Створення бази даних Access для спільного використання в Інтернеті

Програма Access 2010 і служби Access Services – новий компонент SharePoint – можна використовувати для створення застосунків веб-баз даних. Це дає змогу:

  • захищати доступ до даних і керувати ним;

  • спільно використовувати дані в організації або в Інтернеті;

    Примітка :  Для доступу до веб-бази даних потрібний обліковий запис користувача. Анонімний доступ не підтримується.

  • створювати застосунки баз даних, для використання яких не потрібна програма Access.

У цій статті описуються основні моменти створення веб-баз даних Access. Щоб отримати основні відомості про створення локальних баз даних, див. статті Створення нової локальної бази даних і Основи розробки баз даних.

У цій статті

Огляд

Принцип роботи

Робота з формами та звітами у браузері

Збереження даних у списках SharePoint

Виконання запитів і макросів даних на сервері

Інтрамережа або Інтернет

Створення веб-бази даних

Огляд

Програма Access 2010 і служби Access Services (додатковий компонент служби SharePoint) надають платформу для створення баз даних, які можна використовувати в Інтернеті. Веб-база даних розробляється та публікується за допомогою програм Access 2010 і SharePoint, а працювати з нею можуть користувачі, що мають облікові записи SharePoint, через веб-браузер.

Принцип роботи

Під час публікування веб-бази даних служби Access Services створюють сайт SharePoint, на якому розміщується база даних. Усі об’єкти та дані бази даних переміщуються до списків SharePoint на цьому сайті. Цей процес проілюстровано в наведеному нижче відео.

Створення завдання

Після публікування бази даних користувачі сайту SharePoint можуть використовувати її відповідно до своїх дозволів для роботи із сайтом.

  • Повний доступ   . Дозволяється вносити зміни до даних і макета.

  • Участь   . Дозволяється вносити зміни до даних, але макет змінювати не можна.

  • Читання   . Дозволяється читати дані, але вносити зміни неможливо.

Веб-базу даних можна відкрити у програмі Access, змінити макет, а потім синхронізувати внесені зміни, тобто зберегти їх на сайті SharePoint. У наведеному нижче відео проілюстровано процес внесення змін до макета після публікування веб-бази даних.

Створення завдання

Веб-базу даних також можна змінювати в автономному режимі, відтак синхронізувати внесені до даних і макета зміни, коли знову буде підключення до Інтернету.

Примітка : Щоб створити веб-базу даних, на сайті SharePoint, на якому вона публікуватиметься, необхідно мати дозвіл "Повний доступ". Додаткові відомості про дозволи для сайту SharePoint див. в розділі Див. також.

Робота з формами та звітами у браузері

Форми, звіти та більшість макросів запускаються у браузері. Завдяки цьому програма Access може оновлювати дані на екрані, не обробляючи повторно всю сторінку.

Щоб полегшити роботу користувачів із застосунком, можна створити форму. Для цього можна скористатися новим навігаційним елементом керуванням, який дає змогу легко додавати до форми стандартні веб-кнопки переходів.

Примітка : Область переходів (функція, яка використовується у програмі Access для перегляду об’єктів у базі даних) недоступна у браузері.

Збереження даних у списках SharePoint

Усі таблиці перетворюються на списки SharePoint, а записи – на елементи списків. Це дає можливість використовувати дозволи для сайту SharePoint, щоб керувати доступом до веб-бази даних, а також використовувати переваги інших можливостей сайту SharePoint.

Примітка про безпеку :  Рядок підключення для зв’язаних таблиць незашифрований, включно з іменем користувача та паролем, якщо цю інформацію збережено (а також якщо об’єкт посилання підтримує облікові записи користувачів). Якщо база даних має посилання на список SharePoint, і це посилання включає ім’я користувача та пароль, зловмисний користувач може скористатися збереженими обліковими даними і змінити об'єкт посилання на інший список. Навіть якщо облікові дані не збережені в рядку підключення, зловмисний користувач може змінити дозволи на сайті SharePoint, скориставшись допомогою свого спільника, який уже має необхідні дозволи. Будьте дуже обачні, надаючи спільний доступ до копій бази даних, яка містить посилання на опубліковану веб-базу даних.

Виконання запитів і макросів даних на сервері

Усі SQL-обробки виконуються на сервері. Це покращує продуктивність мережі, оскільки трафік складається лише з наборів результатів.

Інтрамережа або Інтернет

Базу даних можна публікувати на власному сервері SharePoint в інтрамережі або в Інтернеті. Корпорація Майкрософт пропонує розміщене рішення SharePoint, орієнтоване на роботу в Інтернеті.

Вгорі сторінки

Створення веб-бази даних

У цьому розділі описуються основні нові функції та типові завдання, які слід виконати, щоб створити веб-базу даних.

У цьому розділі

Попередня інформація

Відмінності між макетами локальних баз даних і веб-баз даних

Функції, які підтримуються лише в локальних базах даних без аналога служб Access Services

Використання шаблонів

Початок роботи з пустою веб-базою даних

Створення веб-таблиці

Створення нової веб-таблиці

Додавання поля з колекції полів

Додавання поля вибиранням даних у табличному поданні

Змінення властивостей поля

Додавання обчислюваного поля

Настроювання правил верифікації даних

Настроювання повідомлення та правила перевірки поля

Настроювання повідомлення та правила перевірки запису

Створення зв’язку між двома веб-таблицями

Створення поля підстановки у вікні табличного подання даних

Змінення поля підстановки у вікні табличного подання даних

Збереження цілісності даних за допомогою макросів даних

Створення веб-запиту

Створення веб-форми

Створення веб-звіту

Створення форми навігації та встановлення її як форми за промовчанням для відображення під час запуску

Публікування веб-бази даних

Синхронізація веб-бази даних

Попередня інформація

Перш ніж почати створення веб-бази даних, слід виконати кілька завдань. Крім того, існують відмінності між макетами веб-баз даних і локальних баз даних, про які слід знати, особливо якщо ви досвідчений розробник Access.

  • З’ясуйте призначення бази даних   . Майте чіткий план, на основі якого можна приймати правильні рішення щодо особливостей макета.

  • Знайдіть і впорядкуйте необхідну інформацію   . У веб-базі даних не можна використовувати зв’язані таблиці. Будь-які потрібні дані, які розміщуватимуться за межами бази даних, потрібно спочатку імпортувати. Якщо на самому початку правильно впорядкувати дані, можна уникнути необхідності змінювати макет у зв’язку з несподіваними змінами даних.

  • Визначте сайт SharePoint, на якому публікуватиметься база даних   . Публікування без сайту SharePoint неможливе. Якщо під час розробки ви захочете перевірити свій макет у браузері (а це хороша думка), вам доведеться спочатку опублікувати макет.

  • Сплануйте систему безпеки   . Можна скористатися перевагами системи безпеки сайту SharePoint, яка дає змогу керувати доступом до веб-бази даних. Сплануйте систему безпеку заздалегідь, щоб її можна було інтегрувати у свій макет.

Відмінності між макетами локальних баз даних і веб-баз даних

Деякі функції баз даних, які використовуються в локальній базі даних, недоступні у службах Access Services. Проте існують нові функції, які підтримують багато таких самих сценаріїв, що й функції локальних баз даних.

У наведеній нижче таблиці перелічено функції, що використовуються лише в локальних базах даних, а також нові функції, які підтримують такий самий сценарій.

Сценарій

Функція локальної бази даних

Нова функція

Створення об’єктів баз даних

Режим конструктора

Покращене подання таблиці; подання макета

Перегляд підсумованих даних, наприклад сума, середнє значення та групи

Функції групи

Макроси даних; функції групи у звітах

Програмовані події

VBA

Макроси та макроси даних; нові можливості конструктора макросів із технологією IntelliSense

Перехід до об’єкта бази даних

Область переходів; кнопкові форми

Навігаційний елемент керування або інший елемент форми

Увага! : У веб-базі даних можна створювати багато клієнтських об’єктів, але їх не можна використовувати у браузері. Однак вони становлять собою частину веб-бази даних, і їх можна використовувати у програмі Access 2010 для персональних ПК. Відкривши веб-базу даних у програмі Access, користувачі зможуть користуватися цими клієнтськими об’єктами. Це ефективний спосіб спільного використання бази даних, який також відкриває нові можливості для спільної роботи в Інтернеті. Будь-які помилки сумісності обробляються на сайті SharePoint.

Функції, які підтримуються лише в локальних базах даних без аналога служб Access Services

Примітка : Цей список не вичерпний.

  • Запити на об’єднання.

  • Перехресні запити.

  • Елементи керування, що перекриваються, у формах.

  • Зв’язки таблиць.

  • Умовне форматування.

  • Різноманітні дії макросів і вирази

Використання шаблонів

Після визначення дій, які має виконувати застосунок, слід вирішити, чи варто застосовувати шаблон бази даних. Шаблони бази даних – це попередньо вбудовані застосунки, які можна використовувати "як є" або змінювати відповідно до певних потреб.

Наявні шаблони можна переглянути на вкладці Створити в поданні Backstage. Докладніші відомості про шаблони, які постачаються разом із програмою Access 2010, див. у статті Вибір і використання шаблону Access.

Початок роботи з пустою веб-базою даних

  • На вкладці Файл виберіть пункт Створити.

    Вкладка "Створити" в поданні Backstage

Вкладка Файл відкриває подання Backstage – нову частину інтерфейсу Access. Тут ви знайдете команди, які стосуються всієї бази даних, наприклад Опублікувати на сайті SharePoint.

У поданні Backstage на вкладці Створити містяться команди для створення бази даних.

Функції на вкладці "Створити" в поданні Backstage

1. У розділі Наявні шаблони виберіть пункт Нова веб-база даних.

2. Перевірте запропоноване ім’я файлу в полі Ім’я файлу та шлях до файлу бази даних, указаний нижче. Щоб змінити ім’я файлу, у поле Ім’я файлу введіть нове ім’я.

3. Щоб змінити шлях, клацніть піктограму папки поруч із полем Ім’я файлу та вкажіть нове розташування для файлу бази даних.

4. Натисніть кнопку Створити. Відкриється нова веб-база даних із новою пустою таблицею.

Створення веб-таблиці

Примітка : Для створення веб-таблиці використовується вікно табличного подання даних (подання таблиці).

Під час створення пустої веб-бази даних у програмі Access створюється нова таблиця, яка відкривається у вікні табличного подання даних. За допомогою команд на вкладці "Поля" та "Таблиця" можна додавати поля, індекси, правила верифікації та макроси даних (нова функція, яка дає змогу змінювати дані залежно від подій).

Змінивши та застосувавши нову таблицю, ви, імовірно, захочете створити додаткові таблиці.

Створення нової веб-таблиці

У відкритій веб-базі даних виконайте такі дії:

  • На вкладці Створити у групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця.

Новостворена таблиця містить одне поле: поле ідентифікатора тип даних "Лічильник". До таблиці можна додавати нові поля, у яких зберігатимуться потрібні дані, відповідно до призначення таблиці. Наприклад, вам потрібно додати поле, у якому зберігатиметься дата початку відстеження певної події.

Додавання поля з колекції полів

До таблиці можна додавати різноманітні попередньо відформатовані поля, які розміщено в колекції полів.

  • На вкладці Поля у групі Додавання й видалення виберіть потрібний тип поля.

Додавання поля вибиранням даних у табличному поданні

  1. У відкритій таблиці клацніть напис Клацніть, щоб додати, а потім виберіть потрібний тип поля.

  2. Надайте полю ім’я, яке відповідає його вмісту.

    Порада : Щоб змінити ім’я наявного поля, двічі клацніть його ім’я.

  3. Повторіть ці дії для кожного поля, яке потрібно створити.

Змінення властивостей поля

Форматування та властивості визначають поведінку поля, зокрема тип даних, які можуть у ньому зберігатися. Ці настройки можна змінювати, що дає змогу отримувати потрібну поведінку поля.

  1. Виберіть поле з форматуванням і властивостями, які потрібно змінити.

  2. На стрічці відкрийте вкладку Поля.

  3. Щоб змінити настройки, скористайтеся командами у групах Форматування та Властивості.

Додавання обчислюваного поля

У таблиці можна додавати поле зі значенням, яке обчислюється на основі інших даних тієї самої таблиці. Дані з інших таблиць не можна використовувати як джерело для обчислюваних даних. Обчислювані поля не підтримують деякі вирази.

  1. У відкритій таблиці клацніть напис Клацніть, щоб додати.

  2. Виберіть пункт Обчислюване поле та вкажіть потрібний тип даних для поля.

    Відкриється вікно "Побудовник виразів".

  3. Використовуючи діалогове вікно "Побудовник виразів", створіть обчислення для поля. Пам’ятайте, що як джерело даних для обчислення можуть використовуватися лише інші поля тієї самої таблиці. Щоб отримати довідку з використання побудовника виразів, див. статтю Використання побудовника виразів.

Настроювання правил верифікації даних

Щоб перевірити введені дані, для більшості полів можна використовувати вираз. Вираз також можна використовувати для перевірки введених даних у таблиці. Це може знадобитися, коли потрібно перевіряти введені дані в полі, яке не підтримує верифікацію, або перевіряти введені дані в полі на основі значень інших полів таблиці. Докладніші пояснення щодо верифікації див. у статті Обмеження введення даних за допомогою правила верифікації.

Також можна вказувати повідомлення, яке відображатиметься, коли правило верифікації блокує введення даних. Це повідомлення називається повідомленням перевірки.

Настроювання повідомлення та правила перевірки поля

  1. Виберіть поле, до якого слід додати правило перевірки.

  2. На стрічці відкрийте вкладку Поля.

  3. У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Правило перевірки поля.

    Відкриється вікно "Побудовник виразів".

  4. За допомогою побудовника виразів створіть правило перевірки. Щоб отримати довідку з використання побудовника виразів, див. статтю Використання побудовника виразів.

  5. У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Повідомлення про перевірку поля.

  6. Введіть повідомлення, яке відображатиметься під час введення неприпустимих даних, і натисніть кнопку ОК.

Настроювання повідомлення та правила перевірки запису

Правило перевірки запису дає змогу уникати повторюваних записів. Його також використовують, коли потрібно перевіряти істинність певного поєднання фактів про запис, наприклад значення [Дата початку] більше за 1 січня 2010 року та менше за значення [Дата завершення]

  1. Відкрийте таблицю, до якої слід додати правило перевірки.

  2. На стрічці відкрийте вкладку Поля.

  3. У групі Перевірка поля клацніть Перевірка, а потім виберіть пункт Правило перевірки запису.

    Відкриється вікно "Побудовник виразів".

  4. За допомогою побудовника виразів створіть правило перевірки. Щоб отримати довідку з використання побудовника виразів, див. статтю Використання побудовника виразів.

  5. У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Повідомлення про перевірку запису.

  6. Введіть повідомлення, яке відображатиметься під час введення неприпустимих даних, і натисніть кнопку ОК.

Створення зв’язку між двома веб-таблицями

Щоб створити зв’язок у веб-базі даних, слід скористатися майстром підстановок для створення поля підстановки. Поле підстановки створюється в таблиці, яка є елементом зв’язку "багато", і вказує на таблицю, яка є елементом зв’язку "один".

Створення поля підстановки у вікні табличного подання даних

  1. Відкрийте таблицю, яка має бути елементом зв’язку "багато".

  2. Клацніть стрілку поруч із написом Клацніть, щоб додати та виберіть пункт Підстановка та зв’язок.

  3. Щоб створити поле підстановки, виконайте дії, описані в майстрі підстановок.

Змінення поля підстановки у вікні табличного подання даних

  1. Відкрийте таблицю з полем підстановки, яке потрібно змінити.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • На вкладці Поля у групі Властивості натисніть кнопку Змінити підстановку.

    • Клацніть правою кнопкою миші поле підстановки та виберіть пункт Змінити підстановку.

  3. Виконайте дії, описані в майстрі підстановок.

Збереження цілісності даних за допомогою макросів даних

За допомогою макросів даних можна впроваджувати каскадні оновлення та видалення. Використовуючи команди на вкладці "Таблиця", можна створювати вбудовані макроси, які змінюють дані. У наведеному нижче відео пояснено основні дії.

Створення завдання

Щоб отримати додаткові відомості про створення макросів даних, див. статтю Створення макросу даних.

Створення веб-запиту

Запит можна використовувати як джерело даних для форм і звітів. Запити виконуються на сервері, завдяки чому зменшується мережний трафік.

Наприклад, ви використовуєте веб-базу даних для відстеження благодійних внесків. Вам потрібно дізнатися, хто зробив внески під час благодійної акції. За допомогою запиту можна вибрати дані та підготувати їх для використання у формах і звітах.

Примітка : У цій процедурі для прикладу використовується шаблон благодійних внесків. Для кращого розуміння процедури вам слід створити нову базу даних, використовуючи шаблон бази даних благодійних внесків.

  1. На вкладці Створити у групі Запити натисніть кнопку Запит.

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці двічі клацніть кожну таблицю, яку потрібно додати, а потім натисніть кнопку Закрити.

    У цьому прикладі двічі клацніть таблиці "Спонсори", "Пожертви", "Події" й "Учасники_події".

  3. Створіть необхідні з’єднання, перетягнувши у вікні конструктора запитів поля з одного об’єкта до іншого.

    У цьому прикладі перетягніть поле "Ідентифікатор" із таблиці "Спонсори" до поля "Ідентифікатор_спонсора" в таблиці "Пожертви", а потім перетягніть поле "Ідентифікатор_спонсора" з таблиці "Пожертви" до поля "Ідентифікатор_спонсора" в таблиці "Учасники_події".

  4. Додайте потрібні поля. Щоб додати поле до сітки, перетягніть або двічі клацніть його.

    У цьому прикладі додайте поле "Подія" з таблиці "Події", поле "Дата_пожертви" з таблиці "Пожертви" та поля "Примітки", "Імена" й "Прізвище" з таблиці "Спонсори".

  5. Додайте умови, які слід застосувати.

    У цьому прикладі слід обмежити значення в полі "Дата_пожертви", щоб воно відображало період між значеннями "Дата_початку" та "Дата_завершення" для події. У бланку запиту в рядку Критерії у стовпці "Дата_пожертви" введіть >=[Дата_початку] And <=[Дата_завершення].

Створення веб-форми

Форми – це основний спосіб введення та редагування даних у веб-базі даних. Їх також можна використовувати для перегляду даних. Форми запускаються у браузері, що позитивно впливає на продуктивність. Під час відкривання форми браузер отримує необхідні дані із сервера SharePoint. Для фільтрування та сортування даних у формі їх не потрібно знову отримувати із сервера.

Порада : Для найкращої продуктивності обмежте записи, які отримуються в основних формах і звітах.

  1. Виберіть таблицю або запит, що використовуватиметься як джерело даних.

    Примітка : Якщо потрібно створити вільну форму, пропустіть цей крок.

  2. На вкладці Створити у групі Форми натисніть одну з таких кнопок:

    • Форма   . Створення простої форми, у якій одночасно відображається лише один запис, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

      Примітка : Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.

    • Кілька елементів   . Створення форми, у якій одночасно відображаються кілька записів, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

      Примітка : Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.

    • Порожня форма   . Створення пустої форми.

    • Дані в табличному поданні   . Створення форми, яка своїм виглядом і властивостями схожа на таблицю даних, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

      Примітка : Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.

Створення веб-звіту

Звіти – це основний спосіб перегляду та друку даних із веб-бази даних. Звіти виконуються у браузері, що позитивно впливає на продуктивність. Під час відкривання звіту браузер отримує необхідні дані із сервера SharePoint. Для фільтрування та сортування даних у звіті їх не потрібно знову отримувати із сервера.

Порада : Для найкращої продуктивності обмежте записи, які отримуються в основних формах і звітах.

  1. Виберіть таблицю або запит, що використовуватиметься як джерело даних.

  2. На вкладці Створити у групі Звіти натисніть одну з таких кнопок:

    • Звіт   . Створення базового звіту, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

    • Порожній звіт   . Створення пустого звіту.

Створення форми навігації та встановлення її як форми за промовчанням для відображення під час запуску

Користувачі мають певним чином переміщатися у веб-застосунку. Оскільки, область переходів недоступна у веб-браузері, а користувачам потрібно якось використовувати об’єкти бази даних, користувачі потребують відповідних засобів. Для цього можна створити форму навігації та вказати, що вона має відображатися під час кожного відкриття застосунку у веб-браузері. Якщо не вказати форму, яка має відображатися під час запуску застосунку, форма не відкриватиметься, що ускладнить роботу із застосунком для всіх користувачів.

Порада : Форму навігації можна створювати в кінці. Тоді до неї можна додати всі об’єкти.

  1. На стрічці відкрийте вкладку Створити.

  2. У групі Форми натисніть кнопку Навігація та виберіть зі списку макет навігації.

  3. Щоб додати елемент, перетягніть його з області переходів до елемента керування переходами.

    Примітка : До елемента керування переходами можна додавати лише форми та звіти.

  4. Додайте всі необхідні елементи керування до форми навігації. Наприклад, можна створити можливість пошуку в усіх формах, додавши кілька елементів керування до форми навігації.

Установлення форми навігації як веб-форми відображення за промовчанням

  1. На вкладці Файл під пунктом Довідка виберіть команду Параметри.

  2. У діалоговому вікні "Параметри Access" виберіть категорію Поточна база даних.

  3. У розділі Параметри застосунку в розкривному списку Веб-форма перегляду виберіть потрібну форму.

    Примітка : Веб-формою відображення необов’язково встановлювати свою форму навігації. Можна вказувати будь-яку веб-форму.

Вгорі сторінки

Публікування та синхронізація змін, внесених до застосунку

Публікування веб-бази даних

Примітка :  Відео цього процесу можна переглянути в розділі Огляд.

  1. На вкладці Файл виберіть пункт Зберегти та опублікувати, а потім – Публікувати в Access Services.

  2. Натисніть кнопку Запустити засіб перевірки сумісності.
    Кнопка «Запустити засіб контролю сумісності» в поданні Backstage програми Access
    Засіб перевірки сумісності допомагає переконатися в тому, що базу даних буде опубліковано правильно. Якщо засіб виявить проблеми, їх слід вирішити перед публікуванням.

    Примітка :  Якщо буде виявлено проблеми, програма Access збереже їх у таблиці під назвою "Помилки веб-сумісності". Кожний рядок у цій таблиці містить посилання на інформацію про виправлення неполадок.

  3. У розділі Публікувати в Access Services заповніть необхідні поля.

    • У полі URL-адреса сервера введіть веб-адресу сервера SharePoint, на якому публікуватиметься база даних. Наприклад, http://Contoso/.

    • У полі Ім’я сайту введіть ім’я веб-бази даних. Це ім’я додасться до URL-адреси сервера. Разом вони становитимуть URL-адресу вашого застосунку. Наприклад, якщо URL-адреса сервера – http://Contoso/, а ім’я сайту – CustomerService, то URL-адреса застосунку буде така: http://www.contoso.com/customerservice/?lc=uk-ua.

  4. Натисніть кнопку Публікувати в Access Services.

Синхронізація веб-бази даних

Після змінення макета або автономної роботи з базою даних виникає потреба її синхронізувати. Під час синхронізації усуваються відмінності між файлом бази даних на комп’ютері та на сайті SharePoint.

Примітка :  Відео цього процесу можна переглянути в розділі Огляд.

  1. Відкрийте веб-базу даних у програмі Access і внесіть зміни в макет.

  2. Завершивши, клацніть вкладку Файл натисніть кнопку Синхронізувати все.
    Кнопка «Синхронізувати все» в поданні Backstage програми Access

Вгорі сторінки

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×