Поштові скриньки приміщень і обладнання

Якщо ви маєте конференц-залу, службовий автомобіль або обладнання, якими користуються різні співробітники, потрібно передбачити можливість їх резервувати. Найкращий спосіб зробити це – створити поштову скриньку приміщення або обладнання в Office 365 для кожного ресурсу. Її можна створити для конференц-зали на першому поверсі, мультимедійного обладнання або вантажівки.

Коли ви створите поштову скриньку приміщення або обладнання, усі користувачі в компанії зможуть резервувати їх для нарад або подій за допомогою Outlook. Відомості про те, як її використовувати та налаштувати, наведено на двох наступних вкладках. Нижче наведено поширені запитання про поштові скриньки приміщень і обладнання.

Відкрийте Outlook і створіть нову нараду. Додайте приміщення або обладнання до наради так само, як особу, і виберіть Помічник із планування, щоб переглянути доступність приміщення або обладнання в динамічному поданні календаря. Ресурс доступний, якщо період часу ніяк не позначено, і зарезервований, якщо відповідний проміжок відображається синім.

Відкрийте нараду, заплановану в Outlook, а потім видаліть приміщення або обладнання з наради так само, як учасника. Після цього приміщення стане вільним, і його зможуть зарезервувати інші.

Ні, вам не обов’язково призначати того, хто прийматиме або відхилятиме запити. Ви можете самостійно вирішити, чи дозволити автоматичне резервування приміщення або обладнання, чи призначити в компанії користувача, який буде керувати цим процесом.

Ні. Хоча більшості користувачів у вашій організації потрібна ліцензія на використання служби Office 365, вам не потрібно призначати ліцензію для поштової скриньки приміщення або поштової скриньки обладнання.

Ні, вам не потрібен користувач, відповідальний за поштову скриньку приміщення або поштову скриньку обладнання.

Щоб використати поштові скриньки приміщення або обладнання, відкрийте Outlook на комп’ютері або ввійдіть в інтернет-версію Outlook. Заплануйте нову нараду та додайте до неї приміщення або обладнання так, ніби запрошуєте інших працівників і клієнтів. Тепер ресурс зарезервовано.

  1. Відкрийте Outlook на комп’ютері.

  2. На вкладці Основне виберіть Створити елементи > Нарада.

    Щоб запланувати нараду, на вкладці "Основне" в групі "Створення" виберіть "Створити елементи", а потім – "Нарада".

    Крім того, у поданні календаря можна просто натиснути кнопку Створити нараду.

  3. У полі "Кому" введіть назву конференц-зали або обладнання, що потрібно зарезервувати, а також усіх учасників, яких слід запросити.

    Крім того, можна натиснути кнопку Кому, а потім двічі клацнути конференц-залу або обладнання в списку. Потім натисніть кнопку OK.

    Резервування поштової скриньки приміщення в Outlook
  4. У рядку Тема введіть призначення резервування або наради.

  5. Змініть значення в полі Розташування або залиште його без змін.

  6. Змініть значення в полях Час початку та Час завершення або встановіть прапорець Цілий день. Якщо нарада або резервування повторюються, виберіть угорі Повторення.

    Резервування часу проведення наради

  7. Введіть повідомлення з описом призначення та вкладіть усі необхідні файли, якщо це потрібно.

  8. Щоб інші користувачі могли приєднатися до наради через мережу або по телефону, клацніть Нарада Skype.

  9. Клацніть Помічник із планування вгорі, щоб переконатися в доступності приміщення, обладнання та запрошених користувачів. Виберіть доступний час у календарі.

    Перевірка доступності приміщення або обладнання

    Порада : У календарі планування синім кольором позначається час, коли приміщення або обладнання зарезервовані або зайняті. Виберіть білу (вільну) область у календарі.

  10. Після завершення натисніть кнопку Надіслати.

Щоб налаштувати поштову скриньку приміщення або обладнання, перейдіть до Центру адміністрування Office 365. (Для цього потрібно мати дозвіл адміністратора.) Створіть поштову скриньку та повідомте всім користувачам, що вони можуть почати резервування її для нарад і подій.

  1. Увійдіть у службу Office 365 за допомогою робочий або навчальний обліковий запис.

  2. Перейдіть у Центр адміністрування Office 365.

  3. Знайдіть приміщення або обладнання або виберіть Ресурси > Приміщення та обладнання.

    Перейдіть до розділу "Ресурси" в Office 365 і виберіть "Приміщення та обладнання"
  4. Натисніть кнопку Додати.

  5. Заповніть поля приміщення або обладнання:

    Додавання поштової скриньки приміщення в Office 365
    • Приміщення або Обладнання: введіть поштову скриньку, яку потрібно створити.

    • Ім’я: зрозуміле ім’я або навіть короткий опис.

    • Електронна пошта: псевдонім електронної пошти приміщення або обладнання. Він потрібен, щоб надсилати запити на приміщення або обладнання для нарад.

    • Місткість: кількість користувачів, які можуть поміститися в приміщенні або використовувати устаткування одночасно.

    • Розташування: номер приміщення або розташування приміщення в будинку чи регіоні.

    • Номер телефону: номер самого приміщення. Він відрізняється від номера телефону наради, що створюється програмою "Skype для бізнесу".

  6. Виберіть Додати.

  7. Виберіть Переглянути відомості, щоб переглянути створену поштову скриньку приміщення або обладнання.

    Крім того, можна вибрати Настроїти параметри планування, щоб змінити дозволені проміжки часу для нарад, періоди бронювання тощо.

    Змінення параметрів приміщень і резервування обладнання

  8. Потім натисніть кнопки Зберегти та Закрити.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×