Пошук конкретних записів у базі даних

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У міру збільшення бази даних пошук конкретних записів уже не обмежуватиметься простим поглядом на дані в таблиці. У цій статті описано п’ять способів пошуку конкретних записів залежно від різних обставин.

Виберіть одну з таких можливостей:

Огляд усіх записів

Перехід до конкретного запису

Пошук конкретного запису

Фільтрування для відображення обмеженої кількості записів

Створення запиту на пошук конкретного запису

Огляд усіх записів

Ви можете переглядати записи, використовуючи клавішу табуляції для переходу лише на один запис за раз, щоб знайти конкретний запис. Ви також можете переглядати записи в таблиці з подання таблиці даних, використовуючи кнопки переходу між записами. Кнопки переходу між записами розташовані в нижній частині таблиці або форми.

Навігаційні кнопки

1. Перехід до першого запису

2. Перехід до попереднього запису

3. Поле Поточний запис

4. Перехід до наступного запису

5. Перехід до останнього запису

6. Відкриття нового (пустого) запису

7. Індикатор фільтра

8. Поле пошуку

Примітки : 

  • Якщо ви клацнете в полі Поточний запис і введете в ньому номер запису, то, натиснувши клавішу Enter, ви зможете перейти до цього запису. Номер запису рахується послідовно від початку форми або таблиці. Він не відповідає жодному значенню поля.

  • Щоб дізнатися, чи застосовано фільтр, погляньте на кнопку індикатора фільтра. Якщо не застосовано жодного фільтра або всі фільтри вимкнуто, кнопка відображає напис Без фільтра. Коли кнопка має напис Відфільтровано, ви можете натиснути її, щоб видалити фільтр. Так само, якщо на цій кнопці є напис Не відфільтровано, ви можете натиснути її, щоб застосувати фільтр, який використовувався останнього разу, якщо такий фільтр існує.

  • Коли в полі Пошук вводиться текст, перше відповідне значення виділяється в реальному часі під час введення кожного символу. Цю функцію можна використовувати для швидкого пошуку запису, який містить відповідне значення.

На початок сторінки

Перехід до конкретного запису

Ви можете перейти до конкретного запису в програмі Access, якщо точно знаєте, який саме запис вам потрібен. Поле Перейти дає змогу вибрати певний запис із розкривного списку та зазвичай додається до форм.

Поле "Перехід"

  • Щоб перейти до конкретного запису, клацніть стрілку справа від поля Перейти та виберіть запис у розкривному списку.

    Примітка : Якщо вам відомі перші символи запису, до якого потрібно перейти, можна ввести ці символи в поле Перехід, щоб швидко знайти цей запис.

Поле Перехід відображає лише дані, достатні для того, щоб ідентифікувати кожен запис унікальним чином. Під час вибору запису зі списку програма Access відображає інші дані цього запису в основній області форми.

На початок сторінки

Пошук конкретного запису

Ви можете шукати певний запис у таблиці або формі за допомогою вкладки Знайти в діалоговому вікні Пошук і заміна. Це ефективне рішення, якщо запис, який потрібно знайти, відповідає визначеним критеріям (наприклад, умовам пошуку) і операторам порівняння (як-от "дорівнює" або "містить").

Примітка : Ви можете використовувати діалогове вікно Пошук і заміна лише під час відображення даних у таблиці або формі. Пошук можна виконувати, навіть якщо немає видимих записів, оскільки застосовано фільтр.

  1. Відкрийте таблицю або форму та виберіть поле, у якому потрібно знайти дані.

  2. На вкладці Основне в групі Пошук натисніть кнопку Знайти або натисніть клавіші Ctrl+F.

    З’явиться діалогове вікно Пошук і заміна, в якому відобразиться вкладка Пошук.

  3. У полі Знайти введіть значення, яке шукаєте.

  4. Щоб змінити поле, у якому буде здійснюватися пошук, або шукати дані по всій базовій таблиці, виберіть відповідний варіант у списку Пошук в.

    Порада : У списку Зіставити представлено ваш оператор порівняння (наприклад, "дорівнює" або "містить"). Щоб розширити пошук, у списку Зіставити виберіть пункт будь-яку частину поля.

  5. У списку Шукати виберіть пункт усюди та натисніть кнопку Знайти далі.

  6. Коли елемент, який потрібно знайти, виділено, у діалоговому вікні Пошук і заміна натисніть кнопку Скасувати, щоб закрити його. Записи, які відповідають вашим умовам, виділяються.

Докладні відомості див. в статті Використання діалогового вікна "Пошук і заміна" для змінення даних.

На початок сторінки

Фільтрування для відображення обмеженої кількості записів

Ви можете застосувати фільтр, щоб відобразити обмежену кількість записів, коли потрібно переглянути лише ті записи, які відповідають визначеним критеріям і операторам порівняння. Наприклад, щоб швидко зменшити кількість відображених записів, клацніть правою кнопкою миші поле, значення якого потрібно зіставити, а потім виберіть пункт Дорівнює, Не дорівнює, Містить або Не містить у нижній частині контекстного меню. Фільтр можна ввімкнути або вимкнути, що спрощує переключення між відфільтрованим і невідфільтрованим поданнями одних і тих самих даних. На відміну від пошуку, фільтр лише обмежує те, які записи відображаються.

  1. Щоб застосувати фільтр на основі виділеного фрагмента, відкрийте таблицю або форму.

  2. Щоб переконатися, що таблицю або форму ще не відфільтровано, на вкладці Основне в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Додатково та виберіть команду Очистити всі фільтри, якщо вона доступна.

  3. Перейдіть до запису зі значенням, яке потрібно використати як частину фільтра, і клацніть у стовпці (у поданні таблиці) або елементі керування (у поданні форми, звіту або в режимі розмітки). Щоб відфільтрувати на основі частково виділеного фрагмента, виділіть лише потрібні символи.

  4. На вкладці Home, у групі Sort & Filter клацніть елемент Selection, а потім виберіть фільтр, який потрібно застосувати.

  5. Щоб застосувати фільтр до інших полів на основі виділеного фрагмента, повторіть кроки 3 та 4.

Докладні відомості див. в статті Фільтр: обмеження кількості записів у поданні.

На початок сторінки

Створення запиту на пошук конкретного запису

Методи, які ви можете використовувати, шукаючи та фільтруючи запис, дуже корисні під час пошуку конкретних записів із поточної справи. Однак бувають ситуації, коли потрібно виконувати одну й ту саму операцію пошуку або фільтрування регулярно. Щоб не повторювати раз за разом ті самі кроки з пошуку й фільтрування, ви можете створити запит. Запит – це ефективний і універсальний спосіб пошуку конкретних записів, оскільки дає змогу настроювати пошук і фільтри під особисті потреби та зручно сортувати записи. Ви можете створити свої власні запити, які допоможуть зосередитися на конкретних записах і отримати відповіді на конкретні запитання. Створивши запит, ви можете не лише зберегти та повторно використовувати його, а й застосовувати його, коли створюєте форми й звіти.

Коли ви використовуєте запит для пошуку або фільтрування, ви використовуєте критерії на основі типу даних, для яких виконується пошук. Різні види інформації зберігаються як різні типи даних. Наприклад, дні народження зберігаються як дані типу "Дата й час", а імена зберігаються як текстові дані.

Іноді не вдається знайти якийсь запис, у наявності якого ви точно впевнені. Це може статися, якщо ви переглядаєте записи у формі або запиті, які не відображають певні записи через значення якогось поля. У наведеному нижче прикладі показано, як шукати записи за допомогою запиту.

Припустімо, що використовується база даних, створена за допомогою шаблону "Питання" в програмі Microsoft Office Access 2007. Таблиця "Питання" має поле з назвою "Стан", де вказується стан певного питання: активні, вирішені або закриті. Ви можете створити запит, який відображає питання зі станом "Закриті", виконавши такі кроки:

  1. На вкладці Створити в групі Додатково натисніть кнопку Конструктор запиту.

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці двічі клацніть елемент Питання та натисніть кнопку Закрити.

  3. У конструкторі запитів двічі клацніть зірочку (*) у таблиці Питання. Це забезпечить відображення в запиті всіх полів із записів, які він повертає.

    Елемент Питання.* відображається в першому стовпці сітки конструктора в рядку Поле. Це означає, що потрібно повертати всі поля таблиці "Питання".

  4. У конструкторі запитів двічі клацніть елемент Стан у таблиці Питання.

    Елемент Стан відображається у другому стовпці сітки конструктора в рядку Поле.

  5. У другому стовпці сітки конструктора зніміть прапорець у рядку Відображення. Завдяки цьому запит не відображатиме поле "Стан".

    Якщо не зняти цей прапорець, поле "Стан" буде відображатися в результатах запиту двічі.

  6. У другому стовпці сітки конструктора в рядку Критерії введіть ="Закриті". Це критерій пошуку. Він забезпечує повернення запитом лише тих записів, для яких у полі Стан установлено значення "Закриті".

    Примітка : У цьому прикладі використовується лише один критерій пошуку. Можна використовувати багато критеріїв для будь-якого пошуку, додаючи критерії до більшої кількості полів, використовувати рядок або та додаткові рядки під рядком або.

    Запит готовий і виглядає так:

    Сітка конструктора запиту

  7. На вкладці Design, у групі Results клацніть елемент Run.

    Примітка : Якщо відстеження питань ще не починалося та даних у таблиці "Питання" немає (тобто немає записів, для яких установлено стан "Закриті"), запит не поверне жодного результату. Однак ви можете зберегти запит і використати його будь-коли пізніше.

  8. Натисніть сполучення клавіш CTRL+S, щоб зберегти запит.

  9. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я запиту в полі Ім’я запиту, наприклад Закриті питання, і натисніть кнопку OK.

Тепер у вас є запит, який відображає питання зі станом "Закриті".

Щоб дізнатися більше про те, як створювати запити, щоб допомогти вам знайти записи, перегляньте статтю створити простий Вибірковий запит.

Докладні відомості про критерії пошуку й фільтрування див. в статті Приклади критеріїв запиту.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×