Сортування записів на основі текстових, числових значень або дати

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Сортування даних відіграє важливу роль у створенні ефективних і простих у використанні звітів і форм. Наприклад, каталог товарів, в якому товари вказано в алфавітному порядку або впорядковано за ціною, зручніше використовувати, ніж каталог, який містить елементи в довільному порядку.

У цьому розділі описано, як сортувати записи під час перегляду та створення таблиці, запиту, форми або звіту.

У цій статті

Вступ

Сортування записів у поданні

Вимкнення сортування елементів у поданні

Збереження порядку сортування для об’єкта

Загальні відомості

Деякі списки, з якими зазвичай працюють користувачі, уже впорядковано, або їх можна впорядкувати у потрібний спосіб. Календар або планувальник відсортований за датою. З іншого боку, під час пошуку авіаквитків або повідомлень у папці «Вхідні» можна виконати сортування за одним із багатьох доступних полів. Квитки можна сортувати за ціною, часом відправлення або авіакомпанією, а повідомлення в поштовій скриньці — за відправником, темою або датою. Упорядкований список дозволяє користувачам переглядати та знаходити потрібні дані, не переглядаючи всі дані.

Записи в таблиці, запиті, формі або звіті можна сортувати за одним або кількома полями. Вибір способу сортування записів у звіті або формі не потребує виконання складних дій зі структурою.

Наприклад, у разі створення звіту «Каталог товарів» можна виконати сортування товарів в алфавітному порядку. Порядок, вибраний під час створення об’єкта, установлюється порядком сортування даних об’єкта за промовчанням. Під час перегляду запиту або звіту кожний користувач може сортувати записи відповідно до своїх потреб, наприклад за ціною або постачальником.

Примітка : Подання можна відсортувати за будь-яким відображуваним полем, окрім полів, які містять вкладення або об’єкти OLE.

Можна настроїти результати максимально точно, відсортувавши записи за кількома полями. Під час сортування за кількома полями важливо визначити зовнішні та внутрішні поля. Для отримання потрібних результатів необхідно позначити відповідні поля як внутрішні й зовнішні поля сортування. Наприклад, необхідно сортувати таблицю «Контакти» за полями «Ім’я» та «Прізвище». Щоб для кожного прізвища відсортувати імена від А до Я або від Я до А, поле «Ім’я» має бути внутрішнім. З іншого боку, якщо потрібно відсортувати прізвища для кожного імені, внутрішнім слід призначити поле «Прізвище». Спочатку записи буде впорядковано за зовнішнім полем «Прізвище», а потім за внутрішнім полем «Ім’я».

внутрішні й зовнішні поля сортування

1. Поле «Прізвище» є зовнішнім полем, а поле «Ім’я» — внутрішнім

2. Поле «Ім’я» є зовнішнім полем, а поле «Прізвище» — внутрішнім

Під час сортування слід пам’ятати, що порядок сортування чисел, тексту та спеціальних символів залежить від установлених на комп’ютері мови й регіональних параметрів. Якщо мова й регіональні параметри, указані в діалоговому вікні Параметри Access, не відповідають установленим параметрам на панелі керування, отриманий порядок сортування може відрізнятися від очікуваного.

Перегляд або змінення мови або регіону за промовчанням

Щоб переглянути настройки мови у програмі Access, натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і натисніть кнопку Параметри Access. У розділі Настроюванняперегляд або змінення значення в полі списку новий порядок сортування бази даних . Установіть для параметра для загальних якщо ви хочете використовувати одну з таких мов — африкаанс, Албанська, арабська, баскська (Басконія), болгарська, Білоруська, каталонська, нідерландська, англійська, фарерська, фарсі, німецька стандартне, грецька, іврит, хінді, Індонезійська, італійська, малайська, португальська, Російська, Сербська, Суахілі та урду. Примітка. Ця настройка впливає на нових баз даних. Щоб застосувати цей параметр до наявної бази даних, перший стискання бази даних.

Стискання бази даних

  • Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть пункт Керування, а потім у розділі Керування базою даних клацніть елемент Стиснути та відновити базу даних.

Щоб переглянути регіональні параметри встановлені на комп’ютері, відкрийте на панелі керування вікно «Мовні та регіональні параметри». Перегляньте значення на вкладці Регіональні параметри та внесіть потрібні зміни. Для отримання додаткових відомостей див. довідку Microsoft Windows.

На початок сторінки

Сортування записів у поданні

Примітка : Сортування звітів у застосунку Access відрізняється від сортування таблиці, запиту або форми.

Сортування звіту

Сортування таблиці, запиту або форми

Сортування звіту

  1. Відкрийте звіт у поданні макета або конструктора.

  2. Якщо область групування, сортування й підсумок не відкрито, у групі групування та підсумки (на вкладці Формат у режимі розмічування), або на вкладці « Конструктор » у режимі конструктора, натисніть кнопку групування та сортування.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо звіт не згруповано й не відсортовано, натисніть кнопку Додати групу в області Групування, сортування й підсумок, після чого виберіть зовнішнє поле сортування. Натисніть стрілку другого розкривного списку й виберіть потрібний порядок сортування значень. Натисніть кнопку Додатково та натисніть стрілку праворуч від елемента з розділом верхнього колонтитула та виберіть варіант без розділу верхнього колонтитула. Повторіть наведені дії для кожного поля сортування; внутрішнє поле сортування має розташовуватися внизу.

    • Якщо звіт уже відсортовано або згруповано, перегляньте наявні рівні та внесіть потрібні зміни. Для змінення поля використайте стрілку розкривного списку. Для змінення порядку натисніть стрілку другого розкривного списку. Щоб змінити рівень групування на рівень сортування, змініть значення у списку з розділом верхнього колонтитула на без розділу верхнього колонтитула.

Порада : Щоб відсортувати звіт за одним полем, відкрийте його в поданні макета, двічі клацніть його й виберіть потрібну команду сортування. Наприклад, якщо вибрано поле «Вік», виберіть пункт Сортування від найменшого до найбільшого або Сортування від найбільшого до найменшого. Але якщо звіт згруповано, або потрібно виконати сортування за кількома полями, використайте областьГрупування, сортування й підсумок.

Сортування таблиці, запиту або форми

  1. Визначте поля, за якими потрібно виконати сортування.Для сортування за двома або кількома полями, укажіть поля, які використовуватимуться як внутрішні та зовнішні поля сортування.

  2. Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці у стовпці або елементі керування, який відповідає внутрішньому полю, і виберіть одну з команд сортування. Команди залежать від типу даних, що містяться у вибраному полі.

    Примітка : У разі сортування даних за полем із типом даних «Так/Ні» значення «Так», «Істина» або «Ввімкнуто» вважаються «вибраними», а значення «Ні», «Хибність» або «Вимкнуто» вважаються «знятими». За промовчанням цей тип поля відображається у вигляді прапорця, але можна настроїти відображення поля як текстового поля або поля зі списком. У разі змінення вигляду поля на текстове поле або на поле зі списком сортування виконується за ознаками «вибрано» чи «знято».

    параметри сортування

    1. Число, Грошова одиниця, Автонумерація

    2. Текст, Примітка, Гіперпосилання

    3. Так/Ні

    4. Дата й час

  3. Повторіть попередній крок для кожного поля сортування, включно із зовнішнім полем сортування.

    Порядок записів змінюється відповідно до порядку сортування.

    Примітка : Якщо текстове поле містить значення Null і рядки з нульовою довжиною, у разі сортування за зростанням спочатку відображаються записи зі значенням Null, записи з рядками нульової довжини, а потім записи з непустими значеннями.

    Додаткові відомості про сортування полів зі спеціальними символами, пробілами на початку та від’ємними значеннями

    Якщо значення в полі починається зі спеціального символу — дефіса, дужки або іншого символу — під час сортування за зростанням спостерігається така поведінка:

    • Значення, які починаються із пробілу, відображаються перед значеннями з цифр і букв.

    • Значення в лапках відображаються після значень, які починаються з пробілу, але перед значеннями з цифрами та буквами.

    • Значення, які починаються зі знака мінус (-), відображаються перед значеннями зі знаком плюс (+).

    • Для всіх інших символів порядок визначається на основі кодів ASCII символів. Наприклад, для знака долара ($) використовується код 36, а для знака рівності (=) — 61, тому значення, які починаються з $, відображаються перед значеннями, що починаються з =.

      Для змінення цього порядку можна настроїти ігнорування першого символу всіх значень у полі. Цей метод працює, якщо значення в полі завжди починаються з одного спеціального символу, наприклад, знака мінус, або з однакової кількості спеціальних символів — тобто відомо, скільки символів слід пропустити. Покрокові інструкції щодо сортування за частковими значеннями наведено в статті Сортування записів на основі часткових значень поля. Якщо кількість символів, які потрібно пропустити, відрізняється, можна створити настроюваний порядок сортування. Покрокові інструкції можна переглянути у статті Сортування записів у настроюваному порядку.

Зауважте, що не можна видалити порядок сортування лише з одного поля. Щоб скасувати сортування в усіх полях сортування, на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Очистити всі сортування, після чого застосуйте потрібний порядок сортування.

Додаткові сценарії сортування   

У разі застосування команд сортування для визначення порядку записів використовуються тип даних у полі та повні значення кожного поля. Але іноді виникає потреба сортувати текстові значення, наприклад понеділок, вівторок і т.д., не в алфавітному, а в настроюваному порядку, або відсортувати текстове поле, що містить IP-адреси. Якщо слід використати спеціальні методи сортування, які не відповідають командам сортування, зверніться до таких розділів:

  • Сортування записів на основі часткових значень поля Слід сортувати записи на основі кількох початкових або кінцевих символів і полі? Якщо вам доводилося писати прості вирази, ознайомтеся з розділом, в якому описано використання виразів для отримання часткових значень.

  • Порядок сортування записів з урахуванням регістру Застосунок Access ігнорує регістр текстових значень. Наприклад, значення смоленко та Смоленко вважатимуться однаковими, і порядок їх відображення не можна встановити. Щоб виконати сортування з урахуванням регістру, див. цей розділ.

  • Сортування записів за числовими значеннями, які містяться в текстовому полі Якщо записи відсортовано за окремими цифрами, а не за числовими значеннями, наприклад, записи зі значеннями 11 і 121 відображаються перед значенням 2 або 25, див. цю статтю.

  • Сортування записів у настроюваному порядку Якщо потрібно сортувати певні значення, наприклад дні тижня (понеділок, вівторок тощо) або посади працівників (керівник, директор) у потрібному порядку, див. цю статтю.

  • Сортування IP-адрес Поле, в якому зберігаються IP-адреси, містить кілька чисел, розділених крапками (.), тому сортування для простого тексту або чисел не застосовується для IP-адрес. Додаткові відомості про сортування IP-адрес наведено в цьому розділі.

На початок сторінки

Видалення порядку сортування

  • Щоб скасувати порядок сортування таблиці, запиту або форми, на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Очистити всі сортування.

    Це видалить порядок сортування в усіх полях подання.

  • Щоб видалити порядок сортування зі звіту, відкрийте область групування, сортування й підсумок , у групі групування та підсумки (на вкладці Формат у режимі розмічування, на вкладці Конструктор у поданні конструктора) натисніть кнопку групування та сортування . Потім виберіть рівень сортування, який потрібно видалити і натисніть кнопку Видалити. Запис відповідні поля сортування починатиметься слова Сортувати за. Уникайте видалення записи, які починаються з групи,оскільки зміненням макета звіту.

На початок сторінки

Збереження порядку сортування для об’єкта

Останній застосований порядок сортування автоматично зберігається в таблиці, запиті, формі або звіті. Щоб цей порядок застосовувався автоматично під час наступного відкриття об’єкта, переконайтеся, що для властивості об’єкта OrderByOnLoad (Впорядкувати під час завантаження) установлено значення Так.

Оскільки останній застосований порядок сортування час від часу змінюється, можна визначити постійний (що використовується за промовчанням) порядок сортування. Можна встановити порядок сортування за промовчанням для запиту або звіту. Зауважте, що порядок сортування за промовчанням не змінюється поточним або востаннє збереженим порядком сортування, він застосовується лише в разі видалення з подання поточного або останнього збереженого порядку сортування.

  • Щоб визначити порядок сортування за промовчанням для запиту, відкрийте його в поданні конструктора. Додайте поля сортування до сітки конструктора, після чого в рядку Сортування вкажіть потрібний порядок.

  • Щоб визначити порядок сортування за промовчанням для звіту, використовуйте область Групування, сортування й підсумок у поданні макета або конструктора. Покрокові інструкції наведено в розділі Сортування звіту.

Для перегляду записів, відсортованих у порядку за промовчанням, на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Очистити всі сортування. Це видалить поточний або останній збережений фільтр із подання, а також дасть змогу переглядати записи в порядку за промовчанням.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×