Рекомендовані способи використання календаря Outlook

Рекомендовані способи використання календаря Outlook

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Календар Outlook повністю інтегровано з електронною поштою, контактами та іншими функціями. Ця інтеграція робить календар однією з найпопулярніших функцій програми Outlook. У цій статті ви ознайомитесь із різноманітними функціями календаря та дізнаєтесь, як їх використовувати. Крім того, стаття містить відомості про певні вдосконалення календаря, що допоможуть вам працювати більш узгоджено.

Примітка :  До пакетів оновлень програми Outlook 2007 додано багато вдосконалень календаря. Тому радимо використовувати програму Outlook 2007 із пакетом оновлень 3 (SP3) або пізнішої версії. Інформація в розділах нижче стосується програми Outlook 2007 із пакетом оновлень SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 і Outlook 2016.

Пересилання запрошень на нараду

Якщо використовується програма Outlook 2007, не варто пересилати запрошення на нараду. Це може призвести до втрати нарад або до їх невідповідності. Натомість попросіть організатора наради додати учасника до оригінального запрошення на нараду.

Учасник наради, що використовує програму Outlook 2010 або новішої версії, може пересилати запрошення на нараду іншій особі, яка використовує програму Outlook 2010 або новішої версії, за допомогою функції "Сповіщення про пересилання наради". Якщо скористатися програмою Outlook 2010 або новішої версії, щоб переслати запрошення на нараду користувачу, якого не запрошено від початку, програма Outlook надішле сповіщення про пересилання запрошення на нараду організатору наради. Якщо організатор отримає сповіщення про нараду, нового учасника буде додано до наради організатора. Якщо наявні учасники повинні знати про додавання учасника до наради, організатор має відкрити нараду та надіслати всім учасникам оновлені дані про нараду.

Примітка : Якщо потрібно повідомити певній особі про нараду, не надсилаючи їй запрошення, просто перетягніть запрошення на нараду з календаря на піктограму Пошта в нижній лівій частині вікна програми Outlook. Відкриється повідомлення електронної пошти з відомостями про нараду, які можна надіслати. Зверніть увагу, що створення цього повідомлення електронної пошти не призводить до додавання одержувачів до наради. Це повідомлення лише містить відомості про нараду, наприклад дату, час, тему та порядок денний.

Для користувачів Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 також підтримує сповіщення про пересилання наради в складі функції автозаповнення календаря. Якщо для підключення до поштової скриньки на сервері Exchange Server організації використовується програма Outlook, сповіщення про пересилання наради можуть надсилатися відповідно до настройок Exchange, якщо їх задано адміністратором Exchange. Наприклад, адміністратор Exchange може заборонити надсилання сповіщень про пересилання наради до віддалених доменів.

Учаснику не рекомендовано пересилати запрошення на нараду, якщо адресат не належить до тієї ж самої організації Exchange, що й організатор. Проте це можна робити, якщо виконано всі такі умови:

  • Учасник використовує програму Microsoft Outlook 2010 або її новішу версію.

  • Адміністратор Exchange учасника дозволяє надсилати сповіщення про пересилання наради на віддалені домени.

  • Організатор використовує клієнт Microsoft Outlook.

Якщо учасник використовує іншу поштову систему (не Exchange), ми зазвичай не радимо пересилати запрошення на нараду. Проте це можна робити, якщо виконано всі такі умови:

  • Учасник використовує програму Microsoft Outlook 2010 або її новішу версію.

  • Організатор використовує клієнт Microsoft Outlook.

Якщо організатор із якоїсь причини не отримує сповіщення про пересилання запрошення на нараду, учасники наради не додаються до наради організатора. Якщо організатор пізніше змінить нараду та надішле оновлення, це оновлення надійде тільки початковим запрошеним. Учасники, які раніше одержали переслану копію наради, не отримають це оновлення.

Якщо обмеження перешкоджатиме успішному та послідовному пересиланню запрошень на нараду, слід просто попросити організатора наради додати потрібних учасників. Якщо немає впевненості в тому, що ваше середовище та середовище цих учасників відповідають зазначеним вище умовам, обов’язково попросіть організатора наради додати потрібних учасників.

Примітка :  Представники у програмі Outlook не одержують сповіщення про пересилання наради.

Обробка всіх запрошень на нараду та скасування

Хоча запрошення на нараду можна видалити безпосередньо з папки "Вхідні", його слід належним чином обробити (прийняти або відхилити). Щоб обробляти скасування нарад із папки "Вхідні", завжди використовуйте команду "Видалити з календаря". Не обробляйте запрошення на нараду безпосередньо з модуля "Календар".

Робота з повторюваними нарадами

Установлення дат завершення й обмеження кількості повторень

Програма Outlook дає змогу запланувати нараду, яка містить кілька повторюваних екземплярів. Радимо завжди встановлювати дату завершення й обмежувати низку повторюваних елементів певною кількістю повторів. Найімовірніше, у певний момент повторювану нараду знадобиться змінити. Це може, наприклад, знадобитися, якщо потрібно додати учасників в один екземпляр, видалити їх з одного екземпляра, а також змінити місце або час проведення наради через відпустки або непередбачені обставини. Програма Outlook зберігає кожну таку унікальну зміну як виняток наради. Наради з дуже великою кількістю винятків перетворюються на складну для керування низку нарад. Крім того, велика кількість винятків може спричинити неочікувану поведінку. Коли поточна низка нарад закінчиться, можна завжди створити нову низку. Вибираючи кількість повторень, враховуйте частоту. Якщо нарада повторюється двічі на тиждень протягом року, то кількість екземплярів у такій низці більш ніж на 90 екземплярів перевищуватиме аналогічний показник для низки щомісячних нарад за той самий період.

Завершення повторюваної наради до початкової дати завершення

Незважаючи на можливість скасувати повторювану нараду, слід краще змінити дату завершення для низки. Це дасть змогу вам і учасникам зберегти записи нарад, які відбувалися в минулому. Якщо скасувати повторювану нараду цілком, цей журнал буде втрачено. Краще встановити нову дату завершення, а потім надіслати оновлення всім учасникам. Це допоможе передчасно завершити низку нарад і зберегти записи попередніх нарад.

Примітка :  Якщо завершити низку нарад раніше, винятки, пов’язані з повторюваною нарадою, буде втрачено. Докладні відомості про винятки див. вище в розділі "Установлення дат завершення й обмеження кількості повторень".

Докладні відомості про скасування всіх майбутніх нарад у низці див. в статті Скасування всіх майбутніх нарад у низці.

Змінення організатора

У програмі Outlook немає способу змінити організатора наради. Щоб змінити організатора повторюваної наради, завершіть повторювану нараду. Для цього встановіть передчасну дату завершення та надішліть оновлення всім учасникам. Після виконання цього кроку новий організатор має створити нову нараду.

Докладні відомості про встановлення передчасної дати завершення див. в статті Скасування наради.

Уникнення використання повторюваної наради для надсилання вкладень

Вкладення роблять винятки повторюваної наради ще складнішими. Кожен виняток містить власну копію вкладень. З кожним додаванням винятків до повторюваних нарад створюються нові копії вкладень. Якщо вносити зміни лише до певного набору вкладень, решта винятків залишиться без змін. Якщо між учасниками потрібно розповсюдити останні зміни для певної наради, надайте спільний доступ до документів через службу спільного доступу, наприклад OneDrive. Працівники підприємств можуть скористатися сервером SharePoint або іншим сервером спільних файлів у мережі.

Уникнення копіювання нарад

Програма Outlook завжди видаляє всі зв’язки між скопійованою та вихідною нарадою. Це допомагає запобігти невідповідностям. Новіші версії програми Outlook додають до теми текстовий рядок "Копія:". Це дає змогу легко визначити копії нарад.

Дії, пов’язані зі скопійованими нарадами, призводять до неочікуваних результатів, тому не радимо копіювати наради. Це стосується нарад, скопійованих із календаря іншого користувача або іншої папки вашого календаря.

Докладні відомості про переміщення нарад, організованих в іншій папці календаря, див. у статті

Переміщення нарад Outlook без втрати параметра "надсилання оновлень"

Забезпечення правильної роботи пристроїв, підключених до календаря

Переконайтеся, що на всіх пристроях, які підключаються до календаря, інстальовано останні оновлення. Деякі пристрої використовують протокол безпроводової синхронізації Exchange ActiveSync, щоб синхронізувати календар з іншими папками. До цих пристроїв належать Windows Phone і пристрої на платформі Windows RT, Apple iOS і Android. Пристрої BlackBerry виробництва компанії Research In Motion (RIM) та інші пристрої також можна синхронізувати з календарем.

Щоб отримати додаткові відомості про деякі відомі проблеми, можна знайти: поточні проблеми з Microsoft Exchange ActiveSync і пристроїв сторонніх виробників.

Примітка :  Іноді елементи можуть змінюватися одночасно в кількох клієнтах Outlook і на кількох пристроях. Це може спричинити конфлікти. Щоб зменшити ймовірність їх виникнення, не працюйте з одним елементом у двох або більше клієнтах чи на кількох пристроях протягом відносно короткого періоду часу.

Забезпечення правильної роботи надбудов, інтегрованих із програмою Outlook

Більшість надбудов Outlook (якщо не всі) мають доступ до даних Outlook. Надбудова може змінити елемент Outlook, який ви одночасно редагуєте в програмі Outlook або на іншому пристрої. Це може спричинити конфлікти. Щоб уникнути подібної ситуації, інсталюйте останні оновлення для всіх надбудов або програм, інтегрованих із програмою Outlook. Видаліть або вимкніть програми та надбудови, які не використовуються або які не потрібно інтегрувати із програмою Outlook.

Примітка :  Іноді елементи можуть змінюватися одночасно в кількох клієнтах Outlook і на кількох пристроях. Це може спричинити конфлікти. Щоб зменшити ймовірність їх виникнення, не працюйте з одним елементом у двох або більше клієнтах чи на кількох пристроях протягом відносно короткого періоду часу.

Додаткові рекомендації для користувачів Microsoft Exchange

Робота зі сценарієм "керівник-представник"

Якщо у вашій компанії це не заборонено, настройте програму Outlook на підключення до поштової скриньки Exchange за допомогою режиму кешування Exchange. Він забезпечує найвищу продуктивність роботи.

Новіші версії програм Microsoft Outlook, Microsoft Entourage і Microsoft Outlook для Mac містять багато покращень функції делегування. Докладні відомості про ці версії див. у статті

Функція у змішаних версіях програм Microsoft Outlook і Entourage права представника для Outlook

Обмеження кількості представників

У програмі Outlook немає обмежень на кількість представників, яких можна додавати. Проте радимо надавати дозволи рівня Редактор лише одному (1) представнику. Так ви зможете відстежувати, коли та як було оброблено нараду. Оскільки представники можуть використовувати багато пристроїв для доступу до ваших даних, важко визначити, чому наради відсутні або не оновлені, коли кілька представників мають дозволи рівня Редактор.

Навіть якщо дозволи редактора надано лише одному представнику, не варто додавати велику кількість представників із дозволами рецензента або співавтора. Це пов’язано з тим, що через додавання великої кількості представників можуть вичерпатися інші ресурси. Наприклад, може бути досягнуто граничного розміру даних правила. Додавання представника призводить до різних змін:

  • Програма Outlook застосовує дозволи до відповідних папок.

  • Атрибут PublicDelegates служби Active Directory оновлюється, щоб надати представнику дозволи типу "Надіслати від імені іншої особи".

  • Програма Outlook додає представника до правила пересилання в поштовій скриньці керівника. У результаті запрошення на нараду пересилаються представнику.

  • Програма Outlook зберігає додаткові відомості про представника в поштовій скриньці керівника.

Кожна з цих областей компонентів може мати різні обмеження. Звуження обмежень може вплинути на продуктивність і стабільність роботи.

Примітки : 

  • Під час розробки й перевірки продукту корпорація Майкрософт використовувала не більше чотирьох (4) представників. Крім того, представники використовували лише програму Outlook. Пристрої не проходили перевірку.

  • Якщо потрібно тимчасово чи остаточно замінити представника з дозволами рівня Редактор, змініть його дозволи з рівня Редактор на рівень Рецензент або немає. Потім надайте дозволи рівня Редактор новому або резервному представнику.

Див. також

Відомості про інструмент аналізу конфігурації Office

Відомості про календарі перевірки інструмент для програми Outlook (CalCheck)

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×