Спільний доступ до сайтів і документів для користувачів поза межами вашої організації

Спільний доступ до сайтів і документів для користувачів поза межами вашої організації

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Якщо для роботи організації потрібно надавати спільний доступ до документів або безпосередньо співпрацювати з постачальниками, замовниками чи клієнтами, варто використовувати функції SharePoint Online, щоб надавати спільний доступ до вмісту для зовнішніх користувачів, у яких немає ліцензій у рамках вашої передплати Microsoft Office 365.

Це можна зробити трьома способами.

Примітка : Тільки одна особа може Увійдіть, щоб отримати доступ до сайту або документа за допомогою надсилання запрошення. Однак, користувач, який отримає запрошення можуть вирішили не використовувати його а натомість переслати запрошення іншому користувачу, хто може потім увійдіть за допомогою його обліковий запис Microsoft або робочий обліковий запис для доступу до сайту або документа.

Примітка :  Ваш глобальний адміністратор має активувати спільне використання поза межами організації та настроїти відповідні дозволи, перш ніж можна буде надавати спільний доступ до сайтів або документів. Докладніше див. в статті Керування спільним використанням онлайн-середовища SharePoint поза межами організації.

Зовнішні користувачі

Зовнішнього користувача – це користувач поза межами вашої організації, які можна отримати доступ до ваших сайтів SharePoint Online і документів, але не має ліцензії для передплати SharePoint Online або Microsoft Office 365. Зовнішні користувачі не є співробітників, підрядників або агентів на місці для вас або ваших партнерів.

Примітка : Якщо ваша організація має окремі клієнти Office 365, ліцензовані користувачі з одного з них можуть використовувати зовнішній спільний доступ разом із ліцензованими користувачами з іншого.

Зовнішні користувачі успадковують права на використання від користувача SharePoint Online, який запросив їх до співпраці. Таким чином, якщо організація купує план E3 для підприємств і створює сайт, на якому використовуються корпоративні функції, зовнішній користувач отримує право використовувати та/або переглядати корпоративні функції на сайті, до якого його запрошено. Хоча зовнішніх користувачів можна запросити як учасників розширеного проекту, щоб вони виконували повний спектр дій на сайті, у зовнішніх користувачів немає всіх можливостей повноправних ліцензованих працівників вашої організації, за яких ви платите. Докладніше див. в статті Керування спільним використанням онлайн-середовища SharePoint поза межами організації.

Спільний доступ до сайту

Під час надання спільного доступу до сайту зовнішнім користувачам ви надсилаєте їм запрошення, яке можна використати для входу на ваш сайт. Це запрошення можна надіслати на будь-яку адресу електронної пошти. Коли одержувач приймає запрошення, він може ввійти за допомогою облікового запису Microsoft чи робочого або навчального облікового запису. Під час надання спільного доступу до сайту можна вибрати тип дозволів, які матиме на сайті цей користувач.

Щоб надати спільний доступ до сайту зовнішнім користувачам, необхідно бути власником сайту або мати рівень дозволів "Повний доступ".

  1. Увійдіть у службу Office 365 за допомогою робочий або навчальний обліковий запис.

  2. У лівому верхньому куті сторінки клацніть піктограму запускача програм Піктограма запускача програм Office 365 , а потім клацніть плитку SharePoint (раніше – плитка Сайти) або виберіть пункт SharePoint (раніше – Сайти) вгорі сторінки.

  3. Перейдіть на сайт, до якого потрібно надати спільний доступ зовнішнім користувачам.

  4. У правому верхньому куті екрана натисніть кнопку Спільний доступ.

    Зображення команди ''Спільний доступ'' у правому верхньому куті екрана.

  5. У діалоговому вікні спільний доступ введіть імена користувачів, яких потрібно запросити. Наприклад: someone@outlook.com або someone@contoso.com.

    Примітка : Також можна надати спільний доступ до команди для надання доступу до внутрішніх ліцензованими користувачами на сайті. Якщо ви бажаєте це зробити, просто введіть імена користувачів, яких потрібно запросити.

  6. Натисніть кнопку Поділитися.

    Примітка : Якщо ви отримуєте повідомлення про помилку незв'язаних записів користувача під час введення ім'я та адреса електронної пошти, сайту можуть не бути доступні щоб дозволити зовнішнім користувачам. Зверніться до адміністратора, щоб активувати його.

  7. Введіть текст повідомлення, що міститиметься в запрошенні.

  8. За замовчуванням автоматично буде надіслано запрошення електронною поштою. Щоб вимкнути запрошення електронною поштою, виберіть елемент Показати параметрита зніміть прапорець надіслати запрошення електронною поштою

За промовчанням будь-який запрошення, надісланого зовнішнім користувачам завершиться 90 днів. Якщо в користувача не прийняти запрошення протягом 90 днів і одно цієї особи, щоб мати доступ до свого сайту, потрібно надіслати запрошення на новий.

Зовнішні користувачі отримують їх запрошення, вони вибирання кнопки, за яким їх на сторінку, де вони увійти на сайт SharePoint Online за допомогою облікового запису Microsoft або робочий або навчальний обліковий запис. Якщо користувачі не мають принаймні обліковий запис Microsoft, вони можуть зареєструватися для безкоштовного облікового запису Microsoft.

Надати спільний доступ до документа, надіславши чи опублікувавши анонімне гостьове посилання

Ви можете створити анонімне гостьове посилання, а потім поділитися ним будь-яким зручним способом. Наприклад, опублікувавши його на сторінці соціальної мережі чи вставивши його в повідомлення електронної пошти. Ви можете створити гостьове посилання, яке надає дозвіл на редагування чи лише дозвіл на перегляд.

Щоб надати спільний доступ до сайту зовнішнім користувачам, необхідно бути власником сайту або мати рівень дозволів "Повний доступ". Крім того, потрібно ввімкнути функцію надання зовнішнього спільного доступу в настройках служби Office 365 або в Центрі адміністрування SharePoint Online (залежно від наявного плану). Функцію надання зовнішнього спільного доступу потрібно також увімкнути для колекції сайтів (лише плани для підприємств).

  1. Увійдіть у службу Office 365 за допомогою робочий або навчальний обліковий запис.

  2. У лівому верхньому куті сторінки клацніть піктограму запускача програм Піктограма запускача програм Office 365 , а потім клацніть плитку SharePoint (раніше – плитка Сайти) або виберіть пункт SharePoint (раніше – Сайти) вгорі сторінки.

  3. Клацніть три крапки ... поруч із документом і натисніть кнопку надати спільний доступ.

    початок спільного використання документа у бібліотеці sharepoint

  4. У діалоговому вікні Спільний доступ натисніть кнопку отримати посилання.

  5. Виберіть тип дозволу, який потрібно надати: обмежений посилання, посилання для перегляду або посилання для редагування.
    Створено URL-адресу гостьового посилання.

  6. Виберіть URL-адресу гостьового посилання та скопіюйте її.
    Створіть анонімне гостьове посилання та скопіюйте його
    Тепер можна вставити URL-адресу гостьового посилання у зручний для вас носій.

  • Якщо документ знаходиться у бібліотеці сайтів групи, інші учасники сайту можуть знайти гостьові посилання у діалоговому вікні "Спільний доступ" і надіслати їх іншим користувачам.

  • Якщо файл, до якого надається спільний доступ, розташовано в бібліотеці, у якій застосовується керування правами доступу до інформації, ви не зможете надати спільний доступ до нього зовнішнім користувачам.

  • Пам’ятайте, що анонімні гостьові посилання можна переслати або надати до них спільний доступ іншим користувачам, які також зможуть переглядати або редагувати вміст, не виконуючи вхід. Тому не використовуйте анонімні гостьові посилання для конфіденційної інформації.

  • Користувачі, які отримали спільний доступ до документів за допомогою анонімних гостьових посилань, зможуть переглядати або читати файли лише у відповідній програмі Office Online. Вони не зможуть відкривати файли у відповідній версії програми Office для настільних ПК.

  • Якщо надання спільного доступу зовнішнім користувачам вимкнути для всіх сайтів у настройках служби Office 365 або Центрі адміністрування SharePoint Online, усі посилання, до яких надано спільний доступ, перестануть працювати. Якщо згодом функцію ввімкнути знову, ці посилання теж активуються. Крім того, можна вимкнути окремі посилання, до яких надано спільний доступ, якщо потрібно скасувати доступ до певного документа. Див. розділ Вимкнення анонімного гостьового посилання.

  • Якщо ви надаєте спільний доступ до книг Excel, які містять аркуші Power View, користувачам поза межами своєї організації, вони не зможуть побачити аркуші Power View у цих книгах.

  • Якщо надається спільний доступ до папки, єдиний тип дозволів, ви можете надавати – обмежені посилання.

Дозволити користувачам створювати посилання з документами, до яких ви їм надали спільний доступ

Вам може бути приємно поділитися деякими документами з багатьма користувачами, і насправді, можливо, ви заохочуватимете користувачів повторно ними ділитися. Для таких документів можна дозволити користувачам створювати анонімні гостьові посилання з документами, до яких ви надали спільний доступ.

Щоб дозволити цю можливість, потрібно мати дозвіл на повний доступ.

  1. Увійдіть у службу Office 365 за допомогою робочий або навчальний обліковий запис.

  2. У лівому верхньому куті сторінки клацніть піктограму запускача програм Піктограма запускача програм Office 365 , а потім клацніть плитку SharePoint (раніше – плитка Сайти) або виберіть пункт SharePoint (раніше – Сайти) вгорі сторінки.

  3. Перейдіть до бібліотеки, у якій потрібно дозволити користувачам створювати гостьові посилання.

  4. Натисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки Office 365" та виберіть пункт Параметри сайту.

  5. Натисніть кнопку дозволи для сайту в розділі користувачі та дозволи .

  6. Натисніть кнопку запит настройки доступу.

    Примітка : Якщо ви не бачите Настройки запитів на доступ, натисніть кнопку Керування батьківського на вкладці дозволи і натисніть кнопку Настройки запитів на доступ.

    Кнопка настройки запитів на доступ на вкладці "дозволи".
  7. У діалоговому вікні Настройки запитів на доступ установіть прапорець Дозволити учасникам надавати спільний доступ до сайту та окремих файлів і папок.

  8. Також можна перевірити дозволити запити на доступ і додати адресу електронної пошти, які отримають запитів на доступ.

  9. Натисніть кнопку OK.

Тепер, коли користувачі вибиратимуть документи, до яких ви надали спільний доступ, і відкриватимуть діалогове вікно "Спільний доступ", вони зможуть створювати гостьове посилання. Проте зауважте, що вони можуть лише створювати гостьові посилання, які дають змогу гостям редагувати документ, якщо ви надали їм дозвіл на редагування під час першого надання спільного доступу до документа. Якщо в них є лише дозвіл на перегляд, вони можуть лише створювати гостьові посилання, які надають дозвіл на перегляд.

Примітка : Якщо ви зніміть прапорець Дозволити учасникам надавати спільний доступ до сайту та окремих файлів і папок , щоб вимкнути ця можливість, надати спільний доступ до меню будуть доступні для користувачів, але повідомлення про помилку відображатиметься під час спроби учасником групи для надання спільного доступу.

Огляд настройок запитів на доступ див. у Відео: надання спільного доступу до сайту без запиту на доступ.

Надати спільний доступ до документа з вимогою ввійти на ваш сайт

Щоб надати спільний доступ до сайту зовнішнім користувачам, необхідно бути власником сайту або мати рівень дозволів "Повний доступ". Крім того, потрібно ввімкнути функцію надання зовнішнього спільного доступу в настройках служби Office 365 або в Центрі адміністрування SharePoint Online (залежно від наявного плану). Функцію надання зовнішнього спільного доступу потрібно також увімкнути для колекції сайтів (лише плани для підприємств).

  1. Увійдіть у службу Office 365 за допомогою робочий або навчальний обліковий запис.

  2. У лівому верхньому куті сторінки клацніть піктограму запускача програм Піктограма запускача програм Office 365 , а потім клацніть плитку SharePoint (раніше – плитка Сайти) або виберіть пункт SharePoint (раніше – Сайти) вгорі сторінки.

  3. Перейдіть на сайт і документа потрібно надати спільний доступ.

  4. Клацніть три крапки (...) поряд із документом і натисніть кнопку надати спільний доступ.
    початок спільного використання документа у бібліотеці sharepoint

  5. Натисніть кнопку запросити користувачів , якщо його ще не вибрано а потім введіть адреси електронної пошти користувачів, які ви запрошуєте надати спільний доступ до документа. Наприклад: someone@outlook.com, або somebody@gmail.comабо externaluser@contoso.com.

  6. У розкривному списку виберіть рівень дозволів, який потрібно надати цим користувачам: Редагування дозволено або Перегляд дозволено.

  7. За потреби введіть повідомлення для включення до повідомлення електронної пошти. Це повідомлення може включати в себе відомості чи інструкції щодо документа, до якого ви надали спільний доступ.

  8. Виберіть елемент Показати параметри.

  9. Перевірка виконання входу.

    Кілька сайтів налаштувати і може не відображатися виконання входу. Цей параметр, зверніться до адміністратора сайту.

    Примітка : Якщо не встановити прапорець Потрібний вхід до системи, повідомлення електронної пошти міститиме анонімне гостьове посилання на документ. Анонімні гостьові посилання потенційно можуть бути переадресовані іншим користувачам чи спільно використовуватися з ними. Вони також зможуть переглядати чи редагувати вміст без входу до системи.

  10. Натисніть кнопку надіслати запрошення електронною поштою.

  11. Натисніть кнопку Поділитися.

Примітка : Дізнайтеся про зміни в адресу електронної пошти SharePoint сповіщення про для запобігання повідомлень електронної пошти, перейдіть до папки небажаної електронної пошти одержувача.

Перегляд списку користувачів, які мають доступ до певного сайту або документа

Командою Спільний доступ можна також скористатися, щоб швидко переглянути список користувачів, які мають спільний доступ до документа.

Виконайте одну з таких дій:

  • Щоб побачити, хто має доступ до сайту, натисніть кнопку спільний доступ у верхній правій частині сторінки. Виберіть посилання після спільного доступу в діалоговому вікні спільний доступ , щоб переглянути список користувачів, які мають доступ до сайту.

  • Щоб побачити, хто має доступ до документа, папки або набору документів, клацніть три крапки ... поруч із документом, натисніть кнопку спільний доступ. а потім натисніть кнопку Спільне використання з.

Відкликання доступу до сайту в користувачів

Якщо до сайту було надано спільний доступ зовнішньому користувачеві, і тепер для нього потрібно скасувати цей доступ, можна це зробити, видаливши дозвіл цієї особи для цього сайту.

  1. Увійдіть у службу Office 365 за допомогою робочий або навчальний обліковий запис.

  2. У лівому верхньому куті сторінки клацніть піктограму запускача програм Піктограма запускача програм Office 365 , а потім клацніть плитку SharePoint (раніше – плитка Сайти) або виберіть пункт SharePoint (раніше – Сайти) вгорі сторінки.

  3. Перейдіть на сайт, для якого потрібно відкликати запрошення.

  4. натисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки Office 365" та виберіть пункт Параметри сайту.

  5. Натисніть кнопку користувачі та групи в розділі користувачі та дозволи.

  6. Виберіть групу на панелі Швидкого запуску ліворуч, який потрібно видалити користувачів.

  7. Виберіть користувачів, які потрібно видалити, натисніть кнопку дії та виберіть пункт Видалення користувачів із групи.

    Перегляд панелі швидкого запуску з групи а в меню "дії" Відкрити за допомогою видалення користувачів із групи, виділено.
  8. Натисніть кнопку OK.

Дезактивація анонімного гостьового посилання

Клацнувши у меню властивостей документа, можна побачити, чи документ спільно використовувався через гостьові посилання.

  1. Увійдіть у службу Office 365 за допомогою робочий або навчальний обліковий запис.

  2. У лівому верхньому куті сторінки клацніть піктограму запускача програм Піктограма запускача програм Office 365 , а потім клацніть плитку SharePoint (раніше – плитка Сайти) або виберіть пункт SharePoint (раніше – Сайти) вгорі сторінки.

  3. Перейдіть у бібліотеку, яка містить документ, для якого потрібно видалити гостьове посилання.

  4. Клацніть три крапки ... поруч із документом і натисніть кнопку надати спільний доступ.
    початок спільного використання документа у бібліотеці sharepoint

  5. У діалоговому вікні Спільний доступ натисніть кнопку отримати посилання.

  6. Натисніть кнопку Видалити. (Якщо Видалити вимкнуто, документ ймовірно настроєно дозволити лише користувачі з ім'я користувача та пароль.)

  7. Коли відобразиться запитання, чи потрібно вимкнути посилання, натисніть кнопку Вимкнути посилання.

    діалогове вікно із запитом, чи потрібно вимкнути гостьове посилання для документа, до якого надано спільний доступ, щоб воно більше не працювало.

  8. Натисніть кнопку Закрити.

Коли користувачі поза межами вашої організації намагаються отримати доступ до вмісту за допомогою гостьового посилання, вони побачать повідомлення про неможливість доступу.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×