Підключення зовнішнього списку до програми Outlook

Підключення зовнішнього списку до програми Outlook

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Зовнішній список, який містить відомості про клієнтів, завдання, зустрічі та дописи, можна підключити до програми Microsoft Outlook 2013. Після підключення можна переглядати, редагувати та друкувати дані за допомогою знайомого інтерфейсу користувача програми Outlook так само, як і власні дані Outlook. Якщо дані – це контактна інформація, наприклад відомості про клієнтів, можна здійснити виклик, надіслати повідомлення електронної пошти та створювати запрошення на наради. Зміни, внесені у програмі Outlook 2013, автоматично синхронізуються із зовнішнім джерелом даних. Зміни, внесені в зовнішнє джерело даних, синхронізуються з елементами у програмі Outlook 2013, хоча може бути потрібна операція оновлення.

Додаткові відомості про Пошук вмісту про зовнішні дані.

У цій статті

Попередня інформація

Загальні попередні завдання

Outlook особливі попередні завдання

Підключення зовнішнього списку до програми Outlook 2013

Попередня інформація

Щоб забезпечити захищений доступ до зовнішніх даних, перед роботою з ними необхідно виконати певні попередні завдання. Наведені нижче відомості допоможуть вам спланувати подальші дії. Якщо ж у вас виникнуть проблеми під час роботи із зовнішніми даними, ці відомості допоможуть вам виявити причину. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати такі дії:

Загальні попередні завдання

Підготування зовнішнього джерела даних.    Можливо, адміністратору доведеться створити обліковий запис і надати дозволи на доступ до джерела даних відповідним людям, щоб захистити ці дані від сторонніх. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.

Настроювання служб і SharePoint облікових записів    Адміністратор повинен активувати служби підключення до бізнес-даних і служб захищеного сховища.

Настроювання служб захищеного сховища    Адміністратор має виконайте такі дії: визначити оптимальний режим доступ для зовнішніх даних джерела, створення цільового застосунку та настроювання облікових даних для цільового застосунку.

Настроювання служб підключення до бізнес-даних    Адміністратор має переконайтеся, що користувач, який створює зовнішнього вмісту тип має дозвіл на сховища метаданих підключення до бізнес-даних і що відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту на основі зовнішнього списку.

Створення зовнішнього типу вмісту.    Користувач повинен визначити зовнішній тип вмісту з відомостями про підключення, доступ, методи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, потрібні, щоб отримати дані із зовнішнього джерела даних.

Створення зовнішнього списку.    Користувач повинен створити зовнішній список на основі зовнішнього типу вмісту, а також, якщо потрібно, одне або кілька подань цього зовнішнього списку.

Переконайтеся, що продукти Office готові для використання    Для синхронізації зовнішніх даних із продуктів Office, має містити ОС Windows 7 або пізнішої версії та таких програмних продуктів, SQL Server компактне 4.0, .NET Framework 4 та WCF даних Services 5.0 для OData V3 на кожному клієнтському комп'ютері (за необхідності ви автоматично запит на завантаження програмного забезпечення). Крім того, переконайтеся, що параметр інсталяції Office, увімкнуто служб підключення до бізнес-даних (це за промовчанням). Цей параметр інсталюється на бізнес підключення до клієнтського середовища виконання служб, які виконує такі дії: кешування та Синхронізація із зовнішніми даними, карти бізнес-даних до зовнішніх типів вмісту, відображається за допомогою вибору зовнішнього елемента у продуктах Office і запускається настроюваних рішень всередині продуктів Office.

Особливі попередні завдання для програми Outlook

Активувати в в автономному режимі зовнішніх списків функції синхронізації    Функція ферм і сайтів, Синхронізації в автономному режимі зовнішніх списків, має бути активна. Ця функція є активним за промовчанням на рівні ферми, але не активний за промовчанням на рівні сайту.

Створення Outlook підтримуються зовнішнього типу вмісту     Під час створення зовнішнього типу вмісту, користувач повинен увімкнути параметр підтримки синхронізація в автономному режимі та встановіть для поля Тип елемента Office одну з наведених нижче дій: Контакти, зустрічі, завданняабо повідомлення.

Зіставлення відповідних полів.    Користувач має Зіставте одну або кілька полів зовнішнього типу вмісту їхні відповідні поля програми Outlook.

Під час зіставлення зовнішнього типу вмісту, наприклад Клієнт, з типом елемента Outlook, наприклад Контакт, необхідно точно зіставляти власні поля в зовнішньому типі вмісту, наприклад Ім’я клієнта, Прізвище клієнта, Адреса клієнта та Телефон клієнта, з відповідними полями типів елементів Outlook, наприклад Ім’я, Прізвище, Робоча адреса та Робочий телефон.

Не потрібно зіставляти всі відповідні поля, а лише ті, а лише необхідні.

Тип елемента Outlook

Поле елемента Outlook

Контакт

Прізвище

Завдання

Тема

Зустріч

Початок, завершення й тема

Допис

Тема

Незіставлені поля, залежно від кількості, відображаються як розширені властивості таким чином:

  • Суміжність.    Додаються до області форм у нижній частині сторінки за промовчанням форми Outlook (2–5 полів).

  • Окремі    Додано як нову сторінку форми Outlook (6 або інші поля).

Якщо не вдалося зіставити зовнішній тип вмісту безпосередньо з типом елемента Outlook, зіставити поля можна з типом елемента Outlook "Допис" як найзагальнішим типом елемента.

На початок сторінки

Підключення зовнішнього списку до програми Outlook 2013

  1. Перейдіть до сайту SharePoint, на якому розміщено зовнішній список.

  2. Виберіть елементи Список > Підключитися до програми Outlook.

  3. Якщо це необхідно, у програмі Outlook 2013 відкривається та створюється новий файл даних Outlook (BCSStorage.pst), який в області переходів має назву Зовнішні списки SharePoint, і створюється папка з іменем <Сайт> - <Зовнішній список>.

Порада :  За промовчанням дані автоматично оновлюється кожні шість годин, але це значення можна змінити. Щоб відобразити актуальні дані із зовнішнього джерела даних, клацніть правою кнопкою миші папку та виберіть пункт Синхронізувати.

Примітка :  За промовчанням у програмі Outlook 2013 відображаються лише ті поля, які автор зовнішнього типу вмісту безпосередньо зіставив із відповідними полями Outlook. Також щоб переглянути поля як із зіставленого, так і незіставленого зовнішнього списку, можна виконати такі дії:

  • Відкрийте один елемент у формі (на вкладці Контакт у групі Відобразити виберіть елемент <ім’я> Докладно.)

  • Створіть настроюване подання програми Outlook і додайте всі поля із зовнішнього списку.

Докладні відомості про відображення полів і створення настроюваних подань див. в довідковій системі програми Outlook.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×