Розповсюдження звіту в електронному вигляді

За допомогою програми Microsoft Office Access можна розповсюджувати звіти Access. Наприклад, за допомогою команди Електронна пошта в меню кнопки Microsoft Office можна швидко експортувати та надсилати звіти як вкладення повідомлень електронної пошти. Можна також експортувати звіт як файл, а потім розповсюдити файл кількома різними способами. За допомогою способів електронного розповсюдження можна швидко надати важливі відомості користувачам, яким вони потрібні. Окрім того, за допомогою файлів можна створювати резервні копії та архіви звітів, а також заощаджувати папір у ситуаціях, коли друковані копії звітів не потрібні.

У цій статті наведено різні формати файлів, за допомогою яких можна експортувати звіт, і описано різні способи розповсюдження звітів серед одержувачів.

Виберіть дію

Опис форматів файлів, у які можна експортувати звіт

Розповсюдження звіту за допомогою команди «Електронна пошта»

Розповсюдження звіту іншими способами

Опис форматів файлів, у які можна експортувати звіт

Звіт можна експортувати в кілька форматів файлів. Однак не всі з них зберігають макет і форматування вихідного звіту. Наприклад, якщо експортувати звіт як файл HTML (*.htm або *.html), RTF (*.rtf) або текстовий файл (*.txt), кінцевий файл міститиме не всі візуальні елементи, наявні у вихідному звіті, наприклад графіку, кольори, лінії або рамки. Проте деякі формати файлів зберігають макет і форматування вихідного звіту. До них належать формат знімка (*.snp), PDF (*.pdf) і XPS (*.xps). У цій статті описується використання цих трьох форматів файлів.

У наведеній нижче таблиці перераховуються всі доступні формати для експортування звіту та програми, за допомогою яких ви з одержувачами зможете відкривати кінцеві файли.

Формат

Розширення файлу

Програми для відкривання файлу

HTML

*.htm; *.html

Браузери, наприклад Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.pdf

Безкоштовні програми сторонніх розробників для читання файлів PDF.

RTF

*.rtf

Програми для обробки тексту, наприклад Microsoft Office Word і WordPad.

Знімок

*.snp

Засіб перегляду знімків (Microsoft), який можна завантажити з вузла Microsoft Download Center. Посилання на безкоштовне завантаження наведено в розділі Див. також.

Текст

*.txt

Програми для обробки та редагування тексту, наприклад Word і «Блокнот».

XPS

*.xps

  • В операційній системі Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 або Microsoft Windows XP.    XPS-переглядач (Microsoft), який можна отримати за допомогою завантаження пакета XPS Essentials Pack (Microsoft). Щоб отримати докладніші відомості про пакет XPS Essentials Pack (Microsoft), див. посилання в розділі Див. також.

  • В операційній системі Windows Vista.    Microsoft Internet Explorer 7.0 або новішої версії.

Примітка : Параметри Формат PDF (*.pdf) і Формат XPS (*.xps) стають доступні після інсталяції надбудови. Докладніше про підтримку цих форматів файлів див. у розділі Див. також.

Вгорі сторінки

Розповсюдження звіту за допомогою команди «Електронна пошта»

Один із найшвидших способів розповсюдження звітів у програмі Office Access 2007 – використання команди Електронна пошта в меню кнопки Microsoft Office. Лише після кількох клацань мишею програма Access експортує звіт до потрібного формату файлу, а потім створить нове повідомлення електронної пошти із вкладеним до нього файлом.

  1. В області переходів виберіть звіт, який потрібно надіслати в повідомленні електронної пошти.

  2. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки , а потім виберіть пункт Електронна пошта.

  3. У діалоговому вікні Надіслати об’єкт як виберіть потрібний формат виводу, а потім натисніть кнопку ОК. Пам’ятайте, що тільки параметри Формат знімка (*.snp), Формат PDF (*.pdf) і Формат XPS (*.xps) збережуть макет і форматування вихідного звіту.

    Програма Office Outlook 2007 відкриє нове повідомлення електронної пошти із вкладеним файлом указаного типу.

  4. У полі Кому введіть адресу електронної пошти одержувача, у полі Тема введіть тему, а в області повідомлення введіть повідомлення.

    Порада : За промовчанням файл, що надсилається таким способом, не зберігається на комп’ютері. Якщо потрібно зберегти копію файлу на комп’ютері, правою кнопкою миші клацніть вкладення в полі Вкладено, а потім у контекстному меню виберіть пункт Зберегти як.

  5. Натисніть кнопку Надіслати.

Вгорі сторінки

Розповсюдження звіту іншими способами

Якщо для розповсюдження звіту не потрібно використовувати команду Електронна пошта, можна спочатку експортувати звіт у потрібний формат файлу, а потім надіслати його таким чином, як будь-який інший файл. Наприклад, можна скопіювати файл на знімний носій (компакт-диск, дискета або USB-диск), а потім надіслати його одержувачам. Також можна скопіювати файл до спільної мережної папки чи бібліотеки документів на сайті служб Microsoft Windows SharePoint Services, а потім повідомити одержувачам про розташування файлу.

У наведених нижче розділах описуються способи експортування звіту як файлу знімка (*.snp), PDF (*.pdf) або XPS (*.xps), який потім можна розповсюдити потрібним способом.

Експортування звіту як файлу знімка

Щоб мати можливість перегляду файлів знімків, на вашому комп’ютері та комп’ютерах одержувачів потрібно інсталювати засіб перегляду знімків (Microsoft). У попередніх версіях програми Access разом із нею інсталювався засіб перегляду знімків. Однак у версії Office Access 2007 він не інстальований. Щоб переглянути файл знімка, потрібно завантажити та інсталювати безкоштовний засіб перегляду знімків (Microsoft) із вузла Microsoft Download Center. Оскільки для завантаження засобу перегляду знімків ліцензія Office Access 2007 не потрібна, користувачі, які не інсталювали на своїх комп’ютерах програму Access 2007, також можуть завантажити засіб перегляду знімків, щоб за його допомогою переглядати створені файли знімків. Посилання на завантаження міститься в розділі Див. також.

  1. В області переходів виберіть звіт, який потрібно експортувати.

  2. На вкладці Зовнішні дані у групі Експорт натисніть кнопку Додатково, а потім виберіть пункт Засіб перегляду знімків.

  3. На першій сторінці майстра Експорт – Засіб перегляду знімків у полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу або натисніть кнопку Огляд, щоб вибрати інше розташування, у якому потрібно зберегти файл.

  4. Якщо потрібно переглянути знімок одразу після створення, у розділі Виберіть параметри експорту установіть прапорець Відкрити кінцевий файл після завершення операції експортування.

  5. Натисніть кнопку ОК.

    Якщо у вказаній папці вже існує файл із таким іменем, програма Access запропонує замінити наявний файл або ввести нове ім’я. Натисніть Так, щоб замінити файл, або Ні, щоб ввести інше ім’я файлу.

    Програма Access створить файл знімка. Якщо програму Access настроєно на відкриття кінцевого файлу, а на комп’ютері інстальовано засіб перегляду знімків, то програма запуститься й відобразить файл знімка. Якщо засіб перегляду знімків не інстальовано на комп’ютері, повідомлення не з’явиться, а файл знімка не відобразиться. Однак його все одно можна розповсюджувати серед інших користувачів.

  6. Щоб зберегти етапи щойно виконаної процедури для її швидкого повторення згодом, установіть прапорець Зберегти етапи експортування, а потім введіть імена й опис етапів. Щоб створити завдання Outlook, що дає змогу запланувати операції експорту на майбутнє, установіть прапорець Створити завдання Outlook.

    Докладніше про планування операцій імпорту й експорту див. у розділі Див. також.

Експортування звіту як файлу *.pdf або *.xps

Щоб експортувати звіти у формати файлів *.pdf або *.xps, спочатку потрібно інсталювати надбудову. Щоб отримати докладніші відомості про інші формати файлів, наприклад *.pdf і *.xps, перейдіть за посиланнями в розділі Див. також цієї статті.

Після інсталяції надбудови експортуйте звіт як файл *.pdf або *.xps за допомогою такої процедури.

  1. В області переходів виберіть звіт, який потрібно експортувати.

  2. На вкладці Зовнішні дані у групі Експорт натисніть кнопку PDF або XPS.

  3. У діалоговому вікні Опублікувати як PDF або XPS у полі Тип файлу виберіть тип файлу, у який потрібно експортувати звіт.

  4. Щоб змінити ім’я, з яким буде збережено звіт, у полі Ім’я файлу введіть нове ім’я.

  5. Щоб відкрити звіт одразу після його експортування, установіть прапорець Відкрити файл після публікації. Якщо на комп’ютері не інстальовано програму, що дає змогу відкрити цей тип файлу, цей параметр недоступний.

  6. У розділі Оптимізація виконайте одну з таких дій:

    • Щоб оптимізувати звіт, перетворивши його на більший файл із вищою роздільною здатністю (рекомендовано для друку), виберіть пункт Стандартний.

    • Щоб оптимізувати звіт, перетворивши його на менший файл із нижчою роздільною здатністю (рекомендовано для публікування в Інтернеті), виберіть пункт Мінімальний розмір.

  7. Натисніть кнопку Опублікувати.

    Програма Access створить файл *.pdf або *.xps. Якщо в параметрах програми Access вибрано відкривання файлу після публікування, відповідна програма запуститься та відобразить файл.

  8. Щоб зберегти етапи щойно виконаної процедури для її швидкого повторення згодом, установіть прапорець Зберегти етапи експортування, а потім введіть імена й опис етапів. Щоб створити завдання Outlook, що дає змогу запланувати операції експорту на майбутнє, установіть прапорець Створити завдання Outlook.

    Докладніше про планування операцій імпорту й експорту див. у розділі Див. також.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×