Підвищення ефективності вводу даних за допомогою полів підстановки

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Створення полів підстановки в таблицях Microsoft Office Access дає змогу підвищити ефективність вводу інформації в базу даних. У полі підстановки може відображатися зрозуміле значення, яке зв’язане з іншим значенням у таблиці вихідних даних або у списку значень. Наприклад, у полі підстановки може відображатися ім’я контакту, яке зв’язане з відповідним ідентифікатором контакту в іншій таблиці, запиті або списку.

У цій статті описуються типи полів підстановки та пояснюється, як і коли слід створювати кожен тип.

Виберіть дію

Вибір типу поля підстановки

Створення полів підстановки

Використання кількох значень у полі підстановки

Видалення властивості підстановки

Вибір типу поля підстановки

У полі підстановки використовується список значень, які можуть вибирати користувачі. Це пришвидшує введення даних і зменшує ймовірність помилки. Якщо в полі введено дані, які вже містяться в іншій таблиці, це дає змогу уникнути дублювання даних і можливих помилок у результаті повторного введення інформації. Поля підстановки можуть бути прості або складні. Прості поля підстановки дають змогу зберігати одне значення, а складні або багатозначні поля – кілька значень, які відображаються в полі зі списком або в елементі керування "Список". Для кожного запису в багатозначному полі значення для відображення "підставляється" на основі його зв’язаного значення. Якщо поле підстановки переглядається або відкривається у таблиці даних, воно називається стовпцем підстановки. Можна створювати два типи полів підстановки – список підстановки та список значень.

Використання списку підстановки

Якщо поле підстановки основане на списку підстановки, дані в поле підставляються з наявної таблиці або запиту в базі даних. За такого типу підстановки таблиці є пов’язані – у разі змінення значень у джерелі даних поточні дані відображаються в полі підстановки.

Використання списку значень підстановки

Якщо поле підстановки основане на списку значень підстановки, дані в поле підстановки підставляються зі списку значень, які вводяться під час створення поля. Цей тип поля підстановки рекомендований у випадках, коли використовується обмежений набір значень, які рідко змінюються.

Створення полів підстановки

Поле підстановки можна створити в поданні таблиці або в режимі конструктора. Щоб змінити наявне поле на поле підстановки, перейдіть у режим конструктора та змініть тип даних. Щоб додати нове поле підстановки, використовуйте як джерело даних для поля підстановки наявну таблицю чи запит або створіть власний список значень. У наступних розділах пояснюється, як створювати поля підстановки за допомогою обох способів.

Створення поля підстановки з використанням таблиці або запиту як джерела даних

  1. Відкрийте таблицю в поданні таблиці та клацніть правою кнопкою миші заголовок стовпця, у якому потрібно створити поле підстановки.

  2. Натисніть кнопку Підстановка та зв'язок тип даних.

    зображення поля підстановки

  3. У майстрі підстановок установіть перемикач Поле підстановки має отримати значення з іншої таблиці або запиту та натисніть кнопку Далі.

Примітка : Якщо поле підстановки зв’язано зі списком SharePoint, дані слід змінювати у списку SharePoint.

  1. Щоб вибрати джерело для значень поля підстановки, установіть перемикач Таблиці, Запити або Обидва.

Якщо застосунок створено для використання в Інтернеті, а вихідна таблиця перебуває в режимі клієнта, вона має мати числовий первинний ключ. В іншому разі у програмі Access відобразиться повідомлення про помилку. Якщо відобразилося повідомлення про помилку, створіть у режимі конструктора числовий первинний ключ для таблиці, після чого у веб-режимі можна буде створити поля підстановки. Додаткові відомості про створення таблиці у веб-режимі див. у статті Створення бази даних для спільного використання в Інтернеті.

  1. Виберіть таблицю або запит зі списку та натисніть кнопку Далі.

  2. У списку Доступні поля виберіть поле, яке потрібно додати, і натисніть кнопку >, щоб додати його до списку Вибрані поля. Переконайтеся, що вибране поле або поля відобразилися у списку Вибрані поля. За потреби повторіть процедуру кілька разів, щоб додати всі потрібні поля, після чого натисніть кнопку Далі.

  3. Якщо вибрано кілька полів і для поля підстановки потрібно визначити параметри сортування, натисніть кнопку зі стрілкою вниз поруч із першим полем сортування та виберіть ім’я поля, за яким потрібно відсортувати значення.

  4. Щоб змінити порядок сортування, натисніть кнопку За зростанням, відтак натисніть кнопку Далі.

  5. Щоб настроїти ширину поля підстановки, за допомогою миші перетягніть стовпець, щоб змінити його ширину, і натисніть кнопку Далі.

Примітка : Ширину поля підстановки можна настроювати, але якщо ширину поля зменшити так, що воно стане невидиме, поле не відображатиметься.

Порада : Установіть прапорець Приховувати стовпець ключа, щоб користувачі, які використовуватимуть стовпець підстановки, бачили в полі лише значення, які ви визначили, а не значення в полі первинного ключа.

  1. Введіть ім’я надпису для поля підстановки.

  2. Щоб створити багатозначний стовпець підстановки, установіть прапорець Дозволити кілька значень.

Примітка : Щоб у полі могли зберігатися кілька значень, необхідно встановити прапорець Дозволити кілька значень. Див. розділ Використання кількох значень у полі підстановки.

Вибір параметра багатозначної підстановки в майстрі підстановок

  1. Натисніть кнопку Готово, перейдіть на вкладку файл і натисніть кнопку зберегти.

Порада : Щоб перевірити або змінення властивостей поля підстановки, відкрити таблицю в режимі конструктора та властивості, доступні на вкладці " Підстановка ", у розділі Властивості поля.

Використання таблиці або запиту як джерела даних для поля підстановок

 на початок сторінки

Створення поля підстановки на основі списку значень

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші потрібну таблицю та виберіть пункт Конструктор.

  2. Клацніть клітинку у стовпці Тип даних якого відповідає даним, які потрібно визначити як поле підстановки, клацніть стрілку вниз і виберіть на тип даних стовпця а потім виберіть пункт Майстер підстановок.

Примітка : Якщо відобразиться повідомлення про те, що не вдалося запустити майстер підстановок, змініть тип даних поля.

  1. У майстрі підстановки встановіть перемикач Я самостійно введу потрібні значення та натисніть кнопку Далі.

  2. На наступній сторінці майстра вкажіть потрібну кількість стовпців у списку підстановки.

Примітка : Ширину поля підстановки можна настроювати, але якщо ширину поля зменшити так, що воно стане невидиме, поле не відображатиметься.

  1. Введіть значення, яке відображається в списку підстановки і натисніть кнопку Далі.

Список значень можна змінювати в області властивостей поля підстановки безпосередньо в текстовому полі Джерело рядків.

  1. Якщо під час кроку 4 визначено кілька стовпців, необхідно вибрати стовпець, який використовуватиметься для унікального позначення кожного значення. В області Доступні поля клацніть стовпець, який використовуватиметься для унікального позначення кожного значення, і натисніть кнопку Далі.

Примітка : Цей крок не відображатиметься, якщо під час кроку 4 визначено лише один стовпець.

  1. На наступній сторінці майстра введіть ім’я надпису для поля підстановки.

  2. Щоб створити багатозначний стовпець підстановки, установіть прапорець Дозволити кілька значень.

    Примітка : Щоб у полі могли зберігатися кілька значень, необхідно встановити прапорець Дозволити кілька значень. Див. розділ Використання кількох значень у полі підстановки.

  3. Щоб зберегти внесені зміни, послідовно натисніть кнопки Готово та Так.

На початок сторінки

Використання кількох значень у полі підстановки

Залежно від способу використання бази даних багатозначні поля підстановки рекомендовано використовувати в таких випадках:

  • поточний список значень містить кілька варіантів вибору;

  • база даних часто підключається до сайту SharePoint;

  • база даних зв’язана із сайтом SharePoint.

Використання в полі кількох значень – корисна можливість, однак це також може обмежити функціональні можливості бази даних, якщо її перемістити на сервер.

Увага : Щоб змінити тип даних або розмір багатозначного поля підстановки, для якого як джерело даних використовується наявна таблиця, спочатку потрібно видалити зв’язки.

Установлення та змінення властивостей поля підстановки

Якщо використовується майстер підстановок, властивості поля підстановки встановлюють автоматично. Щоб змінити поведінку поля підстановки, ці властивості можна змінювати.

  • В області переходів клацніть правою кнопкою миші потрібну таблицю та виберіть пункт Конструктор.

  • Клацніть поле, у якому слід змінити властивості підстановки.

  • Відкрийте вкладку Підстановка.

  • Клацніть стрілку розкривного списку поруч із властивістю, яку слід змінити, і виберіть потрібний параметр.

У наведеній нижче таблиці перелічено властивості поля підстановки, які можна встановлювати або змінювати.

Властивість

Дія

Відобразити елемент керування

Залежно від типу елемента керування можна встановити один із таких типів:

"Прапорець". Лише в полях із типом даних "Так/Ні".

  • Текстове поле     Відображається вміст, який ввів користувач.

  • Список     Відобразиться список значень, розташованих у відкритого вікна.

  • Поле зі списком     Відображає вибраних значень після закриття та доступні список значень, розташованих під час відкриття.

Примітка : Настроювання Відобразити елемент керуваннявластивостей Текстового поля або прапорець вимикає підстановки.

Тип джерела рядків

Визначення, якими значеннями слід заповнювати поля підстановки: значеннями з іншої таблиці чи запиту або зі списку значень, які визначаються користувачем. Список також можна заповнити іменами полів у таблиці або запиті.

Джерело рядків

Визначення таблиці, запиту або списку значень із значеннями для поля підстановки. Якщо властивість Тип джерела рядків має значення Таблиця/Запит або Список полів, ця властивість має мати значення імені таблиці, імені запиту або SQL-оператора, який позначає запит. Якщо властивість Тип джерела рядків має значення Список значень, ця властивість має містити список значень, відокремлених крапкою з комою.

Приєднаний стовпець

Визначення стовпців у властивості Джерело рядків, де міститься значення поля підстановки. Це значення має бути в діапазоні від 1 до кількості стовпців у властивості Джерело рядків.

Кількість стовпців

Визначення кількості стовпців у джерелі рядків, які відображатимуться у стовпці підстановки. Значення цієї властивості має бути ціле число від 1 до 255.

Заголовки стовпців

Визначення, чи слід відображати заголовки стовпців. Значення має бути "Ні" (за промовчанням) або "Так".

Ширина стовпців

Введіть ширину для кожного стовпця. Наприклад, щоб приховати певний стовпець, зокрема номер ідентифікатора, укажіть для ширини значення 0.

Рядки списку

Визначення кількості рядків, які з’являються під час відображення стовпця підстановки.

Ширина списку

Визначення ширини елемента керування, який з’являється під час відображення стовпця підстановки.

Обмежити списком

Заборона або дозвіл на введення користувачем значення, якого немає у списку.

Дозволити кілька значень

Визначення, чи може поле підстановки використовувати багатозначне поле та давати можливість вибирати кілька значень. Значення може бути "Ні" (за промовчанням) або "Так". Якщо вибрано значення Так, для кожного запису користувач зможе вибирати кілька значень із властивості Джерело рядків. Додаткові відомості про використання цього параметра див. в розділі Використання кількох значень у полі підстановки.

Відображати зміни списку значень

Визначення, чи можна змінювати елементи у списку значень поля підстановки. Коли властивість має значення Так, у контекстному меню поля підстановки (клацніть поле правою кнопкою миші) відображатиметься пункт Змінити елементи списку. Якщо поле підстановки має кілька стовпців, ця властивість не враховується.

Форма редагування елементів списку

Визначення наявної форми, яку можна використовувати для змінення елементів списку в полі підстановки.

Відображати лише значення джерела рядка

Відображення лише тих значень, які збігаються з поточним джерелом рядків, якщо властивість Дозволити кілька значень має значення Так.

На початок сторінки

Видалення властивості підстановки

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші потрібну таблицю та виберіть пункт Конструктор.

  2. Виберіть поле, властивість підстановки якого слід видалити.

  3. Відкрийте вкладку Підстановка.

  4. У розкривному списку Відобразити елемент керування виберіть пункт Текстове поле та збережіть внесені зміни.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×