Пошук повідомлення або елемента за допомогою функції миттєвого пошуку

Пошук повідомлення або елемента за допомогою функції миттєвого пошуку

Шукаєте важливе повідомлення в переповненій папці "Вхідні" або іншій? Миттєвий пошук допоможе швидко знайти потрібні дані в Outlook. Область миттєвого пошуку завжди доступна в усіх папках Outlook, тобто в пошті, календарі та завданнях.

Поради з покращення результатів пошуку, отриманих за допомогою функції миттєвого пошуку, див. в статті Уточнення умов пошуку для поліпшення результатів пошуку.

У цій статті

  1. На панелі переходів у нижній частині екрана клацніть елемент Пошта.

    Панель переходів у текстовому поданні

    Якщо цей елемент не відображається, можливо, активовано згортання переходів, тож натомість відображатимуться піктограми:

    Панель переходів у поданні зображень

    Або, крім увімкненого згортання переходів, може бути згорнуто область папок. Тоді зображення відображаються по вертикалі. Щоб розгорнути область папок, натисніть кнопку згортання й розгортання, як показано нижче.

    Подання зображень у згорнутій області папок

  2. Знайдіть поле пошуку. Його розташовано у верхній частині списку повідомлень, як показано нижче.

    поле миттєвого пошуку над повідомленнями

  3. Щоб знайти слово з повідомлення або повідомлення від певної особи, введіть слово чи ім’я особи (можна використовувати ім’я, прізвище або частину імені) у поле пошуку. У результатах відобразяться повідомлення з виділеним словом або іменем, указаним для пошуку.

    результати пошуку, що відповідають одному слову

  4. Можна звузити результати пошуку, змінивши пошуковий запит. Ось кілька прикладів:

    • Введіть "звіти про витрати" (разом із лапками), щоб знайти повідомлення з цією фразою.

    • Введіть витрати AND звіт (слово "AND" має бути написано великими буквами), щоб знайти повідомлення, які містять обидва слова ("витрати" та "звіт"), не обов’язково в такій послідовності. Також можна використовувати слово "OR".

    • Введіть витрати NOT звіт (слово "NOT" має бути написано великими літерами), щоб знайти повідомлення, які містять слово "витрати" й не містять слово "звіт".

  5. Завершивши пошук, його результати можна очистити, натиснувши кнопку X в полі пошуку.

Якщо не вдається знайти шукане, скористайтеся інструментами пошуку на стрічці, щоб уточнити результати пошуку. Якщо клацнути поле пошуку, можна вибрати область пошуку в лівій частині стрічки. Після визначення області можна уточнити пошук, вибравши відповідний параметр, наприклад рядок теми або відправника.

Область (де шукати). Тут можна вибрати пошук у певній папці, наприклад у всіх поштових скриньках або лише в поточній вибраній папці (зазвичай це папка Вхідні).

Кнопка «Рекомендовані зведені таблиці» на вкладці «Вставлення»

Уточнення (що пошукати). Вибравши область, можна додати інші умови в групі Уточнення. Якщо вибрати який-небудь параметр, програма Outlook додасть до поля пошуку спеціальний сценарій, щоб обмежити пошук.

GoDaddy-Configure-SRV-1-2,3,4

Ось які параметри тут доступні:

  • Отримано від – дає змогу фільтрувати результати пошуку таким чином, щоб відображалися лише повідомлення від певної особи. Наприклад, можна знайти всі повідомлення від Оксани.

  • Тема – дає змогу фільтрувати результати пошуку за вмістом рядка теми повідомлення електронної пошти. Наприклад, можна знайти всі повідомлення з ключовим словом "звіт" у рядку теми.

  • Містить вкладення – дає змогу відобразити всі повідомлення, які містять вкладення.

  • Категоризовані – виберіть категорію, щоб переглянути всі повідомлення з позначкою певної категорії.

  • Цього тижня – у розкривному меню виберіть проміжки часу, щоб уточнити результати пошуку залежно від часу, коли було отримано повідомлення.

  • Кому – у розкривному меню виберіть відповідний параметр, щоб відфільтрувати результати за одержувачами електронної пошти. Наприклад, відобразити повідомлення, які ви отримали як копію, або повідомлення, надіслані певній особі.

  • Непрочитані – дає змогу відобразити всі непрочитані повідомлення у вибраній папці.

  • Позначені – дає змогу відобразити повідомлення, позначені до виконання.

  • Важливі – дає змогу відобразити всі повідомлення, які було позначено як важливі.

  • Інші – виберіть потрібний параметр у меню, щоб додатково уточнити результати пошуку. Наприклад, можна відфільтрувати повідомлення за важливістю або розміром.

Пам’ятайте, що ці параметри можна об’єднувати та підбирати потрібним чином.

Ось приклад. Припустімо, що потрібно знайти всі отримані від Оксани повідомлення з ключовим словом "звіт" у рядку теми.

Щоб настроїти пошук у цьому прикладі:

  1. Переконайтеся, що вибрано папку Вхідні, а потім клацніть поле Пошук.

  2. Виберіть у групі Область елемент Вкладені папки.

  3. Клацніть поле Від і введіть Оксана, щоб замінити виділений текст у полі пошуку.

  4. Клацніть поле Тема й введіть звіт, щоб замінити виділений текст у полі пошуку.

  5. У розкривному меню поруч із написом Цього тижня виберіть пункт Минулого місяця.

    Папки у файлі «Архів.pst» і у файлі «Особисті папки.pst»

Отримуєте забагато результатів? Або хочете просто уточнити пошук?

  1. Клацніть у полі пошуку.

  2. На вкладці Пошук натисніть кнопку Засоби пошуку і виберіть пункт Розширений пошук.

    пункт "розширений пошук" у меню "засоби пошуку"

У діалоговому вікні Розширений пошук можна вказати складніші умови пошуку та навіть шукати в календарі, списку контактів, нотатках і завданнях.

  1. Виберіть вкладку Додатково.

  2. У розділі Установити додаткову умову натисніть кнопку Поле, а потім виберіть пункт Усі поля повідомлення. Відобразиться меню полів, у яких можна здійснювати пошук, наприклад Від, Кому, Отримано, Тема й багато інших.

    Меню полів розширеного пошуку

  3. Спершу виберіть поле, а потім – умову та значення для перевірки, наприклад:

    Для умови Від/містить/Катерина шукатимуться повідомлення від відправника зі словом "Катерина" в імені. Зверніть увагу, що використовується умова містить, а не дорівнює (точно), щоб шукати не лише точні збіги. Тож, якщо ім'я відправника електронної пошти – "Тищенко Катерина", умова Від/дорівнює (точно)/Катерина не працюватиме, оскільки, щоб отримати точний збіг, потрібно вказати повне ім'я ("Тищенко Катерина"). Саме тому умова містить дуже зручна.

  4. Додайте всі потрібні додаткові умови для перевірення. Ми використали три додаткові умови.

Якщо задати умови Від | Містить | Катерина, буде знайдено повідомлення від певного відправника, ім’я якого містить "Катерина". Зверніть увагу, що замість умови дорівнює (точно) використовується умова містить, оскільки не потрібно шукати точний збіг. Таким чином, якщо ім’я Катерини в електронній пошті – Катерина Тищенко, умова Від | дорівнює (точно) |Катерина не працюватиме, оскільки, щоб отримати точний збіг, потрібно вказати повне ім’я, Катерина Тищенко. Тому в такому випадку дуже зручно використовувати умову містить.

Тепер давайте додамо, скажімо, такі умови:

  • Отримано | між | 01.05.2013 і 31.05.2013

  • Повідомлення | містить | бюджет

  • Кому | містить | Артем

    Створення списку умов пошуку

Тепер програма Outlook шукатиме повідомлення від відправника з рядком "Катерина" в імені, отримані у травні 2013 року, що містять слово "бюджет", і які (крім вас) також надсилалися особі з рядком "Артем" в імені. Нижче показано ці чотири додані умови в збільшеному вигляді.

поля, умови та значення

У кінці натисніть кнопку Знайти, щоб запустити пошук.

Результати розширеного пошуку

Якщо потрібно отримувати понад 250 результатів, можна обійти це обмеження.

  1. Клацніть елементи Файл > Параметри > Пошук.

  2. У розділі Результати зніміть прапорець Прискорити пошук, обмеживши кількість відображуваних результатів.

У цій статті

  1. В області переходів виберіть папку, у якій потрібно щось знайти.

  2. У полі Миттєвий пошук введіть текст пошуку.

    поле миттєвого пошуку

    • В елементах, які містять введений текст, шуканий текст виділяється кольором.

    • Щоб уточнити пошук, введіть більше символів

  3. Щоб розширити пошук, включивши до нього всі папки, у кінці результатів пошуку виберіть елемент Повторити спробу пошуку.

    Примітки : 

    • Щоб повернути курсор у поле миттєвого пошуку, натисніть клавіші Ctrl+E.

    • Завершивши пошук, ви можете очистити результати. Для цього натисніть кнопку Закрити пошук Кнопка ''Закрити пошук'' поруч із полем миттєвого пошуку.

    • Пошук виконується у вкладеннях, але результати із вкладень не виділяються.

Ви можете звузити область пошуку, додавши нові умови. Якщо клацнути або почати вводити в полі миттєвого пошуку, з’явиться вкладка Засоби пошуку. У групі Уточнення міститься низка параметрів, за допомогою яких можна уточнити умови пошуку.

вкладка ''засоби пошуку'' на стрічці

Примітка :  Поля пошуку, які ви додаєте, стосуються лише вашого поточного розташування в програмі Outlook, наприклад пошти, календаря, контактів, завдань, нотаток, списку папок або журналу. Крім того, вони стосуються лише того профілю електронної пошти Outlook, який зараз використовується. Якщо закрити й перезапустити Outlook, поля пошуку збережуться, а пошуковий запит – ні.

10 останніх операцій пошуку зберігаються, і їх можна використовувати повторно.

  • Клацніть у полі Миттєвий пошук і на вкладці Засоби пошуку у групі Параметри натисніть кнопку Останні здійснені пошуки, і виберіть ключове слово або фразу для повторного використання.

    команда ''останні здійснені пошуки'' на стрічці

Див. також

Уточнення умов пошуку для ефективнішого пошуку в програмі Outlook

У цій статті

  1. У поданні Пошта виберіть папку, в якій потрібно виконати пошук.

  2. У полі Миттєвий пошук введіть текст пошуку.

    • Повідомлення, які містять введений текст, відображаються в області результатів миттєвого пошуку з виділеним текстом пошуку.

      Примітка : За замовчуванням, щоб почати пошук, не потрібно натискати кнопку Пошук  Зображення кнопки . Ця кнопка стане доступна, лише якщо в діалоговому вікні Параметри пошуку зняти прапорець За можливості відображати результати пошуку під час введення. Докладні відомості див. в розділі "Змінення параметрів миттєвого пошуку" далі в цій статті.

    • Щоб уточнити пошук, введіть більше символів

  3. Для включення до пошуку всіх папок у папці Пошта, у кінці результатів пошуку виберіть елемент Повторіть спробу пошуку в усіх елементах пошти.

    Крім того, в області переходів у розділі Поштові папки можна вибрати елемент Усі елементи пошти або натиснути клавіші Ctrl+Alt+A.

    Результати пошуку

    1. Виберіть папку, у якій слід шукати.

    2. Введіть текст пошуку в полі миттєвого пошуку.

    3. Повідомлення, які містять введений текст, відображаються в області результатів із виділеним текстом пошуку.

    4. Клацніть, щоб очистити поле Миттєвий пошук і шукати щось інше.

    5. Клацніть, щоб розширити діапазон пошуку до всіх папок у розділі Пошта.

Щоб навчитися знаходити те, що шукаєте, див. розділ Уточнення умов пошуку для ефективнішого пошуку в програмі Outlook.

Примітки : 

  • Щоб повернути курсор у поле миттєвого пошуку, натисніть клавіші Ctrl+E.

  • Виконавши пошук і знайшовши потрібний елемент у списку результатів, ви можете очистити умови пошуку. В Outlook відображатиметься останній вибраний елемент.

  • Пошук у вкладеннях виконується, але результати із вкладень не виділяються.

Ви можете звузити область пошуку, додавши нові умови.

  1. В області Миттєвий пошук клацніть стрілку Розгорнути вікно конструктора запитів.

    Область миттєвого пошуку

  2. Щоб додати умови пошуку, введіть текст, який потрібно знайти, у рядку Від, Текст, Тема або Кому.

    Додавання умов

  3. Щоб відобразити більше полів пошуку в конструкторі запитів, натисніть кнопку Додати критерії та виберіть потрібні поля пошуку у списку.

    Примітка : Можна також видалити поля пошуку в конструкторі запитів, натиснувши кнопку Видалити у списку полів пошуку.

  4. Введіть умови пошуку в нові поля.

    Коли ви вводите умови для полів пошуку, у полі миттєвого пошуку ці умови відображаються як синтаксис пошукового запиту. Синтаксис має такий вигляд (як показано на ілюстрації нижче): умова пошуку, двокрапка, введене значення умови. Згодом, запам’ятавши синтаксис пошукового запиту, ви зможете вводити запит відразу в полі миттєвого пошуку, а не в полях пошуку.

    Область миттєвого пошуку

  5. Перегляньте результати в списку під областю миттєвого пошуку.

    Примітки : 

    • Поля пошуку, які ви додаєте, стосуються лише вашого поточного розташування в програмі Outlook, наприклад пошти, календаря, контактів, завдань, нотаток, списку папок або журналу. Крім того, вони стосуються лише того профілю електронної пошти Outlook, який зараз використовується. Якщо закрити й перезапустити Outlook, поля пошуку збережуться, а пошуковий запит – ні.

В Outlook відображаються результати до 10 останніх операцій пошуку.

  • В області Миттєвий пошук відкрийте меню «Показати меню області миттєвого пошуку», укажіть на пункт Останні здійснені пошуки та виберіть у списку потрібний пошук.

    Область пошуку

Включення вкладених папок у миттєвий пошук

Миттєвий пошук може обстежувати в списку папок Outlook будь-які папки, зокрема вкладені, проте за замовчуванням цю настройку вимкнуто. Її потрібно ввімкнути вручну.

  1. У меню Знаряддя виберіть команду Миттєвий пошук, а потім – Параметри пошуку.

    Також можна клацнути стрілку в області Миттєвий пошук і вибрати команду Параметри пошуку.

  2. У розділі Область миттєвого пошуку виберіть перемикач в усіх папках.

Включення папки "Видалені" в миттєвий пошук

За замовчуванням папку "Видалені" не включено в пошук серед усіх елементів пошти. Щоб включити її, виконайте наведені нижче дії.

  1. У меню Знаряддя виберіть команду Миттєвий пошук, а потім – Параметри пошуку.

    Також можна клацнути стрілку в області Миттєвий пошук і вибрати команду Параметри пошуку.

  2. У групі Видалені встановіть прапорець Додати повідомлення з папки "Видалені" до кожного файлу даних під час пошуку серед усіх елементів.

Долучення файлів даних до пошукових запитів

За замовчуванням Outlook включає в пошук серед усіх елементів пошти такі файли даних:

  • Усі індексовані файли даних, зокрема файли особистих папок (PST) і файли автономних папок (OST). Індексація забезпечує високу швидкість роботи миттєвого пошуку.

  • Файли даних Outlook для облікового запису електронної пошти за замовчуванням, незалежно від того, проіндексовані вони, чи ні.

Проте можна вибрати для долучення до пошуку будь-який файл даних.

Усі елементи пошти

Примітка : Вибір файлів даних, які включаються в пошук, застосовується лише до пошуку серед усіх елементів пошти в одному або кількох файлах даних.

Вибір файлів даних для включення до пошуку

  1. В області переходів у групі Пошта натисніть стрілку на кнопці Усі елементи пошти.

  2. Виберіть ім’я файлу даних, який слід включити до пошуку або видалити з нього.

    Наприклад:

    • Якщо обліковий запис POP3 використовується лише для домашніх і особистих електронних листів, а на роботі ви хочете шукати елементи лише в робочому обліковому записі електронної пошти, зніміть прапорець "Домашня електронна пошта", щоб виключити її з пошуку.

    • Може бути доцільно виключити з пошуку файли даних на кшталт великих архівних папок.

    • Якщо ви працюєте в юридичній компанії та зберігаєте відомості про кожну справу в різних файлах даних PST, які ви не закриваєте, ви можете виключити файли PST інших справ із пошуку, який здійснюєте для потреб певної справи.

  1. У меню Знаряддя виберіть команду Миттєвий пошук, а потім – Параметри пошуку.

    Також можна клацнути стрілку в області Миттєвий пошук і вибрати команду Параметри пошуку.

  2. Виберіть потрібні параметри:

    Індексація

    • Індексувати повідомлення в таких файлах даних     Виберіть файли даних, які програма Outlook має індексувати для пошуку.

    • Показувати підказку, якщо результати пошуку можуть виявитися неповними через те, що досі триває індексування повідомлень     Цей параметр вибрано за замовчуванням. Якщо відображаються не всі результати пошуку, оскільки індексація повідомлень у вибраних файлах даних ще не завершилася, в області миттєвого пошуку Outlook відображається повідомлення. Якщо клацнути його, відкриється діалогове вікно, у якому вказано, скільки елементів залишилося проіндексувати. Зніміть цей прапорець, якщо не потрібно відображати ці повідомлення.

      Пошук

    • За можливості відображати результати пошуку під час введення      Цей параметр вибрано за замовчуванням. Зніміть цей прапорець, щоб результати пошуку не відображалися, коли ви вводите запит. Так ви зможете переглянути їх, натиснувши клавішу Enter або кнопку Пошук. Кнопка Пошук  Зображення кнопки активна, лише якщо цей параметр вимкнуто. Крім того, цей прапорець можна зняти, якщо результати пошуку відображаються недостатньо швидко.

    • Прискорити пошук, обмеживши кількість відображуваних результатів     Цей параметр вибрано за замовчуванням. Коли пошук повертає дуже багато результатів, у програмі Outlook відображається лише обмежена кількість останніх елементів, щоб прискорити роботу. В області миттєвого пошуку з’явиться повідомлення, що попереджає про це обмеження. Ви можете клацнути це повідомлення, щоб відкрити діалогове вікно та переглянути всі результати.

    • Виділяти шукані слова      Цей параметр вибрано за замовчуванням. Зніміть цей прапорець, якщо не потрібно нічого виділяти в результатах пошуку. Щоб змінити колір виділення, натисніть кнопку Змінити та виберіть колір у діалоговому вікні Колір.

      Папка "Видалені"

    • Додати повідомлення з папки "Видалені" до кожного файлу даних під час пошуку серед усіх елементів      Цей параметр не вибрано за замовчуванням. Установіть цей прапорець, якщо слід включити видалені елементи в пошук серед усіх елементів пошти.

      Область миттєвого пошуку

    • Показувати результати пошуку      Для цього параметра за замовчуванням вибрано значення тільки у вибраній папці. Виберіть значення в усіх папках, щоб у кожний пошук включалися всі папки зі списку папок Outlook.

Див. також

Уточнення умов пошуку для ефективнішого пошуку в програмі Outlook

Скидання індексування за допомогою перебудови каталогу миттєвого пошуку

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×