буде збережено в папці Контакти під введеним вами іменем.

  • Створення списку розсилки копіюванням імен із повідомлення електронної пошти    

    1. У повідомленні електронної пошти, з якого потрібно скопіювати імена, виберіть імена в полі Кому або Копія.

    2. Клацніть виділені імена правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню команду Копіювати.

    3. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і в розділі Створити новий елемент Outlook виберіть пункт Список розсилки.

    4. На вкладці Список розсилки в групі Учасники натисніть кнопку Вибрати учасників.

    5. У нижній частині діалогового вікна Вибір членів клацніть правою кнопкою миші в полі Члени робочої області та виберіть у контекстному меню пункт Вставити.

      Примітка : Ви можете додати до списку розсилки учасника, якого немає у вашій адресній книзі. Ім’я та адреса електронної пошти учасника переносяться, коли ви копіюєте й вставляєте контакт із вихідного повідомлення електронної пошти.

    6. Натисніть кнопку OK.

    7. Введіть ім’я списку розсилки в полі Ім’я.

    8. На вкладці Список розсилки в групі Дії натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Докладні відомості про списки розсилки, зокрема про додавання імен і надсилання повідомлень частині списку розсилки, див. в статті Створення й редагування групи контактів або списку розсилки.

Створення групи контактів Outlook

Упорядкувавши контакти за папками, ви можете за допомогою області переходів об’єднати ці папки в групи для спрощення доступу до них.

Порада : Групу можна розгорнути, щоб переглянути папки контактів, або згорнути для економії місця. Розгорнути або згорнути групу можна за допомогою стрілок у її заголовку.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×