Проект для використання даних на сервері SharePoint Server

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Поєднавши сервер Office SharePoint Server 2007, систему Microsoft Office 2007, а також дані підприємства, можна створити для себе максимально зручну й комфортну бізнес-розробку.

Проект для використання даних на сервері SharePoint Server

У цій статті

Аналіз процесу створення бізнес-розробки на прикладі будівництва дому

Загальні уявлення про дані як основу розробки

Використання даних на сервері Office SharePoint Server 2007

Використання даних із програм системи Office на сервері Office SharePoint Server 2007

Початок роботи із шаблонами та сценаріями

Аналіз процесу створення бізнес-розробки на прикладі будівництва дому

Уявімо, що потрібно побудувати якісний дім. Якщо часу та грошей достатньо, можна вибрати варіант А: придбати пусту земельну ділянку, до якої ще не підведено комунікації, найняти архітектора, який розробить проект будинку, а потім запросити генерального підрядника (який залучить субпідрядників), щоб він ретельно збудував дім із нуля. Якщо часу та грошей недостатньо, можна вибрати варіант Б: придбати модульний будинок, вибрати готовий архітектурний план і плани поверхів, а потім найняти одного підрядника, який швидко збудує дім на підготовленій ділянці, до якої вже підведено всі комунікації.

Система Microsoft Office і сервер Office SharePoint Server 2007 дають змогу створити якісну бізнес-розробку обома способами. Щоб реалізувати варіант A, зазвичай потрібно виділити належне фінансування, написати код і розробити програмне забезпечення, тому це краще довірити ІТ-фахівцям. Варіант Б – це поєднання системи Microsoft Office (архітектора), сервера Office SharePoint Server 2007 (модулів будинку, підготовленої ділянки й комунікацій), умотивованого інформаційного працівника (підрядника), а також шаблонів і сценаріїв (архітектурного плану та плану поверхів).

Це чудовий варіант для тих, хто хоче створити якісну бізнес-розробку без зайвих зусиль. У цій статті в загальних рисах описано, як використовувати дані на сервері Office SharePoint Server 2007. Крім того, тут наведено багато посилань на додаткові відомості, які дають змогу зрозуміти особливості описаних тут функцій і можуть допомогти упровадити розробку.

На початок сторінки

Загальні уявлення про дані як основу розробки

Дані та базові принципи роботи з ними – це основа будь-якої створеної на основі системи Microsoft Office автоматизованої бізнес-розробки на рівні підприємства, підрозділу або робочої групи.

На початок сторінки

Три типи даних

Інформація вкрай важлива для будь-якого підприємства, яке прагне працювати ефективно, а дані – це основа основ, на якій базується його робота. Більшість підприємств виділяють значні ресурси, щоб збирати, зберігати, оновлювати, аналізувати дані, отримувати до них доступ, керувати ними й формувати відповідні звіти. Ці дані можуть мати три форми:

  • Структуровані дані.    Дані цього типу може бути представлено у формі таблиць, які легко оновлювати, сортувати й фільтрувати та до яких легко надсилати запити. Зазвичай ці дані зберігаються в неструктурованих файлах і базах даних. Структуровані дані також містять метадані, які часто називають "даними про дані". Метадані надають даним змісту й накладають обмеження на них, зокрема включають заголовки стовпців, типи й формати даних, а також правила перевірки. Прикладами структурованих даних можуть виступати замовлення на придбання, статистика, дані про запаси, бюджети та дані про збут.

  • Неструктуровані дані.    Дані цього типу – це інформація, збережена в документах і презентаціях, яку не можна автоматично перетворити на структуровані дані. Прикладами неструктурованих даних можуть виступати нотатки, листи, публікації, політики, пропозиції, технічні характеристики, слайди й резюме.

  • Частково структуровані дані.    Даті цього типу складаються зі структурованих даних, поєднаних із невеликим обсягом неструктурованих даних, наприклад полями приміток і нотаток, вкладеними документами та графікою. Прикладами частково структурованих даних можуть виступати звіти про стан, формалізовані документи із запитами пропозицій, результати оцінювання персоналу й каталоги товарів.

У системі Microsoft Office і на сервері Office SharePoint Server 2007 можна працювати з даними всіх трьох типів, але в цій статті основну увагу приділено структурованим і частково структурованим даним.

На початок сторінки

Створення зв’язку з даними

Структуровані та частково структуровані дані часто надходять із зовнішнього джерела даних, наприклад файлу XML, книги або бази даних. Таке зовнішнє джерело даних підключається до програми через зв’язок із даними (набір відомостей, у якому описано, як знайти зовнішнє джерело даних, увійти й отримати доступ до нього).

Відомості про зв’язок також можуть зберігатися у файлі зв’язку, наприклад файлі зв’язку з даними Office (ODC). Щоб зберігати відомості про зв’язок у файлі ODC, використовуються настроювані теги HTML і XML. Файл цього типу застосовується в більшості програм Office. На сервері Office InfoPath 2007 використовується схожий універсальний файл зв’язку з даними (UDC). Файли зв’язку дуже зручно використовувати, щоб забезпечити постійний спільний доступ, полегшити пошук зв’язків, підвищити рівень безпеки та простіше адмініструвати джерела даних. Найкращий спосіб надати спільний доступ до файлів зв’язків – розмістити їх у безпечному й надійному розташуванні, наприклад у бібліотеці зв’язків даних SharePoint, де відповідні користувачі та програми можуть прочитати файл, а вповноважені на це користувачі – змінювати його.

Підключення до зовнішніх даних

1. Можна підключатися до багатьох різних джерел даних: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 і тестових файлів.

2. З кожним джерелом даних пов’язано відповідний драйвер ODBC або постачальник OLE DB.

3. У файлі зв’язку визначено всі відомості, необхідні, щоб отримати доступ до даних і власне дані з відповідного джерела даних.

4. Відомості про зв’язок копіюються з файлу зв’язку до програми.

Засіб Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, який інсталюється з ОС Microsoft Windows, дає змогу підключатися до найрізноманітніших реляційних і нереляційних джерел даних, використовуючи драйвери ODBC або постачальники OLE DB. Коли інсталюється система Microsoft Office, до комп’ютера додаються додаткові драйвери ODBC та постачальники OLE DB. Крім того, щоб отримати інформацію з джерел, відмінних від джерел даних Microsoft, можна скористатися драйверами ODBC та постачальниками OLE DB від інших виробників. Відомості про те, як інсталювати такі драйвери ODBC та постачальники OLE DB, можна переглянути в документації до бази даних або отримати від постачальника бази даних.

Використовуючи систему Microsoft Office, можна створити підключення в багатьох програмах Office. Якщо потрібно підключитися до нового джерела даних, можна скористатися майстром зв’язків із даними. А програма Office Excel 2007 – це найкращий спосіб переглядати й редагувати вміст файлу ODC.

Додаткові відомості

Імпорт даних до програми Office Publisher, Visio або Word за допомогою майстра зв’язків із даними

Загальні відомості про підключення даних (імпорт)

На початок сторінки

Використання сіток даних для роботи з даними

Часто з даними найпростіше працювати в сітці даних. Сітка даних – це табличне відображення даних у стовпцях і рядках, яке дає можливість легко сортувати й фільтрувати дані, надсилати запити до даних і керувати ними. Сітки даних також дають можливість отримати правильний набір даних для бізнес-розробки з кількох джерел даних. Деяким користувачам сітки даних цілком достатньо, щоб ефективно працювати з даними. Іншим потрібні зручніші способи, щоб керувати даними, наприклад форми, звіти та приладні дошки.

Таблиця "Працівники" у вікні табличного подання даних

Система Microsoft Office у поєднанні із сервером Office SharePoint Server 2007 дає можливість створювати й використовувати сітки даних, скориставшися веб-таблицями даних Access, даними в табличному поданні Access і таблицями Excel.

На початок сторінки

Ефективне змінення даних за допомогою форм

Кілька підформ, укладених одна в одну Структуровані та частково структуровані дані потрібно часто оновлювати та змінювати, тому для них зручно використовувати форми. Форма (друкована або онлайнова) – це документ чи компонент програми, розроблений зі стандартною структурою та форматом, завдяки чому простіше збирати, записувати, упорядковувати й редагувати дані. Форми – це вікна, через які користувачі переглядають дані та отримують до них доступ. Онлайнові форми, як і друковані, містять інструкції, форматування, надписи й пусті області, у яких можна вводити дані. Вони також містять елементи керування, наприклад поля зі списками, перемикачі та кнопки, у яких відображаються дані або можна легко ввести чи змінити їх, виконати дію або вибрати потрібне значення. Завдяки візуально привабливим формам можна працювати з базою даних ефективніше та зручніше, а також запобігати введенню хибних даних.

Використовуючи систему Microsoft Office і сервер Office SharePoint Server 2007, можна створювати форми Access та InfoPath, форми списків SharePoint, подання даних, вставлені як форми, і веб-частини форм, а також користуватися ними.

На початок сторінки

Використання звітів для представлення даних і ухвалення рішень

Звіти дають змогу отримати загальне уявлення про дані Структуровані та частково структуровані дані зазвичай надаються користувачам у бізнес-звітах. Звіт – це подання даних, відформатованих і впорядкованих згідно з певними бізнес-вимогами. Прикладами звітів можуть виступати прогнози бюджету, зведення даних про збут, списки номерів телефонів, поштові етикетки та каталоги товарів. Звіти можуть мати вигляд простого односторінкового огляду або ієрархічного представлення великих обсягів даних. Звіт може також містити підзвіти, відрізнятися залежно від переданих параметрів і підтримувати різні інтерактивні можливості, що дають користувачам змогу сортувати, фільтрувати, деталізувати й навіть уточнювати деталізовані дані.

Використовуючи звіти, інформаційні працівники можуть знаходити відповіді на запитання, зосереджуватися на завданнях, знаходити найкращі альтернативи, розробляти правильні стратегії та тактику, визначати наслідки та співвідношення переваг і недоліків, а також оцінювати невідомі змінні та ризики, а отже ухвалювати обґрунтовані бізнес-рішення.

Користувачів звітів можна поділити на кілька типів:

Тип користувача

Приклад

Дії зі звітом

Досвідчені користувачі

Інформаційні та бізнес-аналітики

Створюють і настроюють звіти, працюють зі звітами зведених таблиць, у яких використовується онлайнова аналітична обробка (технологія OLAP), застосовують інструменти, щоб створювати звіти, проводять статистичний аналіз і використовують інструменти глибинного аналізу даних.

Користувачі середнього рівня

Керівники та інші інформаційні працівники

Читають докладні звіти, настроюють і використовують звіти (фільтрують і сортують дані, настроюють параметри), а також створюють спеціальні запити та звіти.

Звичайні користувачі

Офісні працівники

Читають стандартні прості звіти й відкривають звіти, використовуючи такі прості візуальні елементи, як блок-схеми.

Використовуючи систему Microsoft Office, а також сервери Office SharePoint Server 2007 і SQL Server, можна створювати різноманітні звіти в службах звітування SQL Server і програмах Access, Excel, InfoPath (застосовуючи об’єднання форм) і Office SharePoint Designer 2007 (застосовуючи подання даних, доступні лише для читання), а також користуватися цими звітами.

На початок сторінки

Використання приладних дощок і KPI для ухвалення рішень на основі даних

Бізнес-аналітика – це популярний у галузі метод, який дає змогу збирати й використовувати дані, а також керувати ними. Він використовується, щоб виявляти тенденції, визначати їхнє значення, ухвалювати рішення, реагувати на зміни та вживати необхідні заходи, щоб підвищити продуктивність підприємства. Приладні дошки та ключові показники ефективності (KPI) – це важлива складова такої діяльності.

Використання приладних дощок

Приладні дошки (які також називаються системами показників) – це важливий метод бізнес-аналітики, який об’єднує звіти й аналітику, щоб візуалізувати важливі відомості на рівні підприємства, підрозділу або групи.

Сторінка майстра підстановок для вибору полів

Існують три типи приладних дощок: операційні, що дають змогу відстежувати щоденну роботу працівників, тактичні, завдяки яким можна аналізувати дані та відстежувати дії за місяць або квартал, і стратегічні, призначені, щоб керувати підприємством у довготривалій перспективі. Дані приладної дошки можуть бути кількісні (суми замовлень, частка ринку, прибутки, виклики служби підтримки, дефекти виробництва, відвідування веб-сторінки) або якісні (10 найкращих клієнтів, основні питання, незавершені завдання, найважливіші новини).

Використання ключових показників ефективності (KPI)

Невід’ємний елемент приладної дошки – це ключовий показник ефективності (KPI), у якому використовуються візуальні засоби (такі як стрілки вгору й униз, сигнали світлофора або кольорові кола), що вказують на успіхи в досягненні важливої бізнес-цілі. KPI – це кількісна міра, наприклад валовий прибуток за місяць або плинність кадрів за квартал. Цей індикатор використовується, щоб відстежувати продуктивність організації. Використовуючи KPI, команди, керівники й компанії можуть швидко оцінювати успіхи на шляху до кількісних цілей і ухвалювати правильні рішення, давши відповідь на три фундаментальні запитання: "У чому я випереджаю план або відстаю від нього?", "Наскільки я випереджаю план чи відстаю від нього?" та "Який мінімальний обсяг роботи вже виконано?".

Показники ефективності збуту У кожного показника KPI є ціль, стан і тенденція. Наприклад, поширений показник KPI – збут підрозділу за місяць. Після ретельного планування визначаються квартальні цілі (цільові показники) збуту для кожного підрозділу. На приладній дошці або в системі показників відображається стан за тиждень для цієї цілі (робота йде за графіком, показники випереджають планові або відстають від них). Для цього можуть використовуватися різні кольори або визначені компанією стандартні піктограми. Тенденції за останні роки можна підсумовувати на діаграмі та навіть використовувати для прогнозів на наступний рік.

На початок сторінки

Використання даних на сервері Office SharePoint Server 2007

Сервер Office SharePoint Server 2007 спрощує співпрацю з іншими працівниками, оскільки на ньому підтримується поширена бізнес-діяльність, у якій застосовуються всі три типи даних, описані вище, і легше керувати документами, сайтами та робочими областями, а також надавати до них спільний доступ. Ось кілька прикладів:

  • робочі групи й підрозділи, яким потрібно співпрацювати над проектами, пояснювати бізнес-цілі, вимірювати кількісні показники успіху, організовувати команди та впорядковувати завдання, розробляти й відстежувати плани та проміжні етапи, визначати витрати й надавати кінцеві результати;

  • компанії, яким необхідно керувати великою кількістю документів, перевіряти процеси, пояснювати політики, а також зберігати, позначати та знаходити записи з великою кількістю даних.

Сервер Office SharePoint Server 2007 також забезпечує надійну інфраструктуру для додаткових бізнес-розробок, у яких застосовуються всі три типи даних. Описані нижче компоненти Office SharePoint Server 2007 виступають для інформаційних працівників важливими елементами, які дають змогу створити автоматизовану бізнес-розробку на базі структурованих і частково структурованих даних, практично не пишучи спеціальний код. Такі компоненти чудово працюють як окремо, так і разом. Це свого роду "модулі будинку, підготовлена ділянка та комунікації", які дають можливість швидко створити бізнес-розробку.

Компоненти структурованих даних на сайті SharePoint

1. Система Microsoft Office і сервер Office SharePoint Server 2007 дають можливість працювати з різними типами зовнішніх даних, зокрема бізнес-даними, джерелами даних Office і неструктурованими файлами.

2. Office SharePoint Server 2007 включає безліч компонентів, призначених, щоб керувати зовнішніми даними різними способами.

3. Доступ до зовнішніх даних можна отримувати з класичної програми Office або браузера, наприклад Windows Internet Explorer.

На початок сторінки

Списки SharePoint

Зазвичай на сайті SharePoint є багато списків за замовчуванням, таких як "Посилання", "Оголошення", "Контакти", "Відстеження питань", "Опитування" та "Завдання", які можна використовувати як основу для бізнес-розробки. У багатьох випадках ці списки (у дещо зміненому або початковому вигляді) можуть слугувати швидкими й ефективними розробками. Наприклад, список "Опитування" з умовними розгалуженнями й розривами сторінок можна використовувати, щоб оцінювати рівень задоволення працівників і клієнтів, а список "Відстеження питань", у якому підтримується керування версіями та зберігання журналу версій, – щоб детально аналізувати проекти робочої групи й загальні робочі завдання.

Список завдань проекту

Списки пропонують широкі та гнучкі можливості та мають багато вбудованих функцій, завдяки яким можна надійно зберігати структуровані та частково структуровані дані, працювати з ними й надавати до них спільний доступ. Списки дають можливість:

  • Включати дані різних типів, наприклад дати, зображення, формули та обчислення на основі інших стовпців, поля, що підтримують тільки додавання (їх зручно використовувати для журналювання та програм відстеження), і поля підстановки, значення яких можна вибирати з іншого поля списку.

  • Створювати подання списку, щоб упорядковувати, сортувати й фільтрувати дані різними спеціальними способами. Змінювати метадані, наприклад додавати й видаляти стовпці та змінювати правила перевірки. Узгоджено використовувати списки на сайтах SharePoint із типами вмісту, стовпцями сайту й шаблонами.

  • Створювати настроювані списки, відображати дані у веб-частинах і на їх сторінках, а також імпортувати, експортувати та створювати зв’язки з даними з інших програм, наприклад Excel і Office Access.

  • Відстежувати версії та докладний журнал, вимагати затвердження на змінення даних, використовувати безпеку на рівні елементів і папок, брати файли на редагування та повертати їх із редагування, автоматично отримувати відомості про зміни, використовуючи оповіщення й RSS-канали.

  • Упорядковувати вміст одного списку в папки для додаткової зручності та швидшої роботи, а також покращувати загальну продуктивність для великих списків, застосовуючи індексування.

Веб-таблиця даних Access (колишня назва – "вікно табличного подання даних") – це сітка даних, яка дає змогу переглядати й редагувати дані в списках різних типів. Вона зручніша й потужніша, ніж стандартне подання списку. Вміст списку або бібліотеки документів у веб-таблиці даних Access відображається в рядках і стовпцях. Можна додавати й редагувати рядки та стовпці, застосовувати фільтри, установлювати порядок сортування, відображати обчислювані значення та підсумки, а також зручно змінювати дані в клітинках сітки.

Приклад вікна табличного подання даних

Примітка : Для веб-таблиць даних Access на клієнтському комп’ютері має бути інстальовано програму Office Access 2007 і браузер, у якому підтримуються елементи керування ActiveX.

Область завдань веб-таблиці даних Access також містить кілька додаткових команд, завдяки яким можна легко взаємодіяти з програмами Excel і Access.

Команда

Дія

Відстеження цього списку в Access

Створює пов’язану таблицю Access, також пов’язану з вікном табличного подання даних, яку можна оновлювати (доступна лише в програмі Office Access 2007).

Експорт до Access

Експортує подання до таблиці в базі даних.

Звіт у Access

Створює пов’язану таблицю в програмі Access і звіт.

Запит списку в Excel

Експортує дані, які можна оновлювати, до програми Excel. (Працює так само, як команда Експорт до Excel у меню Дії в стандартному поданні списку.)

Друк в Excel

Експортує дані, які можна надрукувати, до програми Excel.

Діаграма в Excel

Експортує дані до програми Excel, щоб можна було створити діаграму, використовуючи майстер діаграм.

Створити звіт зведеної таблиці Excel

Експортує дані до програми Excel, щоб можна було створити звіт зведеної таблиці.

На початок сторінки

Бібліотеки SharePoint

Бібліотека SharePoint – це розташування на сайті SharePoint, у якому можна створювати, збирати й оновлювати документи, а також керувати ними спільно з учасниками команди та іншими працівниками. У кожній бібліотеці відображається список документів і пов’язані з ними основні метадані, щоб було простіше використовувати файли та працювати разом. Кожна бібліотека пропонує корисні можливості, зокрема дає змогу брати документи на редагування та повертати з нього, створювати основні та проміжні версії, а також відстежувати зміни, і містить різноманітні функції для політик, аудиту й робочих циклів. У бібліотеці можна створювати документи, зображення, презентації, форми й файли інших типів, а також керувати ними. Нарешті, можна скористатися бібліотекою за замовчуванням "Спільні документи", настроїти її відповідно до своїх потреб або створити власні додаткові бібліотеки.

Бібліотека документів

Існує три типи бібліотек: бібліотеки документів, бібліотеки форм і бібліотеки зв’язків даних. У всіх них підтримуються будь-які типи даних.

Бібліотеки документів.    У бібліотеках документів можна зберігати файли різних типів (зокрема документи Office, електронні таблиці, звіти, форми, бази даних Office Access 2007 і текстові файли), отримувати доступ до них і керувати ними.

Бібліотеки форм.    Бібліотеки форм дають можливість зберігати форми Office InfoPath 2007 і працювати з ними. Їх можна використовувати, щоб централізовано заповнювати та зберігати форми на основі одного шаблону. Наприклад, можна скористатися InfoPath, щоб створити розробку, що дає змогу відстежувати активи, шаблони (XSN) і файли XML (XML) форм якої зберігаються в бібліотеці форм SharePoint.

Бібліотеки зв’язків даних.    Бібліотека зв’язків даних – це спеціальна бібліотека, яку можна визначити як надійне розташування, що дає змогу легко зберігати, захищати і спільно використовувати файли ODC та UDC, а також керувати ними. Адміністратори можуть контролювати доступ до цих зв’язків, щоб їх могли використовувати тільки привілейовані довірені користувачі. Можна настроїти Excel Services, щоб використовувалися тільки надійні зв’язки. Адміністратору може також знадобитися перемістити базу даних із тестового сервера на робочий або оновити запит, який використовується для доступу до даних. Використовуючи файл ODC, збережений в бібліотеці зв’язків даних, можна набагато простіше адмініструвати відомості про зв’язок і зробити доступ користувачів до даних зручнішим, оскільки для всіх книг застосовується один файл зв’язку, який оновлюється під час операції оновлення на клієнтському комп’ютері або сервера. Можна навіть настроїти сервер Office SharePoint Server 2007 і клієнтський комп’ютер користувача, щоб автоматично визначалися зміни у файлі зв’язку й використовувалася його останньої версії. Якщо говорити коротко, завдяки бібліотекам зв’язків даних можна значно простіше обслуговувати зв’язки з даними й керувати ними.

На початок сторінки

Веб-частини та сторінки веб-частин

Веб-частина – це модульна одиниця інформації, основний стандартний блок сторінки веб-частини. Можна додати веб-частини до зон веб-частин на сторінці веб-частини, а потім настроїти окремі веб-частини, щоб створити унікальну сторінку для користувачів сайту. Сторінка веб-частини – це спеціальний тип веб-сторінки, на якій можна використовувати веб-частини, щоб об’єднувати дані, наприклад списки й діаграми, з веб-вмістом, таким як текст і зображення, у динамічному інформаційному поданні, створеному для загального завдання або певної теми.

Сторінку веб-частини можна використовувати, щоб упорядковано надавати різноманітну структуровану або неструктуровану інформацію корисним і зручним способом. Сторінки веб-частин часто містять кілька з’єднаних веб-частин, які дають змогу динамічно відображати дані та вміст, щоб отримати потрібні результати.

Наприклад, можна створити сторінку веб-частини "Клієнтські замовлення", щоб відображати важливі дані. Скажімо, надходить виклик від клієнта, який має запитання щодо замовлення та не пам’ятає ідентифікатор замовлення, але пам’ятає дату, коли зробив його. Сторінка веб-частини дає змогу:

Сторінка веб-частин «Замовлення клієнтів» із кількома веб-частинами

1. Шукати замовлення за ідентифікатором або, у цьому випадку, датою.

2. Відображати всі замовлення за датою.

3. Вибирати потрібне замовлення за ім’ям клієнта й шукати відомості про замовлення та про цього клієнта.

4. Вибирати елемент замовлення (у цьому випадку – лампу) і відображати зображення продукту, щоб відповісти на запитання клієнта.

5. Сканувати останні ділові новини, що стосуються цього замовлення клієнта.

На сторінках веб-частин можна:

  • Об’єднувати дані з різних джерел даних і створювати звіти.

  • Аналізувати й агрегувати дані (наприклад, суми, підсумки або кількості).

  • Створювати зведення відомості ключових KPI, які потрібно переглядати на початку кожного дня.

  • Установлювати пріоритети й виділяти дані проектів або клієнтів на приладній дошці, щоб ухвалювати ефективні рішення.

  • Відображати актуальний робочий графік і відомості про наради, щоб швидко планувати свій день.

  • Швидко отримувати доступ до ділових новин, прогнозу погоди для своєї місцевості та улюблених веб-сайтів, щоб ефективніше переглядати веб-сторінки.

Нижче наведено основні веб-частини, які можна об’єднувати, щоб відображати структуровані та частково структуровані дані.

Веб-частина

Опис

Подання списку

Відображення даних списку й метаданих бібліотеки

Форма

Відображення даних за допомогою елементів керування HTML-форми

Зображення

Відображення зображень

Excel Web Access

Відображення книг Excel

Report Viewer

Відображення звітів, створених зі служб звітування SQL Server

Подання даних

Відображення та змінення даних із різних джерел даних

KPI

Відображення даних ключового показника ефективності (KPI) і символів зі списку KPI

Докладно про ключові показники ефективності

Відображення даних KPI для окремого елемента й символів зі списку KPI

Елемент бізнес-даних

Відображення відомостей про окремий елемент бізнес-даних

Список бізнес-даних

Відображення зведення бізнес-даних у списку

Дії з бізнес-даними

Підключення веб-частин для настроювання дій бізнес-програми

Пов’язаний список бізнес-даних

Підключення веб-частин для відображення пов’язаних бізнес-елементів

Конструктор елементів бізнес-даних

Створення елемента бізнес-даних на основі параметрів у рядку запиту, який можна використовувати на сторінках профілю бізнес-даних

Фільтр

Фільтрування даних веб-частини різними способами

Додаткові відомості

Робота з веб-частинами фільтра

На початок сторінки

Каталог бізнес-даних

Каталог бізнес-даних – це компонент з убудованою підтримкою відображення даних із баз даних бізнес-систем, таких як SAP, Siebel і SQL Server. Зазвичай такі бізнес-системи використовуються, щоб керувати важливою бізнес-інформацією та процесами, наприклад даними клієнтів, запасами, виставленням рахунків і життєвими циклами продуктів. Щоб використовувати ці системи, часто потрібне тривале навчання. Ними важко користуватися, і вони доступні вузькому колу осіб. Каталог бізнес-даних робить ці бізнес-дані доступними ширшому колу користувачів, яким потрібен доступ до таких даних і можливість використовувати їх різними гнучкішими способами. Наприклад, форму замовлення на придбання InfoPath можна використовувати, щоб відображати дані клієнтів з однієї системи, відомості про продукти – з другої, а фінансову інформацію – з третьої.

Нижче наведено зведення ролей і завдань для роботи з каталогом бізнес-даних.

Роль

Завдання

Бізнес-аналітик

Визначає можливості та створює готові розробки

Автор метаданих

Створює та перевіряє метадані

Адміністратор

Імпортує визначення програми й настроює доступ до даних

Учасник сайту

Додає бізнес-дані до веб-частин, сторінок і списків

Розробник

Створює настроювані розробки на основі сторінок веб-частин

Відвідувач сайту

Використовує бізнес-дані

відображення бізнес-даних у веб-частині «список бізнес-даних»

Отримавши бізнес-дані з джерела даних, можна скористатися чотирма функціями каталогу бізнес-даних:

  • Бізнес-дані в списках.    Бізнес-дані можна інтегрувати в будь-який наявний список або бібліотеку документів SharePoint, додавши стовпець бізнес-даних як тип поля. Зазвичай ця можливість використовується, щоб зіставляти документи (наприклад, пропозиції, сервісні договори та презентації) із записами клієнтів, додавати до даних настроювані стовпці (наприклад, зауваження) і вибирати дані (наприклад, поштові індекси) зі списку.

  • Операції з бізнес-даними.    Операції з бізнес-даними – це посилання, які відображаються поруч із бізнес-об’єктами. Використовуючи ці посилання, можна, наприклад, відкривати веб-сторінки, відображати інтерфейс користувача бізнес-програм або відкривати форми InfoPath. Операції з бізнес-даними також відображаються як посилання в списках SharePoint і результатах пошуку. Використовуючи ці посилання, можна легко оновлювати елементи або переглядати пов’язані дані.

  • Веб-частини бізнес-даних.    Office SharePoint Server 2007 включає кілька веб-частин бізнес-даних, у яких можуть відображатися будь-які записи з каталогу бізнес-даних. Веб-частини бізнес-даних використовуються, щоб настроювати відображення бізнес-даних на сайті. Крім того, веб-частини можна підключати, щоб вміст однієї веб-частини змінювався, коли виконується дія в іншій.

  • Бізнес-дані в профілях користувачів.    Щоб покращити подання відомостей про користувачів на сервері Office SharePoint Server 2007, за замовчуванням створюються профілі бізнес-даних, коли програма реєструється в каталозі бізнес-даних.

Додаткові відомості

Відображення бізнес-даних на сайті SharePoint

Каталог бізнес-даних

На початок сторінки

Списки KPI

Ключовий показник ефективності "Збут за квартал" Завдяки готовому списку можна набагато простіше включати показники KPI у свої бізнес-розробки. Списки KPI можна використовувати чотирма способами, кожен із яких відповідає певному джерелу значень KPI та способу, яким вони включаються на сайт SharePoint:

  • Дані в списках SharePoint.    Якщо списки SharePoint містять елементи, які можна порахувати, елементи, що входять до складу робочого циклу, або елементи з датами, можна використовувати KPI, щоб відстежувати, як давно відкрито питання чи завдання, скільки питань і завдань відкрито та який відсоток завдання вже виконано. Можна також стежити за підсумками, такими як період часу, протягом якого лишається відкритим питання, або загальний обсяг збуту в регіоні.

  • Дані в книгах Excel.    Можна настроїти показник KPI у книзі Excel у бібліотеці документів і пов’язати його з KPI із сервера Office SharePoint Server 2007. Коли дані в книзі змінюватимуться, KPI оновлюватиметься автоматично. Можна також відображати книгу на тій самій веб-сторінці, використовуючи веб-частину Office Excel Web Access.

  • Дані зі служб аналізу Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services.    На сервері Office SharePoint Server 2007 можна використовувати показники KPI зі служб аналізу Analysis Services (компонента Microsoft SQL Server 2005). Системний адміністратор або аналітик баз даних зазвичай задає такі показники KPI і реєструє зв’язок із даними на сервері Office SharePoint Server 2007. Після цього будь-який користувач із відповідними дозволами зможе отримувати доступ до бази даних і створювати посилання на показники KPI служб аналізу Analysis Services.

  • Відомості, введені вручну.    Якщо формалізовану систему не налаштовано, або необхідно відстежити одноразовий проект, можна ввести умови вручну. Використовуючи такий список KPI, зручно відображати відомості, які надсилаються електронною поштою або за допомогою іншої системи.

Робочі цикли

Блок-схема робочого процесу затвердження документа Багато життєво важливих процесів організації дуже залежать від людей. Автоматизувавши взаємодію між людьми, які беруть участь у процесі, можна підвищити його ефективність. Такі процеси іноді називають робочими циклами за участю людей. На сервері Office SharePoint Server 2007 можна використовувати готові робочі цикли або створювати нові розробки для робочих циклів на основі елементів списків і бібліотек, використовуючи програму Office SharePoint Designer 2007. Оснований на правилах конструктор робочих циклів Office SharePoint Designer 2007 дає змогу легко створювати робочі цикли з умовним розгалуженням і кількома етапами.

Робочі цикли, які входять до складу сервера Office SharePoint Server 2007, забезпечують тісну інтеграцію з програмами у випуску Office 2007. Програма Office Outlook 2007 дає змогу повідомляти користувачів про завдання та їх стан. Програма Office Access 2007 дає змогу можна змінювати робочий цикл, зіставлений із пов’язаним списком, і створювати звіти за робочими циклами, щоб краще оцінювати стан проекту й бізнес-процеси. У робочих циклах можна застосовувати настроювані форми, створені в програмі Office InfoPath 2007, щоб взаємодіяти з користувачами, використовуючи інші програми Office, наприклад Office Word 2007.

Додаткові відомості

Розроблення форми, що реагує на стан робочого процесу

Демонстрація. Спрощення бізнес-процесів за допомогою форм і робочих циклів

На початок сторінки

Служби звітування SQL Server

Служби звітування SQL Server – це комплексна корпоративна служба, призначена, щоб керувати звітами й розповсюджувати їх. Вона дає змогу розробляти, створювати, доставляти, захищати звіти й відображати їх у різних форматах. Маючи SQL Server 2005 із пакетом оновлень 2 (SP2), можна використовувати служби звітування в режимі інтеграції із SharePoint. У цьому режимі можна:

  • Використовувати бібліотеки SharePoint, щоб зберігати звіти, джерела даних і моделі звітів. Якщо звіти зберігаються в бібліотеках документів, можна також використовувати такі стандартні можливості сервера Office SharePoint Server 2007, як робочі цикли, керування версіями та захист. Звіти можна також додавати до Центру звітування.

  • Синхронізувати звіти й усі пов’язані з ними ресурси на сервері Office SharePoint Server 2007 зі звітами, які зберігаються та виконуються на сервері звітів.

  • Використовувати однаковий інтерфейс користувача, щоб переглядати звіти й керувати ними. Веб-частина Report Viewer має зручну панель інструментів, яка дає можливість переглядати та змінювати властивості, керувати дозволами й підписками, змінювати звіти в Конструкторі звітів, настроювати джерела даних, параметри, знімки та час очікування, переглядати журнали звітів і версій, а також публікувати основні версії.

Зразок звіту

Веб-частину Report Viewer можна використовувати, щоб переглядати, друкувати й експортувати звіти на сервері звітів, а також переходити між ними. Її пов’язано з файлами визначення звітів (RDL), які обробляє сервер звітів. Задавши властивості веб-частини, можна керувати зовнішнім виглядом панелі інструментів і областей подання, а також зв’язати веб-частину з певним звітом. Щоб відтворювати звіти в бібліотеці звітів, використовується веб-частина Report Viewer. Цю веб-частину можна використовувати на будь-якій сторінці веб-частини, щоб відображати звіти. Крім того, можна обмежити дані, що відображаються у звітах, підключивши веб-частини "Фільтр".

Щоб інтегрувати служби звітування із SharePoint Server, має бути інстальовано так компоненти: служби звітування SQL Server 2005, у яких розміщуються звіти служб звітування та використовується інтерфейс веб-служб для зв’язку із сервером SharePoint Server; сервер SQL Server 2005 із пакетом оновлень 2 (SP2), який забезпечує інтеграцію SharePoint Server і служб звітування на сервері звітів; надбудова служб звітування Microsoft SQL Server 2005 для технологій Microsoft SharePoint Technologies, до якої входить веб-частина Report Viewer і новий інтерфейс користувача для керування звітами.

На початок сторінки

Центр звітування

Центр звітування – це шаблон сайту з готовою колекцією бібліотек звітів, бібліотек зв’язків даних, списків SharePoint, веб-частин, зокрема веб-частин "Фільтр", і показників KPI, які можна настроювати й покращувати відповідно до своїх потреб. Центр звітування – це централізоване розташування та середовище для створення звітів, просте й безпечне, у якому користувачі можуть знаходити та використовувати актуальні версії звітів як для одноразових запитів, так і для запланованих періодичних знімків. Використовуючи Центр звітування, можна надсилати менше звітів у вкладеннях електронної пошти та знизити навантаження на мережу. У Центрі звітування можна зберігати різні звіти, зокрема електронні таблиці, знімки Access, звіти служб звітування SQL і файли PDF.

Центр звітування про збут

Додаткові відомості

Загальні відомості про центр звітів

Робота із сайтом Центру звітування

На початок сторінки

Використання даних із програм системи Office на сервері Office SharePoint Server 2007

Безумовно, можна створити бізнес-розробку, у якій використовуються дані всіх типів, тільки на основі сервера Office SharePoint Server 2007. Проте випуск Office 2007 надає безліч корисних можливостей інтеграції із сервером Office SharePoint Server 2007, завдяки яким можна легше працювати зі структурованими й частково структурованими даними, а також значно підвищити ефективність і покращити дизайн бізнес-розробки. Для вмілого інформаційного працівника ("підрядника") такі програми випуску Office 2007 виступають "архітекторами" продуманої бізнес-розробки високої якості:

Програма

Призначення

Тип даних

Excel (разом із технологією служб Excel Services)

Аналізування та візуалізування числових та інших даних у форматі електронної таблиці, створення професійно оформлених діаграм та робота з ієрархічними даними у звітах зведених таблиць.

Структуровані

InfoPath

Збирання та оброблення даних у форматі XML.

Структуровані та частково структуровані

Access

Об’єднання, введення, зберігання відомостей у базі даних, керування ними та створення звітів.

Структуровані та частково структуровані

SharePoint Designer

Настроювання веб-сторінок, основаних на даних, і сайтів SharePoint, створення подань даних.

Структуровані, частково структуровані та неструктуровані

Word

Швидке й ефективне створення документів професійного рівня.

Неструктуровані

Visio

Візуалізування та донесення до інших складних даних, систем і процесів.

Неструктуровані

Outlook

Обмін інформацією за допомогою електронної пошти, керування контактами, планами й завданнями.

Неструктуровані

Publisher

Створення професійно оформлених публікацій і маркетингових матеріалів.

Неструктуровані

PowerPoint

Створення динамічних презентацій із використанням анімації, графіки й мультимедіа.

Неструктуровані

На початок сторінки

Програма Excel і служби Excel Services

Програма Excel і Excel Services дають можливість:

  • виконувати обчислення та статистичні порівняння даних;

  • створювати й використовувати звіти зведених таблиць, щоб переглядати ієрархічні дані у вигляді компактної та гнучкої структури;

  • візуально виділяти дані, використовуючи професійно оформлені діаграми, піктограми умовного форматування, гістограми та шкали кольорів;

  • виконувати для даних складний аналіз "what-if", наприклад статистичний, інженерний або регресивний аналіз.

Нижче описано можливості орієнтованої на дані інтеграції Excel із сервером Office SharePoint Server 2007.

Точки інтеграції з програмою Excel з орієнтацією на дані

1. Можна один раз імпортувати дані аркуша Excel до списку SharePoint або експортувати в нього дані аркуша Excel, щоб створити постійний односторонній зв’язок із даними.

2. Можна використовувати постійний односторонній зв’язок із даними, щоб оновлювати дані на аркуші Excel зі списку SharePoint.

3. Можна опублікувати книги Excel у службах Excel Services і використовувати веб-частину Office Excel Web Access на сторінці веб-частини, щоб відображати дані та взаємодіяти з ними.

4. Можна імпортувати дані в книгу Excel із серверів OLAP, баз даних SQL Server та Access, а також неструктурованих файлів.

Імпорт даних Excel до списку SharePoint

Щоб завантажити наявні дані в список SharePoint, можна імпортувати в нього дані з аркуша Excel, діапазону клітинок, іменованого діапазону або таблиці Excel, використовуючи команду Імпорт у меню Дії списку SharePoint.

Експорт даних списку SharePoint до таблиці Excel

Дані списку SharePoint можна експортувати до таблиці Excel. У такому випадку створюється односторонній зв’язок із даними даних між Excel і списком SharePoint. Якщо змінити дані в списку SharePoint і оновити дані в програмі Excel, дані Excel буде замінено на останні дані зі списку SharePoint і всі внесені до них зміни буде перезаписано. Оскільки встановлено лише односторонній зв’язок із даними, зміни, внесені в Excel, не відображаються в списку на сайті SharePoint.

Примітка : Синхронізувати дані в книзі Office Excel 2007 і списку SharePoint не можна. Ця функція була доступна в програмі Microsoft Excel 2003 й досі підтримується, якщо використовується книга Excel 2003 або Visual Basic for Applications (VBA). Проте тепер ми радимо користуватися програмою Office Access 2007, щоб синхронізувати дані між програмою Office і списком SharePoint, використовуючи двосторонній зв’язок.

Експорт таблиці Excel до списку SharePoint

Якщо експортувати дані таблиці з Excel до списку SharePoint, використовуючи майстер експорту таблиці до списку SharePoint, також створюється односторонній зв’язок із даними між Excel і списком SharePoint.

Якщо не потрібно, щоб дані таблиці на аркуші Excel оновлювалися відповідно до змін, внесених до списку SharePoint, дані можна експортувати без зв’язку зі списком SharePoint.

Публікування в службах Excel Services

Книгу можна опублікувати на сервері Office SharePoint Server 2007, використовуючи веб-частину Office Excel Web Access, щоб інші користувачі мали доступ до всіх даних книг або окремих відомостей. Якщо опублікувати книгу в службах Excel Services, на сервері публікується вся книга, але можна вибрати її частини (наприклад, окремі аркуші, іменовані діапазони або діаграми), які Excel Services мають відображати у веб-частині Office Excel Web Access. Відображаючи лише певні частини книги й застосовуючи дозволи Office SharePoint Server 2007, щоб захистити книгу від несанкціонованого доступу, можна забезпечити конфіденційність її даних і водночас надати авторизованим користувачам можливість оновлювати доступні для перегляду дані, повторно обчислювати їх і взаємодіяти з ними. Якщо задати параметри для іменованих клітинок у книзі, перш ніж опублікувати її, користувачі також зможуть змінювати ці клітинки й визначати значення.

Інші користувачі можуть переглядати й аналізувати дані, що відображаються на аркуші. Користувачі можуть взаємодіяти з даними, використовуючи деякі функції Excel, такі як сортування та фільтрування, або можливості деталізування зведеної таблиці. Якщо задати параметри для іменованих клітинок у книзі, користувачі також зможуть змінювати ці клітинки й визначати значення.

використання веб-клієнта excel для спільної роботи з книгами excel 1. У верхньому розділі міститься назва й панель інструментів із кількома меню, командами й розкривним списком.

2. У головному вікні відображається один або кілька аркушів у поданні аркуша, іменований елемент (наприклад, діаграма або таблиця Excel) у поданні іменованих елементів і (необов’язково) область структури.

3. В області завдань Параметри відображаються надписи параметрів і текстові поля для введення даних. Крім того, тут можуть відображатися підказки з докладними відомостями про кожний параметр.

4. У нижньому розділі відображаються повідомлення про оновлення даних.

Примітка : Не всі можливості Excel підтримуються в службах Excel Services.

Додаткові відомості

Створення списку на основі електронної таблиці

Імпорт даних зі списку SharePoint

Експорт таблиці Excel до списку SharePoint

План підключення до зовнішніх даних для служб Excel Services

На початок сторінки

InfoPath

Програма InfoPath дає можливість:

  • регулярно збирати бізнес-дані, зокрема звіти про витрати, картки обліку часу, опитування та форми страхування;

  • розробляти електронні форми будь-якого рівня складності, використовуючи стандартні елементи керування, такі як текстові поля та поля зі списками, а також гнучкі елементи керування, наприклад повторювані таблиці, групи вибору, додаткові розділи й кілька подань;

  • забезпечувати узгодженість і точність даних;

  • створювати звіти, об’єднуючи форми в одну.

Нижче описано можливості орієнтованої на дані інтеграції InfoPath із сервером Office SharePoint Server 2007.

Точки інтеграції з програмою InfoPath з орієнтацією на дані

1. Можна публікувати шаблони форм у бібліотеках форм як шаблони й типи вмісту.

2. Можна читати й записувати файли XML форм, збережені в бібліотеках форм.

3. Використовуючи файли XML форм, можна читати дані зі списків і аркушів Excel, а також читати й записувати дані в базах даних SQL Server та Access.

4. Можна редагувати дані в поданні списку на основі властивостей форми.

5. Можна відображати форми InfoPath у браузері, використовуючи шаблони форм, сумісні з браузером.

Надсилання даних на сайт SharePoint і внесення даних SharePoint в елементи керування форми

Щоб користувачі могли надсилати до бібліотеки документів форми, основані на певному шаблоні форми, можна додати до нього ще один зв’язок із даними. Після цього можна настроїти шаблон форми, щоб користувачі могли надсилати дані форми до бібліотеки документів.

Публікування шаблону форми в бібліотеці форм

Можна публікувати шаблони форм на сервері Office SharePoint Server 2007, а також зберігати й використовувати форми Office InfoPath 2007 у бібліотеці форм. Бібліотека форм – це централізоване розташування, у якому користувачі можуть заповнювати та зберігати форми, основані на одному шаблоні. Наприклад, можна створити в InfoPath розробку, щоб відстежувати активи, шаблон форми (XSN) і файли XML форм якої зберігаються в бібліотеці.

Створення та використання форм із підтримкою браузера

Створюючи шаблон форми Office InfoPath 2007, можна дозволити відкривати або заповнювати його в браузері. Шаблони форм такого типу називаються шаблонами форм, сумісними з браузером. Створений шаблон форми, сумісний із браузером, потрібно опублікувати на сервері, на якому запущено InfoPath Forms Services, використовуючи майстер публікування.

Публікування шаблону форми як типу вмісту сайту

Коли шаблон форми публікується як тип вмісту сайту, користувачі отримують можливість призначати кілька шаблонів форм одній бібліотеці документів або призначати шаблон форми кільком бібліотекам у колекції сайтів. Колекція сайтів – це набір веб-сайтів одного власника на віртуальному сервері, які мають спільні настройки адміністрування. Кожна колекція сайтів містить веб-сайт верхнього рівня й може включати один або кілька підсайтів. На кожному віртуальному сервері може бути кілька колекцій сайтів. Тип вмісту сайту варто застосовувати, якщо потрібно часто повторно використовувати відомості або збирати дані з кількох форм в одному розташуванні.

Забезпечення користувачам можливості редагувати поля, використовуючи подання списку

Якщо потрібно, можна дозволити користувачам додавати або змінювати дані поля, використовуючи подання списку чи редагуючи властивості форми в бібліотеці документів. Це дасть їм можливість додавати й оновлювати дані для однієї або кількох форм, використовуючи список SharePoint і не відкриваючи самі форми.

На початок сторінки

Access

Програма Access дає можливість:

  • надавати спільний доступ до даних у реляційній базі даних;

  • ефективно обробляти оновлення, використовуючи функції блокування записів і усунення конфліктів;

  • працювати з кількома таблицями;

  • створювати складні запити, щоб об’єднувати таблиці;

  • створювати форми та звіти.

Нижче описано можливості орієнтованої на дані інтеграції Access із сервером Office SharePoint Server 2007.

Точки інтеграції з програмою Access з орієнтацією на дані

1. Можна одноразово імпортувати або експортувати дані між поданнями Access і списком SharePoint.

2. Можна пов’язувати дані таблиць Access зі списком SharePoint, створивши постійний двосторонній зв’язок (оновлені дані списку відображаються в таблиці Access, а оновлені дані таблиці Access – у списку).

3. Можна автономно оновлювати дані списку в Access, а потім синхронізувати внесені зміни й усувати конфлікти, повернувшися в онлайн.

4. Можна відображати та змінювати дані списку у вікні табличного подання даних, а також поданнях форм і звітів Access.

5. Можна публікувати бази даних Access на сервері Office SharePoint Server 2007.

Нові можливості інтеграції списків SharePoint у програмі Office Access 2007

Ці нові можливості програми Office Access 2007 спрощують інтеграцію із сервером Office SharePoint Server 2007 і роблять її гнучкішою:

  • Покращене зіставлення типів даних SharePoint.    Завдяки підтримці багатозначних полів і вкладень у програмі Office Access 2007 тепер підтримується більше типів даних, доступних на сайтах SharePoint, завдяки чому стало значно простіше розробляти та створювати спільні програми.

  • Відстеження журналу полів Memo.    Поля Memo зручно використовувати, щоб зберігати великі обсяги даних. Щоб зберігати журнал усіх змін у полі Memo, можна задати відповідну властивість у програмі Office Access 2007. Це дасть можливість переглядати журнал змін згодом. Ця функція також підтримує керування версіями на сайтах SharePoint, тобто можна використовувати програму Office Access 2007, щоб переглядати зміни в списку SharePoint.

  • Таблиці підстановки.    Якщо створити зв’язок зі списком SharePoint, у програмі Office Access 2007 автоматично буде створено пов’язані таблиці для всіх списків підстановки (якщо ці списки ще не зв’язано з базою даних). Якщо списки підстановки містять стовпці, значення яких підставляються з інших списків, ці списки також буде зв’язано, тобто список підстановки кожної пов’язаної таблиці матиме відповідну зв’язану таблицю в базі даних. У програмі Access також створюються зв’язки між цими пов’язаними таблицями.

Імпорт і експорт даних до списку SharePoint

Список SharePoint можна додати до програми Office Access 2007, імпортувавши його. У такому випадку в базі даних Office Access 2007 створюється копія списку SharePoint.

Якщо експортувати дані, в програмі Office Access 2007 буде створено копію вибраного об’єкта бази даних (таблиці або запиту), збережену як список. Припустімо, наприклад, що в програмі Office Access 2007 і на сайті SharePoint мають постійно використовуватися спільні дані, збережені в Access. Можна створювати щоденні або щотижневі звіти про стан, використовуючи запити в базі даних Office Access 2007, а потім регулярно публікувати результати на одному із сайтів SharePoint.

Зв’язування зі списком SharePoint

Якщо створити зв’язок, можна підключатися до даних у списку, не імпортуючи їх. Тобто створюється двосторонній зв’язок, який дає можливість переглядати й редагувати найновіші дані як у списку, так і в базі даних Office Access 2007. Якщо створити зв’язок зі списком SharePoint, у програмі Office Access 2007 буде створено пов’язану таблицю, у якій відображається структура та зміст вихідного списку. На відміну від імпорту, зв’язок створюється тільки зі списком, а не з його окремими поданнями. Проте якщо потрібно внести структурні зміни, наприклад видалити або змінити стовпець, необхідно відкрити список на сайті SharePoint. Крім того, не можна додавати, видаляти та змінювати поля пов’язаної таблиці, працюючи в програмі Office Access 2007.

Автономна робота зі списками SharePoint за допомогою програми Office Access 2007.

Якщо потрібно працювати з даними вдома або в дорозі, можна швидко створити автономну версію пов’язаних списків SharePoint, використовуючи програму Office Access 2007. Так можна працювати з даними в програмі Office Access 2007, а потім синхронізувати зміни або повторно підключитися до сайту SharePoint згодом. Припустімо, наприклад, що в дорозі знадобилося надати клієнту каталог запасних частин. Якщо списки SharePoint пов’язано з таблицями Office Access 2007, можна створити автономну копію даних, а потім повернути їх в онлайн. Якщо виникнуть конфлікти (наприклад, хтось змінить той самий запис на сервері або в автономному режимі), їх можна буде вирішити, синхронізуючи дані.

Відкриття форм і звітів Office Access 2007 із сайту SharePoint

Відкриваючи списки на сайті SharePoint, можна використовувати подання Office Access 2007, які надають широкий спектр можливостей. Форми, звіти й таблиці Office Access 2007 можуть відображатися поряд з іншими поданнями на сайті SharePoint. Якщо вибрати подання, у програмі Office Access 2007 буде запущено й відкрито потрібну форму, звіт або таблицю. Завдяки цьому можна легко створювати багатофункціональні звіти на сайті SharePoint, не запускаючи програму Office Access 2007 і не переходячи до відповідного об’єкта заздалегідь.

Примітка : Щоб створювати, використовувати або змінювати подання Office Access 2007 на сайті SharePoint, на комп’ютері користувача має бути інстальовано програму Office Access 2007.

Публікування бази даних Office Access 2007 на сайті SharePoint

Базу даних Office Access 2007 можна опублікувати (це також називається переміщенням або перетворенням) на сервері Office SharePoint Server 2007. Якщо опублікувати базу даних із програми Office Access 2007, на сайті SharePoint буде створено списки, зв’язані як таблиці в базі даних. Якщо перемістити базу даних, у програмі Office Access 2007 буде створено нову зовнішню програму з усіма старими формами та звітами, а також щойно експортованими пов’язаними таблицями. Майстер переміщення до сайту SharePoint дає можливість перемістити дані одночасно з усіх таблиць. Крім того, після цього базу даних Office Access 2007 можна завантажити в бібліотеку документів SharePoint.

Наприклад, можна використовувати шаблон "Відстеження" Access, який взаємодіє безпосередньо з шаблоном "Відстеження питань" на сайті SharePoint, щоб відстежувати дані, питання та робочі цикли організації. Користувачі, що працюють із цими списками на сайті SharePoint, можуть відкривати запити та звіти Office Access 2007, використовуючи меню Подання списків SharePoint. Створений у програмі Access звіт про питання для щомісячної наради можна переглянути й надрукувати безпосередньо зі списку SharePoint.

Користувачі можуть працювати зі створеними списками SharePoint на сайті SharePoint або у пов’язаних таблицях у програмі Office Access 2007, використовуючи можливості сайту SharePoint, щоб керувати даними й відстежувати зміни. Адміністратори можуть керувати дозволами для даних і їх версіями, щоб мати змогу дізнатися, хто змінив відомості, або відновити попередні дані.

На початок сторінки

SharePoint Designer

Програма Office SharePoint Designer 2007 дає змогу:

  • створювати й настроювати веб-сайти;

  • розробляти робочі цикли, не використовуючи традиційні процедурні мови або методи програмування;

  • створювати настроювані подання динамічних даних, розробляючи подання даних;

  • створювати форми, щоб записувати дані в джерела даних, вставляючи подання даних як форми.

Нижче описано можливості орієнтованої на дані інтеграції Office SharePoint Designer 2007 із сервером Office SharePoint Server 2007.

Точки інтеграції з програмою SharePoint Designer з орієнтацією на дані

1. Можна створювати подання даних, використовуючи Office SharePoint Designer 2007.

2. Можна читати, об’єднувати й оновлювати дані із численних джерел даних у поданні даних (веб-частині, яку можна створити тільки в програмі Office SharePoint Designer 2007).

3. Можна відображати та змінювати дані в поданнях даних на веб-сторінках.

Подання даних

Зразок подання даних

Подання даних – це динамічне подання джерела даних у форматі розширюваної мови розмітки (XML), яке можна настроювати. Щоб відображати дані, застосовуються перетворення Extensible Stylesheet Language Transformations (XSLT). Подання даних дає можливість:

  • відображати та змінювати дані з різноманітних джерел даних, зокрема запитів до бази даних, документів XML, списків і бібліотек SharePoint, а також об’єднувати дані з кількох джерел даних, щоб створювати гнучкі настроєні подання та звіти;

  • використовувати динамічні подання даних, які можна фільтрувати, сортувати та групувати, а також створювати умовні подання;

  • розробляти сторінки веб-частин і підключати веб-частини, щоб створювати бізнес-розробки;

  • створювати настроювані форми із широкими можливостями.

Додаткові відомості

Загальні відомості про створення програм SharePoint

На початок сторінки

Інші програми системи Office

Хоча інші програми системи Office не орієнтовано на роботу з даними, до розробки, у якій використовуються такі програми, можна додати структуровані та частково структуровані дані.

Діаграми даних Visio

Щоб відобразити діаграму Visio на веб-сторінці, можна скористатися засобом перегляду Microsoft Visio Viewer або зберегти діаграму як веб-сторінку. Використовуючи діаграми, можна візуалізувати, упорядковувати, краще розуміти та представляти дані, збережені в списках, книгах або базах даних, завдяки зв’язку даних із фігурами Visio. Наприклад, можна відобразити дані про збут для іншого регіону, щоб легко порівняти результати збуту в різних регіонах за поточний і попередній роки.

Відображення стану за допомогою позначок у формі прапорців

Шрифт аркуша за замовчуванням, змінений на новий.

Різні типи публікацій, які можна створити за допомогою функції злиття в каталог Використовуючи програми Word, Publisher і Outlook, можна створити розробку для масової розсилки. Для цього потрібно скористатися злиттям, щоб створювати персоналізовані листи, конверти, етикетки й повідомлення електронної пошти, адресовані клієнтам. Наприклад, можна зберегти документ Word або Publisher у бібліотеці SharePoint і використовувати список "Контакти" (а також багато інших джерел даних) як джерело даних для злиття. Можна навіть використати робочий цикл, щоб провести злиття в рамках маркетингової кампанії, розрахованої на конкретних клієнтів.

Панелі відомостей про документ у програмах Word, PowerPoint і Excel

Простий пошук на основі ключових слів найчастіше недостатньо точний для запитів бізнес-записів, пов’язаних із певними проектами, бізнес-сутностями або бізнес-партнерами. Панель відомостей про документ доступна в таких програмах випуску Office 2007: Word, Excel і PowerPoint. Це механізм записування метаданих, який можна легко налаштовувати, не пишучи програмний код. Панель відомостей про документ дає змогу збирати й отримувати метадані, щоб надати контекст документу спростити його пошук на сайті SharePoint.

Зображення області синхронізації із сайтом SharePoint у поданні Backstage Оскільки панель відомостей про документ – це XML-форма, її можна повністю настроїти, використовуючи програму InfoPath. Завдяки можливостям зв’язку даних у програмі InfoPath можна навіть створити панель відомостей про документ, яка дає змогу додати до форми дані з бізнес-програм. Наприклад, поля даних клієнта можна заповнювати даними із системи керування записами клієнтів (CRM). Перш ніж закрити документ, користувач може додати важливі відомості, наприклад посилання на пов’язані документи. Так набагато зручніше записувати метадані, які легко можна пов’язати з набором клієнтів, продуктів і пов’язаних документів.

Додаткові відомості

Основні відомості про розробку панелі відомостей про документ за допомогою InfoPath

Розробка панелі відомостей про документ за допомогою InfoPath

Перегляд або змінення властивостей документа Office

Завдання та контакти Outlook 2007

У програмі Outlook передбачено різні можливості інтеграції із сервером Office SharePoint Server 2007. Можна надсилати електронну пошту, використовуючи список "Контакти" SharePoint, відображати поруч календарі SharePoint і Outlook 2007, керувати оповіщеннями SharePoint і RSS-каналами, створювати робочі області нарад, а також використовувати робочі цикли. Крім того, можна працювати з бібліотеками документів в автономному режимі, а потім повертати їх в онлайн і синхронізувати, використовуючи програму Outlook 2007. Для двох додаткових можливостей орієнтованої на дані інтеграції використовуються структуровані дані.

Можна працювати зі стандартними списками завдань і списками завдань проектів в автономному режимі, а потім повертати їх в онлайн і синхронізувати. Можна переглядати й оновлювати ці списки, а також додавати завдання до сайту SharePoint безпосередньо з програми Outlook. Крім того, можна створювати завдання та призначати їх учасникам команди.

Список контактів У програмі Outlook можна також ефективніше зберігати контакти SharePoint, надавати до них спільний доступ і керувати ними. Підключившися до програми Outlook 2007, контакти SharePoint можна використовувати так само, як особисті контакти Outlook. Їх можна переглядати, змінювати та друкувати, і навіть телефонувати їм, використовуючи програму Microsoft Office Communicator. Цим контактам можна надсилати повідомлення електронної пошти й запрошення на наради. Для контактів можна використовувати колірні категорії, зберігати кілька номерів телефонів і адрес електронної пошти, додавати фотографії, електронні візитки, а також відомості про дні народження та річниці. Можна навіть використовувати веб-частину "Контакти", щоб відображати контакти Outlook на сторінці веб-частини.

На початок сторінки

Початок роботи із шаблонами та сценаріями

Щоб можна було набагато швидше створювати бізнес-розробки, корпорація Майкрософт надає різноманітні готові шаблони, які дають змогу швидко створити поширені розробки. У розділах нижче описано корисні шаблони, тобто готові документи або сайти, функції, стилі та макети яких відповідають поширеним потребам, а також типові сценарії, що описують бізнес-розробки, які можуть бути схожі на потрібну вам. Шаблони та сценарії – це своєрідні "готові архітектурні плани та плани приміщень", які дають змогу вибрати оптимальну конструкцію відповідно до потреб бізнес-розробки.

Використовуйте ці шаблони та сценарії, щоб почати настроювати та створювати власні бізнес-розробки. Програма Office SharePoint Designer 2007 дає змогу додавати та змінювати подання даних на сайті SharePoint, настроювати головну сторінку сайту SharePoint відповідно до його стандартів, а також інтегрувати зовнішні дані з джерел даних. Наявну бізнес-логіку можна доповнювати або настроювати відповідно до процедур і робочих циклів організації. Використовуючи каталог бізнес-даних, можна інтегрувати дані бізнес-програм у свою бізнес-розробку. Щоб додатково вдосконалити ці шаблони та сценарії, можна скористатися численними варіантами орієнтованої на дані інтеграції програм Access, InfoPath і Excel. Можливості практично безмежні.

На початок сторінки

Шаблони сайтів SharePoint

Корпорація Майкрософт пропонує шаблони сайтів, які передбачають готові настроювані сценарії, розроблені відповідно до потреб і вимог конкретних бізнес-процесів або наборів завдань для організацій будь-якого розміру. Такі шаблони, створені на базі служб Windows SharePoint Services 3.0, сумісні з програмою Windows SharePoint Services 3.0, завдяки чому ці шаблони простіше настроювати.

Шаблони для керівників і фінансові шаблони

Рада директорів.    Забезпечує централізоване розташування для нотаток до нарад, завдань, питань і подій ради директорів.

Створення звітів про продуктивність компанії.    Дає змогу відстежувати задоволеність клієнтів, використовуючи опитування та обговорення в онлайні.

Сайт підтримки для процедури забезпечення відповідності вимогам.    Дає командам і керівникам змогу керувати забезпеченням відповідності вимогам, визначаючи контрольні завдання і керуючи бібліотеками документів.

Керування спірними рахунками.    Дає відділам кредиторської заборгованості змогу відстежувати інформацію про рахунки, які потрібно оплатити постачальникам, зокрема розмір авансової оплати та причини, через які оплату затримано.

Компенсація витрат і їх схвалення.    Дає можливість керувати елементами процесу схвалення витрат і заощадити час затверджувачів.

Запит пропозицій.    Дає можливість керувати процесом створення та випуску запитів пропозицій (RFP), а також збиранням надісланих пропозицій і сповіщеннями про прийняття.

Відділ кадрів

Керування запитами на відгули та планом відпусток.    Дає працівникам змогу керувати запитами на відгули, зокрема створювати список неробочих днів і визначати осіб, які тимчасово виконуватимуть відповідні обов’язки.

Сайт діяльності працівників.    Дає працівникам можливість легко створювати події та заходи, які проводить компанія, і реєструватися для участі в них.

Сайт для отримання пільг працівниками в режимі самообслуговування.    Дає працівникам можливість знаходити пільги, які надає роботодавець, і реєструватися, щоб їх отримати.

Планування навчання працівників і навчальні матеріали.    Дає змогу планувати навчання, а також слугує розташуванням, у якому працівники можуть реєструватися та отримувати матеріали курсу.

Керування заявками на вакантні посади та співбесідами.    Дає змогу оптимізувати керування заявками на вакантні посади для відділу кадрів і прийом нових працівників.

ІТ і операційна діяльність

База даних помилок.    Дає змогу збирати й відстежувати відомості про помилки в коді, зокрема кроки, потрібні, щоб відтворити помилку, дані про категорію, примітки, пріоритет і серйозність помилки.

Інформаційно-довідкова служба.    Дає користувачам змогу керувати обробленням звернень до відділу обслуговування клієнтів на всіх етапах: від визначення проблеми до аналізу причин і вирішення.

Служба підтримки.    Дає командам змогу керувати обробленням запитів на обслуговування, зокрема визначати основні причини й відстежувати стан.

Відстеження запасів.    Дає організаціям змогу відстежувати елементи, пов’язані із запасами, записуючи введену вручну оновлену інформацію про запаси й повідомляючи користувачів, коли потрібно знову замовити той чи інший товар.

Робоча область ІТ-команди.    Дає командам змогу керувати розробленням, розгортанням і підтримкою програмних проектів, оновлюючи завдання проекту, питання, а також відомості про проміжні етапи й помилки.

Відділ абонемента бібліотеки.    Дає змогу керувати друкованими матеріалами в бібліотеці організації, використовуючи функції видачі та повернення, а також автоматично сповіщати про прострочені матеріали.

Відстеження характеристик фізичних об’єктів і керування ними.    Дає командам змогу керувати запитами й відстежувати характеристики фізичних об’єктів, такі як розташування, стан, виробник, модель, поточний власник і приблизна ціна.

Резервування приміщень і обладнання.    Дає командам можливість керувати використанням спільних конференц-залів і обладнання.

Відстеження та керування

Складання бюджету й відстеження кількох проектів.    Дає змогу відстежувати кілька пов’язаних наборів дій і складати для них бюджет, створивши проект і використовуючи завдання, діаграми Ганта й поширені інструменти позначення стану.

Керування запитами на зміни.    Дає користувачам змогу відстежувати ризики, пов’язані зі зміною проекту, зокрема можливість схвалювати й відхиляти зміни.

База даних обговорень.    Спрощує співпрацю, даючи командам змогу обговорювати теми в онлайні або використовувати можливості технології RSS у програмі Office Outlook 2007.

Бібліотека документів і рецензування.    Дає командам змогу керувати циклом рецензування документів у бібліотеці документів із відстеження версій, зокрема використовувати ланцюжки обговорень, щоб надавати відгуки.

База знань.    Дає працівникам можливість обмінюватися знаннями в межах організації.

Робоча область для відстеження проекту.    Дає невеликим командам змогу керувати відомостями про проект, зокрема питаннями, завданнями та станом проекту.

Робочий сайт команди.    Дає командам проекту змогу централізовано зберігати довідкові документи, відстежувати події в календарі та надсилати завдання, визначених на нарадах команди.

Керування картками обліку часу.    Спрощує створення звітів про поточну роботу й відпрацьований час, а також відстеження часу, витраченого на кілька проектів, надаючи працівникам можливість додавати позначки про початок і завершення виконання.

Збут і маркетинг

Сайт конкурентного аналізу.    Дає змогу впорядкувати результати пропозицій конкурентів, використовуючи корисні шаблони конкурентного аналізу.

Керування контактами.    Дає командам змогу керувати контактною інформацією їхніх учасників, зокрема синхронізувати її з програмою Office Outlook 2007.

Інтегроване відстеження маркетингової кампанії.    Дає можливість відстежувати ефективність маркетингової кампанії.

Планування потреб у продуктах і маркетингу.    Дає змогу організувати процес розроблення нових продуктів і маркетингових матеріалів, використовуючи зручні шаблони планування та інструменти для співпраці.

Процес продажу для потенційних клієнтів.    Дає командам змогу керувати процесом продажу, відстежуючи потенційних клієнтів і угоди, контактів й бізнес-партнерів.

Спеціалізовані шаблони

Спортивна команда.    Дає можливість керувати бейсбольною командою компанії, зокрема гравцями, капітанами, графіком і статистикою.

Керування класом.    Дає інструкторам змогу зберігати й упорядковувати матеріали навчального курсу, елементи календаря та оголошення.

Дослідження капіталу.    Забезпечує централізоване розташування, де можна об’єднати дослідження, проведені, щоб оцінити фінансовий капітал.

Керування справами для урядових органів.    Дає змогу керувати завданнями й документами, пов’язаними з діяльністю урядових органів.

Проведення клінічних досліджень і керування ними.    Дає змогу керувати документами, завданнями, питаннями та обговореннями, необхідними, щоб проводити клінічне дослідження.

Керування процесом виробництва.    Дає командам технологів на виробництві змогу відстежувати лінійний виробничий процес, а також проблеми, які перешкоджають виконанню виробничого завдання.

Планування подій.    Дає командам змогу організовувати події, використовуючи онлайн-реєстрацію, графіки, зв’язок і відгуки.

Відкриття нового магазину.    Дає командам змогу керувати відкриттям нового магазину, зокрема надає інструменти для керування проектами й завданнями.

Додаткові відомості

Загальні відомості про створення програм SharePoint

Шаблони програм для служб Windows SharePoint Services 3.0

На початок сторінки

Робочі цикли SharePoint

На сервері Office SharePoint Server 2007 є описані нижче готові робочі цикли, які можна використовувати, щоб автоматизувати бізнес-процеси в поширених ситуаціях, що виникають у робочих групах.

Робочий цикл схвалення.   У рамках робочого циклу схвалення документ або елемент, збережений у списку чи бібліотеці, спрямовується до групи користувачів для схвалення. За замовчуванням робочий цикл схвалення автоматично доступний у бібліотеках документів, тому що його пов’язано з типом вмісту "Документ".

Робочий цикл збирання відгуків.    У рамках робочого циклу збирання відгуків документ або елемент, збережений у списку чи бібліотеці, спрямовується до групи користувачів, щоб зібрати їхні відгуки. За замовчуванням робочий цикл збирання відгуків автоматично доступний у бібліотеках документів, тому що його пов’язано з типом вмісту "Документ".

Робочий цикл збирання підписів.    У рамках робочого циклу збирання підписів документ Office, збережений у списку або бібліотеці, спрямовується до групи користувачів, щоб зібрати їхні підписи. Цей робочий цикл підтримується тільки в документах Office Word 2007 і Office Excel 2007 з одним або кількома рядками підписів. За замовчуванням робочий цикл збирання підписів автоматично доступний у бібліотеках документів для документів і книг із рядками підписів, тому що його пов’язано з типом вмісту "Документ".

Робочий цикл схвалення ліквідації.    Робочий цикл схвалення ліквідації призначено для потреб керування записами в організації. Він керує завершенням терміну дії та збереженням документів, даючи учасникам можливість зберегти чи видалити документи або елементи, термін дії яких завершився.

Робочий цикл керування перекладом.    У рамках робочого циклу керування перекладом створюються копії вихідного документа, які спрямовуються на переклад у багатомовну бібліотеку для заданих перекладачів. Цей робочий цикл доступний тільки для багатомовних бібліотек.

Сценарій схвалення замовлення на придбання.    Один із поширених бізнес-процесів – це процес схвалення замовлення на придбання, який може включати чотири робочих цикли за замовчуванням:

  • аналіз поточного стану бюджету (робочий цикл збирання відгуків);

  • перевірка запасів (робочий цикл схвалення ліквідації);

  • отримання схвалення керівника, якщо перевищено граничний обсяг, для якого не потрібне схвалення (робочий цикл збирання підписів);

  • схвалення замовлення на придбання (робочий цикл схвалення).

Сценарій надсилання сповіщення.    Команда може використовувати бібліотеку "Спільні документи", щоб співпрацювати над документами. Щоб відстежувати, кому призначено документи, застосовується стовпець "Призначено". Щоб учасникам команди не доводилося постійно перевіряти на сайті групи, чи не призначено їм нові документи, варто створити робочий цикл, який автоматично надсилатиме повідомлення електронної пошти учасникам команди, яким призначено завдання. Для цього можна швидко створити робочий цикл з одного етапу.

Створення завдання з елемента обговорення.    Команда може використовувати список "Обговорення у групі", щоб працювати над питаннями та проблемами. Часто під час обговорення визначається проблема або робочий елемент, які вимагають від учасників команди подальших дій. Тому зручно мати можливість легко створювати завдання з елемента обговорення команди. Для цього можна створити робочий цикл, щоб команда могла створити завдання в списку "Завдання", просто натиснувши кнопку в списку "Обговорення у групі". Створене завдання автоматично міститиме відомості зі зв’язаного елемента обговорення. Це завдання буде автоматично призначено користувачу, який створив вихідний елемент обговорення.

Спрямування звіту про витрати на перевірку.    Команда щомісяця заповнює звіти про витрати (форми, розроблені в програмі Office InfoPath 2007). Команда заповнює та зберігає ці форми в бібліотеці форм на сайті SharePoint. Коли сума звіту про витрати перевищує певне граничне значення, потрібно автоматично повідомити відповідного працівника про необхідність перевірити звіт. Щоб швидко автоматизувати цей процес, можна створити робочий цикл з одного етапу.

Додаткові відомості

Використання робочого процесу затвердження

Використання робочого процесу збирання відгуків

Використання робочого процесу збирання підписів

Використання робочого процесу "Затвердження ліквідації"

Використання робочого процесу керування перекладом

Приклад робочого циклу. Надсилання сповіщення

Приклад робочого циклу. Створення завдання з елемента обговорення

Приклад робочого циклу. Спрямування звіту про витрати на перевірку

На початок сторінки

Шаблони та сценарії для системи Office

На сайті шаблонів Office Online можна знайти сотні шаблонів Office для роботи й дозвілля, призначених для різноманітних потреб.

Хоча програми Excel 2007, Access 2007 і InfoPath 2007, а також служби Excel Services дають можливість вирішувати багато проблем різними способами, нижче наведено шаблони та сценарії для поширених бізнес-ситуацій, які можна адаптувати й використовувати із сервером SharePoint Server.

Сценарії для програми Excel 2007

Бухгалтерський облік.    Потужні функції обчислень програми Excel можна використовувати для фінансової бухгалтерської звітності, зокрема звітів про рух грошових коштів, доходи або прибутки та збитки.

Бюджет.    У програмі Excel можна складати різноманітні види бюджету для особистих і ділових потреб, наприклад маркетинговий бюджетний план, бюджет події або пенсійний бюджет.

Збут і виставлення рахунків.    Програма Excel також корисна, якщо потрібно керувати даними про збут і виставлення рахунків. У ній можна легко створювати потрібні форми, зокрема рахунки-фактури, пакувальні листи або замовлення на придбання.

Створення звітів.    У програмі Excel можна створювати звіти різних типів, щоб аналізувати й підсумовувати дані, наприклад звіти, що вимірюють ефективність проекту, прогнозують дані та демонструють відхилення.

Планування.    Програма Excel – чудовий інструмент, у якому можна створювати професійні плани й корисні планувальники, наприклад щотижневий навчальний план, план маркетингового дослідження, податковий план на кінець року або планувальники, що дають змогу планувати меню на тиждень, вечірки чи відпустки.

Сценарії для служб Excel Services

Приладні дошки бізнес-аналітики.    Керівництво компанії має доступ до кількох приладних дощок, які містять актуальні фінансові показники для компанії. Основна приладна дошка містить зведення показників KPI, таких як цільові обсяги збуту доходи й коефіцієнти прибутку, на основі даних за місяць. Це дає можливість постійно оцінювати продуктивність компанії. Додаткові приладні дошки містять зведення новин ринку, щоб можна було аналізувати фінансові ризики для поточних і нових проектів, а також відображати діаграми критично важливих фінансових даних, завдяки яким можна оцінювати різні інвестиційні портфелі.

Система аналізу маркетингової інформації.    Маркетинговий підрозділ у компанії, яка продає спортивний одяг і обладнання, має інформаційний портал зі зведенням основних демографічних даних, таких як стать, вік, регіон, рівень доходу й бажаний тип відпочинку. Більшість працівників маркетингового підрозділу можуть відкрити книги Excel на своєму комп’ютері та виконати аналіз "what-if" усіх даних або надрукувати гарно відформатовані звіти. З часом користувачі можуть також легко додавати звіти й надавати спільний до них доступ іншим.

Статистика результатів гравців професійної ліги.    Провідна спортивна ліга надає минулу й поточну статистику про результати та гонорари всіх гравців. Ці дані використовуються, щоб укладати угоди й визначати гонорари. Власники створюють, переглядають і публікують звіти та результати аналізу (найчастіше перед початком ігор).

Інструмент для ухвалення рішень у роздрібному магазині.    Мережа роздрібних магазинів щотижня збирає та надає постачальникам, фінансовим аналітикам і регіональним менеджерам критично важливі дані точок продажу. Звіти включають інформацію про товари з низьким рівнем запасів, 20 товарів, які продаються найкраще в різних категоріях, важливі сезонні дані та кількість транзакцій у кожному магазині.

Система звітів для керування збутом.    Відділ збуту аналізує набір щоденних коротких звітів, у яких записуються основні дані, наприклад про кращих продавців, успіхи в досягненні цільових рівнів збуту за місяць, успішні програми збуту, а також канали розповсюдження з низькими показниками. Додаткові звіти містять зведення даних про збут за такими основними змінними, як регіон, лінійка продукції, місяць, кількість викликів за тиждень і кількість укладених угод. Коли окремі продавці відкривають ці звіти, у них автоматично відображаються показники збуту таких продавців, оскільки система визначає їх на основі імені користувача.

Щоденне зведення за інженерними проектами.    Інженерна група розробляє сторінку веб-частини, на якій відображатимуться зведення ключових даних про розклад проекту, таких як кількість помилок, стан специфікацій, схеми ходу виконання, тенденції та пріоритети, а також посилання на основні ресурси й контакти. Дані отримуються з кількох зовнішніх джерел даних, таких як бази даних проекту та списки специфікацій.

Власна модель обчислень для фінансового аналізу.    Велика фінансова установа дослідила й розробила модель ціноутворення, яку вважає своєю приватною інтелектуальною власністю. Результати формули потрібно надавати певним інвестиційним менеджерам, але сама формула, за якою розраховується модель ціноутворення, має бути захищена й ніколи не має розголошуватися. Ця модель ціноутворення дуже складна, і розрахунок займає багато часу. Щоночі на високопродуктивному сервері обчислюється звіт для цієї моделі, який зберігається в надійному розташуванні та відображається на сторінці веб-частини тільки для користувачів із відповідним дозволом.

Шаблони для програми Access 2007

Активи.    Дає змогу створювати бази даних активів, щоб відстежувати їх, зокрема отримувати докладні відомості та дані про власників. У цьому шаблоні активи можна розділити на категорії та записувати їх стан, дату придбання, розташування, власника тощо.

Керування контактами.    Дає можливість керувати контактами й поштовими адресами, а потім створювати звіти в програмі Access або виконувати злиття даних у програмі Word, щоб друкувати листи, конверти чи поштові етикетки. Цей шаблон дає змогу створити базу даних контактів, щоб керувати відомостями про осіб, з якими працює команда, наприклад клієнтів і партнерів. Можна відстежувати відомості про імена й адреси, номери телефонів, адреси електронної пошти й навіть додавати зображення.

Інвентаризація та відстеження активів.    Дає можливість створити інвентарний список для будинку або офісу, а також зберегти фотографії або інші пов’язані документи разом із даними.

Відстеження замовлень.    Дає змогу вводити інформацію про продукти, клієнтів і замовлення, а потім створювати звіти, які демонструють обсяг збуту для окремого працівника, регіону, періоду часу або іншого значення.

Відстеження завдань, питань і проектів.    Дає змогу відстежувати завдання для групи людей і вводити нові завдання, коли інші користувачі оновлюють свої завдання в тій самій базі даних. Цей шаблон дає можливість відстежувати групи робочих елементів, які команда має виконати, створювати бази даних питань, щоб керувати набором питань або проблем, призначати питання, визначати їх пріоритет і відстежувати їх вирішення від початку до кінця. Шаблон також дає змогу керувати завданнями та слідкувати за бюджетом для одного або кількох проектів.

Маркетингові проекти та процес продажу.    Дає можливість створити базу даних процесу продажу, щоб відстежувати перебіг переговорів щодо перспектив збуту в маленькій групі фахівців із продажу. Цей шаблон дає змогу відстежувати дані маркетингового проекту, планувати кінцеві результати й відстежувати їх досягнення.

Планування подій.    Дає можливість вводити інформацію про дати подій, розташування та учасників, а потім друкувати графіки та зведення даних про події. Цей шаблон дає змогу створювати бази даних подій, якщо потрібно відстежувати майбутні наради, крайні терміни та інші важливі події. Його також можна використовувати, щоб записувати назви, розташування, описи, час початку й завершення, а також додавати зображення.

Викладачі та студенти.    Дає можливість створити базу даних, щоб відстежувати важливі відомості про викладачів, наприклад номери телефонів і адреси, контактну інформацію на випадок надзвичайної ситуації та відомості про досвід роботи. Використовуючи цей шаблон, можна створити базу даних студентів, щоб відстежувати відомості про них, зокрема контакти на випадок надзвичайної ситуації, медичні відомості та інформацію про опікунів.

Сценарії та шаблони для програми InfoPath 2007

Шаблон "Контроль за активами".    Дає можливість відстежувати характеристики й розташування активів, наприклад комп’ютерного обладнання.

Шаблон "Порядок денний наради".    Дає можливість організувати ділову нараду й підвести її підсумки. Цей шаблон форми можна використовувати, щоб визначати пункти порядку денного й записувати протоколи нарад, рішення та завдання.

Шаблон "Звіт про стан".    Дає можливість відстежувати хід виконання та питання для проектів і завдань учасника команди. Окремі звіти про стан можна об’єднувати в один, щоб керівники могли створити один повний звіт про стан для команди.

Шаблон "Запит на відрядження".    Дає можливість оформляти запити на організацію відряджень, зокрема придбання квитків і бронювання в номерів у готелях.

Шаблон "Авансовий звіт".    Дає можливість заповнювати локально або в онлайні форму звіту про витрати, використовуючи розширену логіку вбудованих бізнес-правил перевірки даних. Це особливо зручно для працівників, які часто бувають у відрядженнях.

Сценарій страхових вимог.    Дає клієнтам, страховим агентам і пов’язаним компаніям можливість використовувати онлайн-форми, щоб обробляти вимоги на страхові виплати. Клієнти можуть подавати вимоги на страхові виплати не лише по телефону, а й заповнивши форму в Інтернеті. Інтегрований робочий цикл схвалення дає агентам можливість швидко визначати стан роботи інших сторін над вимогою та з’ясовувати, чи завершив оцінювач процес схвалення.

Сценарій заявок на отримання дозволів.    Дає можливість заповнювати заявки на отримання дозволів у браузері, щоб спростити цей процес і позбавити підрядників необхідності відвідувати державну установу.

Сценарій керування запасами.    Дає можливість просто й ефективно надсилати запити до широкої мережі постачальників, щоб перевірити наявність запасів і підвищити точність їх оцінювання.

Сценарій дослідження ринку.    Дає змогу досліджувати ринок, використовуючи шаблон форми, призначений, щоб збирати й записувати відгуки клієнтів, який забезпечує узгодженість даних і дає можливість їх формалізувати.

Додаткові відомості

Де знайти Шаблони Office?

Посібник із шаблонів Access 2007

Сценарії використання InfoPath і служб форм InfoPath Forms Services

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×