Пошук записів із найбільшими або найменшими значеннями у групі або полі

У цій статті описано використання запиту на пошук найбільшого значення для пошуку найбільших або найменших значень у наборі записів. Запити на пошук найбільшого значення використовуються, щоб отримати відповідь на різноманітні ділові питання, наприклад, на питання щодо того, які товари продаються добре, а які — ні.

Виберіть дію

Що таке запит на пошук найбільшого значення?

Пошук записів із найбільшими або найменшими значеннями

Пошук найбільших або найменших значень для записів у категоріях або групах

Пошук записів із найбільшими та найменшими значеннями

Що таке запит на пошук найбільшого значення?

Запит на пошук найбільшого значення використовується, якщо потрібно знайти записи з найбільшими або найменшими значеннями в полі таблиці. Запит на пошук найбільшого значення можна використовувати для відповідей на такі типи питань.

  • Який товар найбільш або найменш дорогий?

  • У яких трьох працівників наступні три дні народження?

  • Які відділи виконали найбільший або найменший обсяг продажів у поточному році?

  • Які товари становлять перші п’ять або останні п’ять відсотків продажу?

  • Які товари в кожній категорії товарів становлять перші або останні п’ять відсотків продажу?

Якщо коротко, запит на пошук найбільшого значення відсортовує, а потім фільтрує дані, щоб повернути найбільші або найменші значення в полі. Запит на пошук найбільшого значення можна використати для пошуку числових значень (включно з грошовими) і значень дат.

Процес створення запиту на пошук найбільшого значення складається з таких основних кроків:

  • Створення запиту на вибірку або запиту на обчислення підсумків.

    Запит на вибірку використовується для пошуку найбільших або найменших значень у таблиці. Запит на обчислення підсумків використовується для пошуку найбільших або найменших значень в одній або кількох категоріях. Наприклад, якщо відповісти на питання «Який товар найбільш або найменш дорогий?», спочатку створюється запит на вибірку. Щоб відповісти на питання «Які товари в кожній категорії товарів становлять перші або останні п’ять відсотків продажу?», використовується запит на обчислення підсумків. Також можна використати будь-який з цих двох типів запитів, щоб знайти найбільші або найменші значення у групі записів або в записах за категоріями.

  • Застосування порядку сортування до запиту.

  • Застосування інших критеріїв до запиту.

  • Визначення кількості записів, які мають повертатися запитом. Можна визначити відсоток, наприклад, перші 5 відсотків значень у полі, або можна визначити фіксоване число, наприклад, перші 10 значень у полі.

Вибір між запитом на пошук найбільшого значення та фільтром

Щоб визначити, чи варто створювати запит на пошук найбільшого значення або застосувати фільтр, слід врахувати таке:

  • Якщо потрібно повернути записи з найбільшими або найменшими значеннями в полі, і ви не знаєте точні найбільші або найменші значення полів (або це неважливо), створюється запит на пошук найбільшого значення.

  • Якщо потрібно повернути всі записи, де значення в полі збігається або менше чи більше за потрібне значення, застосовується фільтр. Наприклад, щоб переглянути товари з цінами від 50 грн. до 100 грн., застосовується фільтр. Цей рисунок відображає приклад фільтра в запиті в поданні конструктора та результати, які може повернути цей фільтр:

    Товари з ціною від 50 грн. до 100 грн.

    Для отримання додаткових відомостей про створення та використання фільтрів див. статтю Фільтр: обмеження кількості записів у поданні.

Правила створення та використання запитів на пошук найбільшого значення

Надалі пам’ятайте, що, незалежно від типу запиту (запит на вибірку або запит на обчислення підсумків), слід використовувати поля з описовими даними, наприклад, імена працівників або назви товарів, і поле з найбільшими або найменшими значеннями, які потрібно знайти, наприклад, поле «Ціна» чи «Дата». Можна використати кілька полів даних, і, якщо використовується запит на обчислення підсумків, поля даних зазвичай мають включати дані про категорію, наприклад, поле «Місто» або «Країна/регіон». Дані про категорію можна пропустити лише якщо створюється запит на обчислення підсумків, який виконується для всіх записів, наприклад, «відобразити перші п’ять відсотків найбільших замовлень». Можна також використати запит на вибірку або запит на обчислення підсумків, щоб знайти найбільші та найменші значення у групі записів або в записах за категоріями. Для отримання відомостей про виконання цього завдання див. розділ Пошук найбільших або найменших значень для записів у категоріях або групах далі в цій статті.

Пошук записів із найбільшими або найменшими значеннями

Кроки в цьому розділі описують створення базового запиту на пошук найбільшого значення та розширеного запиту. Перші кроки описують основні частини запиту на пошук найбільшого значення, а другий розділ описує пошук дат народження для наступних кількох працівників. Ці кроки використовують таку таблицю-зразок:

Прізвище

Ім'я

Адреса

Місто

Країна або регіон

Дата народження

Дата прийому на роботу

Луценко

Євген

Вул. Сумська, 13

Харків

Північна Україна

05.02.1968

10.06.1994

Дубовий

Сергій

Вул. Сагайдачного, 13

Київ

Північна Україна

22.05.1957

22.11.1996

Носов

Борис

Вул. Леніна, 58

Полтава

Північна Україна

11.11.1960

11.03.2000

Матвійчук

Олена

Вул. Індустріальна, 1

Донецьк

Східна Україна

22.03.1964

22.06.1998

Мальцев

Микола

Вул. Андріївська, 2

Одеса

Південна Україна

05.06.1972

05.01.2002

Дьяченко

Христина

Вул. Калініна, 33

Полтава

Північна Україна

23.01.1970

23.04.1999

Радченко

Степан

Вул. Барнаульська, 1

Суми

Північна Україна

14.04.1964

14.10.2004

Федорова

Олена

Вул. Автомобільна, 2

Миргород

Північна Україна

29.10.1959

29.03.1997

Матвійчук

Олена

Вул. Індустріальна, 1

Донецьк

Східна Україна

22.03.1964

20.06.1998

Якщо потрібно, можна ввести дані в цій таблиці-зразку вручну або можна скопіювати цю таблицю до редактора електронних таблиць, наприклад, Microsoft Office Excel 2007, а потім імпортувати отриманий робочий аркуш до таблиці в Microsoft Office Access 2007.

Указівки

Введення зразка даних вручну

  1. На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Таблиця.

    Office Access 2007 додає нову пусту таблицю до бази даних.

    Примітка : Цей крок можна не виконувати, якщо відкривається нова пуста база даних, але його потрібно виконувати в разі додавання таблиці до бази даних.

  2. Двічі клацніть мишею першу клітинку в рядку заголовка та введіть ім’я поля в таблиці-зразку.

    За промовчанням пусті поля містять у рядку заголовка текст Додати нове поле, наприклад:

    Нове поле в таблиці даних

  3. За допомогою клавіш зі стрілками перейдіть до наступної пустої клітинки заголовка та введіть друге ім’я поля (можна також натиснути клавішу ТАВ або двічі клацнути нову клітинку). Повторюйте цей крок, доки не буде введено всі імена полів.

  4. Введіть дані в зразок таблиці.

    Під час введення даних Access визначає тип даних для кожного поля. Користувачам, які не мають досвіду роботи з реляційними базами даних, рекомендовано вказувати певний тип даних, наприклад «Число», «Текст» або «Дата й час», для кожного поля таблиці. Настроювання типів даних допомагає забезпечити точність введення даних і також запобігти помилкам, наприклад, використанню телефонного номера в обчисленнях. Для цих зразків таблиць слід дозволити застосунку Access визначати тип даних.

  5. Коли введення даних буде завершено, натисніть кнопку Зберегти

    Сполучення клавіш  Натисніть сполучення клавіш CTRL+S.

    Відображається діалогове вікно Збереження документа.

  6. У полі Ім’я таблиці введіть ім’я зразка таблиці та натисніть кнопку ОК.

    Слід вводити імена таблиць, що використовуються в запитах, які наведено в розділах цієї статті.

  7. Повторюйте ці кроки, доки не буде створено всі таблиці, перелічені на початку цього розділу.

Копіювання таблиці до редактора електронних таблиць

  1. Запустіть програму для створення електронних таблиць і створіть новий пустий файл. У разі використання застосунку Excel пуста книга створюється за промовчанням.

  2. Скопіюйте зразок таблиці з попереднього розділу та вставте її до першого робочого аркуша, починаючи з першої клітинки.

  3. Дотримуючись інструкцій програми для створення електронних таблиць, назвіть аркуш Працівники.

  4. Збережіть файл електронної таблиці у потрібному розташуванні та перейдіть до виконання наступних інструкцій.

Імпорт таблиці до Access

  1. У новій або наявній базі даних:

    На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт клацніть елемент Excel.

    -або-

    Натисніть кнопку Додатково та виберіть зі списку програму для створення електронних таблиць.

    Відображається діалогове вікно Отримати зовнішні дані — Таблиця Ім’я програми.

  2. Натисніть кнопку Огляд, відкрийте файл електронної таблиці, створений на попередньому етапі, та натисніть кнопку ОК.

    Відкриється майстер імпорту електронної таблиці.

  3. За промовчанням майстер вибирає перший аркуш у книзі (якщо ви дотримувались інструкцій у попередньому розділі, це аркуш «Працівники»). Дані аркуша відображаються в нижній частині сторінки майстра. Натисніть кнопку Далі.

  4. На наступній сторінці майстра виберіть параметр Перший рядок містить заголовки стовпців і натисніть кнопку Далі.

  5. На наступній сторінці майстра використайте текстові поля та списки у групі Параметри поля, щоб змінити імена полів і типи даних або виключити поля з операції імпорту. Інакше натисніть кнопку Далі.

  6. Залиште параметр Дозволити Access додати первинний ключ вибраним і натисніть кнопку Далі.

  7. За промовчанням Access застосовує ім’я аркуша до нової таблиці. Залиште це ім’я або введіть інше та натисніть кнопку Готово.

Примітка : Якщо програми електронної таблиці немає, можна скопіювати приклади даних до текстового редактора, наприклад «Блокноту». Докладніша інформація про імпортування текстових даних міститься у статті Імпортування та зв’язування з даними в текстовому файлі.

Створення базового запиту на пошук найвищого значення

  1. На вкладці Створити у групі Додатково клацніть елемент Конструктор запиту.

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці клацніть таблицю, яку слід використати в запиті, натисніть кнопку Додати, щоб розташувати таблицю в сітці коструктора запиту й натисніть кнопку Закрити.

    -або-

    Двічі клацніть таблицю.

    У разі використання зразка даних додайте до запиту таблицю «Працівники».

  3. Додайте поля, які потрібно використати в запиті, до сітки конструктора запиту. Можна двічі клацнути кожне поле або перетягнути кожне поле до пустої клітинки в рядку Поле.

    У разі використання зразка таблиці додайте поля «Ім’я», «Прізвище» та «Дата народження».

  4. У полі з найбільшими або найменшими значеннями (у разі використання зразка таблиці це поле «Дата народження») клацніть рядок Сортування та виберіть параметр За зростанням або За спаданням.

    Якщо поле зі значеннями містить числа, наприклад ціни або дані про продаж, порядок сортування За зростанням повертає найменші значення, а порядок сортування За спаданням — найбільші значення. Якщо поле зі значеннями містить дати, порядок сортування За спаданням повертає найновіше значення дати, а порядок сортування За зростанням — найдавнішу.

    Увага! : Потрібно настроювати для рядка Сортування значення За зростанням або За спаданням лише для полів, які містять найбільші або найменші значення. У разі визначення порядку сортування для поля, яке не містить найбільші або найменші значення — наприклад, поле «Назва товару» замість поля «Ціна» — запит не поверне потрібних результатів.

  5. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть стрілку, спрямовану вниз, поруч із рядком Усі (список Набір значень) і введіть кількість або відсоток записів, які потрібно переглянути, або виберіть параметр зі списку.

  6. Виберіть елемент Запуск Зображення кнопки , щоб виконати запит і відобразити результати в поданні таблиці.

  7. Збережіть запит і не закривайте його, щоб використати в наступних кроках.

Можна побачити, що цей тип запиту на пошук найбільшого значення може відповісти на основні питання, наприклад, на питання щодо найстаршого або наймолодшого працівника в організації. Подальші кроки описують використання виразів та інших критеріїв для забезпечення функціональності та гнучкості запиту. Критерії, описані в наступному кроці, повертають дати народження для наступних трьох працівників.

Додавання критеріїв до запиту

Примітка : Ці кроки передбачають використання запиту, описаного в попередньому розділі

  1. Відкрийте в поданні конструктора запит, створений під час виконання попередніх кроків.

  2. У сітці конструктора запиту у стовпці праворуч від стовпця «Дата народження» скопіюйте та вставте або введіть вираз Expr1: DatePart("m",[Дата народження]). Функція DatePart отримує значення місяця зі значення в полі «Дата народження».

  3. Праворуч від стовпця з виразом скопіюйте та вставте або введіть вираз Expr2: DatePart("d",[Дата народження]). У цьому випадку функція DatePart отримує зі значення поля «Дата народження» значення дня.

  4. Зніміть прапорці в рядку Відображати для кожного виразу, а потім клацніть клітинку Сортування для кожного виразу та виберіть параметр За зростанням.

  5. Можна також визначити критерій для обмеження діапазону запиту. У разі визначення критерію запит відсортовує лише ті записи, які відповідають критерію, і визначає найбільші або найменші значення поля в цьому відсортованому списку.

    Щоб продовжити використання зразка даних, у рядку Критерії поля «Дата народження» введіть або скопіюйте та вставте цей вираз:

    Month([Дата народження]) > Month(Date()) Or Month([Дата народження])= Month(Date()) And Day([Дата народження])>Day(Date())

    Цей вираз виконує такі дії: частина Month([Дата народження]) > Month(Date()) перевіряє дату народження кожного працівника, щоб побачити, чи належить вона до майбутнього місяця, і, якщо це так, включає ці записи до запиту. Частина Month([Дата народження])= Month(Date()) And Day([Дата народження])>Day(Date()) виразу перевіряє дати народження, які припадають на поточний місяць, щоб побачити, чи припадає день народження на поточний день або після нього. Якщо ця умова істинна, функція включає ці записи до запиту. Загальний результат: вираз пропускає будь-які записи, в яких день народження належить до діапазону від 1 січня до дати виконання запиту.

    Щоб переглянути інші приклади виразів-критеріїв запиту, див. статтю Приклади критеріїв запиту.

  6. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть стрілку, спрямовану вниз, поруч із рядком Усі (список Набір значень) і введіть кількість або відсоток записів, які потрібно переглянути, або виберіть параметр зі списку.

  7. Виберіть елемент Запуск Зображення кнопки , щоб виконати запит і відобразити результати в поданні таблиці.

Якщо запит повертає більше записів, ніж очікується

Якщо дані містять кілька записів з однаковим значенням дати, запит на пошук найбільшого значення може повернути більше даних, ніж очікується. Наприклад, можна створити запит на пошук найбільшого значення, щоб отримати три записи працівників, але запит повертає чотири, оскільки працівники «Кононенко» та «Яневський» мають однакову дату народження. Цей тип запиту повертає всі найбільші значення, незалежно від того, скільки записів містять ці значення. Щоб виключити повторювані значення, можна настроїти для властивості Унікальні значення (Unique Values) значення Так. Для отримання додаткових відомостей про використання цієї властивості див. розділ Якщо відображаються повторювані записи далі в цій статті.

Прізвище

Дата народження

Попов

26.9.1968

Федючек

02.10.1970

Яневський

15.10.1965

Кононенко

15.10.1969

Якщо запит повертає менше записів, ніж очікується

Припустимо, що створюється запит для повернення п'ятьох перших або останніх записів у полі, але відображаються лише три записи. Як правило, цей тип помилки можна усунути таким чином: відкрийте запит у поданні конструктора та перевірте, чи не є рядок Критерії у сітці конструктора запиту більш обмежуючим, ніж потрібно. Для отримання додаткових відомостей про критерії див. статтю Приклади критеріїв запиту.

Якщо відображаються повторювані записи

Якщо запит на пошук найвищого значення повертає повторювані записи, це означає, що або базові таблиці містять повторювані записи, або записи здаються повтореннями, оскільки запит не включає поля, за допомогою яких можна розрізнити записи. Наприклад, цей запит відображає п’ять замовлень, доставлених останніми, разом із іменем продавця, який виконав цю операцію.

Дата доставки

Продавець

12.11.2004

Пилипчук

12.11.2004

Власова

12.10.2004

Крикун

12.10.2004

Крикун

12.10.2004

Пилипчук

Третій і четвертий записи здаються повтореннями, можливо, тому що продавець Крикун виконав два різні замовлення, які було доставлено в один день.

Залежно від вимог, можна виконати одну з двох дій, щоб уникнути повернення повторюваних записів. Можна змінити структуру запиту, щоб додати поля, які забезпечують розрізнення записів, наприклад полів «Ідентифікатор замовлення» та «Ідентифікатор клієнта». Або, якщо достатньо переглянути лише один із повторюваних записів, можна відобразити лише окремі записи за допомогою вибору для властивості запиту Унікальні значення значення Так. Щоб настроїти цю властивість, відкрийте запит у поданні конструктора, натисніть клавішу F4, щоб відобразити аркуш властивостей запиту, знайдіть властивість Унікальні значення та виберіть для неї значення Так.

Для отримання додаткових відомостей про обробку повторюваних записів див. статтю Пошук, приховання та видалення повторюваних даних.

Вгорі сторінки

Пошук найбільших або найменших значень для записів у категоріях або групах

Найбільші або найменші значення для записів, які розділяються по групах, можна знайти за допомогою створення запиту на обчислення підсумків. Пам'ятайте, що за промовчанням запит на обчислення підсумків може включати лише поле або поля з даними про групу, наприклад, поле «Категорії», і поле, яке містить найбільші або найменші значення, наприклад, поле «Ціна». Запити на обчислення підсумків не можуть містити інші поля, які описують елементи категорії. Проте можна створити другий запит, який включає поля із запиту на обчислення підсумків, а також поля з інших таблиць із описовими даними.

Наприклад, у вас є таблиця товарів, і кожен товар відноситься до певної категорії, наприклад, «Настільні ігри», «Головоломки» тощо. Якщо запит на обчислення підсумків створюється для визначення найдорожчого товару в кожній категорії, цей запит може включати лише поле або поля з даними про категорію і поле з даними про ціни. Для цього прикладу передбачається поле «Ім’я категорії» та поле «Ціна». У разі виконання цього типу запиту Access додає рядок «Максимум» або «Мінімум» (залежно від вибраної функції) на початку поля «Ціна», наприклад:

Ім’я категорії

Максимум Ціна

Настільні ігри

55,00 грн.

Головоломки

43,90 грн.

Комп’ютерні ігри

263,50 грн.

Ляльки

81,00 грн.

...

...

Запит на обчислення підсумків не може включати інші поля, які описують товар (це полегшує розуміння даних), наприклад, назви товарів або імена постачальників:

Ім’я категорії

Максимум Ціна

Назва товару

Ім’я постачальника

Настільні ігри

55,00 грн.

Гра на основі С++

Корпорація «Проза»

Головоломки

43,90 грн.

Схема реляційної бази даних

ТОВ «Нова ера»

Комп’ютерні ігри

263,50 грн.

Герої Оріона

ТОВ «Райдуга»

Ляльки

81,00 грн.

Воїни-вікінги

Видавництво Коваленко

...

...

...

...

Щоб відобразити описові дані, можна створити другий запит на вибірку, який поєднує поля запиту на обчислення підсумків і додаткові поля даних.

Кроки в цьому розділі описують створення запиту на обчислення підсумків і запиту на вибірку, потрібних для визначення найдорожчих товарів у кожному наборі категорій. Ці кроки передбачають використання таких зразків таблиць:

Таблиця «Категорії»

Ідентифікатор категорії

Ім’я категорії

Опис

1

Настільні ігри

Для будь-якого віку та рівня

2

Головоломки

Картинки-пазли, ігри зі словами, головоломки

3

Комп’ютерні ігри

Для всіх консолей і рівнів

4

Ляльки

Солдатики, ляльки

5

Спортивне спорядження

М’ячі, одяг, сітки

6

Моделі/Захоплення

Літаки, машини, поїзди

Таблиця «Постачальники»

Ідентифікатор постачальника

Ім’я постачальника

1

ТОВ «Галілей»

2

ТОВ «М’які іграшки»

3

ТОВ «Борей»

4

ТОВ «Валентина»

5

ТОВ «Нова ера»

6

ТОВ «Злагода»

7

ТОВ «Телеком»

8

ВАО «Імпортсервіс»

9

ТОВ «Дитячі іграшки»

10

ВАО «Імпортсервіс»

11

ТОВ «Райдуга»

12

Студія відеозапису «Електрон»

Таблиця «Товари»

Назва товару

Ідентифікатор постачальника

Ідентифікатор категорії

Ціна

Воїни-вікінги

7

4

12,95 грн.

Гра на основі С++

6

1

15,85 грн.

Схема реляційної бази даних

5

2

22,50 грн.

Казковий комп’ютер

3

2

32,65 грн.

Веселий Access

1

1

22,95 грн.

Герої Оріона

11

3

78,50 грн.

DVD-диск «Вправи для ігроманів»

4

5

14,88 грн.

Літаючий диск

2

5

36,75 грн.

Зовнішній CD-дисковод (масштаб 1:4)

8

6

65,00 грн.

Кавалеристи

9

4

78,88 грн.

Жах у темряві

12

3

53,33 грн.

Зроби клавіатуру власноруч!

1

6

77,95 грн.

Примітка : Ці кроки також передбачають наявність зв’язку «один-до-багатьох» між таблицями «Категорії» та «Товари» і такого самого зв’язку між таблицями «Постачальники» та «Товари». У цьому випадку таблиці спільно використовують поля «Ідентифікатор постачальника» й «Ідентифікатор категорії». Запит на обчислення підсумків, описаний у наступних розділах, не виконуватиметься без цих зв’язків.

Створення запиту на обчислення підсумків

  1. На вкладці Створити у групі Додатково клацніть елемент Конструктор запиту.

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці виберіть потрібні таблиці, натисніть кнопку Додати. Після завершення додавання таблиць натисніть кнопку Закрити.

    —або—

    Двічі клацніть потрібні таблиці та натисніть кнопку Закрити. Кожна таблиця відображається у сітці конструктора запиту. У разі використання зразків таблиць, наведених вище, додайте таблиці «Категорії» та «Товари».

  3. Двічі клацніть поля таблиці, які потрібно використати в запиті.

    Переконайтеся, що на цьому етапі до запиту додаються лише поля груп і поле значення. У разі використання зразків даних, наведених у попередній таблиці, додається поле «Ім’я категорії» з таблиці «Категорії» та поле «Ціна» з таблиці «Товари».

  4. Можна також визначити критерій, щоб обмежити діапазон запиту.

    У цьому випадку відсортовуються лише записи, які відповідають критеріям, і найбільші та найменші значення полів визначаються в межах цього відсортованого списку. Наприклад, щоб виключити товари з категорії «Спорт», додайте до рядка Критерії поля «Ім’я категорії» такий вираз: <>"Спорт".

    Щоб переглянути інші приклади виразів-критеріїв запиту, див. статтю Приклади критеріїв запиту.

  5. Перетворення запиту на запит на обчислення підсумків.

    На вкладці Конструктор у групі Відобразити або приховати клацніть елемент Підсумки.

    Рядок Підсумок відображається у сітці конструктора запиту.

  6. Переконайтеся, що для клітинки Підсумок кожного поля групи встановлено значення Групувати за, а потім виберіть для клітинки Підсумок поля значення (поля з найбільшим або найменшим значенням) значення Max або Min.

    Значення Max повертає найбільше значення в числовому полі та найновіше значення дати й часу в полі «Дата й час». Значення Min повертає найменше значення в числовому полі та найдавніше значення дати й часу в полі «Дата й час». У разі використання зразка даних установіть для клітинки Підсумок поля «Категорії» значення Групувати за, а для клітинки Підсумок поля «Ціна» виберіть значення Max або Min.

  7. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя переконайтеся, що у списку Набір значень вибрано параметр Усі, а потім натисніть елемент Запуск Зображення кнопки , щоб виконати запит і відобразити результати в поданні таблиці.

    Примітка : Залежно від функції, вибраної в кроці 7, Access змінює ім’я поля значення в запиті на Максимум Ім’я поля або Мінімум Ім’я поля. У разі використання зразків таблиць Access перейменовує поле на Максимум Ціна або Мінімум Ціна.

  8. Збережіть запит і перейдіть до наступних кроків.

Цей запит не повертає назви товарів або будь-які відомості про товари. Щоб переглянути додаткові дані, потрібно створити другий запит, який включає щойно створений запит. Наступні кроки описують створення другого запиту.

Створення другого запиту для перегляду додаткових даних

  1. На вкладці Створити у групі Додатково клацніть елемент Конструктор запиту.

  2. У діалоговому вікні Відображення таблиці відкрийте вкладку Запити, а потім двічі клацніть запит на створення підсумків, створений у попередньому розділі.

  3. Відкрийте вкладку Таблиці та додайте таблиці, які використовувалися в запиті на обчислення підсумків, і будь-які таблиці з іншими пов’язаними даними, які потрібно переглянути.

    У разі використання зразків таблиць, наведених вище, додайте до нового запиту таблиці «Категорії», «Товари» та «Постачальники».

  4. Приєднайте поля в запиті на обчислення підсумків до відповідних полів у батьківських таблицях. Для цього перетягніть кожне поле в запиті на обчислення підсумків до відповідного поля в таблиці.

    У разі використання зразка даних перетягніть поле «Ім’я категорії» в запиті на обчислення підсумків до поля «Ім’я категорії» в таблиці «Категорії». Після цього перетягніть поле «Максимум Ціна» в запиті на обчислення підсумків до поля «Ціна» в таблиці «Товари». Ці об’єднання дають змогу новому запиту на вибірку об’єднати дані в запиті на обчислення підсумків із даними в інших таблицях.

  5. У вікні запиту на обчислення підсумків двічі клацніть зірочку, щоб додати весь запит до конструктора, а потім перетягніть до запиту додаткові поля з інших таблиць.

    У разі використання зразків таблиць двічі клацніть запит на обчислення підсумків, створений у попередньому розділі, і додайте поля «Назва товару» та «Постачальники» відповідно з таблиць «Товари» та «Постачальники».

  6. Можна також визначити порядок сортування для одного або кількох стовпців.

    Наприклад, щоб розташувати список категорій за алфавітом, виберіть для клітинки Сортування стовпця «Ім’я категорії» параметр За зростанням.

  7. На вкладці Конструктор у групі Результати клацніть елемент Виконати.

    Запит виконується, і результати відображаються в поданні таблиці.

Підказка    Якщо не потрібно, щоб заголовок стовпця «Ціна» відображався як Максимум Ціна або Мінімум Ціна, відкрийте запит у поданні конструктора і у стовпці «Ціна» введіть рядок Ціна: Максимум Ціна або Ціна: Максимум Ціна. Це призведе до того, що рядок Ціна відображатиметься як заголовок стовпця в поданні таблиці.

Вгорі сторінки

Пошук записів із найбільшими та найменшими значеннями

Запити, створені раніше в цій статті, можуть повертати найбільші або найменші значення, але не одночасно. Якщо потрібно переглянути обидва набори значень в одному поданні, потрібно створити два запити — один, який отримує найбільші значення, і другий, який отримує найменші значення — а потім злити й зберегти ці результати в одній таблиці.

Процес пошуку найбільших і найменших значень і відображення цих даних у таблиці складається з таких загальних кроків:

  • Створення запиту на пошук найбільшого та запиту на пошук найменшого значення або, якщо потрібно згрупувати дані, створення запитів на обчислення підсумків, які використовують функції Min і Max.

  • Перетворення запиту на пошук найбільшого значення (або запиту на обчислення підсумків із використанням функції Max) на запит на створення таблиці та виконання цього запиту для створення нової таблиці.

  • Перетворення запиту на пошук найменшого значення (або запиту на обчислення підсумків із використанням функції Min) на запит на додавання та виконання цього запиту для додавання цих записів до таблиці з найбільшими значеннями.

    Кроки в цих розділах описують створення такого запиту.

    Примітка : Якщо база даних не має цифрового підпису або не розташована в довіреному розташуванні, Access забороняє запускати запити на змінення, описані тут. Виконайте першу послідовність кроків, щоб увімкнути будь-який заблокований вміст перед спробою створення запитів на створення таблиці та додавання, описаних тут.

    Увімкнення вмісту в базі даних

    • У рядку повідомлень натисніть кнопку Параметри.

      З’явиться діалогове вікно Параметри безпеки Microsoft Office.

    • Виберіть пункт Дозволити цей вміст і натисніть кнопку ОК.

    • Запустіть запит знову.

      Якщо рядок повідомлень не відображається

    • На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати виберіть пункт Рядок повідомлень.

      Для отримання додаткових відомостей про неактивний режим і параметри захисту програми Access див. статтю Захист баз даних Access 2007.

      Створення запитів

    • Створіть запити на пошук найбільшого й найменшого значення.

      Кроки, потрібні для створення запиту на пошук найбільшого або найменшого значення, описуються в розділі Пошук записів із найбільшими або найменшими значеннями вище в цій статті. Якщо потрібно згрупувати записи за категорією, див. розділ Пошук найбільших або найменших значень для записів у категоріях або групах вище в цій статті.

    • Збережіть всі запити й не закривайте їх, щоб використати в наступних кроках.

Створення запиту на створення таблиці

  1. Коли запит на пошук найбільшого значення відкрито в поданні конструктора:

    На вкладці Конструктор у групі Тип запиту клацніть елемент Створення таблиці.

    З’явиться діалогове вікно Створення таблиці.

  2. У полі Ім’я таблиці введіть ім’я таблиці, призначеної для збереження найбільших і найменших значень. Наприклад, введіть рядок Найбільші й найменші записи та натисніть кнопку ОК.

    Під час кожного виконання запиту замість відображення результатів у поданні таблиці цей запит створює таблицю та замінює найбільше значення поточними даними.

  3. Збережіть та закрийте запит.

Створення запиту на додавання

  1. Коли запит на пошук найменшого значення відкрито в поданні конструктора.

  2. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту клацніть елемент Додавання.

  3. У діалоговому вікні Додавання введіть ім’я, яке вводилося в діалоговому вікні Створення таблиці.

    Наприклад, введіть рядок Найбільші й найменші записи та натисніть кнопку ОК. Під час кожного виконання запиту замість відображення результатів у поданні таблиці цей запит додає записи до таблиці «Найбільші й найменші записи».

  4. Збережіть та закрийте запит.

Виконання запитів

Наразі можна виконати два запити.

  • У вікні бази даних двічі клацніть запит на пошук найбільшого значення та натисніть кнопку Так у вікні повідомлення.

  • Двічі клацніть запит на пошук найменшого значення та натисніть кнопку Так у вікні повідомлення.

  • Відкрийте таблицю «Найбільші й найменші записи» в поданні таблиці.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×