Пошук користувачів і контактів

Пошук користувачів і контактів

Незалежно від того, скільки у вас є контактів: лише декілька або більше тисячі, – часто зручніше скористатися пошуком, а не прокручувати довгий список, щоб знайти певний контакт. Шукати людей і контакти в Outlook можна кількома способами.

Знайти потрібний контакт можна кількома способами. Ви можете скористатися полем "Пошук контактів" на стрічці в будь-якій папці Outlook, виконати пошук під час створення повідомлення або наради, а також знайти контакт в області "Контакти" в Outlook (колишня папка "Контакти").

Пошук контакту за допомогою поля "Пошук контактів" на стрічці

Це найшвидший і найпростіший спосіб знайти контакт. Розташуйте курсор у полі "Пошук контактів" і почніть вводити ім’я або адресу електронної пошти потрібної людини. Під час введення Outlook поступово уточнюватиме результати пошуку. Наприклад, якщо ввести букву т, Outlook запропонує користувачів Тимофій, Тетяна й Тамара. Коли ви введете букви та, Outlook обмежить результати й запропонує лише користувача на ім’я Тамара.

Пошук контакту під час створення повідомлення

Якщо у вікні нового повідомлення натиснути кнопку "Кому", "Копія" або "ПК", в Outlook відкриється ваша стандартна адресна книга. Для облікових записів Exchange і Office 365 це глобальний список адрес організації. Для облікових записів IMAP і POP це папка "Контакти".

Якщо у вас є декілька папок контактів або адресних книг, виберіть потрібну з розкривного списку "Адресна книга". Ви побачите список контактів, відсортований за іменами в абетковому порядку.

Щоб знайти певний контакт, введіть частину його імені в поле "Пошук" і натисніть "Перейти". Крім того, можна вибрати параметр "Додаткові стовпці", щоб виконати пошук за іншими полями, наприклад за підрозділом, номером телефону або розташуванням. У запропонованих результатах двічі клацніть контакт, який потрібно додати до поля "Кому". Ви також можете вибрати контакт, а потім натиснути кнопку "Кому", "Копія" або "ПК", щоб додати його до відповідного поля.

Пошук контакту в області "Контакти"

  1. Клацніть піктограму Контакти внизу екрана.

    Клацання елемента "Контакти"

  2. Установіть вказівник над списком контактів у полі Пошук у папці "Контакти".

    Вибір поля «Пошук у папці ''Контакти''» на вкладці «Контакти»

    Примітка : Поле "Пошук: Контакти" над списком контактів – це не те саме, що поле Пошук контактів у правому верхньому куті стрічки Outlook. Поле "Пошук контактів" використовується лише для пошуку імен і адрес електронної пошти. За допомогою поля "Пошук: Контакти" можна шукати номери телефонів, адреси, назви організацій тощо.

    поле «пошук контактів» у порівнянні з полем «пошук у папці 'контакти''»

  3. Введіть прізвище людини або інші відомості, як-от номер телефону чи назву організації, які потрібно знайти.

    Порада : Запити можна вводити не повністю. Наприклад, якщо потрібно знайти Павла Поліщука, можна ввести повне прізвище або тільки три перші букви, "пол".

  4. Outlook відображає результати пошуку у вигляді картки, яка містить фотографію, адресу електронної пошти, службову або домашню адресу та номери телефонів контакту. Виберіть потрібну людину зі списку результатів пошуку.

    Примітка : Під час введення запиту Outlook поступово уточнює результати пошуку. Наприклад, якщо ввести букву "А", Outlook поверне результати, які містять імена Андрій, Артем, Аліна, Анастасія та Антоніна. Якщо ввести букви "Ан", Outlook поверне результати, які містять імена Андрій, Анастасія та Антоніна в будь-якому полі, зокрема в назві організації, адресі електронної пошти та фізичній адресі.

Уточнення пошуку

Отримуєте забагато результатів, використовуючи повні або часткові пошукові запити? Радимо уточнювати пошук. Якщо клацнути в полі Пошук у папці "Контакти" в поданні Контакти, з’явиться вкладка Пошук.

Порада : Крім того, відобразити її можна, натиснувши клавіші Ctrl+E.

вкладка «засоби пошуку»

На вкладці Пошук доступно багато параметрів, які допомагають уточнити пошук:

  • Область.    Змінення папок, у яких потрібно шукати.

  • Уточнення.    Пошук контактів, з якими пов’язані номери телефонів або інша контактна інформація.

  • Параметри.    Використання попередніх умов пошуку або змінення розширених параметрів пошуку.

У поданні "Контакти" виконайте одну з наведених нижче дій.

  • У полі Пошук у папці "Контакти" введіть ім’я або інші відомості про контакт.

    Поле пошуку контактів

  • Натисніть клавіші Ctrl+E.

Для пошуку необов’язково вводити пошуковий запит повністю. Ви можете ввести лише частину, скажімо, назви компанії або номера телефону.

  • У будь-якому поданні карток, як-от Візитні картки або Адресні картки, виберіть букву в алфавітному покажчику, що відображається поруч із картками.

  • У будь-якому поданні таблиці, як-от Список телефонів або За організаціями, клацніть заголовок стовпця, щоб посортувати контакти за критеріями, пов’язаними зі стовпцем. Наприклад, це можуть бути такі заголовки стовпців: Повне ім’я, Посада, Компанія, Категорії.

Шукати контакти можна також із будь-якої папки в Outlook. Виконайте наведені нижче дії.

  • На вкладці Основне в групі Знайти в полі Знайти контакт введіть ім’я контакту.

    Ви можете ввести частину імені, наприклад Марина Ш, ім’я або прізвище, адресу електронної пошти, коротке ім’я або назву компанії.

Уточнення пошуку

Якщо клацнути в полі Пошук у папці "Контакти", з’явиться вкладка Засоби пошуку. За допомогою команд пошуку ви можете уточнити свій пошуковий запит, щоб знайти потрібний контакт.

Засоби пошуку на вкладці "Пошук" стрічки

  • Область    У цій групі можна вибрати папки, де здійснюватиметься пошук.

  • Уточнення    За допомогою параметрів цієї групи можна шукати елементи на основі належності до певної категорії, записи з номерами телефонів чи адресами або за будь-якими іншими полями на ваш вибір.

  • Параметри    У цій групі можна переглянути чи повторно використати попередні умови пошуку або змінити розширені параметри пошуку.

Пошук у папці "Вхідні"

Шукати контакти можна також у будь-якій папці поштової скриньки.

  • На вкладці Основне в групі Знайти в полі Знайти контакт введіть ім’я особи, яку потрібно знайти.

    Ви можете ввести частину прізвища, його першу або останню букву, адресу електронної пошти, коротке ім’я або назву компанії.

Пошук за допомогою поля "Пошук в адресних книгах"

поле пошуку в адресній книзі

  • На панелі інструментів Стандартна в полі Пошук в адресних книгах введіть ім’я контакту, який потрібно знайти. Спочатку виконується пошук у папці "Контакти" Outlook. Якщо збігів не знайдено, пошук здійснюється в усіх інших доступних адресних книгах, зокрема в тих, які додали ви.

    Порада : Ви також можете ввести частину імені, наприклад Марина Ш, ім’я або прізвище, коротке ім’я, псевдонім електронної пошти або назву компанії. Щоб швидко відкрити контакт, який ви шукали раніше, клацніть стрілку поруч із кнопкою Пошук в адресних книгах і виберіть потрібне ім’я.

Адресування повідомлення на знайдене ім’я або адресу електронної пошти

  1. У новому повідомленні клацніть поле Кому, Копія або ПК в заголовку повідомлення.

  2. У поле Пошук введіть ім’я.

  3. Двічі клацніть потрібне ім’я в списку Ім’я та натисніть кнопку OK.

    В адресній книзі не відображається список (стовпець) імен

    Можливо, коли ви востаннє відкривали адресну книгу, ви скористалися параметром пошуку Додаткові стовпці. Щоб відновити подання списку імен, для параметра Пошук установіть перемикач Лише ім’я.

    Пошук у додаткових стовпцях

Інші способи пошуку

Коли в повідомленні електронної пошти ви вводите ім’я в полі Кому, Копія або ПК, програма Outlook автоматично шукає збіги в адресній книзі. За наявності збігу заповнюються коротке ім’я та адреса електронної пошти – повідомлення вже можна надсилати. За відсутності збігу відкриється діалогове вікно Перевірка імен, у якому потрібно ввести додаткові відомості. Якщо знайдено кілька збігів, ви можете вибрати зі списку потрібне ім’я. Якщо ім’я не знайдено, спробуйте пошукати в іншій адресній книзі або ж створіть новий контакт.

Якщо ви ввели в полі адресу або псевдонім електронної пошти та знайшли цю особу або список розсилки в адресній книзі, замість введено тексту відобразиться відповідне коротке ім’я.

  1. На панелі інструментів Стандартна натисніть кнопку Адресна книга Зображення кнопки .

    Порада : Адресну книгу також можна відкрити з меню Знаряддя та у відкритому повідомленні. У повідомленні на вкладці Повідомлення в групі Імена натисніть кнопку Адресна книга.

  2. У списку Адресна книга клацніть адресну книгу, у якій потрібно шукати імена.

    Адресні книги в списку "Адресна книга", окрім глобального списку адрес (GAL), створюються з папок у ваших контактах. За замовчуванням адресну книгу Outlook складають контакти з вашої основної папки "Контакти" в Outlook. У списку відображаються також інші створені папки контактів, якщо ви їх не приховали, задавши відповідну властивість. Глобальний список адрес Microsoft Exchange GAL створює та редагує адміністратор вашої організації.

    Список адресних книг
    На цьому зображенні список контактів містить відомості про контакти з основної папки "Контакти" в Outlook. Папки "Зовнішні відділення" та "Особисте" створено, щоб упорядкувати окремі групи контактів Outlook.

    На цьому зображенні список контактів містить відомості про контакти з основної папки "Контакти" в Outlook. Папки "Зовнішні відділення" та "Особисте" створено, щоб упорядкувати окремі групи контактів Outlook.

  3. У полі Пошук введіть ім’я, яке ви шукаєте, або його частину.

    пошук імен

    Щоб знайти ім’я за допомогою інших відомостей, як-от посади або розташування, установіть перемикач Додаткові стовпці та введіть відомості. У цьому полі можна ввести кілька умов. Після кожної умови введіть крапку з комою. Пошук виконуватиметься в кожному з доданих стовпців (полів для відомостей).

    В адресній книзі не відображається список (стовпець) імен

    Можливо, коли ви востаннє відкривали адресну книгу, ви скористалися параметром пошуку Додаткові стовпці. Щоб відновити подання списку імен, для параметра Пошук установіть перемикач Лише ім’я.

    Пошук у додаткових стовпцях

    Примітки : 

    • Якщо не вдається знайти потрібне ім’я в одній адресній книзі, спробуйте пошукати в іншій. Список "Адресна книга" може містити кілька адресних книг із різними відомостями. пошук елементів у будь-якому стовпці

    • Якщо ви шукаєте в каталозі Інтернету LDAP для адреси електронної пошти, ви можете шукати ім’я за його першим або будь-яким іншим символом, вибравши параметр Починається з або Містить.

    1. У діалоговому вікні Адресна книга клацніть іншу адресну книгу в списку Адресна книга.

    2. Щоб переглянути контакти зі списку контактів Outlook, у списку Адресна книга в розділі Адресна книга Outlook клацніть ім’я потрібної папки контактів.

      Щоб контакт відображався в папці "Адресна книга Outlook" або Контакти, він повинен мати запис у полі Електронна пошта або Факс.

Адресування повідомлення на знайдене ім’я або адресу електронної пошти

  1. У новому повідомленні клацніть поле Кому, Копія або ПК в заголовку повідомлення.

  2. Знайдіть ім’я або адресу електронної пошти, дотримуючись інструкцій із попереднього розділу про пошук імен в адресній книзі.

  3. В адресній книзі двічі клацніть ім’я або адресу електронної пошти в списку та натисніть кнопку OK.

    В адресній книзі не відображається список (стовпець) імен

    Можливо, коли ви востаннє відкривали адресну книгу, ви скористалися параметром пошуку Додаткові стовпці. Щоб відновити подання списку імен, для параметра Пошук установіть перемикач Лише ім’я.

    Пошук у додаткових стовпцях

  1. На панелі інструментів Стандартна натисніть кнопку Адресна книга Зображення кнопки .

    Порада : Адресну книгу також можна відкрити з меню Знаряддя та у відкритому повідомленні. У повідомленні на вкладці Повідомлення в групі Імена натисніть кнопку Адресна книга.

  2. У списку Адресна книга клацніть адресну книгу, у якій потрібно шукати імена.

    Список адресних книг

  3. Для параметра Пошук установіть перемикач Додаткові стовпці.

  4. Введіть інформацію, яку ви шукаєте, або її частину. Наприклад, введіть номер телефону, розташування або посаду особи.

    Примітки : 

    • У цьому полі можна ввести кілька умов. Після кожної умови введіть крапку з комою. Пошук виконуватиметься в кожному з доданих стовпців (полів для відомостей).

    • У полі Пошук ви також можете ввести ім’я особи або його частину, щоб звузити пошук.

    • Якщо ви не знайшли потрібної особи, спробуйте пошукати в іншій адресній книзі. Не всі адресні книги містять однакові поля.

Функція "Розширений пошук" дає змогу шукати осіб за допомогою кількох ключових слів або умов. Ця функція працює аналогічно до параметра Додаткові стовпці, але умови пошуку потрібно вводити в окремих полях, а не всі в одному полі через крапку з комою. Залежно від введених відомостей про контакт не всі поля можуть використовуватися в пошуку.

Під час розширеного пошуку ви можете бачити, які поля залучено до пошуку на основі ваших ключових слів або умов.

  1. На панелі інструментів Стандартна натисніть кнопку Адресна книга Зображення кнопки .

    Порада : Адресну книгу також можна відкрити з меню Знаряддя та у відкритому повідомленні. У повідомленні на вкладці Повідомлення в групі Імена натисніть кнопку Адресна книга.

  2. У списку Адресна книга клацніть адресну книгу, у якій потрібно шукати імена.

    Виберіть адресну книгу, щоб шукати в списку

  3. Виберіть посилання Розширений пошук.

  4. У діалоговому вікні Знайти введіть відомості у відповідних полях.

    Введіть умови пошуку, щоб когось знайти

    Що більше інформації ви вкажете, то точнішими будуть результати пошуку.

    Примітка : Якщо ви не знайшли потрібної особи, спробуйте пошукати в іншій адресній книзі. Не всі адресні книги містять однакові відомості.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×