Пошук записів із наймолодшою або найстаршою датою

У цій статті описано використання запиту на пошук найбільшого значення для пошуку наймолодшої або найстаршої дати в наборі записів. Відомості, які повертаються цим типом запиту, відповідають на низку ділових питань, наприклад, на питання, коли клієнт зробив останнє замовлення.

Виберіть дію

Як запит на пошук найбільшого значення застосовується до дат?

Пошук наймолодшої або найстаршої дати

Пошук наймолодших або найстарших дат для записів у групах або категоріях

Пошук наймолодших і найстарших дат

Як запит на пошук найбільшого значення застосовується до дат?

Запит на пошук найбільшого значення використовується, якщо потрібно знайти записи, які містять наймолодші або найстарші дати в таблиці чи групі записів. Після цього ці дані можна використати, щоб відповісти на кілька типів ділових питань, наприклад:

  • Коли робітник виконав продаж в останній раз? Ця відповідь може дати змогу визначити найбільш корисного або найменш корисного працівника.

  • Коли клієнт в останній раз зробив замовлення? Якщо клієнт не робив замовлення протягом певного часу, можливо, потрібно перемістити цього клієнта до списку неактивних клієнтів.

  • У кого наступний день народження або наступні n днів народження?

Правила створення та використання запитів на пошук найбільшого значення

Для створення запиту на пошук найбільшого значення спочатку створюється запит на вибірку. Залежно від потрібних результатів, до запиту застосовується порядок сортування або він перетворюється на запит на обчислення підсумків. Після перетворення запиту використовується агрегатна функція, наприклад, Max або Min, щоб повернути найбільше або найменше значення, або функція First чи Last, щоб повернути найстаршу або наймолодшу дату. Запит на обчислення підсумків і агрегатні функції використовуються, лише якщо потрібно знайти дані в наборі груп або категорій. Наприклад, потрібно обчислити дані про продажі для певної дати для кожного міста, де працює ваша компанія. У цьому випадку міста стають категоріями (потрібно обчислити ці дані для кожного міста), тому використовується запит на обчислення підсумків.

Під час подальшого читання слід пам’ятати, що, незалежно від типу запиту, запити мають використовувати поля з описовими даними, наприклад, імена користувачів, а також поле зі значеннями дат, які потрібно визначити. Крім того, значення дат мають розташовуватися в наборі полів, для якого визначено тип даних «Дата й час». Запити, описані в цій статті, не вдасться виконати, якщо ви спробуєте виконати їх для значень дат у текстовому полі. Крім того, якщо потрібно використати запит на обчислення підсумків, поля з даними мають включати відомості про категорію, наприклад, поле «Місто» або «Країна/регіон».

Вибір між запитом на пошук найбільшого значення та фільтром

Щоб визначити, чи слід створити запит на пошук найбільшого значення або застосувати фільтр, виконайте одну з таких дій:

  • Якщо потрібно повернути записи з наймолодшими або найстаршими датами в полі, і ви не знаєте точні значення дат або це не важливо, створюється запит на пошук найбільшого значення.

  • Якщо потрібно повернути всі записи, де дата відповідає, передує або відбувається пізніше певної дати, використовується фільтр. Наприклад, щоб переглянути дати для продажів між квітнем і липнем, застосовується фільтр. Ця стаття не містить повного опису фільтрів.

    Для отримання додаткових відомостей про їх створення та використання див. статтю Фільтр: обмеження кількості записів у поданні.

Вгорі сторінки

Пошук наймолодшої або найстаршої дати

Кроки в цьому розділі описують створення базового запиту на пошук найбільшого значення, який використовує порядок сортування, а також створення розширеного запиту, який використовує вирази й інші критерії. Перший розділ містить основні кроки для створення запиту на пошук найбільшого значення, а другий описує, як можна знайти дати народження для ще кількох працівників за допомогою додавання критеріїв. Ці кроки використовують дані з таблиці-зразка, наведеної нижче.

Прізвище

Ім'я

Адреса

Місто

Країна або регіон

Дата народження

Дата прийому на роботу

Луценко

Євген

Вул. Сумська, 13

Харків

Північна Україна

05.02.1968

10.06.1994

Дубовий

Сергій

Вул. Сагайдачного, 13

Київ

Північна Україна

22.05.1957

22.11.1996

Борис

Носов

Вул. Леніна, 58

Чернігів

Північна Україна

11.11.1960

11.03.2000

Матвійчук

Олена

Вул. Індустріальна, 1

Донецьк

Східна Україна

22.03.1964

22.06.1998

Мальцев

Микола

Вул. Андріївська, 2

Одеса

Південна Україна

05.06.1972

05.01.2002

Дьяченко

Христина

Вул. Калініна, 33

Полтава

Північна Україна

23.01.1970

23.04.1999

Радченко

Степан

Вул. Барнаульська, 1

Суми

Північна Україна

14.04.1964

14.10.2004

Федорова

Олена

Вул. Автомобільна, 2

Миргород

Північна Україна

29.10.1959

29.03.1997

Якщо потрібно, можна ввести цей зразок даних до нової таблиці вручну або можна скопіювати таблицю-зразок до редактора електронних таблиць, наприклад, Microsoft Office Excel 2007, а потім використати застосунок Access для імпортування цього електронного аркуша до таблиці.

Вказівки

Введення зразка даних вручну

  1. На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Таблиця.

    Access додає до бази даних нову пусту таблицю.

    Примітка : Цей крок не потрібно виконувати, якщо відкривається нова пуста база даних, але його слід виконувати, якщо потрібно додати таблицю до бази даних.

  2. Клацніть двічі першу клітинку в рядку заголовка та введіть ім’я поля в таблиці-зразку.

    За промовчанням, пусті поля містять у рядку заголовка текст Додати нове поле, наприклад:

    Нове поле в таблиці даних

  3. За допомогою клавіш зі стрілками перейдіть до наступної пустої клітинки заголовка та введіть друге ім’я поля (можна також натиснути клавішу ТАВ або двічі клацнути нову клітинку). Повторюйте цей крок, доки не буде введено всі імена полів.

  4. Введіть дані в таблиці-зразку.

    Під час введення даних Access визначає тип даних для кожного поля. Якщо ви не знайомі з реляційними базами даних, для кожного з полів таблиць слід настроїти певний тип даних, наприклад, «Число», «Текст» або «Дата й час». Настроювання типів даних допомагає забезпечити точність введення даних і також допомагає запобігти помилкам, наприклад, використанню телефонного номера в обчисленнях. Для цих таблиць-зразків слід дозволити застосунку Access визначати тип даних.

  5. Після введення даних натисніть кнопку Зберегти

    Сполучення клавіш  Натисніть сполучення клавіш CTRL+S.

    Відображається діалогове вікно Збереження документа.

  6. У полі Ім’я таблиці введіть ім’я таблиці-зразка та натисніть кнопку ОК.

    Слід використовувати ім’я кожної таблиці-зразка, оскільки запити в розділах використовують ці імена.

  7. Повторіть ці кроки, доки не буде створено кожну з таблиць-зразків, наведених на початку цього розділу.

Копіювання таблиці до редактора електронних таблиць

  1. Запустіть редактор електронних таблиць і створіть новий пустий файл. У разі використання застосунку Excel нова пуста робоча книга створюється за промовчанням.

  2. Скопіюйте першу таблицю-зразок із попереднього розділу та вставте її до першого робочого аркуша, починаючи з першої клітинки.

  3. Клацніть правою кнопкою миші вкладку аркуша, виберіть команду Перейменувати та призначте для робочого аркуша ім’я Працівники.

  4. Збережіть файл електронної таблиці до потрібного розташування та перейдіть до наступних кроків.

Імпорт таблиці до застосунку Access

  1. У новій або наявній базі даних:

    На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт клацніть елемент Excel.

    — або —

    Натисніть кнопку Додатково та виберіть редактор електронних таблиць зі списку.

    Відображається діалогове вікно Отримання зовнішніх даних - Ім’я програми Електронна таблиця.

  2. Натисніть кнопку Огляд, відкрийте файл електронної таблиці, створений під час попередніх кроків, і натисніть кнопку ОК.

    Запускається майстер імпорту електронних таблиць.

  3. За промовчанням, майстер вибирає перший аркуш робочої книги («Працівники», якщо ви виконували кроки в попередньому розділі), і дані з цього робочого аркуша відображаються в нижній області вікна. Натисніть кнопку Далі.

  4. Виберіть параметр Перший рядок містить заголовки стовпців і натисніть кнопку Далі.

  5. Можна використати текстові поля та списки в області Параметри поля, щоб змінити імена полів і типи даних або виключити поля з процесу імпорту (необов’язково). Інакше натисніть кнопку Далі.

    У разі використання таблиці-зразка, наведеної вище, на цьому етапі не потрібно вносити будь-які зміни.

  6. Залиште параметр Дозволити Access додати первинний ключ вибраним і натисніть кнопку Далі.

  7. За промовчанням, Access застосовує ім’я робочого аркуша для нової таблиці. Прийміть це ім’я або введіть інше, а потім натисніть кнопку Готово.

Примітка : Якщо у вас немає редактора електронних таблиць, зразок даних можна скопіювати до текстового редактора, наприклад, до «Блокнота». Для отримання додаткових відомостей про імпортування текстових даних див. статтю Імпортування та підключення до даних у текстовому файлі.

Створення базового запиту на пошук найбільшого значення

  1. На вкладці Створити у групі Додатково клацніть елемент Конструктор запиту.

    Відображається діалогове вікно Відображення таблиці.

  2. У діалоговому вікні клацніть таблицю, яку слід використати в запиті, натисніть кнопку Додати, щоб розмістити таблицю у верхній області конструктора запитів, і натисніть кнопку Закрити.

    — або —

    Клацніть двічі таблицю та натисніть кнопку Закрити.

    У разі використання зразка даних додайте до запиту таблицю «Працівники».

  3. Додайте поля, які слід використати в запиті, до бланку запиту. Можна двічі клацнути кожне поле або перетягнути кожне поле до пустої клітинки в рядку Поле.

    У разі використання таблиці-зразка додайте поля «Ім’я», «Прізвище» та «Дата народження».

  4. У полі з найбільшими або найменшими значеннями (у разі використання таблиці-зразка це поле «Дата народження») клацніть рядок Сортування та виберіть параметр За зростанням або За спаданням.

    Порядок сортування за спаданням повертає наймолодшу дату, а порядок сортування за зростанням повертає найстаршу дату.

    Увага! : Значення в рядку Сортування слід настроїти лише для полів із датами. У разі визначення порядку сортування для іншого поля запит не поверне потрібних результатів.

  5. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя клацніть стрілку поруч з елементом Усі (список Набір граничних значень) і введіть кількість записів, які потрібно відобразити, або виберіть бажану кількість у списку.

  6. Виберіть елемент Запуск Зображення кнопки , щоб виконати запит і відобразити результати в поданні таблиці.

  7. Збережіть запит і не закривайте його, щоб використати в наступних кроках.

Можна побачити, що цей тип запиту на пошук найбільшого значення може відповісти на основні питання, наприклад, на питання щодо найстаршого або наймолодшого працівника в організації. Кроки далі описують використання виразів і інших критеріїв для забезпечення функціональності та гнучкості запиту. Критерії, описані в наступному кроці, повертають дати народження для наступних трьох працівників.

Додавання критеріїв до запиту

Примітка : Ці кроки передбачають використання запиту, описаного в попередньому розділі

  1. Відкрийте запит, створений під час виконання попередніх кроків, у поданні конструктора.

  2. На бланку запиту у стовпці праворуч від стовпця «Дата народження» скопіюйте та вставте або введіть цей вираз: Expr1: DatePart("m",[Дата народження]). Натисніть елемент Запуск.

    Функція DatePart отримує значення місяця з поля «Дата народження».

  3. Перейдіть до подання конструктора.

  4. Праворуч від першого виразу вставте або введіть цей вираз: Expr2: DatePart("d",[Дата народження]). Натисніть елемент Запуск.

    У цьому випадку функція DatePart отримує з поля «Дата народження» значення дати.

  5. Перейдіть до подання конструктора.

  6. Зніміть прапорці в рядку Відображення для кожного з двох введених виразів, клацніть рядок Сортування для кожного виразу та виберіть параметр За зростанням.

  7. Натисніть елемент Запуск.

  8. Можна також визначити критерій, щоб обмежити діапазон запиту. У разі визначення критерію запит відсортовує лише ті записи, які відповідають критерію, і визначає найбільші або найменші значення поля в цьому відсортованому списку.

    Щоб продовжити використання зразка даних, перейдіть до подання конструктора. У рядку Критерії стовпця Дата народження введіть такий вираз:

    Month([Дата народження]) > Month(Date()) Or Month([Дата народження])= Month(Date()) And Day([Дата народження])>Day(Date())

    Цей вираз виконує такі дії: частина Month([Дата народження]) > Month(Date()) перевіряє дату народження кожного працівника, щоб побачити, чи належить вона до майбутнього місяця, і, якщо це так, включає ці записи до запиту. Частина Month([Дата народження])= Month(Date()) And Day([Дата народження])>Day(Date()) виразу перевіряє дати народження, які відбуваються в поточному місяці, щоб побачити, чи трапляється день народження поточного дня або після нього. Якщо ця умова істинна, функція включає ці записи до запиту. Загальний результат: вираз пропускає будь-які записи, де день народження належіть до діапазону від 1 січня до дати виконання запиту.

    Щоб переглянути інші приклади виразів-критеріїв запиту, див. статтю Приклади критеріїв запиту.

  9. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя клацніть стрілку поруч з елементом Усі (список Набір граничних значень) і введіть кількість записів, які потрібно відобразити, або виберіть бажану кількість у списку.

    Щоб переглянути наступні три дати народження, введіть число 3.

  10. Виберіть елемент Запуск Зображення кнопки , щоб виконати запит і відобразити результати в поданні таблиці.

Якщо відображається більше записів, ніж визначено

Якщо дані містять кілька записів з однаковим значенням дати, запит на пошук найбільшого значення може повернути більше даних, ніж було визначено. Наприклад, можна створити запит на пошук найбільшого значення, щоб отримати три записи працівників, але запит повертає чотири, оскільки працівники «Кононенко» та «Яневський» мають однакову дату народження, як показано в таблиці нижче.

Прізвище

Дата народження

Іванов

26/09/1968

Василенко

2/10/1970

Яневський

15/10/1965

Кононенко

15/10/1969

Якщо відображається менше записів, ніж визначено

Припустимо, що створюється запит, щоб повертати п’ять найбільших або п’ять найменших записів у полі, але цей запит повертає лише три записи. Як правило, цей тип помилки можна усунути таким чином: відкрийте запит у поданні конструктора та перегляньте рядок Критерії для стовпців на бланку запиту.

Для отримання додаткових відомостей про критерії див. статтю Приклади критеріїв запиту.

Якщо відображаються повторювані записи

Якщо запит на пошук найбільшого значення повертає повторювані записи, це означає, що або базові таблиці містять повторювані записи, або записи здаються повтореннями, оскільки запит не включає поля, за допомогою яких можна розрізнити записи. Наприклад, таблиця нижче відображає результати запиту, який повертає п’ять замовлень, доставлених останніми, разом з іменем продавця, який виконав цю операцію.

Дата доставки

Продавець

11/12/2004

Борисов

11/12/2004

Корнієнко

10/12/2004

Лукаш

10/12/2004

Лукаш

10/12/2004

Борисов

Третій і четвертий записи здаються повтореннями, але можливо, що продавець Лукаш виконав два різні замовлення, які було доставлено в один день.

Залежно від вимог, можна виконати одну з двох дій, щоб запобігти поверненню повторюваних записів. Можна змінити структуру запиту, щоб додати поля, які забезпечують розрізнення записів, наприклад, полів «Ідентифікатор замовлення» та «Ідентифікатор клієнта». Або якщо достатньо переглянути лише один із повторюваних записів, можна відобразити лише окремі записи за допомогою настроювання для властивості запиту Унікальні значення (Unique Values) значення Так. Щоб настроїти цю властивість, відкрийте запит у поданні конструктора, клацніть правою кнопкою миші на пустій області у верхній половині конструктора запитів і виберіть у контекстному меню пункт Властивості. У вікні властивостей запиту знайдіть властивість Унікальні значення (Unique Values) і настройте для неї значення Так.

Для отримання додаткових відомостей про обробку повторюваних записів див. статтю Пошук, приховування та видалення повторюваних даних.

Вгорі сторінки

Пошук наймолодших або найстарших дат для записів у групах або категоріях

Запит на обчислення підсумків використовується для визначення найстаршої або наймолодшої дати для записів у групах або категоріях. Запит на обчислення підсумків — це запит на вибірку, який використовує агрегатні функції, наприклад, функції Min, Max, Sum, First і Last, щоб обчислити значення для певного поля.

Кроки в цьому розділі передбачають, що ви керуєте заходами — ви займаєтеся постановками, освітленням, поставками й іншими сторонами великих функцій. Крім того, ці заходи розділяються по кількох категоріях, наприклад, представлення товару, вуличні шоу та концерти. Кроки в цьому розділі описують, як можна отримати відповідь на поширене питання: коли відбувається наступний захід за категорією? Іншими словами, коли відбувається наступне представлення товару, наступний концерт тощо.

Під час подальшого читання слід пам’ятати про це: за промовчанням, тип запиту на обчислення підсумків, описаний у цьому розділі, може включати лише поле, яке містить дані категорії або групи, і поле, яке містить дати. Не можна включати інші поля, які описують елементи категорії, наприклад, імена клієнтів або постачальників. Проте можна створити другий запит, який об’єднує запит на обчислення підсумків із полями з описовими даними. Кроки далі в цьому розділі описують виконання цього завдання.

Кроки в цьому розділі передбачають використання трьох таких таблиць:

Таблиця «Типи заходів»    

Ідентифікатор типу

Тип заходу

1

Представлення товару

2

Корпоративна вечірка

3

Приватна вечірка

4

Благодійний захід

5

Виставка

6

Лекція

7

Концерт

8

Презентація

9

Вуличне шоу

Таблиця «Клієнти»    

Ідентифікатор клієнта

Установа

Контакт

1

ТОВ «Телеком»

Михайло Данилов

2

ТОВ «М’які іграшки»

Олена Павлова

3

ТОВ «Галілей»

Наталія Сьомочкіна

4

ТОВ «Дитячі іграшки»

Валентина Прохоренко

5

ТОВ «Оріон»

Олег Волов

6

ТОВ «Валентина»

Іван Єщенко

7

Інститут чорної металургії

Марина Бойко

8

Художня школа

Мілена Харламова

Таблиця «Заходи»    

Ідентифікатор події

Тип заходу

Клієнт

Дата заходу

Ціна

1

Представлення товару

ТОВ «Телеком»

14/4/2003

10000 грн

2

Корпоративна вечірка

ТОВ «М’які іграшки»

21/4/2003

8000 грн

3

Виставка

ТОВ «М’які іграшки»

1/5/2003

25000 грн

4

Презентація

Інститут чорної металургії

13/5/2003

4500 грн

5

Виставка

ТОВ «Телеком»

14/5/2003

55000 грн

6

Концерт

Художня школа

23/5/2003

12000 грн

7

Представлення товару

ТОВ «Оріон»

1/6/2003

15000 грн

8

Представлення товару

ТОВ «Дитячі іграшки»

18/6/2003

21000 грн

9

Благодійний захід

ТОВ «Валентина»

22/6/2003

1300 грн

10

Лекція

Інститут чорної металургії

25/6/2003

2450 грн

11

Лекція

ТОВ «Телеком»

4/7/2003

3800 грн

12

Вуличне шоу

Інститут чорної металургії

4/7/2003

5500 грн

Примітка : Кроки в цьому розділі передбачають, що таблиці «Клієнти» та «Типи заходів» розташовуються на боці «один» зв’язків «один-до-багатьох» із таблицею «Заходи». У цьому випадку таблиця «Заходи» використовує спільно поля «Ідентифікатор клієнта» та «Ідентифікатор типу». Запити на обчислення підсумків, описані в наступних розділах, не функціонуватимуть без цих зв’язків.

Як можна додати ці дані до бази даних?

Щоб додати ці таблиці-зразки до бази даних, можна виконати кроки, описані в попередньому розділі Пошук записів із найбільшим або найменшим значенням, але з кількома винятками:

  • Під час копіювання таблиць «Типи заходів» і «Клієнти» до застосунку Excel не слід копіювати стовпці «Ідентифікатор типу» і «Ідентифікатор клієнта». Access додасть значення первинного ключа під час імпортування електронних таблиць; це зекономить певний час.

  • Після імпортування таблиць слід відкрити таблицю «Заходи» в поданні конструктора та перетворити стовпці «Тип заходу» та «Клієнт» на поля підстановки. Для цього клацніть стовпець Тип даних для кожного поля, а потім виберіть пункт Майстер підстановок.

    Під час створення полів підстановки Access замінює текстові значення у стовпцях «Тип заходу» та «Клієнт» числовими значеннями з вихідних таблиць.

    Для отримання додаткових відомостей про створення та використання полів підстановки див. статті Використання списку для збереження кількох значень і Посібник із багатозначних полів. Обидві статті описують створення поля підстановки, яке дає змогу вибирати кілька значень для даного поля, і також описують створення списків підстановки.

Створення запиту на обчислення підсумків

  1. На вкладці Створити у групі Додатково клацніть елемент Конструктор запиту.

    Відображається діалогове вікно Відображення таблиці.

  2. У діалоговому вікні виберіть таблиці, з якими потрібно працювати, натисніть кнопку Додати, а потім натисніть кнопку Закрити, коли буде завершено додавання таблиць.

    — або —

    Клацніть двічі потрібні таблиці та натисніть кнопку Закрити. Кожна таблиця відображається у верхній області конструктора запитів.

    У разі використання таблиць-зразків, наведених вище, додайте таблиці «Заходи» та «Типи заходів».

  3. Двічі клацніть поля таблиці, які потрібно використати в запиті. Переконайтеся, що на цьому етапі до запиту додаються лише поля групи або категорії та поле зі значенням.

    У разі використання зразків даних, наведених у трьох попередніх таблицях, додається поле «Тип заходу» з таблиці «Типи заходів» або поле «Дата заходу» з таблиці «Заходи».

  4. Можна також визначити критерій для обмеження діапазону запиту. У цьому випадку відсортовуються лише записи, які відповідають критеріям, і найбільші та найменші значення полів визначаються в межах цього відсортованого списку.

    Наприклад, якщо потрібно повернути список заходів у категорії «Приватна вечірка», у рядку Критерії стовпця Тип заходу слід ввести такий вираз: <>"Приватна вечірка".

    Щоб переглянути інші приклади виразів-критеріїв запиту, див. статтю Приклади критеріїв запиту.

  5. Перетворіть цей запит на запит на обчислення підсумків за допомогою таких дій:

    На вкладці Конструктор у групі Відобразити або приховати клацніть елемент Підсумки.

    Рядок Підсумок відображається на бланку запиту.

  6. Переконайтеся, що рядок Підсумок кожного поля групи або категорії містить значення Групування за, а потім виберіть для рядка Підсумок поля зі значенням (поля з найбільшим або найменшим значенням) значення Max або Min.

    Параметр Max повертає найбільше значення в числовому полі та наймолодше значення дати й часу в полі «Дата й час». Параметр Min повертає найменше значення в числовому полі та найстарше значення дати й часу в полі «Дата й час».

  7. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя клацніть стрілку поруч з елементом Усі (список Набір граничних значень) і введіть кількість записів, які потрібно відобразити, або виберіть бажану кількість у списку.

    У цьому випадку виберіть параметр Усі, а потім натисніть елемент Запуск, щоб відобразити результати в поданні таблиці.

    Примітка : Залежно від функції, вибраної в кроці 6, Access змінює ім’я поля значення в запиті на Максимум Ім’я поля або Мінімум Ім’я поля. У разі використання таблиць-зразків Access перейменовує поле на Максимум Дата заходу або Мінімум Дата заходу.

  8. Збережіть запит і перейдіть до наступних кроків.

Результати запиту не відображають назви товарів або будь-які відомості про товари. Щоб переглянути додаткові дані, потрібно створити другий запит, який включає щойно створений запит. Наступні кроки описують виконання цього завдання.

Створення другого запиту для додавання інших даних

  1. На вкладці Створити у групі Додатково клацніть елемент Конструктор запиту.

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці відкрийте вкладку Запити, а потім двічі клацніть запит на обчислення підсумків, створений у попередньому розділі.

  3. Відкрийте вкладку Таблиці та додайте таблиці, який використовували в запиті на обчислення підсумків, а також додайте будь-які таблиці з іншими пов’язаними даними. У разі використання трьох попередніх таблиць-зразків додайте до нового запиту таблиці «Типи заходів», «Заходи» та «Клієнти».

  4. Приєднайте поля в запиті на обчислення підсумків до відповідних полів у батьківських таблицях. Для цього перетягніть кожне поле в запиті на обчислення підсумків до відповідного поля в таблиці.

    У разі використання зразків даних із трьох таблиць перетягніть стовпець «Тип заходу» в запиті на обчислення підсумків до поля «Тип заходу» в таблиці «Типи заходів». Після цього перетягніть стовпець Максимум Дата заходу в запиті на обчислення підсумків до поля «Дата заходу» в таблиці «Заходи». Створення цих об’єднань дає змогу новому запиту на вибірку об’єднати дані запиту на обчислення підсумків із даними в інших таблицях.

  5. Додайте інші описові поля з інших таблиць запиту.

    У разі використання зразків даних із трьох таблиць можна додати поля «Установа» та «Контакт» із таблиці «Клієнти».

  6. Можна також визначити порядок сортування для одного або кількох стовпців. Наприклад, щоб розташувати список категорій за алфавітом, виберіть для рядка Сортування стовпця Тип заходу параметр За зростанням.

  7. На вкладці Конструктор у групі Результати клацніть елемент Виконати.

    Результати запиту відображаються в поданні таблиці.

Підказка    Якщо не потрібно, щоб заголовок стовпця Ціна відображався як Максимум Ціна або Мінімум Ціна, відкрийте запит у поданні конструктора і у стовпці «Ціна» на бланку введіть рядок Ціна: Максимум Ціна або Ціна: Максимум Ціна. Рядок Ціна відображатиметься як заголовок стовпця в поданні таблиці.

Вгорі сторінки

Пошук наймолодших і найстарших дат

Запити, створені раніше в цій статті, можуть повертати найбільші або найменші значення, але не одночасно. Якщо потрібно переглянути обидва набори значень в одному поданні, потрібно створити два запити — один, який отримує найбільші значення, і другий, який отримує найменші значення — а потім злити й зберегти ці результати в одній таблиці.

Процес пошуку найбільших і найменших значень і відображення цих даних у таблиці складається з таких загальних кроків:

  • Створення запиту на пошук найбільшого та запиту на пошук найменшого значення або, якщо потрібно згрупувати дані, створення запитів на обчислення підсумків, які використовують функції Min і Max.

  • Перетворення запиту на пошук найбільшого значення (або запиту на обчислення підсумків із використанням функції Max) на запит на створення таблиці та створення нової таблиці.

  • Перетворення запиту на пошук найменшого значення (або запиту на обчислення підсумків із використанням функції Min) на запит на додавання та додавання цих записів до таблиці з найбільшими значеннями.

    Кроки в цих розділах описують виконання цього завдання.

    Створення запитів

    1. Створіть запити на пошук найбільшого й найменшого значення.

      Кроки, потрібні для створення запиту на пошук найбільшого або найменшого значення, описуються в розділі Пошук наймолодшої або найстаршої дати вище в цій статті. Якщо потрібно згрупувати записи за категорією, див. розділ Пошук наймолодшої або найстаршої дати для записів у категоріях або групах вище в цій статті.

      У разі використання таблиць-зразків з останнього розділу слід використовувати лише дані таблиці «Заходи». Використовуйте в обох запитах поля «Тип заходу», «Клієнт» і «Дата заходу» з таблиці «Заходи».

    2. Збережіть кожен запит із зрозумілим іменем, наприклад, «Найбільше значення» або «Найменше значення», і залиште їх відкритими, щоб мати змогу використати їх у наступних кроках.

Створення запиту на створення таблиці

  1. Коли запит на пошук найбільшого значення відкрито в поданні конструктора:

    На вкладці Конструктор у групі Тип запиту клацніть елемент Створення таблиці.

    Відображається діалогове вікно Створити таблицю.

  2. У полі Ім’я таблиці введіть ім’я таблиці, призначеної для збереження найбільших і найменших значень. Наприклад, введіть рядок Найбільші й найменші записи та натисніть кнопку ОК.

    Під час кожного виконання запиту замість відображення результатів у поданні таблиці цей запит створює таблицю та замінює найбільше значення поточними даними.

  3. Збережіть та закрийте запит.

Створення запиту на додавання

  1. Коли запит на пошук найменшого значення відкрито в поданні конструктора:

    На вкладці Конструктор у групі Тип запиту клацніть елемент Додавання.

  2. Відображається діалогове вікно Додавання.

  3. Введіть ім’я, яке вводилося в діалоговому вікні Створення таблиці.

    Наприклад, введіть ім’я Найбільші й найменші записи та натисніть кнопку ОК. Під час кожного виконання запиту замість відображення результатів у поданні таблиці цей запит додає записи до таблиці «Найбільші й найменші записи».

  4. Збережіть та закрийте запит.

Виконання запитів

  • Наразі можна виконати два запити. В області переходів клацніть двічі запит на пошук найбільшого значення та натисніть кнопку Так, коли відображається запит. Потім клацніть двічі запит на пошук найменшого значення та натисніть кнопку Так, коли відображається запит.

  • Відкрийте таблицю «Найбільші й найменші записи» в поданні таблиці.

Увага! : Якщо після виконання запиту на створення таблиці або запиту на додавання результати не відображаються, перевірте наявність такого повідомлення в рядку стану програми Access:

Дію або подію заблоковано неактивним режимом.

Якщо ви бачите це повідомлення, виконайте такі дії:

  • Якщо рядок повідомлень не відображається, відобразіть його. Для цього на вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати виберіть елемент Рядок повідомлень.

  • У рядку повідомлень натисніть кнопку Параметри.

    Відобразиться діалогове вікно Параметри безпеки Microsoft Office.

  • Виберіть пункт Дозволити цей вміст і натисніть кнопку ОК.

  • Запустіть запит знову.

Для отримання додаткових відомостей про неактивний режим і параметри захисту програми Access див. статтю Захист баз даних Access 2007.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×