Пошук і використання ключових слів у центрі Витребування електронної інформації

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Завдяки ключовим словам можна звузити область пошуку у вмісті, що створюється під час експорту для інциденту витребування електронної інформації. Створивши спеціалізований пошук, ви збільшите ймовірність того, що вміст відповідатиме інциденту, і зменшите кількість вмісту, яким необхідно керувати.

Організація може створити інцидент витребування електронної інформації, якщо отримує запит надати потенційні докази для судового розгляду, аудиту або розслідування.

Фільтри та запити

Після створення інциденту необхідно додати до нього набори для витребування електронної інформації. Ці набори містять джерела вмісту, наприклад підсайти SharePoint і поштові скриньки Exchange, які можуть стосуватись інциденту. Завдяки фільтрам можна звузити область пошуку у джерелі, наприклад за ключовими словами, за датами початку та завершення, за доменами або за автором чи відправником.

Коли ви визначите потенційні джерела, запити допоможуть ще більше звузити область пошуку у вмісті, який потрібно експортувати для перегляду або надати юристу чи стороні, що звернулась із клопотанням. Створити фільтр можна на основі ключових слів, проміжків часу, імен автора, одержувачів і доменів, а також на основі пошуку близькості.

Примітка : Для того, вміст буде виявлено його необхідно переглянуто під час пошуку. Додаткові відомості про типи файлів за промовчанням, який буде переглянуто перегляньте статтю за замовчуванням розширення імен файлів для обходу й Аналізовані типи файлів на сервері SharePoint Server 2013.

Оператори та близькість у ключових словах

Спеціальні оператори, наприклад логічний оператор і оператор близькості, можна використовувати для створення зв’язків між кількома ключовими словами. Оператори необхідно вводити буквами верхнього регістру. Якщо необхідно використати кілька операторів, їх можна згрупувати за допомогою круглих дужок, щоб визначити порядок їх застосування.

Наприклад, вам може бути потрібно вмісту з терміном робочий, але ви не хочете знайти термін, коли воно відображається в заголовку звіту часто використовуваних у вашій організації під назвою резюме. Під час використання фразу робочий не резюме, які можна звузити кількість елементів, повернутих з 300 188, оскільки буде усунення будь-які документи, які містять слово резюме.

Примітка : Якщо вказано два слова з ні оператор, на увазі і існує. Наприклад: шерстистих хробаків так само, як волохатий і хробаків.

Використання

Призначення

Приклад

AND

Пошук вмісту з усіма словами та фразами, які він розділяє.

risk AND value AND VAR : знаходить вміст, який містить усі три слова.

OR

Пошук вмісту з одним зі слів або фраз, які він розділяє.

risk OR VAR : знаходить увесь вміст, який містить одне зі слів.

NOT

Вилучення вмісту з терміном у фразі.

Executive NOT Summary знаходить увесь вміст, що містить виразом «робочий», крім вмісту з терміном резюме.

( )

Групування слів або фраз для відображення порядку їх застосування.

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

Пошук слів, розташованих одне коло одного, де n – це кількість слів між шуканими словами. Якщо цю кількість не вказати, за промовчанням вона становить 8 слів.

Mid NEAR(5) Знаходить Office Mid і Back Office і операційний відділ і Mid, Back and Front Office.

Використання символів узагальнення

Завдяки символам узагальнення можна розширити ключові слова, щоб додати терміни, які містять частину ключового слова, або терміни, що мають різні варіанти написання.

Використання

Призначення

Приклад

* у кінці слова

Пошук спільнокореневих слів.

ризик * здійснює пошук слова ризик, ризики, Ризикнувши, ризикуючи та ризикований

Основні правила використання ключових слів у фільтрах і запитах

  • Фільтр або запит вмісту може містити слова, фрази в лапках і терміни, у яких використовуються ключові слова та властивості. Розділяйте терміни пробілами.

  • Поширені слова, такі як "на", "в", "з", а також однозначні числа пропускаються.

  • Якщо фразу взято в лапки, пошук поверне вміст із вибраної області пошуку, який містить саме таку фразу, як ви ввели. Якщо фраза в лапках і наявний вміст відрізнятимуться, вміст не буде знайдено.

  • Оператори (наприклад, логічні оператори) – наприклад або та AND , слід вводити у верхньому регістрі.

  • Якщо властивість вмісту SharePoint або Exchange не відображаються в Вкажіть властивості розкривного меню, ви можете шукати її ключовими словами. Беріть властивості значення в лапки, щоб знайти точний збіг або залиште значення компаній для пошуку часткових відповідників, імена яких починаються з букв введений. Наприклад, якщо ви шукаєте filename: «Бюджетний» (з лапками), пошук поверне файл з іменем "Budget.xlsx". Пошук filename:budget (без лапок) поверне файли "Budget_Current.xlsx" і "Budget_Next.xlsx".

  • Примітка : Запит має містити термін для пошуку. Запити, які містять лише терміни для вилучення, повертатимуть повідомлення про помилку.

Приклади застосування правил

Ключові слова

Приклади результатів

Executive Briefing

Будь-який вміст, що містить слова керівництво та брифінг будь-де в документі, сторінки, повідомлення або метаданих.

"Executive Briefing"

Будь-який вміст, який містить точну фразу "Робочий інструктаж" будь-де в документів, сторінки або повідомлення.

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

Будь-який вміст, який містить точні фрази «Брифінг керівництва» та «Робоче резюме» будь-де в документі, сторінки, повідомлення або метаданих.

filename:budget

Будь-який файл із словом бюджет в імені файлу, наприклад бюджет 2014: проекти. docx, пріоритети бюджету 2015. pptx, планування бюджету 2014, огляд бюджету 2014. XLSX тощо

filename:2014 budget filetype:xlsx

Аркуші Excel, що містять фразу бюджет 2014, наприклад «планування бюджету 2014 року» і "2014 огляд бюджету. XLSX"

Область запиту

Запит можна застосувати до всього вмісту в інциденті, до певних наборів для витребування електронної інформації або до певного джерела вмісту в наборі для витребування електронної інформації (наприклад, до веб-вмісту, спільного файлового ресурсу або поштової скриньки). Завдяки звуженню області можна визначити правильний вміст, особливо якщо інцидент великого розміру й пошук повертається в інших джерелах, або набори для витребування електронної інформації не відповідають пошуку.

Увага! : Якщо вибрати параметр Вибрати джерела, не буде включено жодного фільтра, доданого як частина набору для витребування електронної інформації.

Щоб установити область запиту, виберіть елемент Змінення області запиту, а потім виберіть пункт Вміст усіх сценаріїв виконання, Вибрати набори автоматичного пошуку даних або Вибрати джерела.

Параметр Вміст усіх сценаріїв виконання включає весь вміст зі списку джерел із застосованими фільтрами набору для витребування електронної інформації. Крім того, можна включити додаткові розташування вмісту та поштові скриньки під час установлення області запиту.

Перегляд і виправлення неполадок запитів

Виконавши запит, ви можете переглянути результати SharePoint за відповідністю запиту або за найновішою чи найстарішою датою. Можна відобразити попередній перегляд документа, навівши вказівник миші на його заголовок.

Щоб експортувати саме потрібні елементи, можна уточнити результати пошуку, указавши розширення файлу та властивість, як-от автора та заголовок. Значення уточнення, застосоване до служби SharePoint, не впливатиме на результати зі служби Exchange і навпаки.

На сторінці "Додаткові параметри запитів" можна переглянути синтаксис запиту та зменшити надлишкові дані служби Exchange.

У діалоговому вікні запиту перейдіть за посиланням Додаткові параметри запитів. Відобразиться синтаксис основного запиту для служб Exchange і SharePoint, додані до запиту джерела вмісту, будь-які фільтри для запиту та будь-які уточнення. Також можна видалити надлишкові дані служби Exchange.

Докладніше про витребування електронної інформації

Докладні відомості про інциденти витребування електронної інформації див. у таких статтях:

Сценарій: Витребування електронної інформації на сервері SharePoint Server 2013 і Exchange Server 2013

Планування сценаріїв витребування електронної інформації та керування ними

Додавання вмісту до Витребування електронної інформації регістр та розташування джерела утримання

За замовчуванням розширення імен файлів для обходу й Аналізовані типи файлів на сервері SharePoint Server 2013

Огляд переглянутих і керованих властивостей на сервері SharePoint Server 2013

Створення та запуск запитів витребування електронної інформації

Експорт вмісту витребування електронної інформації та створення звітів

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×