Створення бази даних

Створення бази даних

У цій статті наведено типові дії із запуску Access і створення бази даних, що використовуватиметься на настільних комп’ютерaх, а не в Інтернеті. З неї ви дізнаєтеся, як створити базу даних для настільних комп’ютерів на основі шаблону або з нуля з власними таблицями, формами, звітами й іншими об’єктами. Крім того, розглядаються способи імпорту наявних даних у нову базу даних.

У цій статті

Огляд

Створення бази даних на основі шаблону

Створення бази даних без використання шаблону

Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела

Імпорт даних з іншого джерела, додавання їх або зв’язування з ними

Додавання частини програми

Відкриття наявної бази даних Access

Огляд

Коли ви вперше запускаєте Access або закриваєте базу даних, не завершуючи роботи програми, відображається подання Microsoft Office Backstage.

Подання Backstage – це відправний пункт для створення нових і відкриття наявних баз даних, перегляду рекомендованого вмісту на порталі Office.com тощо, тобто для виконання будь-яких завдань в Access із файлом бази даних або за її межами, однак не в самій базі даних.

Створення бази даних

Коли ви відкриєте Access, у поданні Backstage з’явиться вкладка Створити. На вкладці Створити доступні перелічені нижче команди для створення бази даних.

  • Пуста база даних.    Створити базу даних можна з нуля. Це зручно, якщо ви маєте специфічні вимоги до структури бази даних або коли наявні дані потрібно розмістити в базі даних чи вбудувати їх у неї.

  • Шаблон, який інсталюється разом з Access.    Скористайтеся шаблоном, щоб дати гарний початок новому проекту. Access постачається з кількома стандартними шаблонами.

  • Шаблон з Office.com.    Крім стандартних шаблонів Access, на порталі Office.com можна знайти чимало інших шаблонів. Щоб скористатися ними, не потрібно відкривати браузер, оскільки вони вже доступні на вкладці Створити.

Наповнення бази даних

До бази даних можна додавати поля, таблиці та частини програм.

Частини програми – це функція, яка дає змогу використовувати кілька пов’язаних об’єктів бази даних як один об’єкт. Наприклад, частина програми може складатися з таблиці й форми, створеної на основі на таблиці. За допомогою частини програми до бази даних можна одночасно додати таблицю й форму.

Крім того, ви можете створювати запити, форми, звіти й макроси – усі типові об’єкти бази даних.

Створення бази даних на основі шаблону

До складу Access входять різноманітні шаблони, які можна використовувати без змін або брати за основу. Шаблон – це готова база даних з усіма таблицями, запитами, формами, макросами та звітами, необхідними для виконання певного завдання. Наприклад, є шаблони, призначені для відстеження питань, керування контактами або обліку витрат. Деякі шаблони містять зразки записів, що вказують на їхнє призначення.

Якщо вам підійде один із цих шаблонів, скористайтеся ним. Це суттєво прискорить підготовку до роботи з базою даних. Однак якщо потрібно імпортувати в Access дані з іншої програми, імовірно, простіше буде створити базу даних із нуля. Оскільки в шаблонах уже визначено структуру даних, на змінення наявних даних відповідно до цієї структури може знадобитися багато часу.

  1. Якщо базу даних відкрито, на вкладці Файл виберіть команду Закрити. У поданні Backstage з’явиться вкладка Створити.

  2. На вкладці Створити доступно кілька наборів шаблонів, і деякі з них вбудовано в Access. Інші шаблони можна завантажити з порталу Office.com. Докладні відомості див. в наступному розділі цієї статті.

  3. Виберіть потрібний шаблон.

  4. Access запропонує ввести ім’я файлу бази даних у поле Ім’я файлу. Ви зможете змінити його за потреби. Щоб зберегти базу даних в іншій папці (а не в тій, яку вказано під іменем файлу), натисніть кнопку Зображення кнопки , перейдіть до потрібної папки й натисніть кнопку OK. Крім того, ви можете створити й зв’язати базу даних із сайтом SharePoint.

    Примітка : Настільна база даних, зв’язана із сайтом SharePoint, відрізняється від веб-бази даних, що працює на основі служб Access Services, хоча вони обидві використовують SharePoint. Працювати з настільною базою даних можна тільки в локальній програмі Access, а з веб-базою даних – у браузері.

  5. Натисніть кнопку Створити.

    Access створить базу даних на основі вибраного шаблону, а потім відкриє її. Здебільшого при цьому відображається форма, у яку можна почати вводити дані. Якщо шаблон містить зразок даних, можете видалити його. Для цього клацніть маркер виділення запису (затінене поле або клітинка ліворуч від запису) і виконайте таку дію:

    на вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Видалити. Зображення кнопки

  6. Щоб додати дані, клацніть першу пусту клітинку у формі й почніть вводити їх. Щоб перейти до інших потрібних форм або звітів, використовуйте область переходів. Для деяких шаблонів передбачено форму навігації, за допомогою якої можна переходити між різними об’єктами бази даних.

Докладні відомості про роботу з шаблонами див. в статті Створення настільної бази даних Access на основі шаблону.

На початок сторінки

Створення бази даних без використання шаблону

Якщо ви не бажаєте застосовувати шаблон, можете створити базу даних на основі власних таблиць, форм, звітів та інших об’єктів. Зазвичай для цього потрібно виконати принаймні одну з таких дій:

  • ввести, вставити або імпортувати дані до таблиці, створеної під час створення бази даних, і повторити цю процедуру для таблиць, що створюються за допомогою кнопки Таблиця на вкладці Створення;

  • імпортувати дані з інших джерел, одночасно створюючи нові таблиці.

Створення пустої бази даних

  1. На вкладці Файл виберіть команду Створити й клацніть плитку Пуста база даних.

  2. У поле Ім’я файлу введіть ім’я файлу. Щоб змінити стандартне розташування файлу, натисніть кнопку Знайти розташування для бази даних Зображення кнопки (поруч із полем Ім’я файлу), відкрийте потрібну папку й натисніть кнопку OK.

  3. Натисніть кнопку Створити.

    Access створить базу даних із пустою таблицею "Таблиця1", яку потім відкриє у вікні табличного подання даних. Курсор установиться в першій пустій клітинці стовпця Клацніть, щоб додати.

  4. Щоб додати дані, почніть вводити їх або вставте їх з іншого джерела (див. розділ Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела).

Введення даних у поданні таблиці імітує роботу з аркушем Excel. Структура таблиці створюється під час введення даних. Щоразу під час додавання стовпця до даних у табличному поданні в таблиці визначається нове поле. Access автоматично встановлює тип даних кожного поля на основі введених даних.

Якщо на цьому етапі вводити дані в таблицю "Таблиця1" не потрібно, натисніть кнопку Закрити Зображення кнопки . Якщо ви внесли зміни до таблиці, Access запропонує зберегти їх. Натисніть кнопку Так, щоб зберегти зміни, кнопку Ні, щоб відхилити їх, або кнопку Скасувати, щоб не закривати таблицю.

Порада :  Access виконає пошук файлу з іменем Blank.accdb в папці [диск інсталяції]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Якщо файл Blank.accdb існує, він слугуватиме шаблоном для всіх нових пустих баз даних (крім веб-баз даних). Усі нові пусті бази даних успадковуватимуть вміст цього файлу. Це чудовий спосіб розповсюджувати стандартний вміст, наприклад номери компонентів або заяви про відмову від відповідальності й політики компанії. Слід пам’ятати, що файл Blank.accdb не визначає порядок створення пустих веб-баз даних.

Увага! : Якщо закрити незбережену таблицю "Таблиця1", Access видалить її, навіть якщо вона містить дані.

Додавання таблиці

Додавати таблиці до наявної бази даних можна за допомогою команд групи Таблиці на вкладці Створення.

зображення стрічки access

Створення таблиці у вікні табличного подання даних.    У цьому поданні ви можете вводити дані, доручивши Access автоматично створити структуру таблиці. Поля отримують імена з послідовними номерами ("Поле1", "Поле2" і т. д.). Access автоматично визначає тип даних кожного поля на основі даних, які ви вводите.

  1. На вкладці Створення в групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця. Зображення кнопки

    Access створить таблицю й виділить першу пусту клітинку в стовпці Клацніть, щоб додати.

  2. На вкладці Поля в групі Додавання й видалення виберіть тип поля, яке потрібно додати. Якщо потрібний тип не відображається, натисніть кнопку Інші поля Зображення кнопки .

  3. В Access відкриється список типів полів, що часто використовуються. Виберіть потрібний тип поля, і Access додасть до таблиці нове поле в місці вставлення.

    Поле можна перемістити перетягуванням. Під час перетягування поля в подані таблиці з’являється вертикальна смуга вставлення, яка вказує на розташування поля.

  4. Щоб додати дані, введіть їх у першу пусту клітинку або вставте з іншого джерела (див. розділ Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела).

  5. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть його заголовок і введіть нове ім’я.

    Надавайте полям значущі імена, щоб під час перегляду області Список полів було зрозуміло, які дані містить кожне з них.

  6. Щоб перемістити стовпець, виберіть його заголовок клацанням, а потім перетягніть у потрібне місце. Крім того, можна виділити кілька суміжних стовпців і перетягнути їх одночасно. Для цього клацніть заголовок першого стовпця, а потім, утримуючи натиснутою клавішу Shift, – заголовок останнього.

Створення таблиці в режимі конструктора.    У режимі конструктора спочатку потрібно створити структуру таблиці. Потім можна перейти в подання таблиці та ввести дані або додати їх іншим способом, наприклад вставити з буфера обміну або імпортувати.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць. Зображення кнопки

  2. Для кожного поля в таблиці введіть ім’я в стовпець Ім’я поля, а потім зі списку Тип даних виберіть потрібний тип даних.

  3. За потреби можна ввести опис кожного поля в стовпець Опис. Цей опис відображатиметься в рядку стану, якщо встановити курсор у цьому полі в поданні таблиці. Він також відображається в рядку стану для елементів керування у формі або звіті, що створюються перетягуванням цього поля з області Список полів, і будь-яких елементів керування, що створюються для цього поля під час роботи майстра звітів або майстра форм.

  4. Додавши всі потрібні поля, збережіть таблицю:

    • на вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

  5. Щоб додати дані, перейдіть у подання таблиці й почніть вводити їх, клацнувши першу пусту клітинку. Крім того, дані можна вставити з іншого джерела (див. розділ Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела).

Установлення властивостей поля в режимі конструктора.    Хай яким способом ви створите таблицю, радимо перевірити й задати властивості поля. Деякі властивості доступні у вікні табличного подання даних, інші ж можна задати лише в режимі конструктора. Щоб перейти в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть команду Конструктор. Щоб переглянути властивості поля, клацніть поле в бланку. Властивості відображаються під бланком в області Властивості поля.

Клацніть властивість поля, щоб переглянути її опис праворуч від списку властивостей в області Властивості поля. Щоб дізнатися більше, натисніть кнопку "Довідка".

У таблиці нижче описано деякі властивості поля, які найчастіше змінюють.

Властивість

Опис

Розмір поля

Для текстових полів ця властивість установлює максимальну кількість символів, які можна зберігати в полі. Максимальна кількість – 255 символів. Для числових полів ця властивість установлює тип числа, яке зберігатиметься (довге ціле число, подвійне значення тощо). Щоб оптимізувати зберігання даних, радимо виділяти для них найменший необхідний простір. За потреби ви зможете змінити це значення.

Формат

Ця властивість визначає формат відображення даних. Вона не впливає на фактичні дані, які зберігаються в цьому полі. Можна вибрати попередньо визначений або задати спеціальний формат.

Маска вводу

За допомогою цієї властивості можна задати шаблон для даних у цьому полі. Так ви забезпечите введення тільки правильних даних потрібної довжини. Щоб отримати довідку про створення маски вводу, натисніть кнопку Кнопка "Конструктор" праворуч від поля властивості.

Значення за промовчанням

За допомогою цієї властивості можна задати стандартне значення, яке відображатиметься в цьому полі щоразу під час додавання нового запису. Наприклад, для поля "Дата й час", у якому потрібно фіксувати дату додавання кожного запису, можна вказати стандартне значення "Date ()" (без лапок).

Обов’язково

Це властивість указує, чи обов’язково вводити значення цього поля. Якщо для неї встановлено значення Так, вам не вдасться додати новий запис в Access, якщо поле не містить значення.

На початок сторінки

Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела

Якщо дані зберігаються в іншій програмі, наприклад Excel, їх можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Це зручно, якщо дані вже розділено на стовпці, як у таблиці Excel. Якщо дані зберігаються в текстовому редакторі, радимо розділити стовпці даних за допомогою табуляції або перетворити дані на таблицю, перш ніж копіювати їх. Якщо потрібно змінити дані або виконати інші дії (наприклад, розділити повне ім’я на ім’я та прізвище), варто зробити це перед копіюванням даних, особливо якщо ви раніше не працювали з Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю Access задає тип даних для кожного поля на основі його даних. Наприклад, якщо поле містить лише значення дати, для нього Access установить тип даних "Дата й час". Якщо ж поле містить лише слово "Так" або "Ні", Access вибере тип даних "Так/Ні".

В Access поля отримують імена на основі інформації, що міститься в першому рядку вставлених даних. Якщо дані в першому рядку не відрізняються від даних у наступних рядках, Access визначить цей рядок як частину даних і надасть полям загальні імена (F1, F2 тощо). Якщо перший рядок вставлених даних відрізняється від наступних, Access визначить, що він містить лише імена полів. Access надасть їм відповідні імена, виключивши перший рядок із даних.

Якщо в Access поля іменуються автоматично, радимо перейменовувати їх, щоб уникнути плутанини. Для цього виконайте такі дії:

  1. Натисніть клавіші Ctrl+S, щоб зберегти таблицю.

  2. У вікні табличного подання даних двічі клацніть заголовок кожного стовпця та введіть для нього описову назву поля.

  3. Знову збережіть таблицю.

Примітка : Крім того, перейменовувати поля можна в режимі конструктора. Щоб перейти в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть команду Конструктор. Щоб повернутися в подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів.

На початок сторінки

Імпорт даних з іншого джерела, додавання їх або зв’язування з ними

В Access ви можете імпортувати дані з іншої програми та долучити їх до нової або наявної таблиці. Крім того, в Access можна спільно працювати з даними користувачів, які вони зберігають в інших програмах, установивши зв’язок із цими даними. В обох випадках ви зможете працювати в Access із даними з інших джерел. Імпортувати дані можна з аркуша Excel, таблиці іншої бази даних Access, списку SharePoint або цілої низки інших джерел. Процедура імпорту для різних джерел може дещо відрізнятися, проте вона завжди починається з наведених нижче дій.

  1. В Access на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку для типу файлу, який потрібно імпортувати.

    Група "Імпорт і зв’язування" на вкладці "Зовнішні дані"

    Наприклад, щоб імпортувати дані з аркуша Excel, натисніть кнопку Excel. Якщо потрібний тип програми не відображається, натисніть кнопку Додатково.

    Примітка : Якщо не вдається знайти потрібний тип формату в групі Імпорт і зв’язування, може знадобитися запустити програму, у якій створено ці дані, а потім зберегти в ній дані у файлі загального формату (як-от текстовий файл із роздільниками), перш ніж імпортувати їх до Access.

  2. У діалоговому вікні Зовнішні дані натисніть кнопку Огляд, щоб знайти файл вихідних даних, або введіть у поле Ім’я файлу повний шлях до файлу вихідних даних.

  3. Виберіть потрібний параметр у розділі Укажіть спосіб і розташування для збереження даних у поточній базі даних (ви можете імпортувати дані з будь-якої програми, проте додавати дані або встановлювати з ними зв’язок можна тільки з певних програм). Ви можете створити таблицю з імпортованими даними або додати дані (з певної програми) до наявної таблиці чи створити пов’язану таблицю, що містить посилання на дані вихідної програми.

  4. Якщо запущено майстер, дотримуйтеся вказівок на екрані. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Під час імпорту об’єктів або зв’язування таблиць із бази даних Access відкривається діалогове вікно Імпортувати об’єкти або Зв’язок із таблицями. Виберіть потрібні елементи й натисніть кнопку OK.

    Точна послідовність дій залежить від обраного способу обробки даних: імпорт, додавання або зв’язування.

  5. Access запропонує зберегти відомості про щойно завершену операцію імпорту. Якщо ви плануєте згодом повторити її, установіть прапорець Зберегти етапи імпортування та введіть докладні відомості. Щоб повторити цю операцію, знадобиться тільки натиснути кнопку Збережені імпортовані елементи Зображення кнопки в групі Імпорт і зв’язування на вкладці Зовнішні дані. Якщо зберігати відомості про операцію не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Якщо ви виберете імпорт таблиці, Access перенесе дані до нової таблиці, яку відобразить у групі Таблиці в області переходів. Якщо ви виберете додавання даних до наявної таблиці, до неї буде додано потрібні дані. Якщо ви виберете зв’язування даних, Access створить зв’язану таблицю та відобразить її в групі Таблиці в області переходів.

На початок сторінки

Додавання частини програми

За допомогою частин програм можна розширювати можливості наявних баз даних. Частина програми може бути представлена окремою таблицею або включати в себе кілька пов’язаних об’єктів, як-от таблиці та зв’язані форми.

Наприклад, частина програми "Примітки" складається з таблиці з полем ідентифікатора, що має тип "Автонумерація", полем дати та полем Memo. Цю частину програми можна додати до будь-якої бази даних і використовувати зовсім або майже без змін.

  1. Відкрийте базу даних, до якої потрібно додати частину програми.

  2. Перейдіть на вкладку Створення.

  3. У групі Шаблони натисніть кнопку Частини програми. З’явиться список доступних частин.

  4. Виберіть частину програми, яку потрібно додати.

На початок сторінки

Відкриття наявної бази даних Access

  1. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  2. У вікні Відкрити знайдіть базу даних, яку потрібно відкрити.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Двічі клацніть базу даних, щоб відкрити її в стандартному режимі, указаному в діалоговому вікні Параметри Access або встановленому адміністративною політикою.

    • Натисніть кнопку Відкрити, щоб відкрити базу даних для загального доступу в багатокористувацькому середовищі, дозволивши собі та іншим користувачам читати її й записувати в неї.

    • Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити, а потім виберіть команду Відкрити для читання, щоб відкрити базу даних тільки для читання, тобто для перегляду без можливості внесення змін. При цьому інші користувачі зможуть і надалі читати базу даних і записувати в неї.

    • Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть команду Монопольний доступ, щоб відкрити базу даних у монопольному режимі. У такому разі, коли її спробує відкрити інший користувач, відобразиться повідомлення "Файл уже використовується".

    • Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть пункт Монопольно для читання, щоб відкрити базу даних тільки для читання. База даних буде доступна для всіх користувачів тільки для читання.

Примітка : Ви можете відкривати файли даних зовнішніх форматів, наприклад dBASE, Microsoft Exchange або Excel. Крім того, відкрити можна будь-яке джерело даних ODBC, як-от Microsoft SQL Server. Access автоматично створює нову базу даних Access в одній папці з файлом даних і додає посилання на всі таблиці зовнішньої бази даних.

Поради

  • Щоб відкрити одну з нещодавно використаних баз даних, на вкладці Файл виберіть команду Останні й клацніть ім’я файлу потрібної бази даних. Access відкриє базу даних, використовуючи параметри, які застосовувалися під час її останнього відкриття. Якщо список нещодавно використаних файлів не відображається, на вкладці Файл виберіть команду Параметри. У діалоговому вікні Параметри Access перейдіть на вкладку Параметри клієнта. У розділі Відображення введіть кількість документів, які потрібно відобразити в списку "Останні документи" (не більше 50).

    Крім того, відобразити список нещодавно використаних баз даних в області переходів подання Backstage можна двома клацаннями миші: перейдіть на вкладку Файл і виберіть потрібну базу даних. Унизу вкладки Останні встановіть прапорець Швидкий доступ до цієї кількості останніх баз даних: і вкажіть кількість баз даних, які потрібно відображати.

  • Під час відкриття бази даних за допомогою команди Відкрити на вкладці Файл можна переглянути список ярликів нещодавно відкритих баз даних, вибравши папку Мої останні документи в діалоговому вікні Відкрити.

На початок сторінки

У цій статті

Знайомство зі сторінкою "Початок роботи з Microsoft Office Access"

Створення бази даних на основі шаблону

Створення бази даних без використання шаблону

Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела

Імпорт даних з іншого джерела, додавання їх або зв’язування з ними

Відкриття наявної бази даних Access

Створення спеціального пустого шаблону

Знайомство зі сторінкою "Початок роботи з Microsoft Office Access"

Коли ви вперше запускаєте Access або закриваєте базу даних, не завершуючи роботи програми, відображається сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access.

Сторінка "Початок роботи з Microsoft Office Access"

Ця сторінка – відправний пункт для створення нових і відкриття наявних баз даних, а також перегляду рекомендованого вмісту з Microsoft Office Online.

Створення бази даних на основі шаблону

В Access доступна ціла низка шаблонів, за допомогою яких можна швидко створити базу даних. Шаблон – це готова база даних з усіма таблицями, запитами, формами та звітами, необхідними для виконання певного завдання. Наприклад, є шаблони, призначені для відстеження питань, керування контактами або обліку витрат. Деякі шаблони містять зразки записів, що вказують на їхнє призначення. Шаблони баз даних можна використовувати без змін або налаштувати відповідно до індивідуальних потреб.

Якщо вам підійде один із цих шаблонів, скористайтеся ним. Це суттєво прискорить підготовку до роботи з базою даних. Однак якщо потрібно імпортувати в Access дані з іншої програми, імовірно, простіше буде створити базу даних із нуля. Оскільки в шаблонах уже визначено структуру даних, на змінення наявних даних відповідно до цієї структури може знадобитися багато часу.

  1. Якщо базу даних відкрито, натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , а потім виберіть команду Закрити базу даних Зображення кнопки , щоб перейти на сторінку Початок роботи з Microsoft Office Access.

  2. У центрі сторінки Початок роботи з Microsoft Office Access відобразиться кілька рекомендованих шаблонів. Щоб переглянути інші шаблони, клацніть посилання в області Категорії шаблонів. Крім того, ви можете завантажити потрібні шаблони з веб-сайту Office Online. Докладні відомості див. в наступному розділі цієї статті.

  3. Виберіть потрібний шаблон.

  4. Access запропонує ввести ім’я файлу бази даних у поле Ім’я файлу. Ви зможете змінити його за потреби. Щоб зберегти базу даних в іншій папці (а не в тій, яку вказано під іменем файлу), натисніть кнопку Зображення кнопки , перейдіть до потрібної папки й натисніть кнопку OK. Крім того, ви можете створити й зв’язати базу даних із сайтом SharePoint.

  5. Натисніть кнопку Створити (або Завантажити, щоб завантажити шаблон Office Online).

    Access створить або завантажить базу даних, а потім відкриє її. При цьому відобразиться форма, у яку можна почати вводити дані. Якщо шаблон містить зразок даних, можете видалити його. Для цього клацніть маркер виділення запису (затінене поле або клітинка ліворуч від запису) і виконайте таку дію:

    на вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Видалити. Зображення кнопки

  6. Щоб додати дані, клацніть першу пусту клітинку у формі й почніть вводити їх. Щоб перейти до інших потрібних форм або звітів, використовуйте область переходів.

Завантаження шаблону з Office Online

Якщо на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access немає потрібного шаблону, за наявності підключення до Інтернету знайти його можна на веб-сайті Office Online.

  1. На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Додатково на сайті Office Online виберіть пункт Шаблони.

    У вікні браузера відобразиться головна сторінка "Шаблони" веб-сайту Office Online.

  2. Використовуйте засоби пошуку й навігації Office Online, щоб знайти потрібний шаблон Access, а потім дотримуйтеся вказівок, щоб завантажити його. Так файл бази даних збережеться на комп’ютері, а потім відкриється в новому вікні Access. Здебільшого шаблони відкриваються формою введення даних, щоб ви могли відразу почати роботу.

Докладні відомості про роботу з шаблонами див. в статті Посібник із використання шаблонів Access 2007.

На початок сторінки

Створення бази даних без використання шаблону

Якщо ви не бажаєте застосовувати шаблон, можете створити базу даних на основі власних таблиць, форм, звітів та інших об’єктів. Зазвичай для цього потрібно виконати принаймні одну з таких дій:

  • ввести, вставити або імпортувати дані до таблиці, створеної під час створення бази даних, і повторити цю процедуру для таблиць, що створюються за допомогою кнопки Таблиця на вкладці Створення;

  • імпортувати дані з інших джерел, одночасно створюючи нові таблиці.

Створення пустої бази даних
  1. На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Нова пуста база даних виберіть елемент Пуста база даних.

    Кнопка "Пуста база даних"

  2. В області Пуста база даних введіть ім’я файлу в поле Ім’я файлу. Якщо ім’я файлу вказано без розширення, Access додасть його автоматично. Щоб змінити стандартне розташування файлу, натисніть кнопку Пошук розташування для бази даних Зображення кнопки (поруч із полем Ім’я файлу), відкрийте потрібну папку й натисніть кнопку OK.

  3. Натисніть кнопку Створити.

    Access створить базу даних із пустою таблицею "Таблиця1", яку потім відкриє у вікні табличного подання даних. Курсор установиться в першій пустій клітинці стовпця Додати нове поле.

  4. Щоб додати дані, почніть вводити їх або вставте їх з іншого джерела (див. розділ Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела).

Введення даних у поданні таблиці імітує роботу з аркушем Microsoft Office Excel 2007. Структура таблиці створюється під час введення даних – щоразу під час додавання стовпця до таблиці визначається нове поле. Access автоматично встановлює тип даних кожного поля на основі введених даних.

Якщо на цьому етапі вводити інформацію в таблицю "Таблиця1" не потрібно, натисніть кнопку Закрити Зображення кнопки . Якщо ви внесли зміни до таблиці, Access запропонує зберегти їх. Натисніть кнопку Так, щоб зберегти зміни, кнопку Ні, щоб відхилити їх, або кнопку Скасувати, щоб не закривати таблицю.

Увага! : Якщо закрити незбережену таблицю "Таблиця1", Access видалить її, навіть якщо вона містить дані.

Додавання таблиці

Додавати таблиці до наявної бази даних можна за допомогою команд групи Таблиці на вкладці Створити.

Додавання програми

Створення таблиці у вікні табличного подання даних.    У цьому поданні ви можете вводити дані, доручивши Access автоматично створити структуру таблиці. Поля отримують імена з послідовними номерами ("Поле1", "Поле2" і т. д.). Access автоматично визначає тип даних кожного поля на основі даних, які ви вводите.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця. Зображення кнопки

    Access створить таблицю й виділить першу пусту клітинку в стовпці Додати нове поле.

    Примітка : Якщо стовпець Додати нове поле не відображається, імовірно, замість подання таблиці вибрано режим конструктора. Щоб перейти до подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів. Access запропонує зберегти нову таблицю, а потім повернеться в подання таблиці.

  2. На вкладці Таблиця в групі Поля та стовпці натисніть кнопку Створити поле. Зображення кнопки

    В Access відобразиться область Шаблони полів зі списком типів полів, які використовуються найчастіше. Якщо двічі клацнути або перетягнути одне з цих полів у таблицю, Access додасть поле з таким іменем і для його властивостей установить значення вибраного типу поля. За потреби ці властивості можна змінити пізніше. Поле необхідно перетягнути в область таблиці, що містить дані. Під час перетягування з’являється вертикальна лінія вставлення, що вказує на розташування поля.

  3. Щоб додати дані, введіть їх у першу пусту клітинку або вставте з іншого джерела (див. розділ Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела).

  4. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть його заголовок і введіть нове ім’я.

    Радимо надавати полям значущі імена, щоб під час перегляду області Список полів було зрозуміло, які дані містить кожне з них.

  5. Щоб перемістити стовпець, виберіть його заголовок клацанням, а потім перетягніть у потрібне місце.

    Крім того, можна виділити кілька суміжних стовпців і перетягнути їх одночасно. Для цього клацніть заголовок першого стовпця, а потім, утримуючи натиснутою клавішу Shift, – заголовок останнього.

Створення таблиці в поданні конструктора.    У поданні конструктора спочатку потрібно створити структуру нової таблиці. Потім можна перейти в подання таблиці та ввести дані або додати їх іншим способом, наприклад вставити з буфера обміну або імпортувати.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць. Зображення кнопки

  2. Для кожного поля в таблиці введіть ім’я в стовпець Ім’я поля, а потім зі списку Тип даних виберіть потрібний тип даних.

    Примітка : Якщо стовпці Ім’я поля й Тип даних не відображаються, імовірно, замість режиму конструктора вибрано подання таблиці. Щоб перейти в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть команду Конструктор Зображення кнопки . Access запропонує ввести ім’я нової таблиці, а потім повернеться в режим конструктора.

  3. За потреби можна ввести опис кожного поля в стовпець Опис. Цей опис відображатиметься в рядку стану, якщо встановити курсор у цьому полі в поданні таблиці. Він також відображається в рядку стану для елементів керування у формі або звіті, що створюються перетягуванням цього поля з області Список полів, і будь-яких елементів керування, що створюються для цього поля під час роботи майстра звітів або майстра форм.

  4. Додавши всі потрібні поля, збережіть таблицю:

    • натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть сполучення клавіш Ctrl+S Зображення кнопки .

  5. Щоб додати дані, перейдіть у подання таблиці й почніть вводити їх, клацнувши першу пусту клітинку. Крім того, дані можна вставити з іншого джерела (див. розділ Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела).

Створення таблиці на основі шаблону.    В Access доступні шаблони найтиповіших таблиць. Одним клацанням миші можна створити повноцінну, налаштовану й готову до використання структуру таблиці. Щоб пристосувати її до власних потреб, ви зможете додавати поля до неї або вилучати їх.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Шаблони таблиць і виберіть зі списку один із доступних шаблонів.

  2. Щоб додати дані, введіть їх у першу пусту клітинку або вставте з іншого джерела (див. розділ Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела).

    • Щоб видалити стовпець:   

      1. Натисніть заголовок стовпця правою кнопкою миші й виберіть команду Видалити стовпець Зображення кнопки .

    • Щоб додати новий стовпець:    

      1. На вкладці Таблиця в групі Поля та стовпці натисніть кнопку Створити поле. Зображення кнопки

      2. В Access відобразиться область Шаблони полів зі списком типів полів, які використовуються найчастіше. Якщо двічі клацнути або перетягнути одне з цих полів у таблицю, Access додасть поле з таким іменем і для його властивостей установить значення вибраного типу поля. За потреби ці властивості можна змінити пізніше. Поле необхідно перетягнути в область таблиці, що містить дані. Під час перетягування з’являється вертикальна лінія вставлення, що вказує на розташування поля.

  3. Збережіть таблицю:

    • натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть сполучення клавіш Ctrl+S Зображення кнопки .

Установлення властивостей поля в режимі конструктора.    Хай яким способом ви створите таблицю, радимо перевірити й задати властивості поля. Це можна зробити лише в режимі конструктора. Щоб перейти в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть команду Конструктор. Щоб переглянути властивості поля, клацніть поле в бланку. Властивості відображаються під бланком в області Властивості поля.

Клацніть властивість поля, щоб переглянути її опис праворуч від списку властивостей в області Властивості поля. Щоб отримати докладніші відомості, натисніть клавішу F1.

У таблиці нижче описано деякі властивості поля, які найчастіше змінюють.

Властивість

Опис

Розмір поля

Для текстових полів ця властивість установлює максимальну кількість символів, які можна зберігати в полі. Максимальна кількість – 255 символів. Для числових полів ця властивість установлює тип числа, яке зберігатиметься (довге ціле число, подвійне значення тощо). Щоб оптимізувати зберігання даних, радимо виділяти для них найменший необхідний простір. За потреби ви зможете змінити це значення.

Формат

Ця властивість визначає формат відображення даних. Вона не впливає на фактичні дані, які зберігаються в цьому полі. Можна вибрати попередньо визначений або задати спеціальний формат.

Маска вводу

За допомогою цієї властивості можна задати шаблон для даних у цьому полі. Так ви забезпечите введення тільки правильних даних потрібної довжини. Щоб отримати довідку про створення маски вводу, натисніть кнопку Кнопка "Конструктор" праворуч від поля властивості.

Значення за промовчанням

За допомогою цієї властивості можна задати стандартне значення, яке відображатиметься в цьому полі щоразу під час додавання нового запису. Наприклад, для поля "Дата й час", у якому потрібно фіксувати дату додавання кожного запису, можна вказати стандартне значення "Date ()" (без лапок).

Обов’язково

Це властивість указує, чи обов’язково вводити значення цього поля. Якщо для неї встановлено значення Так, вам не вдасться додати новий запис в Access, якщо поле не містить значення.

На початок сторінки

Копіювання даних до таблиці Access з іншого джерела

Якщо дані зберігаються в іншій програмі, наприклад Office Excel 2007, їх можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Це зручно, якщо дані вже розділено на стовпці, як у таблиці Excel. Якщо дані зберігаються в текстовому редакторі, радимо розділити стовпці даних за допомогою табуляції або перетворити дані на таблицю, перш ніж копіювати їх. Якщо потрібно змінити дані або виконати інші дії (наприклад, розділити повне ім’я на ім’я та прізвище), варто зробити це перед копіюванням даних, особливо якщо ви раніше не працювали з Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю Access задає тип даних для кожного поля на основі його даних. Наприклад, якщо поле містить лише значення дати, для нього Access установить тип даних "Дата й час". Якщо ж поле містить лише слово "Так" або "Ні", Access вибере тип даних "Так/Ні".

В Access поля отримують імена на основі інформації, що міститься в першому рядку вставлених даних. Якщо дані в першому рядку не відрізняються від даних у наступних рядках, Access визначить цей рядок як частину даних і надасть полям загальні імена (F1, F2 тощо). Якщо перший рядок вставлених даних відрізняється від наступних, Access визначить, що він містить лише імена полів. Access надасть їм відповідні імена, виключивши перший рядок із даних.

Якщо в Access поля іменуються автоматично, радимо перейменовувати їх, щоб уникнути плутанини. Для цього виконайте такі дії:

  1. Збережіть таблицю:

    • натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть сполучення клавіш Ctrl+S Зображення кнопки .

  2. У вікні табличного подання даних двічі клацніть заголовок кожного стовпця та введіть для нього прийнятну назву поля. Вам може здатися, що ви перезаписуєте дані, проте в рядку заголовка стовпця містяться імена полів, а не дані.

  3. Знову збережіть таблицю.

Примітка : Крім того, перейменовувати поля можна в режимі конструктора. Щоб перейти в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть команду Конструктор. Щоб повернутися в подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів.

На початок сторінки

Імпорт даних з іншого джерела, додавання їх або зв’язування з ними

В Access ви можете імпортувати дані з іншої програми та долучити їх до нової або наявної таблиці. Крім того, в Access можна спільно працювати з даними користувачів, які вони зберігають в інших програмах, установивши зв’язок із цими даними. В обох випадках ви зможете працювати в Access із даними з інших джерел. Імпортувати дані можна з аркуша Excel, таблиці іншої бази даних Access, списку SharePoint або цілої низки інших джерел. Процедура імпорту для різних джерел може дещо відрізнятися, проте вона завжди починається з наведених нижче дій.

  1. В Access на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт натисніть кнопку для типу файлу, який потрібно імпортувати.

    Додавання програми

    Наприклад, щоб імпортувати дані з аркуша Excel, натисніть кнопку Excel. Якщо потрібний тип програми не відображається, натисніть кнопку Додатково.

    Примітка : Якщо не вдається знайти потрібний тип формату в групі Імпорт, може знадобитися запустити програму, у якій створено ці дані, а потім зберегти в ній дані у файлі загального формату (як-от текстовий файл із роздільниками), перш ніж імпортувати їх до Access.

  2. У діалоговому вікні Зовнішні дані натисніть кнопку Огляд, щоб знайти файл вихідних даних, або введіть у поле Ім’я файлу повний шлях до файлу вихідних даних.

  3. Виберіть потрібний параметр у розділі Укажіть спосіб і розташування для збереження даних у поточній базі даних (ви можете імпортувати дані з будь-якої програми, проте додавати дані або встановлювати з ними зв’язок можна тільки з певних програм). Ви можете створити таблицю з імпортованими даними або додати дані (з певної програми) до наявної таблиці чи створити пов’язану таблицю, що містить посилання на дані вихідної програми.

  4. Якщо запущено майстер, дотримуйтеся вказівок на екрані. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Під час імпорту об’єктів або зв’язування таблиць із бази даних Access відкривається діалогове вікно Імпортувати об’єкти або Зв’язок із таблицями. Виберіть потрібні елементи й натисніть кнопку OK.

    Точна послідовність дій залежить від обраного способу обробки даних: імпорт, додавання або зв’язування.

  5. Access запропонує зберегти відомості про щойно завершену операцію імпорту. Якщо ви плануєте згодом повторити її, установіть прапорець Зберегти етапи імпортування та введіть докладні відомості. Щоб повторити цю операцію, знадобиться тільки натиснути кнопку Збережені імпортовані елементи Зображення кнопки в групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані. Якщо зберігати відомості про операцію не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Якщо ви виберете імпорт таблиці, Access перенесе дані до нової таблиці, яку відобразить у групі Таблиці в області переходів. Якщо ви виберете додавання даних до наявної таблиці, до неї буде додано потрібні дані. Якщо ви виберете зв’язування даних, Access створить зв’язану таблицю та відобразить її в групі Таблиці в області переходів.

На початок сторінки

Відкриття наявної бази даних Access
  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть команду Відкрити.

  2. У вікні Відкрити знайдіть базу даних, яку потрібно відкрити.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Двічі клацніть базу даних, щоб відкрити її в стандартному режимі, указаному в діалоговому вікні Параметри Access або встановленому адміністративною політикою.

    • Натисніть кнопку Відкрити, щоб відкрити базу даних для загального доступу в багатокористувацькому середовищі, дозволивши собі та іншим користувачам читати її й записувати в неї.

    • Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити, а потім виберіть команду Відкрити для читання, щоб відкрити базу даних тільки для читання, тобто для перегляду без можливості внесення змін. При цьому інші користувачі зможуть і надалі читати базу даних і записувати в неї.

    • Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть пункт Монопольний доступ, щоб відкрити базу даних у монопольному режимі. У такому разі, коли її спробує відкрити інший користувач, відобразиться повідомлення "Файл уже використовується".

    • Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть пункт Монопольно для читання, щоб відкрити базу даних тільки для читання. База даних буде доступна для всіх користувачів тільки для читання.

Якщо не вдалося знайти потрібну базу даних    

  1. У діалоговому вікні Відкрити клацніть піктограму Мій комп’ютер або виберіть пункт Мій комп’ютер із розкривного списку Пошук у:.

  2. У списку дисків клацніть правою кнопкою миші диск, який може містити базу даних, і натисніть кнопку Пошук.

  3. Введіть умови пошуку в діалоговому вікні Результати пошуку й натисніть кнопку Пошук, щоб знайти базу даних.

  4. Якщо базу даних знайдено, двічі клацніть її, щоб відкрити.

  5. Щоб база даних відкрилася, потрібно натиснути кнопку Скасувати в діалоговому вікні Відкрити. Потім закрийте діалогове вікно Результати пошуку.

Примітка : Ви можете відкривати файли даних зовнішніх форматів, наприклад dBASE, Paradox, Microsoft Exchange або Excel. Крім того, відкрити можна будь-яке джерело даних ODBC, як-от Microsoft SQL Server або Microsoft FoxPro. Access автоматично створює нову базу даних Access в одній папці з файлом даних і додає посилання на всі таблиці зовнішньої бази даних.

Поради
  • Щоб відкрити одну з баз даних, що недавно використовувались, клацніть ім’я файлу цієї бази даних у списку Відкриття останньої базу даних на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access. Access відкриє базу даних, використовуючи параметри, які застосовувалися під час її останнього відкриття. Якщо список останніх відкритих файлів не відображається, натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , а потім виберіть команду Параметри Access. У діалоговому вікні Параметри Access перейдіть на вкладку Додатково. У розділі Відображення вкажіть кількість документів, які потрібно відобразити в списку "Останні документи" (не більше дев’яти).

  • Під час відкриття бази даних за допомогою кнопки Microsoft Office Зображення кнопки Office і команди Відкрити можна переглянути список ярликів нещодавно відкритих баз даних, вибравши папку Мої останні документи в діалоговому вікні Відкрити.

На початок сторінки

Створення спеціального пустого шаблону

Коли ви створюєте пусту базу даних, в Access автоматично відкривається нова таблиця, у яку можна вводити дані. Жодні інші об’єкти в цій базі даних не створюється. Якщо всі новостворені бази даних мають містити інші об’єкти, як-от форми, звіти, макроси або додаткові таблиці, додайте їх до пустого шаблону. Так усі бази даних, які ви створюватиме, уже міститимуть потрібні об’єкти. Крім того, у шаблон можна включити таблиці, попередньо заповнені даними, а також будь-які необхідні параметри конфігурації, властивості, посилання або коди, які мають належати всім новим базам даних.

Припустімо, у вас є набір макросів, які потрібно використовувати в усіх проектах. Якщо створити пустий шаблон із цими макросами, вони автоматично додаватимуться до всіх нових баз даних Access.

Пусті шаблони можна створювати у форматі файлів Office Access 2007, Access 2002-2003 або Access 2000. Шаблон має мати назву Blank.accdb для файлів формату Office Access 2007 і Blank.mdb для форматів файлів попередніх версій.

  • Якщо за замовчуванням ви використовуєте формат Access 2000 або Access 2002-2003, Access надасть файлу пустого шаблону ім’я Blank.mdb. Нова база даних матиме той же форматі, що й файл Blank.mdb. Наприклад, якщо за замовчуванням використовується формат Access 2000 й шаблон з іменем Blank.mdb має формат файлу Access 2002-2003, усі нові бази даних створюватимуться у форматі Access 2002-2003.

  • Якщо за замовчуванням ви використовуєте формат Access 2007, Access надасть файлу пустого шаблону ім’я Blank.accdb.

Як змінити стандартний формат файлу?

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Параметри Access.

  2. У діалоговому вікні Параметри Access перейдіть на вкладку Популярні.

  3. У розділі Створення баз даних виберіть потрібний формат із розкривного списку Формату файлу за промовчанням.

Щоб створити пустий шаблон, виконайте одну з таких дій:

  • Створіть пусту базу даних (назвіть її "Blank" або надайте їй інше тимчасове ім’я), а потім імпортуйте або створіть об’єкти, які потрібно включити в шаблон.

  • Створіть копію наявної бази даних, яка вже містить необхідні для шаблону об’єкти, а потім видаліть зайві об’єкти.

Підготувавши шаблон із потрібними об’єктами, збережіть його.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і вкажіть на пункт Зберегти як.

  2. У розділі Зберегти базу даних в іншому форматі виберіть формат файлу для шаблону.

  3. У діалоговому вікні Зберегти як відкрийте одну з цих двох папок:

    • Системна папка шаблонів.    Наприклад, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access.

    • Папка шаблонів користувачів.    Наприклад:

      • У Windows Vista.    C:\Користувачі\Ім’я користувача\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

      • У Microsoft Windows Server 2003 або Microsoft Windows XP.    C:\Documents and Settings\Ім’я користувача\Application Data\Microsoft\Templates.

        Примітка : Пустий шаблон у системній папці шаблонів перезаписує пусті шаблони в усіх папках шаблонів користувачів.

  4. У поле Ім’я файлу введіть Blank.accdb (або Blank.mdb, якщо ви створюєте шаблон у форматі попередньої версії) і натисніть кнопку Зберегти.

Новий шаблон збережено, тож тепер, коли ви створюватимете пусту базу даних, до неї додаватимуться об’єкти з цього шаблону. В Access відкриється нова таблиця у вікні табличного подання даних, як це відбувається під час створення пустої бази даних без використання шаблону.

Щоб більше не використовувати пустий шаблон, видаліть або перейменуйте файл Blank.accdb (або Blank.mdb, якщо ви використовуєте одну з попередніх версій Access).

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×