Рекомендації із сортування й фільтрування даних за кольором і приклади

Сортування й фільтрування даних за кольором значно спрощує аналіз даних і допомагає користувачам аркуша відразу зауважити основні позиції та тенденції даних.

Світло, що проходить крізь призму, відбивається шістьма кольорами на аркуші.

У цій статті

Огляд сортування й фільтрування даних за кольором і наборами піктограм

Ефективне використання кольорів для аналізу даних

Як вибрати найкращі кольори

Огляд прикладів

Огляд сортування й фільтрування даних за кольором і наборами піктограм

Сортування й фільтрування даних разом з умовним форматуванням – це невід’ємні складові частини аналізу даних, які допомагають знайти відповідь на різні запитання, зокрема:

  • Хто в цьому місяці продав товари та послуги більше ніж на 500 тис. гривень?

  • Для яких продуктів прибуток кожного року збільшується на 10%?

  • Хто найкращий і найгірший студент першого курсу?

  • Як знайти винятки в підсумках прибутків, отриманих протягом останніх п’яти років?

  • Який загальний віковий розподіл серед працівників?

Сортування даних служить для їх швидкого впорядкування й виявлення потрібних даних. Фільтрування дає змогу відобразити лише рядки, які відповідають указаним умовам, і приховати непотрібні рядки в одному або кількох стовпцях даних. Умовне форматування допомагає в наочному дослідженні й аналізі даних, виявленні критичних особливостей і визначенні закономірностей та тенденцій. Разом сортування, фільтрування й умовне форматування даних допоможуть вам та іншим користувачам, що використовують електронну таблицю, приймати ефективніші рішення на основі даних.

Дані можна сортувати й фільтрувати за форматом, зокрема за кольором клітинок і шрифту, як у клітинках, відформатованих уручну, так і у клітинках з умовним форматуванням.

На знімку екрана показано фільтрування й сортування за кольором або піктограмою стовпців "Категорія", "У порівнянні з попереднім, Δ%" і "Націнка".

Умовне форматування з фоновими кольорами клітинок і наборами піктограм

Також можна сортувати й фільтрувати дані за допомогою набору піктограм, створеного у процесі умовного форматування. Набори піктограм допомагають коментувати дані й розподіляти їх на три-п’ять категорій, розділених граничними значеннями. Кожна піктограма відповідає діапазону значень. Наприклад, у нижченаведеній таблиці набору піктограм "3 стрілки" зелена стрілка, спрямована вгору, позначає великі значення, зелена стрілка, спрямована вбік, – середні значення, а червона стрілка, спрямована вниз, – малі значення.

Таблиця наборів піктограм

Таблиця наборів піктограм

Тепер можна форматувати клітинки за допомогою двоколірної та триколірної шкали, гістограм і наборів піктограм; форматувати клітинки, які містять певний текст, числа, значення дати або часу, найвищу або найнижчу оцінку, більші або менші за середнє значення, унікальні або повторювані значення, а також створювати різноманітні правила й легко керувати ними.

На початок сторінки

Ефективне використання кольорів для аналізу даних

Кольори подобаються майже всім. Ефективне використання кольорів у будь-якому документі може неабияк підвищити його привабливість і зручність читання. Належне застосування кольорів і піктограм у звітах Excel полегшує прийняття рішень, спрямовуючи увагу користувача на важливу інформацію й допомагаючи унаочнити результати. Гарні кольори звіту із самого початку справляють позитивне емоційне враження від нього. З іншого боку, неправильне використання кольорів може відвернути користувачів і навіть викликати втому, якщо кольорів забагато. У подальших розділах наведено рекомендації, які допоможуть вам використати кольори як слід і уникнути неправильного їх використання.

Додаткові відомості про теми документів.    В Excel зручно створювати гармонійні теми та доповнювати їх власними стилями й ефектами. Тепер ефективно поєднати кольори зовсім не складно, адже є готові теми документів із привабливими колірними схемами. Застосувавши тему, можна швидко та просто відформатувати весь документ і надати йому професійного й сучасного вигляду. Тема документа – це сукупність варіантів форматування з набором кольорів, набором шрифтів (зокрема, шрифтів заголовків і основного тексту) і набором ефектів (зокрема, лініями та ефектами заливки).

Використання стандартних кольорів і обмеження кількості кольорів

Сортуючи й фільтруючи дані за кольорами, можна використовувати будь-які кольори, що вам до вподоби, і результат може виглядати цілком задовільно для вас. Але тут потрібно запитати: "Чи подобаються користувачам такі самі кольори?". Комп’ютер у режимі 24-бітного кольору може відображати 16 777 216 різних кольорів. Проте більшість користувачів можуть розрізняти лише невелику частину цих кольорів. Крім того, на різних комп’ютерах якість кольорів може відрізнятись. Освітлення у приміщенні, якість паперу, роздільна здатність монітора та принтера й настройки браузера – усі ці параметри можуть бути різні. Близько 10% людей зазнають труднощів у розрізненні та сприйнятті деяких кольорів. Усе це важливі чинники, на які ви, скоріш за все, не можете впливати.

Але ви можете контролювати такі чинники, як вибір кольорів, їх кількість і тло аркуша або клітинок. Зробивши правильний вибір на основі ґрунтовного дослідження, ви забезпечите правильне розуміння користувачами ваших даних. Кольори також можна доповнити піктограмами й легендами, щоб гарантувати донесення потрібної інформації до користувачів.

Урахування контрасту кольорів і тла

Намагайтеся використовувати насичені кольори, такі як світло-жовтий, зелений середньої інтенсивності або темно-червоний. Забезпечуйте високу контрастність між переднім планом і тлом. Наприклад, використовуйте біле або сіре тло аркуша для кольорів клітинок або білий чи сірий колір клітинки для кольорів шрифту. Якщо передбачається використання кольору або рисунка тла, робіть їх якомога світлішими, щоб колір клітинок або шрифту не знебарвлювався. Якщо кольори використовуються лише для шрифту, спробуйте доповнити їх збільшенням розміру або переходом до жирного шрифту. Чим більший шрифт, тим користувачеві легше побачити або розрізнити колір. Якщо необхідно, змініть або видаліть смугасте забарвлення рядків або стовпців, оскільки воно може змішуватися з кольором клітинки або шрифту. Виконання всіх цих рекомендацій значно полегшує сприйняття та розуміння кольорів користувачами.

Уникайте використання комбінацій кольорів, які можуть погіршити сприйняття кольору або ввести глядача в оману. Вашою метою не є створення запаморочливих ефектів або оптичних ілюзій. Використовуйте межі клітинок для розділення несумісних кольорів, таких як червоний і зелений, якщо не вдається уникнути сусідства таких кольорів. Використовуйте додаткові й контрастні кольори для підвищення контрастності та уникайте використання схожих кольорів. Не завадить вивчити коло основних кольорів і способи визначення схожих, контрастних і додаткових кольорів.

Коло основних кольорів

1. Схожий колір – це колір, розташований поруч з іншим кольором на колі кольорів (наприклад, фіолетовий і жовтогарячий кольори схожі на червоний).

2. Контрастний колір – це колір, віддалений на три кольори від іншого кольору (наприклад, синій і зелений – контрастні кольори для червоного).

3. Додаткові кольори розташовуються на колі кольорів один навпроти одного (наприклад, зелено-синій – це додатковий колір для червоного).

Якщо ви маєте час, перевірте застосовані кольори на практиці, покажіть їх кільком своїм колегам, перегляньте в інших умовах освітлення та проекспериментуйте з різними настройками екрана комп’ютера та принтера.

Порада.: Якщо ви друкуєте документ у кольорі, двічі перевірте сполучення кольорів клітинок і кольорів шрифтів на зручність читання. Якщо колір клітинок виглядає надто темним, спробуйте використати білий шрифт для підвищення зручності читання.

На початок сторінки

Як вибрати найкращі кольори

Потрібна стисла інструкція? Використовуйте червоний, жовтий і зелений або синій кольори на білому або сірому тлі.

Надайте вибраним кольорам значення, виходячи з аудиторії майбутніх глядачів і передбаченої мети. Якщо необхідно, додайте легенду з поясненнями значень кольорів. Більшість глядачів можуть легко розрізняти від семи до десяти кольорів на одному аркуші. Можливе розрізнення до 50 кольорів, але лише після спеціального навчання, що виходить за рамки цієї статті.

10 найкращих кольорів

Нижченаведена таблиця допоможе вам вибрати кольори для сортування й фільтрування даних за ними. Ці кольори утворюють найбільш контрастні сполучення та взагалі найлегше розрізняються більшістю людей.

Таблиця варіантів кольорів

Ці кольори можна легко застосувати до клітинок і шрифтів, використовуючи кнопки Колір шрифту або Колір заливки у групі Шрифт на вкладці Основне.

Стандартні кольори

Використовуйте кольори, які природно передають значення

У фінансових даних числа звичайно бувають червоні (від’ємні) або чорні (додатні). Червоний колір має сенс, оскільки це загальноприйнятий колір для привернення уваги. Якщо ви бажаєте виокремити додатні числа, найкраще для цього підійде червоний колір. Залежно від типу наявних даних може бути доцільно використати конкретні кольори, які мають певне значення для вашої аудиторії або які є загальноприйнятим стандартом для зображення певних значень. Нижче наведено приклади.

  • Якщо дані відображають рівні температури, можна скористатися теплими кольорами (червоний, жовтий і жовтогарячий) для позначення високих температур і холодними кольорами (зелений, синій і фіолетовий) для позначення низьких.

  • Якщо дані описують топографію місцевості, можна використати синій колір для води, зелений для рослинності, коричневий для пустелі та гір і білий для льоду та снігу.

  • Якщо дані стосуються дорожнього руху та безпеки, можна використати червоний колір для умов зупинки й очікування, жовтогарячий для позначення небезпеки, жовтий для застереження, зелений для безпеки та синій для загальної інформації.

  • Якщо дані описують електричний опір, використовуйте стандартний кольоровий код, який складається з чорного, коричневого, червоного, жовтогарячого, жовтого, зеленого, синього, фіолетового, сірого й білого кольорів.

На початок сторінки

Огляд прикладів

Припустімо, потрібно підготувати низку звітів, які містять описи товарів, їхні ціни й відомості про залишки на складах. У наведених нижче розділах поставлено типові запитання про дані та показано, як можна знайти відповіді на них за допомогою кольорів і наборів піктограм.

Зразок даних

У прикладах використовується наведений нижче зразок даних.

Зразок даних для прикладів

Щоб скопіювати дані до пустої книги, виконайте вказівки нижче.

Збереження зразка даних у файлі XLSX

  1. Відкрийте Блокнот (Microsoft).

  2. Виділіть текст зразка, скопіюйте його та вставте у Блокнот.

  3. Збережіть файл із будь-яким іменем і розширенням CSV, наприклад: Продукти.csv.

  4. Закрийте Блокнот.

  5. Запустіть Excel.

  6. Відкрийте файл, який ви зберегли в Блокноті.

  7. Збережіть цей файл із розширенням XLSX.

Зразок даних

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Які існують типи упаковки товарів?

Проблема

Потрібно довідатись, у яких упаковках постачаються товари, але на аркуші немає стовпця "Упаковка". Ви можете вручну розфарбувати клітинки залежно від значення стовпця "Місткість на 1 шт.", а потім відсортувати їх за кольором. Також можна додати легенду, яка пояснюватиме значення кожного кольору.

Результати

Приклад результатів для задачі про різні типи упаковки товарів

Вирішення

  1. Щоб вручну розфарбувати клітинки відповідно до колірної схеми в таблиці вище, клацніть кожну з них по черзі й застосуйте потрібний колір за допомогою кнопки Колір заливки на вкладці Основне в групі Шрифт.

    Порада.: Щоб швидко застосувати вибраний колір до іншої клітинки, скористайтеся кнопкою Формат за зразком на вкладці Основне в групі Буфер обміну.

  2. Клацніть клітинку в стовпці Місткість на 1 шт., на вкладці Основне в групі Редагування натисніть кнопку Сортувати й фільтрувати, а потім виберіть Настроюване сортування.

  3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець виберіть Місткість на 1 шт., у розділі Сортування за виберіть Колір клітинки, а потім двічі натисніть кнопку Копіювати рівень.

  4. У розділі Порядок у першому рядку виберіть червоний колір, у другому  – синій, а в третьому – жовтий.

    Рядки з клітинками, які не містять жодного кольору, тобто білими, залишаться на місці.

    Примітка.: У списку відображаються кольори, доступні в стовпці. Стандартного порядку сортування немає, і спеціальний порядок сортування на основі довільного списку створити не можна.

  5. Додайте легенду в клітинках збоку від звіту, використовуючи як приклад цю таблицю:

Легенда:

Червоний

Пакети та коробки

Синій

Консервні банки

Зелений

Скляні банки та пляшки

Білий

Не визначено

Які товари мають націнку більше 67% або нижче 34%?

Проблема

Потрібно швидко відобразити найбільше та найменше значення націнки на початку звіту.

Результати

Приклад результатів для задачі про націнку на товари

Вирішення

  1. Виділіть клітинки E2:E26 і на вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку біля кнопки Умовне форматування, виберіть пункт Набори піктограм, а потім виберіть набір 3 стрілки (кольорові).

  2. Клацніть правою кнопкою миші клітинку у стовпці Націнка, виберіть команду Сортування, а потім Настроюване сортування.

  3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець виберіть пункт Націнка, у розділі Сортування за виберіть пункт Піктограма клітинки, а потім натисніть кнопку Копіювати рівень.

  4. У розділі Порядок виберіть у першому рядку зелену стрілку, спрямовану вгору, а у другому рядку – червону стрілку, спрямовану вгору.

Які товари слід негайно замовити повторно?

Проблема

Ви бажаєте швидко скласти звіт про товари, які потребують негайного повторного замовлення, і розіслати цей звіт працівникам.

Результати

Приклад результатів для задачі про товари, які потрібно замовити повторно

Вирішення

  1. Виберіть клітинки I2:I26, а потім на вкладці Основне в групі Стилі клацніть стрілку поруч із кнопкою Умовне форматування, наведіть вказівник миші на пункт Правила виділення клітинок і виберіть Дорівнює.

  2. У першому полі введіть Так, а у другому полі виберіть пункт Блідо-червона заливка з темно-червоним текстом.

  3. Клацніть правою кнопкою миші будь-яку відформатовану клітинку у стовпці, виберіть команду Фільтр, а потім команду Фільтрувати за кольором вибраної клітинки.

    Порада.: Затримайте вказівник миші над кнопкою Фільтр у заголовку стовпця, щоб побачити результат фільтрування.

Які товари мають найвищу та найнижчу ціну й вартість?

Проблема

Ви бажаєте побачити згруповані найвищі та найнижчі ціни й вартості на початку звіту.

Результати

Приклад результатів для задачі про ціни та вартість товарів

Вирішення

  1. Для клітинок C2:C26 і D2:D26 виконайте такі дії:

    • На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку біля кнопки Умовне форматування, виберіть пункт Правила для визначення перших і останніх елементів, а потім пункт 10 перших елементів.

    • У першому полі введіть 1, а в другому полі виберіть Жовта заливка з темно-жовтим текстом.

    • На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку біля кнопки Умовне форматування, виберіть пункт Правила для визначення перших і останніх елементів, а потім пункт 10 останніх елементів.

    • У першому полі введіть 1, а в другому полі виберіть Зелена заливка з темно-зеленим текстом.

  2. Для стовпців "Вартість" і "Ціна" виконайте такі дії:

    • Клацніть правою кнопкою миші найменше значення, наведіть вказівник на пункт Сортування та виберіть Почати з клітинок з вибраним кольором.

    • Клацніть правою кнопкою миші найбільше значення, укажіть на пункт Сортування та виберіть Почати з клітинок з вибраним кольором.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×