Сортування та фільтрування даних для злиття

Сортування та фільтрування даних для злиття

За допомогою функції злиття ви можете створювати групові розсилки, а також виготовляти конверти й етикетки. Джерелом даних для злиття слугує ваш список розсилки. Word отримує інформацію з нього та вставляє її у ваш документ злиття.

Редагування списку розсилки

Виконуючи злиття, ви можете сортувати й фільтрувати дані списку розсилки, щоби вибирати тільки потрібні записи.

  1. За потреби відкрийте свій документ злиття.

  2. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

    Щоб виконати злиття у Word, на вкладці "Розсилки" в групі "Початок злиття" натисніть кнопку "Редагувати список одержувачів".

    Порада.: Якщо кнопка Редагувати список одержувачів неактивна, натисніть кнопку Вибрати одержувачів і підключіть документ до потрібного списку розсилки.

  3. У діалоговому вікні Одержувачі злиття позначте одержувачів, чиї записи буде включено до злиття.

    У кожному рядку позначте одержувачів, яких потрібно додати.

    Порада.: Щоб згрупувати рядки або обмежити подання певними рядками, відсортуйте або відфільтруйте список розсилки.

Інші можливості

У діалоговому вікні Одержувачі злиття є команди для уточнення списку одержувачів. Найчастіше використовуються команди сортування й фільтрування списку, які спрощують пошук імен і адрес. Докладні відомості див. в розділах "Сортування списку одержувачів" або "Фільтрування списку одержувачів" нижче.

У документі Word зі злиттям натисніть кнопку "Редагувати список одержувачів" і в діалоговому вікні "Одержувачі злиття" в розділі "Уточнити список одержувачів" виберіть потрібну дію

Сортування списку одержувачів

Передбачено багато способів відсортувати записи списку одержувачів. Нижче описано лише один із них.

  1. У розділі Уточнити список одержувачів клацніть Сортування. Відкриється діалогове вікно Фільтр і сортування.

  2. На вкладці Сортування записів клацніть стрілку розкривного списку Сортувати за, виберіть назву стовпця свого списку розсилки Excel, за яким потрібно відсортувати записи, а потім налаштуйте порядок сортування, установивши перемикач За зростанням або За спаданням.

    Щоб виконати злиття у Word, натисніть кнопку "Редагувати список одержувачів" і в розділі "Уточнити список одержувачів" клацніть "Сортування".

  3. Клацніть стрілку розкривного списку Потім за, виберіть назву другого стовпця, за яким потрібно відсортувати записи, а потім налаштуйте порядок сортування, установивши перемикач За зростанням або За спаданням (необов’язково).

  4. Повторіть крок 3, щоб додати ще один стовпець для сортування (необов’язково).

  5. Натисніть кнопку OK і перегляньте результати сортування.

    Щоб виконати злиття у Word, перегляньте результати сортування списку одержувачів.

    Примітка.: Тепер список одержувачів відображається в алфавітному порядку за зростанням.

Фільтрування списку одержувачів

Ви можете відфільтрувати свій список розсилки тільки за одержувачами, яких потрібно включити до злиття. Ваш фільтр, наприклад, може повертати записи людей у певному місті або позиції товарного списку за певною ціною.

Нижче описано спосіб визначення умов, за якими можна відфільтрувати список розсилки. Під час фільтрування програма показує лише потрібні дані на основі вказаних вами значень (умов).

  1. У розділі Уточнити список одержувачів клацніть Фільтр. Відкриється діалогове вікно Фільтр і сортування.

  2. На вкладці Добір записів клацніть стрілку розкривного списку Поле й виберіть назву стовпця списку розсилки Excel, який має слугувати фільтром першого рівня.

    Примітка.: Область вкладки Добір записів має вигляд форми з чотирма стовпцями: умова, поле, оператор порівняння та критерії збігу, визначені користувачем (зліва направо).

  3. Клацніть стрілку розкривного списку Порівняння й виберіть Дорівнює або інший варіант порівняння.

  4. У поле Значення введіть дані, з якими має збігатися значення в стовпці Поле.

  5. Щоб додати фільтр другого рівня, у крайньому лівому стовпці виконайте одну з таких дій (необов’язково):

    • виберіть І, щоб задовольнити обидві умови фільтра, а потім повторіть кроки 2–4;

      або

    • виберіть Або, щоб задовольнити одну з умов фільтра, а потім виконайте кроки 2–4.

    Щоб виконати злиття у Word, натисніть кнопку "Редагувати список одержувачів" і в розділі "Уточнити список одержувачів" клацніть "Фільтр".

  6. За потреби повторіть крок 5.

  7. Натисніть кнопку OK, коли завершите, а потім перегляньте результати відфільтрованих записів.

    Щоб виконати злиття у Word, перегляньте результати фільтрування списку одержувачів.

Пошук одержувача

У списку розсилки можна шукати певних одержувачів або їх групи зі спільним атрибутом, як-от прізвищем, поштовим індексом або номером учасника.

  1. У діалоговому вікні Одержувачі злиття в розділі Уточнити список одержувачів клацніть Знайти одержувача.

  2. У поле Знайти діалогового вікна Пошук елемента введіть ім’я атрибута, яке потрібно знайти в списку розсилки.

    Введіть ім’я в діалоговому вікні "Пошук елемента", щоб знайти одержувача.

  3. У полі Пошук виконайте одну з таких дій:

    • прийміть стандартне значення За всіма полями;

      або

    • установіть перемикач За полем і з розкривного списку виберіть ім’я стовпця, який потрібно знайти.

  4. Натисніть кнопку Знайти далі.

    Примітка.: У разі виявлення збігу з умовою пошуку відповідний запис у вашому списку розсилки буде виділено. Знову натисніть кнопку Знайти далі. Інший можливий збіг також буде виділено.

Див. також

Перегляньте безкоштовне навчальне відео Розширені можливості злиття, у якому описуються процедури сортування й фільтрації полів злиття, налаштування злиття пошти з персоналізованими повідомленнями, а також вставлення спеціальних полів злиття.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×