Про пошук файлів

Деякі матеріали в цьому розділі можуть бути незастосовні до окремих мов.

За допомогою команди Знайти в Microsoft Office 2003 можна знаходити файли де завгодно: на локальному жорсткому диску, у локальній мережі, у поштовій скриньці Microsoft Outlook, а також у Мережне оточення. Крім того, можна шукати повідомлення електронної пошти, запрошення на збори та інші відомості в поштовій скриньці Microsoft Outlook. Підтримуються два методи пошуку файлів: звичайний та розширений.

Звичайний пошук файлів

Звичайний режим надає ширші можливості пошуку файлів, елементів Microsoft Outlook і веб-сторінок. Він дає змогу знайти файли, які містять вказаний текст у заголовку, у вмісті або у властивість. Також можна вказати місце пошуку і тип файлів, серед яких необхідно шукати.

Розширений пошук файлів

Розширений пошук точніший. Його використовують для пошуку файлів за їх властивостями. Такий пошук виконують серією послідовних запитів, які становлять набір правил для пошуку. Приклад запиту: «Автор співпадає (точно) з Петро». За цим запитом буде виконано пошук файлів, властивість «Автор» яких містить лише текст «Петро».

Пошук із використанням природної мови

У разі пошуку з використанням природної мови застосовуються звичайні розмовні вислови, такі як «Get all mail from Jane» або «Find all meetings next week», за допомогою яких можна шукати елементи Microsoft Outlook із області завдань Звичайний пошук файлів. Природну мову можна використовувати для пошуку повідомлень електронної пошти, записів календаря, контактів, завдань і приміток. Пошук із використанням природної мови застосовується лише у версіях Microsoft Office 2003 для англійської мови.

Хоча докладніші запити з використанням природної мови дають змогу отримати кращі результати, дотримання правил синтаксису і граматики не обов'язкове. Наприклад, повноцінним є такий запит: «High priority tasks».

Під час пошуку з використанням природної мови перевіряється вміст елементів Microsoft Outlook (наприклад, текст повідомлень електронної пошти), а також властивість елементів, таких як тема зборів або важливість завдання.

Примітка : Хоча використання природної мови для пошуку документів у мережному оточенні або на локальному комп'ютері не підтримується, засіб пошуку файлів Office використовує відомості запитів пошуку природною мовою для пошуку файлів у цих місцях.

Поради з використання природної мови

Пошук в електронній пошті

  • Пошук у тексті повідомлень електронної пошти з використанням слів на взірець «about» або «subject».

    Приклади

    "Messages about searching"

    "Messages on the subject: sales quotas"

  • Пошук у властивостях і інших полях повідомлень електронної пошти.

    Приклади

    "High priority messages"

    "Who did I Cc about natural language searching?"

    "E-mail I need to follow-up on"

  • Пошук документів, які містять вкладення.

    Приклад

    "Find all mail messages with attachments"

  • Використовуйте часові інтервали для звуження пошуку.

    Приклади

    "E-mail from Bob in the last week about natural language searching"

    "Find the most recent e-mail from Prasanna"

Пошук у календарі

  • Пошук у тексті запрошень на збори з використанням слів на взірець «about» або «subject».

    Приклади

    "Meeting about sales goals"

    "Show the meeting to introduce new team members"

  • Пошук зборів за учасниками.

    Приклади

    "All meetings with Jim"

    "Find the meeting organized by Tanya"

    "Did Bei-Jing accept the meeting about searching?"

  • Обмеження діапазону пошуку зазначенням інтервалу часу.

    Приклади

    "Find all meetings I attended last Monday"

    "Find all meetings the day before yesterday"

Пошук контактів

  • Пошук контактів за такими додатковими відомостями як коротке ім'я або день народження.

    Приклад

    "Find everyone whose manager is Miles"

  • Пошук групи контактів зі спільними відомостями.

    Приклад

    "Contact information for clients who live in Baltimore"

Пошук нотаток

  • Пошук нотаток за їх вмістом, кольором або іншою властивістю.

    Приклади

    "All notes I created yesterday"

    "All blue notes about searching"

Інші поради

  • Щоб звузити пошук, вкажіть папку, в якій потрібно виконати пошук.

    Приклад

    "E-mail in my Inbox that I haven't read yet"

  • Щоб виконати пошук цілої фрази, вкладіть цю фразу в лапки.

    Приклад

    "Show me meetings about "natural language searching" in the next 5 days"

  • Укажіть потрібний порядок отримання результатів.

    Приклад

    "E-mail from Helmut, sorted oldest message first"

Параметри пошуку файлів

Область завдань «Пошук файлів»

Якщо вибрати в меню Файл команду Пошук файлів, у правій частині вікна з'явиться область завдань Пошук файлів. Кожний додаток Microsoft Office може мати власну областьзавдань пошуку. Однак результати пошуку доступні з будь-якого додатка. Наприклад, якщо виконати пошук по всіх типах файлів із Microsoft Word, а потім відкрити із результатів пошуку електронну таблицю Microsoft Excel, результати пошуку також будуть відображені в області завдань результатів пошуку Microsoft Excel, що дає змогу використовувати їх надалі.

Перегляд результатів пошуку

Після початку пошуку імена файлів починають з'являтися в області завдань Пошук файлів. При цьому файли, розташовані на локальному комп'ютері, у поштовій скриньці і мережному оточенні, відображуються в окремих групах.

Із списку результатів можна виконати багато дій над знайденими файлами, у тому числі:

  • перегляд властивостей файлу;

  • відкриття файлу;

  • перегляд файлу у браузері;

  • створення нового документа на основі файлу;

  • копіювання гіперпосилання на файл в буфер обміну Microsoft Office.

Прискорення пошуку засобом швидкого пошуку

За швидкого пошуку дані витягуються з файлів і впорядковуються, що дає змогу швидше і простіше знаходити файли. Індекс швидкого пошуку оновлюється під час простою комп'ютера.

У засобі швидкого пошуку використовується служба індексації, вбудована в операційну систему Microsoft Windows. Підтримка швидкого пошуку вмикається в області завдань пошуку Windows або в області завдань Звичайний пошук файлів у Microsoft Office.

Примітка : Якщо швидкий пошук не установлено, в області завдань Звичайний пошук файлів відображується відповідне повідомлення. Якщо швидкий пошук установлено, відображується його стан (увімкнений або вимкнений).

Виконування складнішого пошуку із використанням умов і значень

У режимі розширеного пошуку можна використовувати умови та значення для пошуку файлів за їх властивостями.

Умови накладають обмеження на значення властивості файлу для уточнення пошуку за розширеного пошуку. З кожним типом властивостей пов'язано набір умов, який автоматично відображується в режимі розширеного пошуку. Наприклад, якщо властивість містить дату, то за розширеного пошуку для нього, серед інших, відображуються такі умови: «сьогодні», «завтра», «вчора».

Деякі властивості не потребують вказувати значення. У прикладі «Змінено вчора» додаткові значення непотрібні, оскільки умова «вчора» надає всі необхідні відомості для розширеного пошуку.

Деякі властивості потребують вказувати значення. Наприклад, умова «дорівнює» завжди потребує вказувати значення, настроюючи пошук.

Пошук із діалогового вікна «Відкриття документа»

Звичайний або розширений пошук запускається з меню Сервіс у діалоговому вікні Відкриття документа. Як і в області завдань пошуку файлів, результати групуються відповідно до розташування файлів. Відкриваючи файл, також можна переглянути його властивості.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×