Сортування даних у діапазоні або таблиці

Сортування даних – це складова аналізу даних. Ви можете відсортувати список імен в алфавітному порядку, скласти список товарів за рівнем запасів від найбільшого до найменшого або впорядкувати рядки за кольорами чи піктограмами. Сортування даних дає змогу швидко переглядати дані й покращувати їх сприйняття, упорядковувати, знаходити потрібні дані та використовувати їх максимально ефективно.

Дані можна сортувати за текстом (від "А" до "Я" або від "Я" до "А"), числами (від найменшого до найбільшого та від найбільшого до найменшого) і датою й часом (від найстаршого до наймолодшого, від наймолодшого до найстаршого) в одному або кількох стовпцях. Їх можна також сортувати за самостійно створеним настроюваним списком (наприклад, "Великий", "Середній", "Маленький") або за форматом, зокрема за кольором клітинки чи шрифту або набором піктограм.

Примітки : 

У цій статті

Сортування тексту

  1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

  2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб швидко відсортувати дані за зростанням, натисніть кнопку Команда сортування від А до Я в програмі Excel, яка дає змогу відсортувати елементи від першої до останньої букви алфавіту або від найменшого до найбільшого значення (Сортування від А до Я).

    • Щоб швидко відсортувати дані за спаданням, натисніть кнопку Команда сортування від Я до А, яка дає змогу відсортувати елементи від останньої до першої букви алфавіту або від найбільшого до найменшого значення (Сортування від Я до А).

Примітки : Потенційні проблеми

  • Перевірте, чи всі дані збережено в текстовому форматі.    Якщо в стовпці, який потрібно відсортувати, містяться числа в числовому та текстовому форматі, необхідно їх усі зберегти як числа або текст. Якщо цього не зробити, числа в числовому форматі після сортування опиняться перед числами в текстовому форматі. Щоб форматувати всі виділені дані як текст, натисніть клавіші Ctrl+1. Відкриється діалогове вікно Формат клітинок. Перейдіть у ньому на вкладку Число, а потім у розділі Числові формати виберіть Загальний, Числовий або Текстовий.

  • Видаліть пробіли перед даними.    Іноді імпортовані з іншої програми дані містять зайві пробіли на початку. Видаліть їх, перш ніж сортувати дані. Це можна зробити вручну або за допомогою функції TRIM.

  1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

  2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб сортувати від найменшого до найбільшого, натисніть кнопку Команда сортування від А до Я в програмі Excel, яка дає змогу відсортувати елементи від першої до останньої букви алфавіту або від найменшого до найбільшого значення (Сортування від найменшого до найбільшого).

    • Щоб сортувати від найбільшого до найменшого, натисніть кнопку Команда сортування від Я до А, яка дає змогу відсортувати елементи від останньої до першої букви алфавіту або від найбільшого до найменшого значення (Сортування від найбільшого до найменшого).

Примітки : 

  • Потенційна проблема   

  • Переконайтеся, що всі числа збережено у відповідному форматі.    Якщо результати виявляться незадовільними, можливо, стовпець містить числа в текстовому форматі, а не числовому. Наприклад, від’ємні числа, імпортовані з деяких бухгалтерських систем, або числа, перед якими стоїть апостроф ('), зберігаються в текстовому форматі. Докладні відомості див. в статті Виправлення відформатованих як текст чисел завдяки застосуванню числового формату.

  1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

  2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Натисніть кнопку Команда сортування від А до Я в програмі Excel, яка дає змогу відсортувати елементи від першої до останньої букви алфавіту або від найменшого до найбільшого значення (Сортування від найстаршого до наймолодшого), щоб сортувати від найранішої до найпізнішої дати або часу.

    • Натисніть кнопку Команда сортування від Я до А, яка дає змогу відсортувати елементи від останньої до першої букви алфавіту або від найбільшого до найменшого значення (Сортування від наймолодшого до найстаршого), щоб сортувати від найпізнішої до найранішої дати або часу.

Примітки : Потенційна проблема   

  • Переконайтеся, що дати й час збережено у форматі дати або часу.    Якщо результати виявляться незадовільними, можливо, стовпець містить дату або час у текстовому форматі, а не форматі дати чи часу. Щоб правильно сортувати значення дати й часу в Excel, усі вони мають зберігатися в стовпці як порядкове число, що представляє дату або час. Якщо значення в Excel не розпізнається як дата або час, воно зберігається в текстовому форматі. Докладні відомості див. в статті Перетворення дат, збережених у текстовому форматі, на формат дати.

  • Якщо потрібно сортувати дані за днями тижня, змініть формат клітинок, щоб відображався день тижня. Щоб сортувати дані за днями тижня незалежно від дати, перетворіть вміст клітинок на текст за допомогою функції TEXT. Проте функція TEXT повертає текстове значення, тому операція сортування виконуватиметься над даними, виходячи з припущення, що вони складаються з букв і цифр. Додаткові відомості про те, як відобразити дати як дні тижня, див. в цій статті.

Сортувати можна за кількома стовпцями або рядками. Це зручно, якщо потрібно групувати дані за однаковим значенням в одному стовпці або рядку, а потім сортувати інший стовпець або рядок у межах цієї групи однакових значень. Наприклад, якщо є стовпці «Відділ» і «Працівник», можна спочатку сортувати за відділами (щоб згрупувати всіх працівників кожного відділу), після чого сортувати працівників за прізвищами (щоб розташувати прізвища працівників кожного відділу в алфавітному порядку). Одночасно можна сортувати до 64 стовпців.

Примітка : Доцільно, щоб стовпці діапазону клітинок сортування мали заголовки.

  1. Виділіть будь-яку клітинку в діапазоні.

    Виділіть діапазон у двох або більше стовпцях

  2. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

    Група "Сортування й фільтр" на вкладці "Дані"

  3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за виберіть перший стовпець, який потрібно сортувати.

    Виберіть перший стовпець для сортування

  4. У розділі Сортування за виберіть тип сортування. Виконайте одну з таких дій:

    • Для сортування за текстом, числом, датою і часом виберіть пункт Значення.

    • Для сортування за форматом виберіть пункт Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

  5. У розділі Порядок виберіть спосіб сортування. Виконайте одну з таких дій:

    • Для текстових значень виберіть сортування Від А до Я або Від Я до А.

    • Для числових значень — Від найменшого значення до найбільшого або Від найбільшого значення до найменшого.

    • Для значень у форматі дати й часу — Від найстаршого до наймолодшого або Від наймолодшого до найстаршого.

    • Для сортування за настроюваним списком виберіть пункт Настроюваний список.

  6. Щоб додати ще один стовпець, за яким потрібно сортувати, виберіть команду Додати рівень, відтак повторіть третій, четвертий та п'ятий кроки.

    Клацніть "Додати рівень".

  7. Щоб скопіювати стовпець, за яким виконується сортування, виділіть запис і виберіть команду Копіювати рівень.

  8. Щоб видалити стовпець, за яким виконується сортування, виділіть запис і виберіть команду Видалити рівень.

    Примітка : У списку потрібно залишити принаймні одне значення.

  9. Щоб змінити порядок сортування стовпців, виділіть запис і клацніть стрілку Вгору або Вниз поруч із кнопкою Параметри, щоб змінити порядок.

    Спочатку таблиця сортується за записами вгорі списку, а потім – за записами, розташованими нижче.

Якщо діапазон клітинок чи стовпець таблиці вручну або умовно відформатовано за кольором клітинки або за кольором шрифту, ви можете також сортувати за цими кольорами. Крім того, можна сортувати за набором піктограм, створених із застосуванням умовного форматування.

  1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

  2. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

    Група "Сортування й фільтр" на вкладці "Дані"

  3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за виберіть стовпець, який потрібно сортувати.

    У розділі "Стовпець" клацніть "Сортувати за" й виберіть потрібний варіант

  4. У розділі Сортування за виберіть пункт Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

    Виберіть параметр у розділі "Сортування за"

  5. У розділі Порядок клацніть стрілку поруч із кнопкою, а потім залежно від типу формату виберіть колір клітинки, колір шрифту або піктограму клітинки.

  6. Далі виберіть спосіб сортування. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб перемістити клітинку з певним кольором заливки, кольором шрифту або піктограмою вгору або ліворуч, виберіть пункт Згори для сортування за стовпцями або Зліва для сортування за рядками.

    • Щоб перемістити клітинку з певним кольором заливки, кольором шрифту або піктограмою вниз або праворуч, виберіть пункт Знизу для сортування за стовпцями або Справа для сортування за рядками.

      Примітка : Жодний порядок сортування за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою не використовується за промовчанням. Порядок сортування необхідно визначати для кожної операції сортування.

  7. Щоб указати наступний колір клітинки, колір шрифту або піктограму, за якими потрібно виконувати сортування, виберіть команду Додати рівень, відтак повторіть третій, четвертий та п'ятий кроки.

    Переконайтеся, що ви вибрали той самий стовпець у полі Потім за та в розділі Порядок.

    Повторіть цю послідовність дій для кожного додаткового кольору клітинки, кольору шрифту або піктограми, які потрібно долучити до сортування.

Настроюваний список можна використовувати для сортування в порядку, який визначає користувач. Наприклад, стовпець може містити значення, за якими потрібно відсортувати дані, зокрема "Найбільше", "Середнє" і "Найменше". Як відсортувати дані, щоб спочатку відображалися рядки зі значенням "Найбільше", нижче — "Середнє", а потім — "Найменше"? Якщо відсортувати дані в алфавітному порядку від А до Я, вгорі будуть рядки зі значенням "Найбільше", але значення "Найменше" відображатиметься над значенням "Середнє". У разі сортування від Я до А вгорі відображатимуться рядки зі значенням "Середнє", а рядки зі значенням "Найменше" відображатимуться посередині. Незалежно від порядку, рядки зі значенням “Середнє” завжди мають відображатися посередині. Створивши власний настроюваний список, можна вирішити цю проблему.

  1. За потреби можна створити настроюваний список.

    1. У діапазоні клітинок введіть у потрібному порядку (згори донизу, як у цьому прикладі) значення, за якими слід відсортувати дані.

      Створення списку зі значеннями від найбільшого до найменшого в діапазоні клітинок

    2. Виділіть введений діапазон. У наведеному прикладі потрібно виділити клітинки A1:A3.

    3. Послідовно виберіть Файл > Параметри > Додатково > Загальні > Редагувати користувацькі списки, а потім у діалоговому вікні Списки натисніть кнопку Імпорт, після чого двічі натисніть кнопку OK.

      Примітки : 

      • Настроюваний список можна створювати лише на основі значення (текст, число, дата або час). Ви не можете створювати настроюваний список на основі формату (колір клітинки, колір шрифту або піктограма).

      • Максимальна довжина настроюваного списку — 255 символів. Перший символ не може починатися з числа.

  2. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

  3. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

    Група "Сортування й фільтр" на вкладці "Дані"

  4. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за або Потім за вкажіть стовпець, який потрібно сортувати за настроюваним списком.

  5. У розділі Порядок виберіть пункт Настроюваний список.

  6. У діалоговому вікні Списки виберіть потрібний список. Для настроюваного списку, створеного в попередньому прикладі, виберіть пункт Високий, середній, низький.

  7. Натисніть кнопку OK.

  1. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

    Група "Сортування й фільтр" на вкладці "Дані"

  2. У діалоговому вікні Сортування натисніть кнопку Параметри.

    Натисніть кнопку "Сортувати", щоб відкрити діалогове вікно "Сортування"

  3. У діалоговому вікні Параметри сортування виберіть пункт Враховувати регістр.

    У діалоговому вікні "Сортування" натисніть кнопку "Параметри"

  4. Натисніть кнопку OK двічі поспіль.

Зазвичай дані сортуються зверху вниз, але їх можна також сортувати зліва направо.

Примітка : Таблиці не підтримують сортування зліва направо. Для цього потрібно спочатку перетворити таблицю на діапазон. Для цього виберіть будь-яку клітинку в таблиці, а потім клацніть Робота з таблицями > Перетворити на діапазон.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні, який потрібно відсортувати.

  2. На вкладці Дані в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Сортувати.

    Група "Сортування й фільтр" на вкладці "Дані"

  3. У діалоговому вікні Сортування натисніть кнопку Параметри.

    Натисніть кнопку "Сортувати", щоб відкрити діалогове вікно "Сортування"

  4. У діалоговому вікні Параметри сортування у розділі Сортувати виберіть пункт сортування справа наліво і натисніть кнопку ОК.

    У вікні "Параметри сортування" виберіть "стовпці діапазону"

  5. У розділі Рядок у полі Сортувати за виберіть рядок, який потрібно сортувати. Зазвичай це рядок 1, якщо дані потрібно відсортувати за рядком заголовка.

    Виберіть рядок, який потрібно відсортувати

    Порада : Якщо рядок заголовка містить текст, але стовпці потрібно впорядкувати за числами, можна вставити новий рядок над діапазоном даних і додати числа в потрібному порядку.

  6. Щоб сортувати за значенням, виберіть один із параметрів із розкривного списку "Порядок".

    1. Для текстових значень виберіть сортування Від А до Я або Від Я до А.

    2. Для числових значень — Від найменшого значення до найбільшого або Від найбільшого значення до найменшого.

    3. Для значень у форматі дати й часу — Від найстаршого до наймолодшого або Від наймолодшого до найстаршого.

  7. Щоб сортувати за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою:

    1. У розділі Сортування за виберіть пункт Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

    2. У розділі Порядок виберіть "Колір клітинки", "Колір шрифту" або "Піктограма клітинки", а потім виберіть Зліва або Справа.

Примітка :  Коли сортуються рядки, які є частиною структури аркуша, в Excel сортуються групи найвищого рівня (рівень 1). Таким чином, взаємне розташування рядків або стовпців докладних даних не зміниться, навіть якщо вони приховані.

Якщо потрібно сортувати дані за частиною значення в стовпці, наприклад кодом виробу (789-WDG-34), прізвищем (Наталія Пушкар) або ім’ям (Пушкар Наталія), спочатку потрібно розділити стовпець на кілька, щоб значення, за яким потрібно сортувати дані, опинилося в окремому стовпці. Для цього можна використати текстові функції, щоб відокремити частини клітинок, або скористатися майстром перетворення тексту на стовпці. Приклади й докладні відомості див. в статтях Розділення тексту на різні стовпці за допомогою майстра текстів і Розділення тексту на різні стовпці за допомогою функцій.

Попередження : Хоча діапазон можна сортувати в межах іншого діапазону, ми не радимо цього робити, оскільки в результаті відсортований діапазон втратить зв’язок із вихідними даними. Якщо відсортувати дані так, як показано в цій статті, вибраних працівників буде пов’язано з іншим відділом, ніж раніше.

Приклад сортування меншого діапазону в більшому

На щастя, Excel попередить вас, якщо ви спробуєте зробити щось подібне.

Клацніть "сортувати в межах указаного виділення"

Якщо ви не збираєтеся сортувати дані таким чином, натисніть автоматично розширити виділений діапазон. В іншому разі виберіть сортувати в межах указаного виділення.

Якщо отримано небажаний результат, натисніть кнопку Скасувати Малюнок на кнопці .

Примітка : У таблиці таке сортування не підтримується.

Якщо отримано небажаний результат під час сортування даних, виконайте такі дії:

Перевірка змінення значень, які повертає формула.    Якщо відсортовані дані містять одну або більше формул, значення, які повертають ці формули, можуть змінитися під час повторного обчислення аркуша. У цьому випадку застосуйте сортування повторно, щоб отримати оновлені результати.

Відображення прихованих рядків і стовпців перед початком сортування.    Приховані стовпці не переміщуються під час сортування стовпців, а приховані рядки не переміщуються під час сортування рядків. Перед сортуванням даних рекомендовано відобразити приховані стовпці й рядки.

Перевірка регіональних параметрів.    Порядки сортувань відрізняються один від одного залежно від настройок мови й регіону. Переконайтеся, що у вас правильні настройки мови й регіону в Регіональні параметри або Мова і регіональні стандарти на Панелі керування комп’ютера. Додаткові відомості щодо змінювання настройок мови й регіону див. у довідковій системі Windows.

Введення заголовків стовпців тільки в одному рядку.    Якщо потрібно створити етикетку з написом у кілька рядків, поділіть текст на рядки в межах клітинки.

Увімкнення та вимкнення рядка заголовка.    Зазвичай під час сортування стовпця краще, щоб він мав рядок заголовка, який допомагає зрозуміти значення даних. За промовчанням заголовки не входять до діапазону сортування. Іноді може бути потрібно ввімкнути або вимкнути заголовок, щоб його значення було долучено до операції сортування або вилучено з неї. Виконайте одну з таких дій:

  • Щоб вилучити дані першого рядка із сортування, оскільки вони слугують заголовком стовпця, на вкладці Основне у групі Редагування натисніть кнопку Сортування й фільтр, виберіть пункт Настроюване сортування та встановіть прапорець Дані з заголовками.

  • Щоб долучити дані першого рядка до сортування, оскільки вони не є заголовком стовпця, на вкладці Основне у розділі Редагування виберіть пункт Сортування й фільтр, потім виберіть пункт Настроюване сортування і зніміть прапорець Дані з заголовками.

На початок сторінки

Потрібна додаткова довідка?

Ви завжди можете поставити запитання експерту в спільноті Tech (у розділі Excel), отримати підтримку в спільноті, що допомагає знайти відповіді на запитання, або запропонувати нову функцію чи вдосконалення на форумі Excel User Voice.

Див. також

Відео. Сортування даних у таблиці

Огляд формул в Excel

Способи уникнення недійсних формул

Пошук і виправлення помилок у формулах

Сполучення клавіш і функціональні клавіші в Excel

Функції Excel (за алфавітом)

Функції Excel (за категоріями)

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×