Підготовка джерела даних Excel до злиття Word

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Важливим кроком у процесі злиття Word настроювати та підготовка джерела даних. Використання наявного джерела даних Excel або створити новий, імпортувавши із розділенням символами табуляції (. txt) або файл із роздільниками-комами (. CSV). Після того як ви настроїли і готовий до джерела даних, можна виконувати злиття за допомогою майстра злиття крок за кроком Динамічний обмін даними (DDE) або за допомогою методу вручну злиття.

Якщо ви не використовуєте Excel наявного джерела даних для злиття, можна використовувати у списку контактів або адресної книги. txt або до файлу CSV. Майстер імпорту тексту допоможе виконати дії, щоб отримати дані, в txt або файлу CSV в Excel.

  1. Відкрийте програму Excel.

  2. На вкладці Дані виберіть елементи Отримання зовнішніх даних > З тексту.

    На вкладці "Дані" виділено параметр "З тексту".

  3. Виберіть потрібний файл у форматі TXT або CSV та натисніть кнопку Імпорт.

  4. У майстрі імпорту тексту в області Формат вихідних даних виберіть параметр з роздільниками.

    Отримання зовнішніх даних із тексту в Excel, майстер імпорту тексту, крок 1 із 3.

  5. Установіть прапорець Мої дані із заголовками над областю Попередній перегляд, якщо імпортований файл містить заголовки, і натисніть кнопку Далі.

  6. В області Роздільники встановіть прапорець, що відповідає роздільнику у ваших даних (наприклад, "знак табуляції" або "кома"), і натисніть кнопку Далі.

    У майстрі імпорту тексту виділено розділ "Роздільники".

    Порада : В області Зразок аналізу даних показано, як виглядатимуть результати в таблиці.

  7. В області Зразок аналізу даних виберіть стовпець, що містить поштові індекси, а потім у списку Формат даних стовпця виберіть параметр текстовий.

    У майстрі імпорту тексту в розділі "Формат даних стовпця" виділено параметр "текстовий".

    Примітки : 

    • Доступні формати наведено загальні, текстута дати. Щоразу, коли ви застосувати формат даних стовпця, з'явиться у верхньому колонтитулі таблиці для цього стовпця ім'я формат.

    • Стовпець, який містить числових даних, таких як відсоток або значенням грошової одиниці, наприклад, можна лише форматувати після файлу імпорту. "Форматування числових даних Excel"підрозділ після для отримання додаткових відомостей див.

  8. За потреби повторіть крок 7, вибравши стовпець, який необхідно змінити, і потрібний формат даних.

  9. Натисніть кнопку Готово.

  10. У діалоговому вікні Імпорт даних прийміть значення за замовчуванням (Наявний аркуш) і координати клітинки, а потім натисніть кнопку OK.

    У діалоговому вікні "Імпорт даних" виберіть, куди слід помістити дані – на наявний аркуш (за замовчуванням) чи на новий.

    Увага : У діалоговому вікні Імпорт даних указано координати поточної виділеної клітинки. Дані імпортуються, починаючи з неї.

  11. Після завершення збережіть джерела даних із новим іменем файлу.

Форматування числових даних Excel

Форматування будь-якої числові дані, як відсотки або грошової одиниці значень у джерелі будь-якого нового або наявного даних у Excel , який ви збираєтеся використовувати під час злиття Word . Для збереження числових даних під час злиття уже відформатований як відсоток або грошової одиниці, дотримуйтеся вказівок у статті в "Крок 2: використання динамічного обміну даними (DDE) для злиття «розділу.

У джерелі даних Excel, яке потрібно використовувати як список розсилки для злиття у Word, перевірте правильність форматування стовпців із числовими даними. Застосуйте до стовпців із числами відповідний формат, наприклад "грошовий".

  1. Відкриття Excel джерела даних.

  2. Виберіть стовпець, який потрібно відформатувати.

  3. На вкладці Основне в групі Число клацніть стрілку вниз у списку Числовий формат (у ньому відображається пункт "Загальний") і виберіть потрібний формат.

    У програмі Excel на вкладці "Основне" в групі "Число" клацніть стрілку вниз у списку з надписом "Загальний" і виберіть числовий формат.

  4. Повторіть кроки 2 і 3, якщо необхідно.

  5. Після завершення натисніть кнопку зберегти.

Якщо джерело даних Excel , що містить числа, відформатовані як відсотки та значення грошової одиниці, деякі числових даних може форматування не зберігається його під час злиття. Ви отримаєте результати злиття, ви хочете і можна зберегти у форматі числові дані в Excel за допомогою DDE.

Формат даних Excel у порівнянні з роботи поля злиття або за допомогою не за допомогою динамічного обміну даними

Примітка : Якщо ви вирішите не за допомогою DDE, дотримуйтеся вказівок у використання злиття для надсилання повідомлень електронної пошти групами.

  1. Відкрийте Word, послідовно виберіть елементи файл > Параметри > Додатково.

  2. У розділі загальнівиберіть Підтверджувати перетворення формату файлу під час відкриття прапорець.

    Параметр ''Підтверджувати перетворення формату файлу під час відкриття''

  3. Натисніть кнопку OK.

  4. На вкладці розсилки натисніть кнопку розпочати злиття > майстер злиття.

    У програмі Word, на вкладці Розсилки натисніть кнопку Розпочати злиття а потім виберіть крок за кроком майстра злиття електронних повідомлень

  5. В області злиття , у розділі вибір одержувачіввиберіть пункт використовувати наявний список.

    У програмі Word в області завдань злиття, відкриється після вибору майстер злиття крок за кроком у процесі злиття '

  6. У розділі використовувати наявний списокнатисніть кнопку Огляда потім відкрийте відформатовані електронної таблиці.

  7. У діалоговому вікні Підтвердження джерела даних , установіть прапорець Показати все , натисніть кнопку MS Excel за допомогою DDE (*. xls) > OK.

    Діалогове вікно підтвердження джерела даних

  8. У діалоговому вікні Microsoft Excel , виберіть пункт Увесь аркуш > OK.

    діалогове вікно ''microsoft excel'' у програмі word

  9. Коли відкриється діалогове вікно Одержувачі злиття , натисніть кнопку OK.

    Діалоговому вікні Одержувачі злиття, відображається вміст використовуються як джерело даних для списку розсилки електронної таблиці Excel

  10. Продовжити лист, повідомлення електронної пошти, наклейкиабо конверта злиття.

Порада : Ви можете запобігти запит, Word під час кожного відкриття файлу даних. Після підключення до свого списку розсилки, послідовно виберіть елементи файл > Параметри > Додатково. У розділі загальнізніміть прапорець поруч із пунктом Підтверджувати перетворення формату файлу під час відкриття .

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×