Рекомендації та приклади сортування й фільтрування даних за кольором

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Сортування й фільтрування даних за кольором значно спрощує аналіз даних і допомагає користувачам аркуша відразу зауважити основні позиції та тенденції даних.

світло, проходячи через призму, відображає 6 кольорів на аркуші

У цій статті

Огляд сортування й фільтрування даних за кольором і наборами піктограм

Ефективне використання кольорів для аналізу даних

Як вибрати найкращі кольори

Огляд прикладів

Огляд сортування й фільтрування даних за кольором і наборами піктограм

Сортування й фільтрування даних разом з умовним форматуванням – це невід’ємні складові частини аналізу даних, які допомагають знайти відповідь на різні запитання, зокрема:

  • Хто в цьому місяці продав товари та послуги більше ніж на 500 тис. гривень?

  • Для яких продуктів прибуток кожного року збільшується на 10%?

  • Хто є найкращим і найгіршим студентом першого курсу?

  • Як знайти винятки в підсумках прибутків, отриманих протягом останніх п’яти років?

  • Який загальний віковий розподіл серед працівників?

Сортування даних служить для їх швидкого впорядкування й виявлення потрібних даних. Фільтрування дає змогу відобразити лише рядки, які відповідають указаним умовам, і приховати непотрібні рядки в одному або кількох стовпцях даних. Умовне форматування допомагає в наочному дослідженні й аналізі даних, виявленні критичних особливостей і визначенні закономірностей та тенденцій. Разом сортування, фільтрування й умовне форматування даних допоможуть вам та іншим користувачам, що використовують електронну таблицю, приймати ефективніші рішення на основі даних.

Дані можна сортувати й фільтрувати за форматом, зокрема за кольором клітинок і шрифту, як у клітинках, відформатованих уручну, так і у клітинках з умовним форматуванням.

На рисунку зображено, фільтрування та сортування за кольором або піктограмою «Категорія», M/M Δ % і позначки стовпців.

умовне форматування із тлом клітинок і наборами піктограм

Також можна сортувати й фільтрувати дані за допомогою набору піктограм, створеного у процесі умовного форматування. Набори піктограм допомагають коментувати дані й розподіляти їх на три-п’ять категорій, розділених граничними значеннями. Кожна піктограма відповідає діапазону значень. Наприклад, у нижченаведеній таблиці набору піктограм "3 стрілки" зелена стрілка, спрямована вгору, позначає великі значення, зелена стрілка, спрямована вбік, – середні значення, а червона стрілка, спрямована вниз, – малі значення.

таблиця набору піктограм

таблиця набору піктограм

Тепер можна форматувати клітинки за допомогою двоколірної та триколірної шкали, гістограм і наборів піктограм; форматувати клітинки, які містять певний текст, числа, значення дати або часу, найвищу або найнижчу оцінку, більші або менші за середнє значення, унікальні або повторювані значення, а також створювати різноманітні правила й легко керувати ними.

На початок сторінки

Ефективне використання кольорів для аналізу даних

Кольори подобаються майже всім. Ефективне використання кольорів у будь-якому документі може неабияк підвищити його привабливість і зручність читання. Належне застосування кольорів і піктограм у звітах Excel полегшує прийняття рішень, спрямовуючи увагу користувача на важливу інформацію й допомагаючи унаочнити результати. Гарні кольори звіту із самого початку справляють позитивне емоційне враження від нього. З іншого боку, неправильне використання кольорів може відвернути користувачів і навіть викликати втому, якщо кольорів забагато. У подальших розділах наведено рекомендації, які допоможуть вам використати кольори як слід і уникнути неправильного їх використання.

Докладніше про теми документів.     У програмі Excel можна легко створювати узгоджені теми та додавати настроювані стилі та ефектів. Більшу частину роботи, необхідний для поєднання кольорів ефективно вже було зроблено для вас за допомогою попередньо визначених документа теми, які за допомогою привабливих колірні схеми. Ви можете швидко й легко відформатувати весь документ, щоб надати йому професійного та сучасного вигляду, застосувавши тему документа. Теми документа – це набір форматування варіантів вибору, який містить набір кольорів теми, набір шрифтів теми (зокрема заголовків і основного тексту шрифтів) і набору ефектів теми (зокрема ліній та ефектів заливки).

Використання стандартних кольорів і обмеження кількості кольорів

Сортуючи й фільтруючи дані за кольорами, можна використовувати будь-які кольори, що вам до вподоби, і результат може виглядати цілком задовільно для вас. Але тут потрібно запитати: "Чи подобаються користувачам такі самі кольори?". Комп’ютер у режимі 24-бітного кольору може відображати 16 777 216 різних кольорів. Проте більшість користувачів можуть розрізняти лише невелику частину цих кольорів. Крім того, на різних комп’ютерах якість кольорів може відрізнятись. Освітлення у приміщенні, якість паперу, роздільна здатність монітора та принтера й настройки браузера – усі ці параметри можуть бути різні. Близько 10% людей зазнають труднощів у розрізненні та сприйнятті деяких кольорів. Усе це важливі чинники, на які ви, скоріш за все, не можете впливати.

Але ви можете контролювати такі чинники, як вибір кольорів, їх кількість і тло аркуша або клітинок. Зробивши правильний вибір на основі ґрунтовного дослідження, ви забезпечите правильне розуміння користувачами ваших даних. Кольори також можна доповнити піктограмами й легендами, щоб гарантувати донесення потрібної інформації до користувачів.

Урахування контрасту кольорів і тла

Намагайтеся використовувати насичені кольори, такі як світло-жовтий, зелений середньої інтенсивності або темно-червоний. Забезпечуйте високу контрастність між переднім планом і тлом. Наприклад, використовуйте біле або сіре тло аркуша для кольорів клітинок або білий чи сірий колір клітинки для кольорів шрифту. Якщо передбачається використання кольору або рисунка тла, робіть їх якомога світлішими, щоб колір клітинок або шрифту не знебарвлювався. Якщо кольори використовуються лише для шрифту, спробуйте доповнити їх збільшенням розміру або переходом до жирного шрифту. Чим більший шрифт, тим користувачеві легше побачити або розрізнити колір. Якщо необхідно, змініть або видаліть смугасте забарвлення рядків або стовпців, оскільки воно може змішуватися з кольором клітинки або шрифту. Виконання всіх цих рекомендацій значно полегшує сприйняття та розуміння кольорів користувачами.

Уникайте використання комбінацій кольорів, які можуть погіршити сприйняття кольору або ввести глядача в оману. Вашою метою не є створення запаморочливих ефектів або оптичних ілюзій. Використовуйте межі клітинок для розділення несумісних кольорів, таких як червоний і зелений, якщо не вдається уникнути сусідства таких кольорів. Використовуйте додаткові й контрастні кольори для підвищення контрастності та уникайте використання схожих кольорів. Не завадить вивчити коло основних кольорів і способи визначення схожих, контрастних і додаткових кольорів.

коло основних кольорів

1. Схожий колір – це колір, розташований поруч з іншим кольором на колі кольорів (наприклад, фіолетовий і жовтогарячий кольори схожі на червоний).

2. Контрастний колір – це колір, віддалений на три кольори від іншого кольору (наприклад, синій і зелений – контрастні кольори для червоного).

3. Додаткові кольори розташовуються на колі кольорів один навпроти одного (наприклад, зелено-синій – це додатковий колір для червоного).

Якщо ви маєте час, перевірте застосовані кольори на практиці, покажіть їх кільком своїм колегам, перегляньте в інших умовах освітлення та проекспериментуйте з різними настройками екрана комп’ютера та принтера.

Порада : Якщо ви друкуєте документ у кольорі, двічі перевірте сполучення кольорів клітинок і кольорів шрифтів на зручність читання. Якщо колір клітинок виглядає надто темним, спробуйте використати білий шрифт для підвищення зручності читання.

На початок сторінки

Як вибрати найкращі кольори

Потрібна стисла інструкція? Використовуйте червоний, жовтий і зелений або синій кольори на білому або сірому тлі.

Надайте вибраним кольорам значення, виходячи з аудиторії майбутніх глядачів і передбаченої мети. Якщо необхідно, додайте легенду з поясненнями значень кольорів. Більшість глядачів можуть легко розрізняти від семи до десяти кольорів на одному аркуші. Можливе розрізнення до 50 кольорів, але лише після спеціального навчання, що виходить за рамки цієї статті.

10 найкращих кольорів

Нижченаведена таблиця допоможе вам вибрати кольори для сортування й фільтрування даних за ними. Ці кольори утворюють найбільш контрастні сполучення та взагалі найлегше розрізняються більшістю людей.

таблиця варіантів кольорів

Ці кольори можна легко застосувати до клітинок і шрифтів, використовуючи кнопки Колір шрифту або Колір заливки у групі Шрифт на вкладці Основне.

стандартні кольори

Використовуйте кольори, які природно передають значення

У фінансових даних числа звичайно бувають червоні (від’ємні) або чорні (додатні). Червоний колір має сенс, оскільки це загальноприйнятий колір для привернення уваги. Якщо ви бажаєте виокремити додатні числа, найкраще для цього підійде червоний колір. Залежно від типу наявних даних може бути доцільно використати конкретні кольори, які мають певне значення для вашої аудиторії або які є загальноприйнятим стандартом для зображення певних значень. Нижче наведено приклади.

  • Якщо дані відображають рівні температури, можна скористатися теплими кольорами (червоний, жовтий і жовтогарячий) для позначення високих температур і холодними кольорами (зелений, синій і фіолетовий) для позначення низьких.

  • Якщо дані описують топографію місцевості, можна використати синій колір для води, зелений для рослинності, коричневий для пустелі та гір і білий для льоду та снігу.

  • Якщо дані стосуються дорожнього руху та безпеки, можна використати червоний колір для умов зупинки й очікування, жовтогарячий для позначення небезпеки, жовтий для застереження, зелений для безпеки та синій для загальної інформації.

  • Якщо дані описують електричний опір, використовуйте стандартний кольоровий код, який складається з чорного, коричневого, червоного, жовтогарячого, жовтого, зеленого, синього, фіолетового, сірого й білого кольорів.

На початок сторінки

Огляд прикладів

Припустімо, що є підготовка набір звітів на опис продукту, ціни а запаси рівні. У наведених нижче розділах проілюструвати питання, які ви зазвичай запитайте про ці дані, і як ви можна відповісти на них за допомогою кольорів і наборів піктограм.

Зразки даних

У наведених нижче прикладах використовується наведені нижче зразки даних.

зразок даних для прикладів

Щоб скопіювати дані до нової книги, виконайте такі дії:

Збереження зразків даних як файл. XLSX

  1. Відкрийте Блокнот (Microsoft).

  2. Виділіть текст зразка, скопіюйте його та вставте у Блокнот.

  3. Збережіть файл з іменем файлу та додатковий номер, наприклад Products.csv.

  4. Закрийте Блокнот.

  5. Запустіть програму Excel.

  6. Відкрийте файл, збережений у Блокнот.

  7. Збережіть файл у форматі файлу. XLSX.

Зразок даних

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Які існують типи упаковки товарів?

Проблема

Ви хочете, щоб дізнатися різні типи контейнерів для продукту, але є ні контейнера стовпця. За допомогою стовпця кількість за одиницю вручну колір клітинки, а потім Сортувати за кольором. Можна також додати легенди уточнити користувачу, що означає кожен колір.

Результати

Приклад результатів задачі про різні типи упаковки товарів

Вирішення

  1. Щоб вручну кольору кожну клітинку відповідно до колірної схеми в цій таблиці, клацніть кожну клітинку та застосуйте відповідний колір за допомогою кнопки Колір заливки у групі Шрифт на вкладці основне .

    Порада : Скористайтеся кнопкою Формат за зразком у групі Буфер обміну на вкладці Основне для швидкого застосування вибраного кольору до іншої клітинки.

  2. Клацніть клітинку в стовпці Кількість за одиницю та на вкладці основне у групі Редагуваннянатисніть кнопку сортування й фільтрта виберіть пункт Настроюване сортування.

  3. У діалоговому вікні сортування виберіть Кількість за одиницю в розділі стовпцівиберіть пункт Колір клітинки , у полі Сортувати зата двічі натисніть кнопку Копіювати рівень .

  4. У розділі порядоку першому рядку виберіть червоний колір, у другому рядку, виберіть синій колір і у третьому рядку, виберіть жовтий колір.

    Якщо клітинка не містить жодного кольору, наприклад вона біла, рядки з такими клітинками залишаються на місці.

    Примітка : Кольори, які відображатимуться, доступних кольорів у стовпці. Існує немає стандартного порядку сортування, а не можна створювати порядок сортування за допомогою настроюваного списку.

  5. Додавання легенди були використані клітинки збоку звіту за допомогою у наведеній нижче таблиці лише загальні.

Легенда:

Вставлення символу

Пакети та поля

Синій

Банки та ідентифікаційних номерів

Зелений

Пляшки та банки

Білий

(Не впевнений)

Які товари мають націнку більше 67% або нижче 34%?

Проблема

Потрібно швидко побачити на найбільші та найменші значення націнки на початку звіту.

Результати

Приклад результатів задачі про націнку на товари

Вирішення

  1. Виділіть клітинки E2:E26 і на вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку біля кнопки Умовне форматування, виберіть пункт Набори піктограм, а потім виберіть набір 3 стрілки (кольорові).

  2. Клацніть правою кнопкою миші клітинку у стовпці Націнка, виберіть команду Сортування, а потім Настроюване сортування.

  3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець виберіть пункт Націнка, у розділі Сортування за виберіть пункт Піктограма клітинки, а потім натисніть кнопку Копіювати рівень.

  4. У розділі Порядок виберіть у першому рядку зелену стрілку, спрямовану вгору, а у другому рядку – червону стрілку, спрямовану вгору.

Які товари слід негайно замовити повторно?

Проблема

Ви бажаєте швидко скласти звіт про товари, які потребують негайного повторного замовлення, і розіслати цей звіт працівникам.

Результати

Приклад результатів задачі про товари, які потребують повторного замовлення

Вирішення

  1. Виділіть клітинки I2: i26 і на на вкладці основне у групі стилі клацніть стрілку біля кнопки Умовне форматування, виберіть пункт Правила виділення клітинок і виберіть пункт Дорівнює.

  2. У першому полі введіть Так, а у другому полі виберіть пункт Блідо-червона заливка з темно-червоним текстом.

  3. Клацніть правою кнопкою миші будь-яку відформатовану клітинку у стовпці, виберіть команду Фільтр, а потім команду Фільтрувати за кольором вибраної клітинки.

    Порада : Затримайте вказівник миші над кнопкою Фільтр у заголовку стовпця, щоб побачити результат фільтрування.

Які товари мають найвищу та найнижчу ціну й вартість?

Проблема

Ви бажаєте побачити згруповані найвищі та найнижчі ціни й вартості на початку звіту.

Результати

приклад результатів задачі про ціни та вартості товарів

Вирішення

  1. Для клітинок C2:C26 і D2:D26 виконайте такі дії:

    • На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку біля кнопки Умовне форматування, виберіть пункт Правила для визначення перших і останніх елементів, а потім пункт 10 перших елементів.

    • У першому полі введіть 1, а у другому полі виберіть пункт Жовта заливка з темно-жовтим текстом.

    • На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку біля кнопки Умовне форматування, виберіть пункт Правила для визначення перших і останніх елементів, а потім пункт 10 останніх елементів.

    • У першому полі введіть 1, а у другому полі виберіть пункт Зелена заливка з темно-зеленим текстом.

  2. Вартість "та" Ціна стовпців виконайте такі дії:

    • Клацніть правою кнопкою миші найменше значення, виберіть команду сортуванняа потім виберіть сортування за кольором вибраної клітинки.

    • Клацніть правою кнопкою миші найбільше значення, виберіть команду сортуванняа потім виберіть сортування за кольором вибраної клітинки.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×