Розробка застереження щодо оновлення даних

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Добре бази даних не лише допомагає забезпечення цілісності даних, але простіше, щоб зберегти й оновити. Бази даних Access – це не файлу в цьому ж значенні як документ Microsoft Word або Microsoft PowerPoint наборі слайдів. Замість цього, це колекцію об'єктів, таблиць, форм, звітів, запитів і так далі –, потрібно працювати разом, щоб працювати належним чином.

Користувачі введіть дані в першу чергу за допомогою елементів керування. Можливості програми заданого керування залежить від типу даних для поля базової таблиці, будь-які властивості для цього поля і властивості елемента керування. Крім того, врахуйте за допомогою методів додаткові бази даних, таких як перевірки, значення за промовчанням, списки та підстановки і Каскадне оновлення. 

Щоб отримати додаткові відомості про оновлення даних із до користувача точки зору наведено способи додавання, редагування та видалення записів.

У цій статті

Вплив макета бази даних на введення даних

Інформації, що зберігається в базі даних зберігається в таблиці, які містять дані про певної теми, наприклад активи або контактів. Кожного запису в таблиці містить інформацію про одного елемента, наприклад певного контакту. Запис складається з полів, наприклад ім'я, адресу та номер телефону. Запис зазвичай називають рядок, а поле зазвичай називають стовпця. Ці об'єкти мають відповідати набору принципів розробки або базу даних буде працювати погано або взагалі з помилкою. У свою чергу, ці принципи макет впливає на процедуру введення даних. Зверніть увагу на такі особливості:

  • Таблиці    Програма Access зберігає всі дані в одній або кількох таблицях. Кількість таблиці, що використовуються залежить від макета та складності бази даних. Хоча можна переглядати дані у формі, звіті або в результатах, повернуті запитом, програма Access зберігає дані лише в таблицях та інших об'єктів у базі даних призначено на основі цих таблиць. Кожну таблицю, слід відповідно до однієї теми. Наприклад, таблиці даних ділових контактів не повинні містити дані про продажі. Якщо це так, пошук і редагування правильних даних може бути складно, якщо не неможливо.

  • Типи даних.    Зазвичай, кожного з полів у таблиці приймає тільки один тип даних. Наприклад, не можна зберігати нотатки в полі значення прийняти чисел. Під час введення тексту в такі поля, у програмі Access відобразиться повідомлення про помилку. Проте, це не жорстке правило. Наприклад, ви можете зберігати числа (наприклад, поштових індексів) у полі Тип даних короткий текст встановлено, але не можна виконувати обчислення даних, тому що Access вважає його частина тексту.

    За винятком поля в записі має прийняти лише одне значення. Наприклад, можна не ввести кілька адрес у полі адреси. Це – на відміну від Microsoft Excel, що дає змогу введіть будь-яку кількість імен або адрес або зображення в окремій клітинці, якщо встановлено цієї клітинки, щоб прийняти обмежені типи даних. 

  • Багатозначні поля.    Програма Access пропонує функцію багатозначне поле вкладення кількох записів даних до одного запису а також створення списків, які містять кілька значень. Завжди можна визначити багатозначного списку, оскільки у програмі Access відобразиться прапорець біля кожного елемента списку. Наприклад, можна вкласти у програмі Microsoft PowerPoint слайди та будь-яку кількість зображень до запису в базі даних. Також можна створити список імен і виберіть стільки імена, за потреби. Використання багатозначних полів здається, порушує правила розробки бази даних, тому, що ви можете зберігати більше ніж один запис для кожного поля таблиці. Але Access застосовує ці правила «за лаштунками», зберігаючи дані в спеціальних прихованих таблицях.

  • За допомогою форм    Ви зазвичай створити форми, коли ви хочете, щоб легше бази даних для використання, щоб переконатися, що введення даних користувачі точно. Використання форми для редагування даних залежить від макета форми. Форми можуть містити будь-яку кількість елементів керування, наприклад списків, текстових полів, кнопок і навіть даних у табличному поданні. Так само кожен з елементів керування форми зчитує дані з поля базової таблиці або записує їх у неї.

Додаткові відомості про основи розробки баз даних і створення таблиці та додавання полів.

На початок сторінки

Настроювання значення за промовчанням для поля або елемента керування

Якщо великої кількості записів надання спільного доступу до одного значення для вказаного поля, наприклад місто або країну або регіон, можна заощадити час, встановивши значення за промовчанням для елемента керування прив'язано до поля або самого поля. Під час відкриття форми або таблиці, щоб створити новий запис, до значення за промовчанням відображається в цей елемент керування або поле.

У таблиці

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. У верхній частині подання виберіть поле.

  3. У нижній частині подання виберіть вкладку загальні .

  4. Установіть потрібне значення для властивості значення за промовчанням.

У формі

  1. Відкрийте форму в документа або в Режимі конструктора.

  2. Клацніть правою кнопкою миші елемент керування, щоб працювати з та виберіть пункт Властивості.

  3. На вкладці " дані " установіть для властивості Значення за промовчанням на потрібне значення.

На початок сторінки

Створення правила перевірки для обмеження даних

Під час введення його за допомогою правила перевірки, можна перевірити даних у базах даних Access. Правила перевірки можна налаштувати у вікні табличного подання даних або в режимі конструктора для таблиці. Правила перевірки в Access поділяються на три типи:

  • Правило перевірки поля.    Щоб указати умови, яким мають відповідати всі значення неприпустиме поле, можна використовувати правила перевірки поля. Ви не повинні вказати в поточному полі як частину правила, якщо ви використовуєте полів у функції. Обмеження щодо типів символів, щоб ввести в полі може бути легше зробити за допомогою маски вводу. Наприклад, для поля дати можна задати правило перевірки, яке забороняє вводити значення в минулому.

  • Правила перевірки запису    За допомогою правила перевірки запису вказувати умови, що має відповідати всі записи неприпустимі. Ви можете порівняти значення в різних полях за допомогою правила перевірки запису. Наприклад, запис із двох полів дати може знадобитися, значення полів завжди починати значення поля (наприклад, дата _ початку має до дати завершення).

  • Перевірка форми.    Властивість Правило перевірки елемента керування у формі дає змогу задати умову, яку мають задовольняти всі значення, що вводяться в цьому елементі керування. Властивість елемента керування правило перевірки працює як правила перевірки поля. Зазвичай, використовувати правила перевірки формі замість правила перевірки поля якщо правило було певних лише до цієї форми а не до таблиці, незалежно від того, де він використовувався.

Додаткові відомості про обмеження введення даних за допомогою правила перевірки.

На початок сторінки

Робота з значення списки та поля підстановки

Існує два типи даних списку у програмі Access.

  • Списки значень    Вони містять до незмінний значень, введених вручну. Значення розташовано в полі властивості Джерело рядків поля.

  • Поля підстановки    Ці використання запиту для отримання значень з іншої таблиці. Властивість Джерело рядків поля містить запиту замість чіткий список значень. Запит отримує значення з однієї або кількох таблиць у базі даних. За промовчанням поле підстановки представлено ці значення для вас у вигляді списку. Залежно від настройок поле підстановки можна вибрати один або кілька елементів із цього списку.

    Примітка.    Поля підстановки можна сплутати нові користувачі отримують доступ, тому, що відобразиться список елементів в одному місці (списку, що програма Access створює з дані в поле підстановки), але дані можуть зберігатися в іншому місці (таблицю, яка містить дані).

За промовчанням відображається даних списку в нижньому правому куті вікна, хоча можна вказати елемента керування ' ' список. Поле зі списком відкривається для представлення списку а також закривається після вибору елемента. Список, на відміну від залишається відкрити на будь-який час.

Щоб змінити списки, також можна запустити команду Змінити елементи списку або можна редагувати дані безпосередньо у властивості Джерело рядків вихідної таблиці. Під час оновлення даних у полі підстановки, оновлення вихідної таблиці.

Якщо властивість Тип джерела рядків до списку або поля зі списком значення Списку значень, можна редагувати список значень, коли відкрито в поданні форми – уникнути необхідності перехід до подання конструктора або режим розмітки, відкриття вікна властивостей і редагування властивість Джерело рядків для елемента керування кожного разу, коли вам потрібно внести зміни до списку. Редагування списку значень Значення Відображати зміни списку значень властивостей для списку або поля зі списком слід вибрати на так.

Додаткові відомості можна отримати у статті створення списку варіантів за допомогою списку або поля зі списком.

Заборона редагування списку значень у поданні форми

  1. Клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів і натисніть кнопку Режим конструктора або режим розмітки.

  2. Клацніть елемент керування, виберіть його та натисніть клавішу F4, щоб відкрити аркуш властивостей.

  3. На вкладці дані аркуша властивостей установіть для властивості Дозволити Відображати зміни списку значеньні.

  4. Послідовно виберіть елементи файл а потім натисніть кнопку зберегтиабо натисніть сполучення клавіш Ctrl + S Зображення кнопки .

Вибір іншої форми для редагування списку значень

За промовчанням програма Access пропонує вбудовані форми для редагування списку значень. Якщо у вас є іншій формі, які ви хочете використовувати для цього, можна ввести ім'я форми в полі властивості Форма редагування елементів списку в такий спосіб:

  1. Клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів і в контекстному меню, натисніть кнопку Режим конструктора або режим розмітки .

  2. Клацніть елемент керування, виберіть його та натисніть клавішу F4, щоб відкрити аркуш властивостей.

  3. На вкладці дані аркуша властивостей натисніть стрілку розкривного меню в полі властивості Форма редагування елементів списку .

  4. Виберіть форму, яку потрібно використовувати для редагування списку значень.

  5. Перейдіть на вкладку файл а потім натисніть кнопку зберегтиабо натисніть сполучення клавіш Ctrl + S Зображення кнопки .

Перевірте поля підстановки у формі

  1. Відкрийте форму в документа або в Режимі конструктора.

  2. Клацніть правою кнопкою миші на поле або поле зі списком елемент керування — список і виберіть пункт Властивості.

  3. У вікні властивостей відкрийте вкладку Усі та знайдіть властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків . Властивість Тип джерела рядків має містити Список значень або Таблиця/запит, а властивість Джерело рядків має містити список елементів, розділяючи їх крапкою з комою, або запит. Додатковий простір клацніть правою кнопкою миші властивість і виберіть елемент збільшити або сполучення клавіш Shift + F2.

    Зазвичай, списки значень, використовуйте цей базовий синтаксис: "елемент";" елемент";" елемент"

    У цьому випадку у списку – це набір елементів взято в подвійні лапки та розділених крапкою з комою.

    Вибіркових запитів за допомогою цього базовий синтаксис: Виберіть [table_or_query_name]. [ field_name] FROM [table_or_query_name].

    У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю або запит і полів у таблиці або запиту. Друге речення посилається лише на таблицю або запит. Нижче наведено ключові точки пам'ятати: речення SELECT немає потреби містять ім'я таблиці або запиту, хоча ми рекомендуємо, і вони має містити принаймні одне поле ім'я. При цьому всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит. Таким чином, можна завжди знайти джерело таблицю або запит для поля підстановки, речення FROM.

  4. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо ви використовуєте список значень, редагування елементів у списку. Переконайтеся, що кожний елемент взято в подвійні лапки та відокремлено крапкою з комою.

    • Запит на вкладці список посилань на інший запит, відкриття, другий запит у Режимі конструктора (правою кнопкою миші запит в області переходів і виберіть пункт Режим конструктора). Зверніть увагу на ім'я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів і перейдіть до наступного кроку.

      В іншому випадку, якщо запит у поле підстановки посилається на таблицю, зверніть увагу на ім'я таблиці та перейдіть до наступного кроку.

  5. Відкрийте таблицю у Вікні табличного подання данихі потім редагувати елементи списку, за потреби.

Перевірте поля підстановки у таблиці

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. У верхній частині у бланку запиту у стовпці Тип даних , натисніть кнопку або в іншому разі перемістіть фокус до будь-який текст, числа, або поле «так/ні».

  3. У нижній частині бланку таблиці виберіть вкладку Підстановка і виберіть Переглянути властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків .

    Властивість Тип джерела рядків має у Списку значень або Таблиця/запит. Властивість Джерело рядків має містити список значень або запит.

    Списки значень за допомогою цього базовий синтаксис: "елемент";" елемент";" елемент"

    У цьому випадку у списку – це набір елементів взято в подвійні лапки та розділених крапкою з комою.

    Зазвичай вибіркових запитів за допомогою цього базовий синтаксис: Виберіть [table_or_query_name]. [ field_name] FROM [table_or_query_name].

    У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю або запит і полів у таблиці або запиту. Друге речення посилається лише на таблицю або запит. Нижче наведено ключові точки пам'ятати: речення SELECT немає потреби містять ім'я таблиці або запиту, хоча ми рекомендуємо, і вони має містити принаймні одне поле ім'я. При цьому всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит. Таким чином, можна завжди знайти джерело таблицю або запит для поля підстановки, речення FROM.

  4. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо ви використовуєте список значень, редагування елементів у списку. Переконайтеся, що кожний елемент взято в подвійні лапки та відокремлено крапкою з комою.

    • Якщо запит у поле підстановки посиланнями іншого запиту, в області переходів, відкрийте цей другий запит у режимі конструктора (клацніть правою кнопкою миші запит і натисніть кнопку Режим конструктора). Зверніть увагу на ім'я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів і перейдіть до наступного кроку.

      В іншому випадку, якщо запит у поле підстановки посилається на таблицю, зверніть увагу на ім'я таблиці та перейдіть до наступного кроку.

  5. Відкрийте таблицю у Вікні табличного подання данихі потім редагувати елементи списку, за потреби.

На початок сторінки

Видалення даних зі списку значень або поля підстановки

Елементи в списку значень містяться в тій самій таблиці, що містить інші значення в записі. На відміну від даних у полі підстановки знаходяться в одній або кількох таблицях. Щоб видалити дані зі списку значень, відкрийте таблицю і редагування елементів.

Видалення даних зі списку підстановки потребує додаткових кроків, які залежать від того, чи запит для списків підстановки отримує дані з іншої таблиці або іншого запиту. Якщо запит для списку підстановки отримує дані з таблиці, визначте цю таблицю та поле з даними, які відображаються в списку. Після цього відкрийте вихідну таблицю та змініть дані в цьому полі. Якщо запит для списку підстановки отримує дані з іншого запиту, відкрийте цей другий запит, знайдіть вихідні таблицю та поле, звідки другий запит отримує дані, а потім змініть значення в таблиці.

Видалення даних зі списку значень

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. У верхній частині конструктора виберіть поле таблиці, що містить список значень.

  3. У нижній частині перейдіть на вкладку Підстановка та знайдіть властивість Джерело рядків.

    За замовчуванням елементи в списку значень узято в подвійні лапки та розділено крапками з комою: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. За потреби видаліть елементи зі списку. Не забудьте видалити лапки для кожного видаленого елемента. Крім того, не лишайте крапку з комою на початку, не лишайте пусті пари крапок із комою (;;), нарешті, видаляючи останній елемент у списку, не лишайте крапку з комою в кінці.

    Увага!    Якщо ви видаляєте елемент зі списку значень, а записи в таблиці вже використовують цей видалений елемент, він лишається частиною запису, доки ви не зміните запис. Припустімо, що у вашої компанії є склад у місті А, але згодом вона продає цю будівлю. Якщо ви видалите "Місто А" зі списку складів, "Місто А" залишиться в таблиці, доки ви не зміните ці значення.

Видалення даних із поля підстановки

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. У верхній частині конструктора виберіть поле підстановки.

  3. У нижній частині перейдіть на вкладку Підстановка та знайдіть властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків.

    Для властивості Тип джерела рядків має відображатися значення Таблиця/Запит, а властивість Джерело рядків має містити запит, який посилається на таблицю або інший запит. Запити для полів підстановки завжди починаються зі словом ВИДІЛІТЬ.

    Зазвичай (але не завжди) вибірковий запит має такий основний синтаксис: SELECT [ім’я_таблиці_або_запиту].[ім’я_поля] FROM [].

    У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю та поле в цій таблиці, а друге речення посилається лише на таблицю. Пам’ятайте: речення FROM завжди вказує ім’я вихідної таблиці або запиту. Речення SELECT не обов’язково містять ім’я таблиці або запиту, проте вони завжди містять ім’я принаймні одного поля. При цьому всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит.

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • Запит у поле підстановки посилається на інший запит, натисніть кнопку побудувати (на вкладці дані аркуша властивостей натисніть кнопку Кнопка "Конструктор" далі) для відкриття запиту в режимі конструктора. Занотуйте ім’я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів, а потім перейдіть до кроку 5.

    • Якщо запит у полі підстановки посилається на таблицю, занотуйте ім’я таблиці та перейдіть до кроку 5.

  5. Відкрийте таблицю, джерела у Вікні табличного подання даних.

  6. Знайдіть поле з даними, які використовуються в списку підстановки, а потім змініть дані.

На початок сторінки

Як типи даних вплине на введення даних

Під час створення таблиці бази даних, виберіть тип даних для кожного поля в таблиці, процес, який забезпечує точнішого введення даних.

Перегляд типів даних

Виконайте одну з таких дій:

Використання табличного подання даних

  1. Відкрийте таблицю в Поданні таблиці.

  2. На вкладці поля у групі форматування перегляньте значення у списку тип даних. Значення зміни під час розмістіть курсор у різних полів у таблиці:

    Список типів даних

Використання режиму конструктора

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. Подивіться на сітці конструктора. Верхньому розділі бланка відображається на ім'я та тип даних кожного поля таблиці.

    Поля в поданні конструктора

Типи даних, як впливають введення даних

Тип даних, які встановлюються для кожного поля таблиці містить перший рівень контроль над типу даних дозволена в поле. У деяких випадках, наприклад довгий текстового поля можна ввести дані, які ви хочете. В інших випадках, наприклад поле "Лічильник" настройки для поля типу даних запобігає введенню будь-яку інформацію на всіх. У цій таблиці наведено типи даних цього Access надає а також описано, як вони впливають на введення даних.

Додаткові відомості про типи даних для настільних баз даних Access і змінити або змінення типу даних настроювання для поля.

Тип даних

Вплив на введення даних

Короткий текст

Зверніть увагу, що, починаючи з версії Access 2013, тип даних "Текст" називається Короткий текст.

Короткі текстові поля прийняти текстові або числові символи, зокрема списки елементів із символами. Текстове поле приймає меншу кількість символів, ніж довгий текстове поле – від 0 до 255 символів. У деяких випадках за допомогою функції перетворення для обчислень дані з коротке текстове поле.

Довгий текст

Зверніть увагу, що починаються у програмі Access 2013, даних Memo типи перейменовано на Довгий текст.

Ви можете ввести великих обсягів тексту та числові дані в цей тип поля до 64 000 символів. Крім того, вибрано поле для підтримки форматованого тексту для форматування, можна застосовувати типи форматування, що ви зазвичай знайти текстовий програми, наприклад Word. Наприклад, можна стосуються шрифти й розміри шрифтів певні символи в тексті та зробити їх жирним або курсивом і т. д. Мова розмітки гіпертексту (HTML) позначки можна також додати до даних. Додаткові відомості про Вставлення та додавання поля форматованого тексту для блоґів.

Крім того, поля «довгий текст» має властивості називається Лише на додавання. Коли цю властивість, можна додавати нові дані до довгий текстового поля, але не можна змінити наявні дані. Ця функція, призначена для використання у програмах, таких як бази даних відстеження, де потрібно зберігати постійний запис, який залишається незмінним. Під час наведення курсору на довгий текстового поля з Додавання лише властивості увімкнуто за промовчанням, текст у полі зникне. Будь-які зміни форматування або не можна застосувати до тексту.

Як короткі текстові поля можна також сформувати функції перетворення даних у полі довгий текст.

Число

У полі цього типу можна ввести лише числа, і можна виконувати обчислення значення в числовому полі.

Велике число

Зверніть увагу, що багато типів даних, доступні лише в Office 365 передплати версію програми Access.

У полі цього типу можна ввести лише числа, і можна виконувати обчислення значення в полі багато.

Докладні відомості див. в статті Використання типу даних "Велике число".

Дата й час

У полі цього типу можна ввести лише значення дати й часу. 

Ви можете встановити маски вводу для поля (ряди символів і покажчика місця заповнення, які відображаються під час виділення поля), потрібно вводити дані в інтервалів і формат, який містить маску. Наприклад, якщо відображається маска РРРР, потрібно ввести Oct 11 2017 в полях. Не можна ввести ім'я повний місяць, або значення рік двома цифрами. Додаткові відомості про керування форматами введення даних за допомогою масок вводу.

Якщо ви не створите маски вводу, можна ввести значення, використовуючи будь-який припустимий формат дати або часу. Наприклад, можна ввести 11 жовтня 2017, 10, 11, 17, 11 жовтень 2017 і так далі.

Також можна застосувати формат відображення в полі. В тому випадку, якщо немає маски вводу, можна ввести значення в майже будь-якому форматі, але у програмі Access відобразиться дати відповідно до формату відображення. Наприклад, можна ввести 11/10/2017, але формат відображення може бути настроєно таким чином, що відображається як Жов-11-2017 значення.

Додаткові відомості про Вставлення сьогоднішньої дати.

Грошова одиниця

У полі цього типу можна ввести лише значення грошової одиниці. Крім того, ви не потрібно вручну ввести символ грошової одиниці. За замовчуванням буде застосовано потрібний символ грошової одиниці (¥, £, $ і так далі), указаний у регіональних параметрах ОС Windows. За потреби можна змінити цей символ грошової одиниці, щоб вони відображали різними валюта.

автонумерація;

Не можна ввести або змінення даних у полі цього типу в будь-який час. Доступ до збільшено значення в поле "Лічильник" під час додавання нового запису до таблиці.

Обчислюваний

Не можна ввести або змінення даних у полі цього типу в будь-який час. Вираз, що визначає визначається результати цього поля. Access оновлює значення в полі обчислення під час кожного додавання або редагування нового запису до таблиці.

Так/Ні

Після натискання кнопки полів, які настроєно для цього типу даних, у програмі Access відобразиться прапорця або розкривний список, залежно від способу форматування поле. Якщо відформатувати поля, щоб відобразити список, можна вибрати зі списку, ще раз, залежно від форматування, застосоване до поля так або ні, True або False, або на або Вимкнути . Не можна ввести значення у списку або змініть значення у списку безпосередньо з форми або таблиці.

об’єкт OLE;

Цей тип поля використовується, якщо потрібно відображати дані з файлу, створені за допомогою іншої програми. Наприклад, можна відобразити текстового файлу, діаграми Excel або наборі слайдів PowerPoint в поле об'єкт OLE.

Вкладення надають швидше, простіше і більш гнучкі спосіб перегляду даних з інших програм.

Hyperlink

У полі цього типу можна ввести будь-які дані та Access переноситься його у веб-адресу. Наприклад, якщо ви ввели значення в полі, Access оточує текст із http://www.your_text. com. Якщо ввести неприпустиме веб-адресу посилання буде працювати. В іншому разі ваше посилання, це призведе до повідомлення про помилку.

Крім того, редагування наявних гіперпосилань може бути складно оскільки клацання на полі гіперпосилання за допомогою миші запускається в браузері та перенаправляє до сайту, указаний у посиланні. Для редагування поля "гіперпосилання", буде вибрано поле суміжних, перемістіть фокус до поля гіперпосилання» за допомогою клавіші ТАБУЛЯЦІЇ або стрілка і натисніть клавішу F2, щоб увімкнути редагування.

вкладення;

Можна вкласти даних з інших програм цей тип поля, але не можна ввести або в іншому разі введення тексту або числові дані.

Додаткові відомості про вкладення файлів і графіки до записів у базі даних.

Майстер підстановок

Майстер підстановок – це тип даних. Натомість використовуйте майстер для створення два типи розкривних списків: списки значень і поля підстановки. У списку значень використовується з роздільниками список елементів, які вводяться вручну під час використання майстра підстановок. Ці значення може бути незалежно від інших даних і об'єктів у базі даних.

На відміну від поля підстановки використовує запит для отримання даних з одного або кількох таблиць у базі даних. Поле підстановки натисніть відображає дані в розкривному списку. За замовчуванням в майстрі підстановок установлює поля таблиці на числовий тип даних.

Ви можете працювати з полів підстановки безпосередньо в таблиці а також у формах і звітах. За промовчанням, значення в полі підстановки відображаються в списку керування називається поле зі списком, список, який містить стрілку розкривного меню:

пустий список підстановки

Також можна список, яка відображає кілька елементів за допомогою смуги прокручування, щоб побачити більше елементів:

Типовий елемент керування — список у формі

Залежно від настройок поле підстановки а поле зі списком можна редагувати елементи у списку та додавання елементів до списку, вимкнувши Обмежити списком властивостей поля підстановки.

Якщо ви не можна редагувати безпосередньо значень у списку, потрібно додати або змінити дані в списку попередньо визначених значень, або в таблиці, яке використовується як джерело для поля підстановки.

Нарешті, під час створення поля підстановки, можна також установити для підтримки кількох значень. Після цього списку відображається прапорець біля кожного елемента списку, і можна встановити або зняти якомога більше елементів, за потреби. На рисунку показано типове багатозначного списку:

Список із прапорцями

Додаткові відомості про створення багатозначного поля підстановки полів і використання отримані списки про створення або видалення багатозначне поле.

На початок сторінки

Вплив таблиці властивості поля так, як введення даних

На додачу до принципів дизайну, що контролюють структури бази даних і типів даних, які необхідно ввести до вказаного поля кілька властивостей поля також можуть впливати на спосіб введення даних до бази даних Access.

Перегляд властивостей для поля таблиці

Програма Access пропонує два способи, щоб переглянути властивості для поля таблиці.

У вікні табличного подання даних

  1. Відкрийте таблицю в Поданні таблиці.

  2. Перейдіть на вкладку поля й використання елементів керування у групі форматування , щоб переглянути властивості для кожного з полів таблиці.

У режимі конструктора

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. У нижній частині бланка перейдіть на вкладку загальні , якщо його ще не вибрано.

  3. Щоб переглянути властивості поля підстановки, відкрийте вкладку Підстановка .

Як властивості вплинути на введення даних

У наведеній нижче таблиці перелічено властивості, які мають найбільш ефективно на введення даних і пояснюється, як вони впливають на введення даних.

Властивість

У бланку таблиці

Можливі значення

Поведінка під час введення даних

Розмір поля

Вкладка Загальні

від 0 до 255

Кількість символів застосовується лише до поля з типом даних "текст". Під час введення більше, ніж на вказану кількість символів, поле вирізання їх.

Обов’язковий

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо ввімкнуто, цю властивість вимагає ввести значення в полі, а Access не дасть змогу зберегти будь-які нові дані до завершення необхідні поля. Коли було вимкнуто, поле прийматиме пусті значення, тобто поле можна залишаються пустий.

Null-значення – це не те ж саме як нульові значення. Нуль — це цифра, а «null» – це відсутнє, невизначене або невідоме значення.

Дозволити рядки нульової довжини.

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо ввімкнуто, можна ввести рядки нульової довжини, рядки, які містять без символів. Щоб створити рядок нульової довжини, який пару подвійних лапок у полі введіть (» «).

Індексовано

Вкладка Загальні

Так/Ні

Коли ви індекс для поля таблиці, Access забороняє додавання повторюваних значень. Також можна створити індекс з кількох полів. Якщо ви зробите це, ви можете дублювати значення в одній області, але не в обох полів.

Маска вводу

Вкладка Загальні

Попередньо визначені та настроювані набори символів і покажчика місця заповнення

Маски вводу відображається запит на введення даних у форматі, визначених. Маски відображаються під час виділення поля таблиці або елемента керування на формі. Припустімо, ви клацніть поле дати, відображається такий набір символів: ДД-МММ-РРРР. Що таке маски вводу. Вимагає ввести значення місяця у вигляді трьох букв, наприклад ЖОВТ. а значення року чотирма цифрами, наприклад, Жовтень-15-2017.

Маски вводу лише контролювати процес введення даних, не те, як отримати доступ до сховища або відображення даних.

Додаткові відомості можна знайти керування форматами введення даних за допомогою масок вводу та форматування поле дати й часу.

Обмежити списком

Вкладку Підстановка

Так/Ні

Вмикає або вимикає зміни до елементів у полі підстановки. Іноді користувачі намагаються змінення елементів у полі підстановки вручну. Якщо Access забороняє змінення елементів у полі, ця властивість має значення так. Якщо активовано цю властивість і вам потрібно змінити елементи списку, необхідно відкрити список (якщо ви хочете редагування списку значень) або таблицю, яка містить вихідні дані для списку, (якщо ви хочете, щоб змінити поле підстановки) і змініть значення є.

Відображати зміни списку значень

Вкладку Підстановка

Так/Ні

Вмикає або вимикає команду Змінити елементи списку для списку значень, а не для поля підстановки. Щоб увімкнути цю команду для полів підстановки, введіть припустиме ім'я форми в полі властивості Форма редагування елементів списку . Команда "значення Відображати зміни списку значень" з'являється в контекстному меню, яке відкривається, клацнувши правою кнопкою миші елемента списку або поля зі списком керування ' '. Під час виконання команди, відобразиться діалогове вікно Змінення елементів списку . З іншого боку, якщо вказати ім'я форми в полі властивості Форма редагування елементів списку , програма Access запустить цієї форми замість відображення діалогового вікна.

Можна виконати команду Змінити елементи списку зі списку, а поле зі списком знаходиться у формах і поле зі списком у таблиці та результатів запиту наборів. Форми слід відкрити в поданні конструктора або поданні перегляду; таблиці та набори результат запиту має бути відкрито у вікні табличного подання даних.

Форма редагування елементів списку

Вкладку Підстановка

Ім'я форми для введення даних

Якщо ввести ім'я форми для введення даних як значення цієї властивості таблиці, форма, що Відкриється, коли користувач виконує команду Змінити елементи списку . В іншому випадку діалогове вікно Змінення елементів списку відображається, якщо користувачі виконайте команду.

На початок сторінки

Використання Каскадне оновлення для змінення значення первинного та зовнішнього ключа

Час від часу вам доведеться оновити значення первинного ключа. Якщо ви використовуєте цей первинний ключ, як зовнішній ключ, можна автоматично оновити зміни через всі екземпляри дочірній зовнішній ключ.

Як нагадування, первинний ключ – це значення, яке ідентифікує кожний рядок (запис) у таблиці бази даних. Зовнішній ключ – це стовпець, який відповідає первинний ключ. Зазвичай, зовнішніх ключів розташовано в інших таблицях, і вони дають змогу створити зв'язок між дані в таблиці (посилання).

Припустімо, наприклад, число Ідентифікатор продукту, використовується як первинний ключ. Один ідентифікаційний номер унікальний ідентифікатор одного продукту. Ви також використовувати ідентифікаційний номер як зовнішній ключ у таблиці Замовлення даних. Таким чином, ви можете знайти всіх замовлень, які передбачають кожного продукту, оскільки щоразу, коли хтось робить замовлення для цього продукту, Ідентифікатор стає частиною порядку.

Іноді ці Ідентифікаційні номери (або інших типів первинних ключів), змінюється. Якщо так, ви можете змінити значення первинного ключа і ці зміни автоматично Каскадне всі зв'язані дочірні записи. Цього потрібно активувати, увімкнувши цілісності даних і каскадні оновлення між двома таблицями.

Пам'ятайте, що ці важливі правила:

  • Можна ввімкнути Каскадне оновлення лише для полів первинного ключа для типів даних текст або номер. Каскадне оновлення не можна використовувати для полів до типу даних "Лічильник".

  • Можна ввімкнути Каскадне оновлення лише між таблицями мають зв'язок «один до багатьох».

Щоб отримати додаткові відомості про створення зв'язків. відображення посібник із роботи з таблицями та створення, редагування та видалення зв'язків.

Наведених нижче процедур йти рука в руку і пояснюється, як спочатку створіть зв'язок а потім активувати Каскадне оновлення для цього зв'язку.

Створення зв'язку

  1. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Зв’язки.

  2. На вкладці Конструктор у групі зв'язки натисніть кнопку Відобразити таблицю.

  3. У діалоговому вікні Відображення таблиці виберіть вкладку таблиці , виберіть таблиці, який потрібно змінити, натисніть кнопку Додатиі натисніть кнопку закрити.

    Можна натискати клавішу SHIFT, щоб вибрати кілька таблиць, або ви можете додати окремо кожну таблицю. Виберіть таблиці сторін зв'язку "один" і "багато".

  4. У вікні " зв'язки " первинний ключ із таблиці на боці зв'язку "один" перетягнути його в полі зовнішнього ключа таблиці на стороні "багато" зв'язку.

    Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків. На рисунку нижче зображено діалогове вікно:

    Діалогове вікно «Редагування зв’язків» із наявними зв’язками

  5. Установіть прапорець Забезпечення цілісності даних і натисніть кнопку створити.

Увімкнення Каскадне оновлення в первинних ключів

  1. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Зв’язки.

  2. Вікно « зв'язки » відображається та відображає об'єднання (який відображено як сполучні лінії) між двома таблицями в базі даних. На рисунку нижче показано типовий зв'язок:

  3. Клацніть правою кнопкою миші лінію зв'язку між таблицями батьківські та дочірні і виберіть пункт Змінити зв'язок.

    Зв’язок між двома таблицями

    Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків. На рисунку нижче зображено діалогове вікно:

    Діалогове вікно «Редагування зв’язків»

  4. Виберіть пункт Каскадне оновлення пов'язаних полів, переконайтеся, що встановлено прапорець Забезпечення цілісності даних і натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Чому ідентифікатори іноді також, здається, пропустіть числа

Під час створення поля, задати тип даних "Лічильник", Access автоматично створює значення для цього поля в кожному новому записі. Продавцем значення за промовчанням, щоб кожен новий запис отримує наступного доступні порядковий номер. Тип даних "Лічильник" призначена для постачання значення, яке підходить для використання як первинний ключ. Додаткові відомості про Додавання, настроювання, змінити або видалення первинного ключа.

Під час видалення рядка з таблиці, що містить поля, задати тип даних "Лічильник", значення в поле "Лічильник" для цього рядка не повторно завжди автоматично. Для цієї причини, число, яке створюється у програмі Access не може бути номер ви очікуєте, щоб переглянути, а проміжки може відображатися в послідовності ідентифікатори – це розроблено. Слід мають лише унікальність значення в поле "Лічильник" а не їх послідовності.

На початок сторінки

Групове оновлення даних за допомогою запитів

Додавання, оновлення, а видалити запитів – це ефективний спосіб додавання, змінення або видалення записів групами. Крім того, оновіть буде простіше й ефективніше виконувати під час використання добре принципи розробки бази даних. За допомогою додавання, оновлення або видалення запиту можна час заставки, тому що також можна повторно використовувати запит.

Увага!    Резервні копії даних, перш ніж використовувати ці запити. Маючи резервної копії під рукою може допомогти вам швидко виправити будь-які помилки, ви можете випадково зробити.

Додавання запитів    Можна додати багато записів до одного або кількох таблиць. Одна з моди використання запиту на додавання – для додавання групи записів з однієї або кількох таблиць вихідної бази даних до однієї або кількох таблиць у базі даних призначення. Припустімо, що ви придбати кілька нових клієнтів і бази даних, яка містить таблиці даних про клієнтів. Щоб не вводити ці нові дані вручну, можна буде додавати його до відповідних однією або кількома таблицями в базі даних. Додаткові відомості про Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.

Оновлення запитів    Використання для додавання, змінення або видалення частини (але не всі) з багатьох наявних записів. Запити на оновлення можна вважати функціональним варіантом діалогового вікна Пошук і заміна. Введення виберіть умову (приблизний еквівалент рядок пошуку) та критерій оновлення (приблизний еквівалент Заміна рядка). На відміну від діалогового вікна запитів на оновлення можна прийняти кілька умов, дають змогу оновлювати багато записів за один раз і дають змогу змінювати записи в кількох таблицях. Додаткові відомості про створення та запуск запиту на оновлення.

Видалення запитів    Якщо ви хочете, щоб швидко видалити багато даних або видалення набору даних на регулярній основі, видалити зручно використовувати, тому, що запити можна вказати критерії для швидкого пошуку та видалення даних. Додаткові відомості можна знайти способи додавання, редагування та видалення записів.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×