Сортування записів у настроюваному порядку

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Іноді потрібно сортувати дані не в алфавітному або числовому порядку, а у порядку, визначеному користувачем (він також називається настроюваний або логічний порядок). Наприклад, сортування днів тижня так, щоб спочатку відображався понеділок, є логічнішим, аніж сортування в алфавітному порядку, за якого першою відображається п'ятниця. Дані можна сортувати в таблиці або запиті в поданні «Таблиця» або у формі в поданні «Форма».

Виберіть дію

Сортування малого кінцевої кількість унікальних значень полів

Сортування великої кількості унікальних значень полів

Сортування малої, скінченної кількості унікальних значень полів

У цій процедурі буде записано вираз, який використовує функцію IIf для розташування по порядку посад працівників.

По-перше, потрібно створити таблицю, яка міститиме три поля  — «Посада», «Ім'я» та «Прізвище». У полі «Посада» введіть такі значення чотирьох нових записів:

  • Внутрішній координатор продажу

  • Менеджер із продажу

  • Торговий представник

  • Віце-Президент із продажу

У полях «Ім'я» та «Прізвище» чотирьох записів введіть будь-які довільні імена.

  1. Тепер відкрийте таблицю в поданні «Таблиця».

  2. На вкладці Home, у групі Sort & Filter клацніть елемент Advanced, а потім виберіть у контекстному меню Advanced Filter/Sort.

  3. Додайте до сітки потрібні поля, наприклад «Ім'я», «Прізвище» та «Посада».

  4. Правою кнопкою миші клацніть перший пустий стовпець у рядку Поле, виберіть Масштаб і введіть такий вираз:

    Функції IIf ([Назва] = "Віцепрезидентом, обсяг продажів", 1, IIf ([Назва] = "Продажі Диспетчер», 2, IIf ([Назва] ="Торговий представник", 3, IIf ([Назва] ="всередині Координатор продажів", 4, 5)))

    «Посада» є назвою поля, яке містить значення, розташовані по порядку. Значення в лапках є індивідуальними значеннями, які зберігаються в полі. Число після значення є його призначеним порядковим номером. Попередній вираз призначає порядкові номери від 1 до 4 для чотирьох різних посад і призначає порядковий номер 5 для всіх інших значень. Під час сортування посадам, які не зазначені в цьому виразі, призначається однаковий порядковий номер (5).

  5. У рядку Сортування для стовпця, в якому міститься вираз, виберіть За зростанням.

  6. На вкладці Home, у групі Sort & Filter клацніть елемент Toggle Filter.

    Функція IIf повертає числове значення, яке відповідає значенню в полі «Посада». Наприклад, якщо в полі «Посада» міститься значення Менеджер із продажу, йому призначається число 2. Якщо в полі «Посада» міститься значення, не вказане як аргумент функції — наприклад, Районний координатор — йому призначається число 5. Далі запит сортує ці числа за зростанням.

На початок сторінки

Сортування великої кількості унікальних значень полів

Якщо потрібно розташувати по порядку велику кількість значень, найкращим способом для цього є створення таблиці підстановки.

Припустімо, що таблиця «Працівники»містить більше 50 різних посад. Спочатку потрібно створити таблицю підстановки та підготувати наявну таблицю для пошуку в новій таблиці. Далі потрібно зв'язати дві таблиці та створити запит.

Створення таблиці підстановки та змінення наявної таблиці

  1. Створіть нову таблицю підстановки, в якій зберігатимуться посади. Назвіть таблицю таблПосади та встановіть у полях зазначений у дужках тип даних, як це показано в наведеній нижче таблиці:

Ідентифікатор посади
(«Автонумерація»)

Назва
(текст)

1

Віце-президент із продажу

2

Менеджер із продажу

3

Торговий представник

4

Внутрішній координатор продажу

  1. Установіть поле «Ідентифікатор посади» як первинний ключ.

  2. Змініть таблицю «Працівники» так, щоб вона шукала в таблиці «таблПосади».

    • У режимі конструктора змінити ім'я поля заголовка до ідентифікатор посади.

    • У стовпці Тип даних змініть Тип даних на Число.

  3. На вкладці Загальні у розділі Властивості поля змініть Розмір поля на Довге ціле число.

  4. Збережіть таблицю, ігноруючи попередження про втрату даних.

  5. Перейдіть до подання «Таблиця».

  6. Введіть у стовпці «Посади» значення поля «Ідентифікатор посад», які відповідають значенням посад.

    Наприклад, записи, де заголовок значення – Диспетчер продажів, введіть 2. Торговий представник введіть 3.

  7. Збережіть і закрийте таблицю.

Зв’яжіть дві таблиці

  1. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати виберіть елемент Зв’язки.

  2. На вкладці Design, у групі Show/Hide клацніть елемент Table Names.

  3. Виберіть стовпці таблПосади та Працівники, натисніть кнопку Додати, щоб додати їх до вікна «Зв'язки». Закрийте діалогове вікно Відображення таблиці.

  4. Перетягніть поле «Ідентифікатор посад» із таблиці «таблПосади» до поля «Ідентифікатор посад» таблиці «Працівники».

    Відкриється діалогове вікно Редагування зв'язків.

  5. Переконайтеся, що назвою полів у обох стовпцях є Ідентифікатор посад, а поле Тип зв'язку відображає Один-до-багатьох. Імена полів можна змінити за бажанням.

  6. Установіть прапорець Забезпечити цілісність даних.

  7. Натисніть кнопку Створити, щоб створити зв'язок.

    Діалогове вікно Редагування зв'язків закриється, а внесені зміни будуть збережені.

  8. Закрийте вкладку Зв'язки.

Створіть запит

  1. На вкладці Створення в групі Додатково натисніть кнопку Конструктор запитів.

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці перейдіть на вкладку Таблиці, двічі клацніть Працівники після цього двічі клацніть таблПосади.

  3. Закрийте діалогове вікно Відображення таблиці.

  4. Додайте поля «Ідентифікатор Працівника», «Прізвище» та «Ім'я» з таблиці «Працівники» та поле «Посада» з таблиці «таблПосади» до сітки конструктора запиту.

  5. Перейдіть до подання «Таблиця».

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×