Підготування до використання поштових скриньок сайту в Office 365

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Увага! : Функція поштової скриньки сайту у службі SharePoint Online час рекомендовано використовувати починається в березні, 2017. Цю функцію буде видалено повністю в майбутніх версіях. Нові організації SharePoint Online не мають доступ до функцію поштової скриньки сайту. Наявний на сайті SharePoint організації більше не можна створювати нові поштові скриньки сайту. Будь-якого сайту поштової скриньки, яка була настроювання та розгортання Березень, 2017 продовжить працювати.

Пропонуємо процес для переходу до наявних сайтах поштової скриньки сайту до групи Office 365 у Вер, 2017. Якщо наразі використовується функція поштової скриньки сайту у службі SharePoint Online, слід доступу для груп Office 365 замість на підтримку співпраці сценаріїв до електронної пошти.

Поштову скриньку сайту можна використовувати на сайті групи SharePoint, щоб зберігати й упорядковувати електронну пошту команди. Цю скриньку також можна використовувати в програмі Outlook 2013 у комплексі Office 365 ProPlus або Office Professional Plus або Office професійний плюс, щоб працювати з електронною поштою команди чи швидко зберігати вкладення та отримувати документи із сайту групи.

Перш ніж упроваджувати поштові скриньки сайту в організації, особливо якщо ви плануєте працювати з ними у програмі Outlook, прочитайте цю статтю, щоб зрозуміти рекомендації щодо настроювання та вимоги. Щоб дізнатися, які запитання можуть виникати в користувачів, і як усувати несправності з доступом, див. розділ Запитання й відповіді.

У цій статті

Умови та способи використання поштової скриньки сайту

Дозволи й вимоги

Керування поштовими скриньками сайтів: запитання й відповіді

Використання поштових скриньок сайтів

Робота з документами в програмі Outlook

Створення та видалення поштових скриньок сайтів

Виправлення неполадок із доступом до поштових скриньок сайтів

Умови та способи використання поштової скриньки сайту

Для початку радимо з’ясувати, як групи можуть використовувати поштові скриньки сайту для співпраці. Коли будете готові настроїти скриньку та почати працювати з нею, перегляньте такі статті:

Дозволи й вимоги

Керування дозволами на роботу з поштовими скриньками здійснюється додаванням користувачів до певних груп сайту SharePoint. У наведеній нижче таблиці пояснюється, хто може виконувати які дії.

Завдання

Хто може його виконувати

Надсилання повідомлення електронної пошти на електронну адресу поштової скриньки сайту.

Усі.

Створення на сайті поштової скриньки сайту.

Усі користувачі у групі власників сайту SharePoint.

Читання, упорядкування, відповідь на повідомлення електронної пошти та їх видалення з поштової скриньки сайту SharePoint.

  • Усі користувачі у групі власників або учасників сайту за промовчанням (будь-хто з дозволами учасника) можуть користуватися поштовою скринькою сайту SharePoint. Користувачів можна додавати до групи власників або учасників сайту окремо або у складі групи безпеки.

  • Зовнішні учасники групи не мають доступу до поштових скриньок сайту.

  • Кожен користувач повинен мати ліцензію на SharePoint і Exchange у рамках однієї передплати на службу Office 365.

Використання поштової скриньки сайту в програмі Outlook 2013 у комплексі Office 365 ProPlus або Office Professional Plus або Office професійний плюс.

Увага! :  Пам’ятайте:

  • Необхідна програма Outlook 2013 у комплексі Office 365 ProPlus або Office Professional Plus або Office професійний плюс.

  • У жодній іншій версії Outlook не можна використовувати поштову скриньку сайту, як описано тут.

  • Outlook 2013 у комплексі Office 365 ProPlus або Office Professional Plus доступна лише в деяких планах передплати Office 365.

  • Користувач має належати до групи власників або учасників SharePoint за замовчуванням.

  • Якщо до групи SharePoint додати групу безпеки з потрібним користувачем, цей користувач не бачитиме поштову скриньку сайту у програмі Outlook, хоча й матиме змогу працювати з нею на сайті SharePoint.

Щоб переглянути поштову скриньку сайту в програмі Outlook у гібридних конфігураціях, поштову скриньку користувача має бути розміщено в Exchange 2013 або Office 365.

Надсилання електронної пошти з адреси електронної пошти поштової скриньки сайту.

За промовчанням електронну пошту, надіслану з поштової скриньки сайту має адресу від особи, яка надсилається повідомлення електронної пошти. Щоб дозволити користувачам за допомогою адреси електронної пошти поштової скриньки сайту як з розташування, ви можете надати користувачу дозвіл «Надіслати як» для адреси електронної пошти поштової скриньки сайту.

Керування поштовими скриньками сайтів: запитання й відповіді

Нижче наведено відповіді на поширені запитання, які можуть виникати під час роботи з поштовими скриньками сайту в організації.

Використання поштових скриньок сайтів

Як учасник сайту може дізнатися, хто може бачити поштову скриньку сайту?

У програмі Outlook в області переходів клацніть правою кнопкою миші ім’я свого облікового запису й виберіть пункт Керувати всіма поштовими скриньками сайту. Відкриється нове вікно зі списком усіх поштових скриньок сайту, до яких ви маєте доступ. Двічі клацніть поштову скриньку сайту та виберіть користувачів.

Також можна скористатися веб-застосунком Outlook Web App. У верхньому правому кутку виберіть елемент Настройки  Параметри: оновлення облікового запису, інсталяція програмного забезпечення та підключення його до хмари , послідовно виберіть елементи Параметри та Поштові скриньки сайту, двічі клацніть потрібну поштову скриньку сайту й виберіть пункт Користувачі.

Чи можна в програмі Outlook копіювати повідомлення електронної пошти до поштової скриньки сайту, а не переміщати їх?

Якщо повідомлення електронної пошти перетягнути з поштової скриньки до поштової скриньки сайту, повідомлення буде переміщено до поштової скриньки сайту. Щоб скопіювати повідомлення, клацніть його правою кнопкою миші, перетягніть до поштової скриньки сайту й відтак виберіть команду Копіювати.

Що відбувається, коли два користувачі намагаються передати один документ до поштової скриньки сайту, використовуючи програму Outlook?

Кожен документ має унікальне ім’я файлу. Другий користувач отримує повідомлення електронної пошти про те, що файл не можна додати, тому що вже існує файл із цим ім’ям. Повідомлення містить вкладення.

Що відбувається, коли два користувачі одночасно редагують чернетку повідомлення електронної пошти в поштовій скриньці сайту, використовуючи програму сайту SharePoint (Програма поштової скриньки сайту)?

Зміни другого користувача перезаписують зміни першого користувача.

Робота з документами в програмі Outlook

Чи можна в програмі Outlook брати файли на редагування?

Ні. Щоб взяти файл на редагування, перейдіть на сайт групи SharePoint.

Якщо згідно з робочим циклом SharePoint вам потрібно брати документи на редагування, ці документи не можна редагувати у програмі Outlook.

Що відбувається, коли два користувачі редагують один документ із поштової скриньки сайту в програмі Outlook?

Служба SharePoint керує редакціями та об’єднує зміни.

Що відбувається з метаданими SharePoint, коли користувач перетягує документ або вкладення до поштової скриньки сайту?

Під час перетягування вкладення або документа у програмі Outlook до поштової скриньки сайту дані про вкладення або документ зберігаються. У наведеній нижче таблиці показано властивості програми Outlook, які зберігаються як метадані SharePoint.

Ім’я властивості у програмі Outlook

Метадані SharePoint

Тема

Ім’я файлу

Від

Востаннє змінено

Востаннє_змінено

Востаннє змінено

Час_отримання

Час останньої зміни

Розмір документа

Розмір документа

Ким витягнуто

Ким витягнуто

Якщо для бібліотеки документів потрібні додаткові метадані й користувач перетягнув документ на сайт за допомогою програми Outlook, на сайті SharePoint документ відображатиметься як взятий на редагування, доки той самий користувач не перейде на сайт SharePoint і не додасть потрібні метадані.

Як часто програма Outlook синхронізується з поштовою скринькою сайту?

Якщо поштову скриньку сайту відкрито у програмі Outlook або на сайті SharePoint, дані синхронізуються кожні 15 хвилин. Дані поштової скриньки сайту у програмі Outlook синхронізуються під час кожного запуску програми Outlook.

За потреби кожен користувач може запустити синхронізацію вручну за допомогою програми Outlook або веб-застосунку Outlook Web App. У програмі Outlook в області переходів клацніть правою кнопкою миші ім’я свого облікового запису й виберіть пункт Керувати всіма поштовими скриньками сайту. Відкриється нове вікно зі списком усіх поштових скриньок сайту, до яких ви маєте доступ. Двічі клацніть поштову скриньку сайту та послідовно виберіть елементи Стан синхронізації й Почати синхронізацію. У веб-застосунку Outlook Web App у верхньому правому кутку виберіть елемент Настройки  Параметри: оновлення облікового запису, інсталяція програмного забезпечення та підключення його до хмари , послідовно виберіть елементи Параметри та Поштові скриньки сайту. Двічі клацніть потрібну поштову скриньку сайту, виберіть команду Стан синхронізації й натисніть кнопку Почати синхронізацію.

Що відбувається, коли не вдалося зберегти документ у SharePoint, якщо перетягнути вкладення або документ із програми Outlook до поштової скриньки сайту?

Якщо документ можна зберегти у бібліотеці документів SharePoint, його буде збережено. Якщо документ не можна там зберегти, ви отримаєте повідомлення електронної пошти, у якому потрібний документ буде збережено як вкладення.

Що робити, якщо в поштовій скриньці сайту відображається папка "Помилки синхронізації"?

Папка Помилки синхронізації відображається, коли не вдалося виконати синхронізацію, або документ не вдалося передати чи видалити. Якщо не вдалося передати чи видалити файл із програми Outlook, спробуйте скористатися сайтом SharePoint, щоб передати або видалити файл на сайті SharePoint. Щоб перейти на сайт SharePoint, у поштовій скриньці сайту у програмі Outlook клацніть правою кнопкою миші папку документів і виберіть пункт Відкрити у браузері.

Якщо не вдалося синхронізувати документ із сайту SharePoint із поштовою скринькою сайту у програмі Outlook, спробуйте синхронізувати вручну, щоб дізнатися, чи це вирішить проблему. Синхронізувати вручну необхідно з веб-застосунку Outlook Web App у своєму обліковому записі, а не із програми SharePoint. У веб-застосунку Outlook Web App виберіть елемент Настройки Параметри: оновлення облікового запису, інсталяція програмного забезпечення та підключення його до хмари , виберіть пункт Параметри, а потім – Поштові скриньки сайту. Двічі клацніть поштову скриньку сайту, виберіть пункт Стан синхронізації, а потім виберіть команду Почати синхронізацію. Якщо спроба невдала, виберіть команду Надіслати відомості електронною поштою, виправте неполадку та зверніться до служби підтримки, якщо необхідно.

Створення та видалення поштових скриньок сайтів

Чи потрібно призначати ліцензію для адреси електронної пошти поштової скриньки сайту?

Ні. Адреса електронної пошти сайту не потребує ліцензії Exchange.

У яких випадках не слід використовувати поштову скриньку сайту?

Використовувати поштову скриньку сайту іноді недоцільно.

  • Якщо вам потрібно зберегти конфіденційність інформації, пам’ятайте, що кожен учасник сайту може читати та пересилати будь-які повідомлення електронної пошти, що містяться в поштовій скриньці сайту.

  • Поштова скринька сайту – спільна робоча область, де будь-який користувач поштової скриньки сайту може перевпорядкувати або навіть видаляти повідомлення електронної пошти.

Чи можна перейменувати поштову скриньку сайту?

Коротке ім’я поштової скриньки сайту – це коротке ім’я сайту групи SharePoint. Якщо коротке ім’я сайту змінити на сайті SharePoint, коротке ім’я також зміниться у програмі Outlook. Проте електронну адресу поштової скриньки сайту змінено не буде.

Чи можна додавати префікс до адрес електронної пошти поштової скриньки сайту для нових сайтів?

За допомогою командлета Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell з параметром aliasprefix, щоб створити префікс для використання з усіма новими поштовими скриньками сайту.

Чи можна видалити поштову скриньку сайту?

Якщо сайт закривається або видаляється вручну чи в результаті дії політик закриття сайту, поштова скринька сайту також закривається або видаляється.

Можна заборонити користувачам створювати поштові скриньки сайтів, знявши прапорець Поштові скриньки моєї групи в політиці призначення ролей за замовчуванням. Після цього можна створити нову групу користувачів, яким потрібні дозволи, щоб створювати поштові скриньки сайтів.

Чи можна автоматизувати створення поштових скриньок сайту?

Так.

  1. Щоб створити поштову скриньку сайту для наявного сайту SharePoint за допомогою автоматизованої системи підготовки, інсталюйте програму поштової скриньки сайту (Програма поштової скриньки сайту).

  2. За допомогою оболонки Windows PowerShell і її командлетів Exchange Online запустіть таку команду, щоб створити поштову скриньку сайту та вказати коротке ім’я:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Ось приклад того, як можна настроїти нову поштову скриньку сайту на сайті маркетингової групи:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Щоб отримати додаткові відомості про командлети, які використовуються для керування поштовими скриньками сайту можна знайти командлети для надання спільного доступу та співпраці.

Як контролювати максимальний розмір поштової скриньки?

За допомогою командлета Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell контролювати максимальний розмір повідомлень електронної пошти, що надходять, коли попередження про видаються та розмір максимальний поштової скриньки.

Чи доступна статистика використання поштової скриньки сайту?

Так. Для отримання відомостей про використання, використовуйте такі командлети оболонки Windows PowerShell:

  • Get-SiteMailbox: отримання основних відомостей про поштову скриньку сайту.

  • Get-MailboxFolderStatistics: перегляд кількості елементів і розміру папки.

  • Get-MailboxStatistics: перегляд часу останнього входу.

Щоб отримати додаткові відомості про використання ці командлети можна знайти командлети для надання спільного доступу та співпраці.

Виправлення неполадок із доступом до поштових скриньок сайтів

Чому користувач не бачить поштову скриньку сайту в програмі Outlook, проте бачить її в SharePoint?

Причин, чому користувач бачить поштову скриньку сайту на сайті SharePoint, але не бачить її у програмі Outlook, може бути кілька. Ось два моменти, які слід перевірити:

  • Переконайтеся, що користувач використовує підтримувану версію програми Outlook.

  • Переконайтеся, що користувача додано до групи власників або учасників сайту як окремого користувача, а не у складі групи безпеки.

  • Одночасно тільки 10 поштових скриньок сайту можна використовувати у програмі Outlook. Якщо користувач уже настроїв 10 поштових скриньок сайту й хоче переглянути додаткові скриньки, деякі поштові скриньки доведеться спочатку приховати. Для отримання відомостей про те, як зняти прапорець Відображати у програмі Outlook, див. статтю Централізований доступ до повідомлень електронної пошти та документів проекту.

Чому користувач бачить документ у SharePoint, а в поштовій скриньці сайту в програмі Outlook – ні?

Щоб документ відображався у програмі Outlook у поштовій скриньці сайту, бібліотеку документів, яка містить цей документ, необхідно закріпити на сайті на панелі швидкого запуску.

Чому користувач бачить документ у поштовій скриньці сайту в програмі Outlook, а в SharePoint – ні?

У програмі Outlook відображаються всі документи, а в SharePoint – лише ті, для яких користувач має дозвіл на читання. Якщо в користувача немає дозволу на читання певного документа, ім’я цього документа відображається в поштовій скриньці сайту в програмі Outlook, але користувач Outlook не може відкрити документ.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×