Сприяння запровадженню служби Project Online відділом керування проектами

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

< Додаткова довідка з проекту

Загальні відомості про відділ керування проектами

Розглянемо компанію, яка плануєте запровадити службу Project Online. Перед такою компанією постає ціла низка запитань. Як планується використовувати цю службу? Як краще її запровадити? У чому полягає бізнес-проблема, яку потрібно вирішити? Ось кілька можливих відповідей на ці запитання:

  • Керівництву потрібне більш наочне уявлення про стан проекту.

  • Потрібні кращі засоби для керування ресурсами та призначення їх проектам.

  • Потрібно легко відстежувати час, витрачений працівниками на виконання завдань.

  • Потрібен надійніший спосіб відстеження даних проекту за допомогою електронних таблиць Excel.

Організації, які досягли найбільших успіхів у вирішенні аналогічних бізнес-проблем за допомогою служби Project Online, створювали власні набори стандартів, процесів і рекомендацій щодо принципів керування проектами. Відділ керування проектами – це група осіб або одна особа, що створює ці правила керування проектами та керує ними.

Сфера відповідальності відділу керування проектами

У великих компаніях відділ керування проектами може утворювати цілий підрозділ, який займається питаннями керування проектами в масштабах всієї організації, наприклад організацією керування проектами, упровадженням, навчанням, дослідження потреб у керуванні проектами або визначенням найкращого способу створення зручних звітів. У компаніях невеликого та середнього розміру відділ керування проектами може складатися з невеликої кількості працівників або навіть з однієї особи, проте чисельність його складу може змінюватися, якщо йому доводиться вирішувати такі ж питання, як на великих підприємствах. Так чи інакше, усі відділи керування проектами мають спільні цілі:

  • пропагувати систему керування проектами та прискорити її запровадження;

  • спрощувати керування проектами для користувачів організації, автоматизуючи процеси в цьому інструменті;

  • створювати політики, процедури й рекомендацій щодо функцій керування проектами;

  • виступати центром передового досвіду у сфері керування проектами, фахівці якого надають консультації з будь-яких питань у цій області, а також організовують навчання, яке допоможе опанувати рекомендації з керування проектами та відповідні інструменти;

  • отримувати від керівництва схвалення, щоб запроваджувати й застосовувати зміни відповідно до рекомендацій цього відділу.

Трохи заплутано, чи не так? Давайте спробуємо розібратися з цим питанням на простому прикладі. Уявімо собі голову сімейства, який дбає про свою родину. Подивимося, як це відбувається:

Потреба

Відділ керування проектами

Родина

Відділ керування проектами – Відомості

Відділ керування проектами допомагає визначити ефективний спосіб, який дасть змогу надавати відомості зацікавленим сторонам проекту у формі звітів про хід його виконання та його стан. Для цього він може досліджувати потреби у звітуванні, переміщувати необхідні дані до системи та створювати робочі цикли, щоб забезпечити своєчасне додавання до системи даних, необхідних для формування повторюваних звітів.

Голові сімейства знадобиться інформація про стан справ:

  • звіти про успіхи дітей у навчанні за кожну чверть;

  • щомісячні виписки з банківських рахунків, що відображають фінансовий стан;

  • результати щорічного відвідування лікаря, щоб визначити стан здоров’я членів родини.

Відділ керування проектами – Відомості про те, хто що робить

Відділ керування проектами створює процеси, які дадуть можливість додавати потрібні дані до системи керування проектом, щоб вона надавала керівникам проектів інформацію про стан на рівні проекту. Він також складає вказівки та рекомендації щодо керування ресурсами.

Членам родини необхідно знати, хто й що має робити. Наприклад:

  • хто сьогодні забиратиме дітей зі школи, вигулюватиме собаку ввечері, готуватиме обід тощо;

  • якщо хтось не може виконати своє звичне завдання, то хто може виконати це завдання замість нього;

  • роботу всіх членів родини, розклад шкільних занять і відомості про доступність дуже зручно вказувати в централізованому сімейному календарі, з якого можна легко дізнатися, кому яку роботу можна призначити й на який час її можна запланувати.

Відділ керування проектами – форуми для співпраці

Відділ керування проектами допомагає створювати сайти для співпраці в рамках проектів і настроювати їх відповідно до потреб користувачів сайту.

Членам родини знадобиться форум, у якому вони зможуть співпрацювати. Для цього, наприклад, можна:

  • повісити на кухні настінний календар із відомостями про важливі події;

  • обговорювати питання за столом під час обіду.

Відділ керування проектами –Оцінювання та зменшення ризиків

Відділ керування проектами відповідає за настроювання системи для обробки завдань керування ризиками.

Щоб зменшити ризики, голові сімейства може знадобитися певне планування:

  • визначити потрібні медичні страховки;

  • оплатити абонементи в спортивно-оздоровчому центрі;

  • відкладати більше коштів на пенсійні рахунки.

Відділ керування проектами – Встановлення правил і процесів

Відділ керування проектами вивчає поточні процеси та робочі цикли й шукає способи автоматизувати їх, використовуючи інструмент керування проектами, що впроваджується. Зокрема, цей відділ визначає фактори вибору проектів, яким призначається певний бюджет (аналізує реєстр).

Голова сім’ї має виробити правила та процедури для своєї родини, наприклад:

  • установити час, до якого діти можуть гуляти надворі, або час, коли вони мають спати;

  • проаналізувати фактори й визначити пріоритет покупок (наприклад, "Що потрібно зробити цього року: придбати автомобіль, відремонтувати дах або поїхати у відпустку?");

  • настроїти роботу системи поливу газонів за автоматичним таймером;

  • вибрати на тижні час для придбання продуктів і побутових товарів, а також виконання різноманітних доручень.

Ось як відділ керування проектами сприяє підвищенню ефективності керування проектами в компанії:

  • Збирає відомості, які допоможуть визначити вимоги до керування в організації. Наприклад, аналізує бізнес-потреби організації, розробляє процеси, задовольнити ці потреби, а потім зіставляє ці процеси з параметрами або робочими циклами в службі Project Online.

  • Визначає, які дані потрібно постійно перевіряти, і забезпечує спільний доступ до таких даних зацікавленим сторонам разом з адміністратором Project. Наприклад, визначає потрібні дані та процес, який дасть змогу додавати ці дані в систему, щоб створювати щотижневі звіти про стан проекту, які надаються зацікавленим сторонам разом із добіркою за ходом виконання проектів.

  • Створює правила для процесів і робочих циклів. Наприклад, створює робочий цикл, у якому ідеї щодо проекту проходять через процес затвердження, після чого перетворюються на проект у службі Project Online.

  • Переносить наявні дані з поточної системи керування проектами до нової системи. Наприклад, шукає найпростіший спосіб перенесення даних ресурсів і проектів з електронні таблиці Microsoft Excel до служби Project Online або з програми Project Professional на комп’ютері кожного користувача до централізованого середовища служби Project Online.

  • Забезпечує підтримку керування портфелями проектів, щоб спростити визначення пріоритетів проектів і прогнозування. Більшості компаній потрібно реалізовувати багато проектів, але вони мають обмежений бюджет і ресурси, яких на все не вистачає. Тому потрібен спосіб визначення проектів, які будуть фактично реалізовані. Відділ керування проектами може покращити процес вибору проектів і програм, щоб забезпечити відповідність майбутніх інвестицій стратегічним цілям організації та сприяти зростанню.

  • Компенсувати емоційне сприйняття змін, з яким користувачі можуть стикатися через відмову від поточної системи керування проектами, до якої вони вже встигли звикнути. Наприклад, тактовно вмовити керівників проектів відмовитися від їхнього старого процесу збереження файлів проекту на жорстких дисках і надання до них спільного доступу, показавши переваги публікування цих файлів у службі Project Online. Відділ керування проектами може виділити для цього додатковий час, щоб спочатку переконати більшу кількість керівників проектів, сподіваючись, що вони посприяють змінам, вплинувши на інших керівників проектів.

  • Усувати технічні ускладнення, що виникають унаслідок змін, пропонуючи чудові можливості для навчання.

Завдання відділу керування проектами

Якщо в наведеному вище прикладі родини не задовольнити певні потреби, це може призвести до важких наслідків. Наприклад, якщо не перевірити табель дитини після першої чверті, може скластися враження, що все чудово, у той час як насправді дитині потрібно приділяти навчанню більше часу або слід найняти для неї репетитора. Аналогічно, розгортання служби Project Online без створення органу, який допоможе провести стандартизацію та впровадити цю службу, також може мати неприємні наслідки. Створення відділу керування проектами допоможе збільшити ймовірність успіху розгортання служби Project Online. Залежно від цілей це може сприяти підвищенню ефективності керування проектами (наприклад, збільшенню кількості проектів, які вдається виконати за той самий час). Це, у свою чергу, зазвичай сприяє зниженню витрат на керування проектами (наприклад, бюджету вистачає на більшу кількість проектів або навіть залишаються невитрачені кошти).

Перші кроки створення відділу керування проектами

Перші кроки створення відділу керування проектами, імовірно, вже виконані, оскільки ви вже доклали зусиль, щоб знайти цю статтю. Якщо вас цікавить перехід до служби Project Online, ви, швидше за все, вже маєте уявлення про те, як це може підвищити ефективність або вирішити проблему компанії. Ось кілька моментів, які слід врахувати на шляху формування відділу керування проектами:

Визначення сфери відповідальності відділу керування проектами

Головною метою відділу керування Проектами буде призначена для вирішення проблеми бізнес? Наприклад, можна впровадження табель системи, щоб отримати тісніша керування витратами аналізу. Чи може бути проекту даних поширити два або навіть три різних застосунках і потрібно об'єднувати дані на одному системи, який допоможе надавати краще уявлення про виконання проекти. Або це може бути доступні вказівки керування поточний проект, а адреса Диспетчер навчальних потреб проекту. Після того як ви розумієте, чому потрібно відділу керування Проектами, його буде легше область, які існують вимоги у створення та збереження його.

Отримання схвалення керівництва

Обов’язково заручіться підтримкою начальства. Важливо, щоб створення відділу керування проектами схвалило керівництво, оскільки відсутність підтримки з його боку – одна з основних причин невдалих спроб сформувати такий відділ. Якщо який-небудь керівник уже знає про переваги та важливість такого задуму, це чудово! Проте якщо про це ще нікому не відомо, один із найкращих способів залучити начальство на свій бік – показати йому переваги переходу до такої системи керування проектами, як служба Project Online. Для цього можна показати керівникам, яку бізнес-проблему можна вирішити таким чином. Можливо, це певною мірою вже було зроблено під час початкової оцінки служби Project Online, але якщо показати керівництву, як це працює на конкретних даних у пілотному середовищі, серед його лав неодмінно знайдуться прихильники цієї ідеї. Щоб отримати схвалення керівництва, украй важливо визначити реальні переваги.

Беззаперечне схвалення керівництва допоможе переконати противників цієї ідеї відмовитися від звичних підходів і перейти до нової системи керування проектами, наприклад служби Project Online. Пропагування та рекламування переваг серед впливових зацікавлених сторін, наприклад старших керівників проектів, також може допомогти подолати емоційну прив’язаність інших користувачів до попередньої системи.

Формування робочої групи

Незалежно від розміру компанії, у якій потрібно сформувати відділ керування проектами, на нього покладаються певні обов’язки. Нижче показано розподіл цих обов’язків у відділі керування проектами відповідно до ролей.

Роль

Опис

Забезпечення виконання плану впровадження служби Project Online

Якщо ви тільки почали реалізувати Project Online, загальний план має користувач змінюють його. Так само, як будь-якого проекту плану впровадження служби має власника переконайтеся, що необхідні завдання є достатню кількість завершено.

Вивчення потреб у керуванні проектами

Ця особа буде оцінювати вимоги до керування проектами в організації. Вона повинна буде поговорити з користувачами у всій компанії, а також окремо в різних відділах, щоб дізнатися, як вони зараз керують проектами, у чому полягають їхні вимоги, а також як можна покращити ситуацію, запровадивши службу Project Online. Ці вимоги потрібно донести до адміністратора Project, щоб він міг належним чином врахувати їх під час запровадження служби Project Online. У цієї особи мають бути чудові навички керування проектами, але окрім цього така людина повинна вміти легко знаходити спільну мову з іншими людьми. Цілком можливо, що користувачі компанії відчувають емоційну прив’язаність до процесу, від якого їм доведеться відмовитися, тому потрібно, щоб ця особа була в змозі подолати таке ставлення, показавши, як нова система полегшить їхню роботу.

Навчання, документація та підтримка

Ця особа повинна буде оцінювати рівень навичок користувачів і відповідатиме за забезпечення навчальними ресурсами, необхідними, щоб успішно використовувати продукт. Вона, зокрема, може створити для цього навчальний курс на основі ролей для адміністраторів Project, керівників проектів, а також керівників і учасників груп. Хоча зазвичай робота в цьому напрямку орієнтована на проведення спільного навчання для керівників проектів або адміністраторів, щоб забезпечити максимальну ефективність роботи керівників груп і їх учасників, варто розробити для них короткі довідники, пам’ятки, контрольні списки або короткі посібники. Також потрібно знайти спосіб, який дасть можливість надавати внутрішню підтримку користувачам і забезпечить ескалацію складніших питань належними маршрутами.

Зв’язок з ІТ-відділом

Украй важливо налагодити тісну співпрацю з ІТ-відділом, щоб залучити його до активної участі в реєстрації, налаштуванні та настроюванні конфігурації служби Project Online. На етапі оцінювання служби Project Online із цими завданнями цілком зможе впоратися будь-який працівник ІТ-відділу. Для цього йому буде достатньо переглянути документ Початок роботи зі службою Project Online.

Відділу керування проектами потрібно буде тісно співпрацювати з ІТ-відділом, у таких двох напрямках:

  • Адміністрування служби Office 365. Відділу керування проектами потрібно буде призначити ліцензії користувачів, залучивши для цього адміністратора служби Office 365.

  • Адміністрування служби Project Online. Відділу керування проектами потрібно буде також залучити адміністратора Project Online, щоб вирішити питання, пов’язані з настроюваними полями, ресурсами та конфігурацією табелів. Цей адміністратор може також допомогти відділу керування проектами запровадити процеси в службі Project Online за допомогою робочих циклів.

У деяких великих компаніях до складу відділу керування проектами можуть також входити керівники проектів, що відповідають за створення вказівок стосовно певних проектів, для реалізації яких потрібна допомога. Залежно від обсягу проекту, це можуть бути як консультації для власників проекту, так і фактичне прийняття права власності.

Розробка загальної концепції діяльності відділу керування проектами

У кожного відділу керування проектами має бути власна концепція діяльності. Після оцінювання потреби у формуванні відділу керування проектами сформулювати таку концепцію значно простіше. Проаналізуйте наявну концепцію діяльності компанії, а потім спробуйте створити узгоджену з нею концепцію для цього відділу. Вона не обов’язково повинна бути дуже складною. Її просто повинно бути достатньо, щоб забезпечити загальне уявлення про те, навіщо потрібен відділ керування проектами, а також яку роль він відіграє в компанії.

Створення плану формування відділу керування проектами

Після визначення сукупності завдань, які потрібно виконати, щоб сформувати відділ керування проектами, можна створити загальний план реалізації цієї ідеї. Радимо формувати цей відділ у рамках одного великого проекту з відповідними завданнями, тривалістю та призначеннями. План проекту стане більш визначеним, коли буде виконано деякі початкові завдання, наприклад оцінювання середовища. План проекту допоможе відділу керування проектами скласти графік, щоб відстежувати виконані, поточні та заплановані завдання з формування цього відділу. Ось, наприклад, як можуть виглядати кілька завдань із формування відділу керування проектами в плані проекту Project Online:

План проектів відділу керування проектами в службі Project Online

Докладні відомості про відділ керування проектами

Якщо відділ керування проектами ще не сформовано й не зовсім зрозуміло, з чого слід починати, така ситуація може дещо бентежити. Хоча відділ керування проектами орієнтуватиметься на потреби та вимоги компанії, потрібно чітко розуміти, як створити схему формування та розвитку цього відділу. Залежно від цілей, можливо, потрібно буде дослідити різні процеси та галузеві методики, що використовують такі відділи, а також визначити максимально наближену модель їх роботи, на яку можна орієнтуватися у своїй організації. Створити відділ керування проектами та керувати ним допоможуть численні книги, навчальні курси та ресурси в Інтернеті.

Якщо знадобиться допомога у формуванні такого відділу, можна звернутися до сертифікованого партнера корпорації Майкрософт або скористатися послугами Microsoft Consulting Services. У корпорації Майкрософт також є внутрішні консультанти корпорації з багатим досвідом формування відділів керування проектами для малих, середніх і великих компаній.

Подальші кроки

Готові почати формувати власний відділ керування проектами? Сподіваємося, ця стаття допомогла зрозуміти, що створення такого відділу – це інвестиція, яка варта витраченого часу та коштів. Його створення потребує активної співпраці в компанії. Крім того, для цього знадобляться справжні лідери серед керівників, а також інвестиції в дослідження численних ресурсів, присвячених питанню організації такого відділу. Якщо знадобиться допомога, можна звернутися до сертифікованих партнерів корпорації Майкрософт, а також скористатися послугами Microsoft Consulting Services.

Для компаній невеликого розміру такий великий обсяг роботи може здатися надмірним. Проте насправді не обов’язково мати ресурси, щоб найняти працівників для кожної ролі відділу керування проектами, описаної в таблиці "Формування робочої групи". Досить просто пам’ятати, що колись ці обов’язки знадобиться виконувати, а їх обсяг можна встановити відповідно до власних вимог. Крім того, зверніть увагу, що необхідні зусилля залежать від розміру й цілей компанії. У невеликій компанії працівникам із відділу керування проектами буде достатньо зустрітися з кількома старшими керівниками проектів, щоб оцінити їхні потреби, а у великій компанії доведеться вивчати потреби кількох підрозділів із різними вимогами.

Створивши відділ керування проектами, можна посприяти успішному запровадженню веб-програми Project Online, а використання веб-програми Project Online може допомогти цьому відділу досягти значних успіхів. Успішного впровадження!

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×