Синхронізація списку SharePoint 2010 із версії Access 2010

Увага!: Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Синхронізація даних між список SharePoint 2010 і Office Access 2010 і оновлюйте обидва набори даних. Наприклад, ви можете підтримувати продажів кампанії відстеження інформації у списку SharePoint, тому можна легко співпрацювати з іншими користувачами групи, а також виконати періодичних звіти, запити, та групового зміни за допомогою програми Access 2010.

У цій статті

Загальні відомості про синхронізацію списку SharePoint з Access

Синхронізація даних списку за допомогою параметра відкрити доступ до команди

Синхронізація даних списку за допомогою функції відстеження цей список ' у вікні табличного подання даних

Синхронізація даних списку за допомогою команди список SharePoint із програми Access

Переваги зв'язування таблиці Access до списку SharePoint

Пошук даних

Структурні зміни

Продуктивність

Групове редагування

Прийняття даних в автономному режимі і вирішення конфліктів

Рекомендації щодо Синхронізація даних

Порівняння синхронізованим списком із бази даних веб-застосунку

Синхронізація зі списком SharePoint із програмою Access

Оновлення даних, синхронізовані

Загальні відомості про синхронізацію списку SharePoint із програмою Access

Синхронізація даних між список SharePoint 2010 і програми Access 2010 і оновлюйте обидва набори даних. Наприклад, може знадобитися зберегти продажів кампанії відстеження інформації у списку SharePoint, тому можна легко співпрацювати з іншими користувачами групи, а також виконати періодичних звітування, запит і групового зміни за допомогою програми Access 2010.

Існує три способи синхронізації даних між списком SharePoint і програмою Access 2010. У всіх цих способах синхронізація відбувається в обох напрямках. Зміни, внесені до списку даних у програмі Access, завантажуються на сервер SharePoint, а зміни, внесені до списку на сервері SharePoint, завантажуються у програму Access на комп’ютері.

Щоб синхронізувати список SharePoint, на клієнтському комп’ютері має бути інстальовано програму Access 2010 і користувачу, який виконує синхронізацію, має бути призначено рівень дозволів "Участь".

Докладніше про використання служби SharePoint 2010 із програми Access 2010 у розділі Додаткові відомості та у програмі Access 2010 довідкової системи.

Примітка.: Зовнішній список SharePoint не можна синхронізувати із програмою Access 2010.

На початок сторінки

Синхронізація даних списку за допомогою параметра відкрити доступ до команди

Дані у списку SharePoint можна синхронізувати із програмою Access 2010, використовуючи команду Відкрити в Access на стрічці списку. Ця команда дає змогу створити таблицю Access, зв’язану зі списком SharePoint, і ще одну таблицю UserInfo з додатковими відомостями, такими як імена користувачів, облікові записи та адреси електронної пошти.

Щоразу під час відкривання списку SharePoint або зв’язаної таблиці Access відображатимуться найновіші дані. Якщо триває оновлення списку SharePoint, можна вручну оновити зв’язану таблицю Access відповідно до останніх змін у списку. І навпаки, якщо триває оновлення зв’язаної таблиці Access, можна вручну оновити дані у списку SharePoint згідно останніх змін у програмі Access.

На початок сторінки

Синхронізація даних списку за допомогою функції відстеження цей список ' у вікні табличного подання даних

Крім того, список SharePoint можна синхронізувати з вікна табличного подання даних за допомогою команди "Відстеження цього списку", яка знаходиться в області завдань вікна табличного подання даних і за допомогою якої створюється зв’язана таблиця Access. За допомогою додаткових команд в області завдань можна також синхронізувати дані списку та виконувати такі дії:

  • створювати звіти у програмі Access;

  • виконувати експортування до програми Access.

Додаткові відомості дів. в довідковій системі вікна табличного подання даних (внизу вікна табличного подання даних виберіть посилання Довідка).

На початок сторінки

Синхронізація даних списку за допомогою команди список SharePoint із програми Access

Ви також можете зв’язати таблицю у програмі Access 2010 із наявним списком SharePoint. Для цього на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування слід вибрати команду Список SharePoint.

У програмі Access можна також створити пустий список SharePoint. На стрічці на вкладці Створити у групі Таблиці натисніть кнопку Списки SharePoint і виберіть один із таких варіантів: Контакти, Завдання, Питання, Події або Настроювані.

Додаткову інформацію про використання програми Access див. в довідковій системі Access 2010.

На початок сторінки

Переваги зв’язування таблиці Access зі списком SharePoint

Незалежно від того, який варіант ви виберете для синхронізації списку SharePoint, у програмі Access 2010 створюється зв’язана таблиця, яка відображає структуру та вміст списку SharePoint. Програма Access вибирає потрібний тип даних для кожного поля відповідно до стовпців списку. Ці зв’язані таблиці можна використовувати як будь-яку таблицю Access. Це означає, що ви можете створювати запити, форми, звіти, макроси або коди для роботи з даними у програмі Access 2010.

На початок сторінки

Дані підстановки

У програмі Access також автоматично створюються зв’язані таблиці для всіх списків підстановки (якщо ці списки ще не зв’язано з базою даних). Якщо списки підстановки містять стовпці, які шукають значення в інших списках, ці списки також буде включено в операцію зв’язування. Таким чином, список підстановки кожної зв’язаної таблиці має відповідну зв’язану таблицю в базі даних. У програмі Access також створюються зв’язки між цими зв’язаними таблицями.

На початок сторінки

Структурні зміни

Як і в інших зв’язаних таблицях, під час роботи у програмі Access не можна додавати, видаляти або змінювати поля зв’язаної таблиці. Якщо необхідно внести структурні зміни, наприклад видалити або змінити стовпці, необхідно відкрити список на сайті SharePoint. За допомогою програми Access можна відкрити сторінку настройок списку SharePoint, щоб змінити структуру списку. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю Access, наведіть вказівник миші на пункт Додаткові параметри й виберіть команду Змінити стовпці та параметри.

Структурні зміни, внесені до списку SharePoint, не відображаються у зв’язаній таблиці автоматично. Щоб оновити зв’язану таблицю, застосувавши оновлену структуру списку, в області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю Access, наведіть вказівник миші на пункт Додаткові параметри та виберіть команду Оновити список.

На початок сторінки

Продуктивність

Оскільки дані зв’язаних списків SharePoint автоматично синхронізуються з локальними таблицями й користувачі завжди працюють з локальними даними, продуктивність зв’язаної таблиці Access покращилася порівняно з попередніми версіями програми Access (до Access 2010).

На початок сторінки

Групові зміни

Синхронізація списку SharePoint із програмою Access 2010 значно полегшує внесення групових змін у дані списку SharePoint. Щоб виконати групове додавання, оновлення чи видалення даних у списку SharePoint, запустіть запит на додавання, оновлення або видалення у програмі Access 2010, а потім відкрийте або оновіть список SharePoint.

На початок сторінки

Робота з даними в автономному режимі та розв’язання конфліктів

Якщо вам потрібно попрацювати вдома або в дорозі, ви можете перенести зв’язані списки SharePoint для роботи в автономному режимі за допомогою програми Access 2010. Припустімо, наприклад, що виникла потреба надати клієнту каталог частин, коли ви перебуваєте поза офісом. Ви можете працювати з даними Access 2010, а потім синхронізувати зміни після повторного підключення до сайту SharePoint пізніше.

Якщо виникають конфлікти (наприклад, якщо той самий запис на сервері оновлює інший користувач, або якщо ця особа також працює в автономному режимі) їх можна усунути після повернення в мережу за допомогою діалогового вікна Вирішення конфліктів. У цьому діалоговому вікні відображаються відомості про конфлікт, наприклад описуються причини його виникнення та пропонуються варіанти для повторної спроби надіслати дані або скасувати зміни. У разі виникнення кількох помилок для перегляду докладних відомостей про кожну з них натискайте в діалоговому вікні кнопки Назад і Далі. Деякі помилки можна усунути, лише скасувавши свої зміни.

На початок сторінки

Фактори, які потрібно враховувати під час синхронізації даних

У поданій нижче таблиці наведено деякі фактори, які потрібно врахувати під час синхронізації даних між списком SharePoint і зв’язаною таблицею Access.

Функція

Порівняння

Стовпці

Access не підтримує більше 256 полів у таблиці, отже зв'язана таблиця містить лише перші 256 стовпців.

Папки

Кожна папка у списку SharePoint відображається як запис у таблиці Access. Елементи папки також відображаються як записи та розташовуються безпосередньо під записом, який відповідає цій папці.

Стовпці підстановки

Якщо стовпець підставляє значення з іншого списку, а цей пов’язаний список не міститься в базі даних, програма Access автоматично створить зв’язані таблиці для пов’язаних списків.

Примітка.: Стовпець тип особа або група – це спеціальний тип стовпця підстановки, яка шукає значення у списку відомостей про користувача. Якщо ви зв'язування зі списком, який містить стовпця особа або група, Access автоматично створить зв'язані таблиці для списку відомостей про користувача.

Обчислювані стовпці

Результати обчислюваних стовпців відображено у відповідному полі, однак не можна переглядати або змінювати формулу в Access.

Вкладення

Стовпець вкладення у списку відображено як поле з назвою «Вкладення».

Стовпці, які доступні лише для читання

Стовпці, які у списку SharePoint доступні лише для читання, збережуть цю властивість в Access. Крім того, в Access не можна додавати, видаляти або змінювати стовпці.

Багатозначні стовпці

Стовпець із типом "Вибір" або "Підстановка" може містити кілька значень. Для таких стовпців під час операції зв’язування створюються поля, які підтримують кілька значень. Багатозначні стовпці підстановки створюються у зв’язаній таблиці, якщо стовпець – це стовпець підстановки.

Непідтримувані списки

Не підтримуються такі списки:

  • опитування;

  • дошки обговорень.

На початок сторінки

Порівняння синхронізованого списку із застосунком веб-бази даних

Access 2010 і служб Access Services, новий компонент SharePoint Server 2010, можна використовувати для створення веб-застосунків на базі даних. Служби Access Services забезпечує платформу server для створення баз даних, які можна використовувати в Інтернеті. Після створення публікування веб-бази даних за допомогою програми Access 2010 і SharePoint 2010 та потім люди використовують веб-бази даних у веб-браузері. Це дасть змогу захищеного і керування доступом до даних, надання спільного доступу до даних по всій організації або через Інтернет і створювати застосунки баз даних для користувачів, які не потребують програми Access 2010 на комп'ютері клієнта.

Під час публікації застосунку веб-бази даних служби Access Services створюють настроюваний сайт SharePoint, який містить базу даних Access. Усі веб-сумісні об’єкти бази даних автоматично перетворюються на функції SharePoint, такі як форми списку, веб-сторінки та робочі процеси, що переміщуються на цей сайт і запускаються на ньому. Зазвичай створюється ще й форма переходів, у якій використовуються кнопки веб-навігації та вкладки, що надає змогу користувачам керувати застосунком веб-бази даних. Нарешті, усі веб-сумісні таблиці Access копіюються до списків SharePoint, а кожна таблиця перетворюється на таблицю Access зв’язану з кожним списком SharePoint.

Синхронізація списку SharePoint та публікування бази даних веб-застосунку – це додаткові способи роботи з програмою Access 2010 і SharePoint 2010. Проте існують важливих відмінностей, ви повинні бути в курсі:

  • Служби Access Services вимагає SharePoint Server 2010, Enterprise edition, тоді як ви можете синхронізувати зі списком SharePoint із програмою SharePoint Foundation 2010.

  • Дані застосунку веб-бази даних мають походити із програми Access 2010, а дані синхронізованого списку – зі списку SharePoint. Проте після завершення процесу синхронізації синхронізація здійснюється в обох напрямках.

  • Під час першого створення застосунку веб-бази даних створюється ще й настроюваний сайт SharePoint, але він має обмежену функціональність. Списки SharePoint, створені на такому настроюваному сайті SharePoint, не можна спільно використовувати так само, як синхронізовані списки SharePoint на сайті групи.

  • Порівняно із синхронізованим списком SharePoint застосунок веб-бази даних має значні переваги продуктивності. Уся обробка SQL відбувається на сервері. Це покращує продуктивність мережі, бо трафік обмежено до наборів результатів. У багатьох випадках дані оновлюються на сторінці без оновлення усього вмісту сторінки.

    Використовуючи служби Access Services, ви також можете працювати зі значно більшим обсягом даних порівняно з обсягом даних у синхронізованому списку SharePoint, який не використовує служби Access Services, і обмежується встановленим у колекції сайтів за промовчанням граничним значенням для списку SharePoint у 5000 елементів. Служби Access Services автоматично отримують дані пакетами по 2000 елементів одночасно, а потім повторно їх збирають. Обмеження за промовчанням становить 50 000 елементів, хоча це значення може змінити адміністратор ферми.

Знайти додаткові відомості про веб-застосунки баз даних у розділі Додаткові відомості та Access 2010 довідкової системи.

На початок сторінки

Синхронізація списку SharePoint за допомогою програми Access

  1. Перейдіть на сайт SharePoint, що містить список, який потрібно синхронізувати із програмою для роботи з електронними таблицями.

  2. Клацніть ім’я списку на панелі швидкого запуску або відкрийте меню Дії сайту, виберіть пункт Переглянути весь вміст сайту, перейдіть до потрібного розділу списку та клацніть ім’я списку.

    Примітка.: Зовнішній вигляд і навігацію сайту SharePoint можна істотно змінити. Якщо не вдається знайти параметр, зокрема команду, кнопку або посилання, зверніться до свого адміністратора.

  3. На стрічці відкрийте вкладку Список і у групі Підключення та експорт натисніть кнопку Відкрити в Access.

  4. Визначте розташування нової або наявної бази даних або натисніть кнопку Огляд, щоб знайти базу даних.

  5. Виберіть команду "Посилання на дані на сайті SharePoint" і натисніть кнопку ОК.

    Примітка.: Також можна натиснути кнопку експорт копію даних. Експорт даних, на відміну від зв'язування даних, є одноразового копіювання поточної даних і не створіть синхронізації між таблиці Access, який створюється і список SharePoint.

  6. Якщо з’явиться запит про підтвердження операції, натисніть кнопку ОК.

  7. У діалоговому вікні Завантаження файлу натисніть кнопку Відкрити.

  8. Якщо з’явиться запит про ввімкнення підключення до даних, натисніть кнопку Увімкнути, якщо ви впевнені, що підключення до даних на сайті SharePoint безпечне.

Програма Access 2010 створює зв’язану зі списком SharePoint таблицю Access, таблицю UserInfo і додаткові зв’язані таблиці, якщо список SharePoint містить стовпці підстановки.

На початок сторінки

Оновлення синхронізованих даних

Щоразу під час відкривання синхронізованого списку SharePoint або зв’язаної таблиці Access відображатимуться найновіші дані. Щоб переконатися, що ви бачите найновіші дані у відкритому списку SharePoint або зв’язаній таблиці Access, ви можете виконати оновлення вручну.

Щоб оновити синхронізовані дані, виконайте одну з наведених нижче дій.

  • У програмі Access 2010 на стрічці зв’язаної таблиці Access на вкладці Основне у групі Записи клацніть стрілку під кнопкою Оновити все та виберіть пункт Оновити.

  • У списку SharePoint виконайте одну з наведених нижче дій.

    • У вікні табличного подання даних на стрічці відкрийте вкладку Список і у групі Таблиця натисніть кнопку Оновити дані.

    • У стандартному поданні в рядку адреси браузера Internet Explorer виберіть команду Оновити або натисніть клавішу F5.

На початок сторінки

Примітка.: Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×