Підготовка джерела даних Excel 2016 до злиття в програмі Word

Підготовка джерела даних Excel 2016 до злиття в програмі Word

Ви створили список контактів та інших даних, які потрібно використовувати для злиття у Word. Якщо джерелом даних слугує наявна електронна таблиця Excel, вам достатньо просто підготувати дані до злиття. Проте якщо джерело даних – це файл, розділений символами табуляції (TXT), або файл даних із роздільниками-комами (CSV), спочатку знадобиться імпортувати дані до Excel, а лише потім підготувати їх до злиття.

Примітка : У попередній версії Excel ви могли використовувати динамічний обмін даними (DDE) і майстер злиття електронних повідомлень у Word. Програма Excel більше не підтримує DDE. Якщо ви вважаєте, щоб цю функцію слід включити до наступної версії Excel, залиште коментар у Банку ідей Excel.

Крок 1. Настроювання джерела даних в Excel

Якщо ви вже використовуєте електронну таблицю Excel як джерело даних для злиття у Word, перейдіть до кроку 2 в цій статті. Якщо ви імпортуєте контакти, наприклад контакти Gmail, з TXT- або CSV-файлу, майстер імпорту тексту допоможе настроїти дані в Excel.

  1. Відкрийте програму Excel.

  2. На вкладці Дані в групі Отримання зовнішніх даних натисніть кнопку З тексту.

    На вкладці "Дані" виділено параметр "З тексту".

  3. Виберіть потрібний файл у форматі TXT або CSV та натисніть кнопку Імпорт.

  4. У майстрі імпорту тексту в області Формат вихідних даних виберіть параметр з роздільниками.

    Отримання зовнішніх даних із тексту в Excel, майстер імпорту тексту, крок 1 із 3.

  5. Установіть прапорець Мої дані із заголовками над областю Попередній перегляд, якщо імпортований файл містить заголовки, і натисніть кнопку Далі.

  6. В області Роздільники встановіть прапорець, що відповідає роздільнику у ваших даних (наприклад, "знак табуляції" або "кома"), і натисніть кнопку Далі.

    У майстрі імпорту тексту виділено розділ "Роздільники".

    Порада : В області Зразок аналізу даних показано, як виглядатимуть результати в таблиці.

  7. В області Зразок аналізу даних виберіть стовпець, що містить поштові індекси, а потім у списку Формат даних стовпця виберіть параметр текстовий.

    У майстрі імпорту тексту в розділі "Формат даних стовпця" виділено параметр "текстовий".

    Примітка : Щоразу, коли ви застосовуєте до стовпця формат ("загальний", "текстовий" або "дата"), у його заголовку відображається назва формату.

  8. За потреби повторіть крок 7, вибравши стовпець, який необхідно змінити, і потрібний формат даних.

  9. Натисніть кнопку Готово.

  10. У діалоговому вікні Імпорт даних прийміть стандартне значення (Наявний аркуш) і координати клітинки, а потім натисніть кнопку OK.

    У діалоговому вікні "Імпорт даних" виберіть, куди слід помістити дані – на наявний аркуш (за замовчуванням) чи на новий.

    Увага : У діалоговому вікні Імпорт даних указано координати поточної виділеної клітинки. Дані імпортуються, починаючи з неї.

  11. Збережіть електронну таблицю з новим ім’ям файлу.

Імпортувавши TXT- або CSV-файл, перейдіть до кроку 2.

Крок 2. Підготовка джерела даних

У джерелі даних Excel, яке потрібно використовувати як список розсилки для злиття у Word, перевірте правильність форматування стовпців із числовими даними. Застосуйте до стовпців із числами відповідний формат, наприклад "грошовий".

Пам’ятайте: якщо вибрати відсотковий формат, значення клітинок помножиться на 100. Щоб уникнути цього, відформатуйте стовпець із відсотковими значеннями як текст. Крім того, як текст потрібно відформатувати стовпець із поштовими індексами, щоб зберегти дані під час злиття. Початкові нулі, наприклад в індексі 00399, зникнуть під час злиття, якщо значення не відформатовано як текст.

  1. Відкрийте своє джерело даних Excel і виберіть стовпець, що містить поштові індекси.

  2. На вкладці Основне в групі Число клацніть стрілку вниз у списку Числовий формат (у ньому відображається пункт "Загальний") і виберіть потрібний формат.

    У програмі Excel на вкладці "Основне" в групі "Число" клацніть стрілку вниз у списку з надписом "Загальний" і виберіть числовий формат.

Не забудьте додати відповідний символ перед полем злиття або після нього. Ось так, наприклад, виглядатимуть грошові й відсоткові значення, якщо не додати символи:

Результат злиття: "ваш внесок у розмірі 50,00" і "запропонувати вам знижку в розмірі 20".

Якщо додати символи, значення чисел стануть зрозумілішими.

Результат злиття: "ваш внесок у розмірі $50,00" і "запропонувати вам знижку в розмірі 20 %".

У документі злиття можна додати символи до та після поля злиття таким чином:

Зразок документа злиття, у якому полю "Пожертва" передує знак долара, а за полем "Відсоток" слідує знак відсотка.

Див. також

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×