Синхронізація служби SharePoint 2010 вміст із програми Outlook 2010

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Ви можете синхронізувати бібліотеки SharePoint, список контактів, список завдань, список завдань проекту та певного типу зовнішнього списку SharePoint із програмою Microsoft Outlook 2010. Багато користувачів SharePoint 2010 також за допомогою програми Outlook 2010 для співпраці та координат дії та проектами, можуть допомогти можливість синхронізувати ці бібліотек і списків ви стали більш ефективним, особливо якщо ви працюєте в автономному режимі або не маєте зручний доступ до ваших сайтів SharePoint весь час.

У цій статті

Загальні відомості про синхронізацію вмісту SharePoint 2010 із програмою Outlook 2010

Робота із синхронізованою бібліотекою документів

Робота із синхронізованим списком контактів

Робота із синхронізованим списком завдань

Робота із синхронізованим зовнішній список

Додаткові можливості інтеграції

Синхронізація бібліотеки SharePoint із програмою Outlook 2010

Синхронізація списку контактів SharePoint із контактами Outlook 2010

Синхронізація списку завдань SharePoint із завданнями Outlook 2010

Загальні відомості про синхронізацію вмісту SharePoint 2010 із програмою Outlook 2010

Ви можете синхронізувати бібліотеки SharePoint, список контактів, список завдань, список завдань проекту та певного типу зовнішнього списку SharePoint із програми Outlook 2010. Оскільки багатьох користувачів SharePoint 2010 також використовувати для спільної роботи програми Outlook 2010 і координувати дії та проектами, можливість синхронізувати ці бібліотек і списків може допомогти вам стати ефективніше, особливо якщо працювати в автономному режимі а не маєте зручний доступ до ваших сайтів SharePoint увесь час.

Для синхронізації цих бібліотек і списків необхідно мати дозвіл до них на рівні "Співпраця" та інсталювати програму Outlook 2010 на клієнтському комп’ютері.

Додаткові відомості про використання програм SharePoint 2010 і Outlook 2010 наведено в розділі Див. також і в системі довідки Outlook 2010.

На початок сторінки

Робота із синхронізованою бібліотекою документів

Бібліотеку SharePoint можна синхронізувати між програмами Outlook 2010 і SharePoint 2010. Після синхронізації бібліотека відобразиться як папка в області переходів Outlook у розділі Списки SharePoint.

Усі синхронізовані документи SharePoint можна знайти за допомогою миттєвого пошуку у програмі Outlook. Результати пошуку документів можна легко переглянути в області читання Outlook. Можливо, відкривати та зберігати зміни в документах SharePoint із програми Outlook виявиться набагато швидше та зручніше. Відтак можна переглядати, редагувати й керувати документами в бібліотеці SharePoint із програми Outlook. Бібліотеки можна також відкрити в автономному режимі, опрацьовувати в них файли Office, повертати їх назад і синхронізувати зміни.

Для файлів Office ця синхронізація одностороння або однонапрямлена. Зміни, внесені до файлів у бібліотеці SharePoint можна завантажити у програму Outlook, але внести зміни у файли не системи Office у програмі Outlook і передати їх назад до бібліотеки SharePoint неможливо. Працюючи із програмою Outlook офлайн, можна редагувати файли Office, зокрема документи Word, електронні таблиці Excel і презентації PowerPoint. Повернувшись в онлайновий режим, можна передати внесені зміни в бібліотеку SharePoint. Проте програма Outlook не здатна відслідковувати зміни, внесені до цих файлів Office у бібліотеці SharePoint. Кращих результатів можна досягнути, перевіривши ці файли до внесення в них змін у програмі Outlook в автономному режимі.

На початок сторінки

Робота із синхронізованим списком контактів

Список контактів SharePoint можна синхронізувати між програмами Outlook 2010 і SharePoint 2010. Таким чином, можна ефективніше зберігати, надавати спільний доступ і керувати контактами SharePoint у програмі Outlook. Список контактів можна відкривати в автономному режимі, опрацьовувати його, повертати назад і синхронізувати із програмою Outlook 2010 або SharePoint 2010.

У програмі Outlook 2010 синхронізований список контактів SharePoint працює, як інші папки контактів Outlook. Його можна переглядати, редагувати, роздруковувати та навіть телефонувати контактам за допомогою програми Microsoft Office Communicator. Цим контактам можна надсилати повідомлення електронної пошти й запрошення на наради, використовувати колірні категорії, зберігати кілька телефонних номерів і адрес електронної пошти, додавати фотографії контактів, електронні візитки, а також відомості про річниці та дні народження.

Така синхронізація списку контактів двостороння або двонапрямлена. Зміни, внесені в ці контакти у програмі Outlook автоматично синхронізуються зі списком контактів SharePoint. Зміни, внесені до списку контактів SharePoint автоматично синхронізуються з контактами у програмі Outlook.

Відкриваючи контакти SharePoint у програмі Outlook або список контактів у програмі SharePoint 2010, можна відразу побачити останні зміни. Якщо зміни до контактів вносяться у програмі Outlook, коли список контактів SharePoint відкрито, ці зміни відобразяться у списку SharePoint після оновлення браузера. Якщо зміни вносяться до списку контактів SharePoint, коли контакт відкрито у програмі Outlook, необхідно використати команду Надіслати й отримати, щоб відобразити останні зміни в контакті Outlook.

На початок сторінки

Робота із синхронізованим списком завдань

Списки завдань SharePoint можна синхронізувати між програмами Outlook 2010 і SharePoint 2010. Працювати можна як зі стандартним списком завдань, так і зі списком завдань проекту, який схожий на стандартний за винятком того, що в ньому є можливість графічного відображення елементів завдання в поданні діаграми Ганта. Список завдань можна відкрити в автономному режимі, опрацювати завдання, повернути список назад і синхронізувати його із програми Outlook.

Вміст синхронізованого списку завдань відображається в області переходів у розділі спільних завдань і консолідується в панель справ. Щоб відслідковувати стан, перебіг та історію проектів, учасники групи під час роботи у відповідних папках Outlook можуть створювати, призначати, оновлювати, видаляти та відповідати на завдання.

До синхронізованих завдань можна також застосовувати позначки та призначати категорії, так само як до завдань Outlook. Позначки й категорії не відображаються на сайті SharePoint, але вони доступні у програмі Outlook під час роботи із синхронізованими завданнями. Сповіщення завдань SharePoint також повністю інтегруються із завданнями й календарями, тож можна настроїти параметри таким чином, щоб сповіщення електронної пошти й нагадування створювались автоматично.

Така синхронізація списку завдань двостороння або двонапрямлена. Зміни в цих завданнях, внесені у програмі Outlook, автоматично синхронізуються зі списком завдань SharePoint або списком завдань проекту. Зміни, внесені у списку завдань SharePoint або список завдань проекту, автоматично синхронізуються із завданнями Outlook. Відкриваючи завдання у програмі Outlook або список завдань SharePoint чи список завдань проекту у програмі SharePoint 2010, користувач бачить останні зміни.

Якщо зміни вносяться до завдання у програмі Outlook, коли відкрито список завдань SharePoint, потрібно оновити браузер, щоб вони відобразились у списку. Якщо зміни вносяться до списку завдань SharePoint, коли відкрито завдання у програмі Outlook, необхідно скористатися командою Надіслати й отримати для відображення останніх змін у завданні Outlook.

На початок сторінки

Робота із синхронізованим зовнішнього списку

Ви можете синхронізувати зі списком SharePoint зовнішніх між Outlook 2010 і SharePoint 2010. Зовнішній список SharePoint буде створено за допомогою служб підключення до бізнес (ПБД) у програмі SharePoint Designer 2010 і може містити доступ на читання та записування до рядка з бізнес-даних із джерела даних, як-от SQL Server або SAP.

Під час створення зовнішнього типу вмісту в програмі SharePoint Designer 2010, можна було зіставити його на власний тип елемента Office, наприклад, контакти та завдання, щоб зовнішні дані своїм виглядом і властивостями так само, як елемент контакти та завдання у програмі Outlook. Наприклад, припустимо, що зовнішніх даних списку клієнтів і ви хочете, щоб відобразити цих зовнішніх даних у програмі Outlook. Оскільки дані для користувачів, які нагадує контактів у програмі Outlook, можна було зіставити зовнішнього типу вмісту до елемента контактів у програмі Outlook. Після підключення зовнішнього списку до програми Outlook за допомогою команди підключитися до Outlook , можна створити, оновлення та видалення зовнішніх даних безпосередньо в Outlook так само, як потрібно буде створити та оновити Outlook, контакти та завдання.

На початок сторінки

Додаткові можливості інтеграції

У програми Outlook 2010 є додаткові можливості інтеграції із програмою SharePoint 2010, зокрема:

  • Участь в обговореннях Інтернет із використанням повідомлень електронної пошти

  • відображення календарів SharePoint 2010 і Outlook 2010 поруч;

  • керування оповіщеннями SharePoint та інформаційними каналами RSS;

  • створення робочої області нарад;

  • використання веб-частин Outlook у програмі SharePoint 2010, щоб, наприклад, відображати повідомлення Outlook;

  • використання надбудови Outlook Social Connector, щоб керувати інформаційними каналами своїх колег.

Додаткові відомості про ці додаткові можливості інтеграції наведено в системах довідки Outlook 2010 і SharePoint.

На початок сторінки

Синхронізація бібліотеки SharePoint із програмою Outlook 2010

  1. У браузері перейдіть до сайту SharePoint, що містить бібліотеку, яку потрібно синхронізувати.

  2. Клацніть ім’я бібліотеки на панелі швидкого запуску або відкрийте меню Дії сайту, виберіть пункт Переглянути весь вміст сайту, відтак у відповідному розділі клацніть ім’я потрібної бібліотеки.

    Примітка : Вигляд сайту SharePoint і навігація по ньому можуть суттєво змінюватися. Якщо вам не вдається знайти потрібну команду, кнопку або посилання, зверніться до адміністратора сайту SharePoint.

  3. На стрічці відкрийте вкладку Бібліотека й у групі Підключення та експорт виберіть команду Підключитися до Outlook.

  4. Коли з’явиться запит на підтвердження дозволу на відкриття програми на комп’ютері, натисніть кнопку Дозволити.

  5. Якщо з’явиться запит про підтвердження операції, натисніть кнопку Так.

У програмі Outlook бібліотека додається в область переходів у розділ Списки SharePoint. Файли бібліотеки поводяться, як повідомлення електронної пошти. Клацніть файл Office, щоб переглянути його в області читання, або двічі клацніть файл, щоб відкрити його. Клацніть правою кнопкою миші, щоб відкрити додаткові параметри.

Примітка : 

  • Якщо бібліотека містить вкладені папки, а вам потрібно мати доступ до всіх файлів у програмі Outlook, перед приєднанням до Outlook перейдіть до її кореня. За промовчанням, підключаючи бібліотеку до Outlook із її вкладеної папки, ви приєднуєте лише вміст цієї папки.

  • Отримати доступ до вмісту лише однієї папки у програмі Outlook можна двома способами. Якщо папку, що містить потрібні файли, не відкрито, наведіть на неї вказівник і клацніть стрілку Відкрити меню, яка відобразиться, відтак виберіть команду Підключитися до Outlook. Якщо папку, яку потрібно приєднати, уже відкрито, виконайте дії із приєднання бібліотеки.

  • Після приєднання бібліотеки до програми Outlook можна запросити інших учасників групи також приєднатися до бібліотеки. Клацніть правою кнопкою миші її ім’я у програмі Outlook, а потім виберіть пункт Надати спільний доступ до папки.

На початок сторінки

Синхронізація списку контактів SharePoint із контактами Outlook 2010

  1. У браузері перейдіть до сайту SharePoint, що містить список контактів, який потрібно синхронізувати.

  2. Клацніть ім’я списку контактів на панелі швидкого запуску або відкрийте меню Дії сайту, виберіть пункт Переглянути весь вміст сайту, перейдіть до потрібного розділу та клацніть ім’я списку.

    Примітка : Вигляд сайту SharePoint і навігація по ньому можуть суттєво змінюватися. Якщо вам не вдається знайти потрібну команду, кнопку або посилання, зверніться до адміністратора сайту SharePoint.

  3. На стрічці відкрийте вкладку Список і у групі Підключення та експорт виберіть команду Підключитися до Outlook.

  4. Коли буде запропоновано додати контакти SharePoint до Outlook, натисніть кнопку ОК.

У програмі Outlook 2010 контакти додаються в розділі Контакти в області переходів.

На початок сторінки

Синхронізація списку завдань SharePoint із завданнями Outlook 2010

  1. У браузері перейдіть до сайту SharePoint, що містить список завдань, який потрібно синхронізувати.

  2. Клацніть ім’я списку завдань або завдань проекту на панелі швидкого запуску або відкрийте меню Дії сайту, виберіть пункт Переглянути весь вміст сайту, відтак у відповідному розділі клацніть ім’я потрібного списку.

    Примітка : Зовнішній вигляд і навігацію сайту SharePoint можна істотно змінити. Якщо не вдається знайти параметр, зокрема команду, кнопку або посилання, зверніться до свого адміністратора.

  3. На стрічці відкрийте вкладку Список і у групі Підключення та експорт виберіть команду Підключитися до Outlook.

  4. Коли буде запропоновано додати список завдань SharePoint до Outlook, натисніть кнопку ОК.

У програмі Outlook 2010 завдання додаються до розділу Спільні завдання в області переходів і на панель справ.

Примітка : Із завданнями з сайту SharePoint можна працювати так само, як із завданнями програми Outlook. Їх можна перетягувати або копіювати до папок сайту SharePoint, і навпаки — до папок Outlook. Проте, повторювані завдання й доручення з Outlook перетворюються на звичайні завдання на сайті SharePoint.

Порада : Після підключення списку завдань або списку завдань проекту до Outlook можна надсилати повідомлення іншим учасникам групи, пропонуючи їм підключитися до завдань. Клацніть правою кнопкою миші ім’я списку у програмі Outlook і виберіть команду Надання спільного доступу до завдань. Після цього буде створено повідомлення електронної пошти з посиланням і командою для підключення до списку завдань.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×