Поширені запитання стосовно взяття документів на редагування, їх повернення з редагування та керування версіями

Поширені запитання стосовно взяття документів на редагування, їх повернення з редагування та керування версіями

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

За лаштунками Спільноти служби Office 365 ми вже було стежити за найкращий запитання перевірити, взяття на редагування та керування версіями файли в бібліотеках документів. Ми зібрали їх разом, щоб поділитися з вами, разом із наші рекомендації відповіді. Багато наведені нижче запитання також є посилання на поточний розділи довідки для детальнішого занурення до вмісту.

Завдяки відгуків клієнтіву цій статті Оновлено 12 серпня 2016.

Запитання й відповіді

Як можна взяти на редагування, повернення або скасування змін, внесених до файлу з редагування?

Перевірка файлів та зникнення – це чудовий спосіб відстеження та керування оновлення вмісту. Наведені нижче кроки відобразити як для перевірки файлів та зникнення і скасувати взяття на редагування в SharePoint Online. Відомості про перевірку файлів та вихід із неї SharePoint 2013 і SharePoint 2016або SharePoint, класичний якості можна знайти взяти на редагування, повернення, або вилучення змін у файлах бібліотеки.

  1. Відкрийте бібліотеку з файлом, який потрібно взяти на редагування, наведіть вказівник миші на файл і встановіть прапорець.

    Вибраний документ із вказівником миші, наведеним на прапорець
  2. На панелі інструментів клацніть три крапки () та виберіть пункт Узяти на редагування.

    Три крапки з меню взяття на редагування та вибраним пунктом "Узяти на редагування"

    Примітка : Також можна клацнути файл правою кнопкою миші, а потім послідовно вибрати пункти Додатково та Узяти на редагування.

  3. Під час узяття файлу на редагування відображається примітка. Якщо клацнути піктограму, можна побачити перебіг виконання взяття на редагування.

    Примітка про взяття елемента на редагування з виділеною піктограмою
  4. Коли документ узято на редагування, на його піктограмі відображається зелена стрілка.

    Ім’я файлу та піктограма з накладеною зеленою стрілкою

  1. Відкрийте бібліотеку, наведіть вказівник миші на файл, який потрібно повернути з редагування, і встановіть позначку.

    Вибір файлу, взятого на редагування
  2. На панелі інструментів клацніть три крапки () та виберіть пункт Повернути з редагування.

    Меню документа з вибраним пунктом "Повернути з редагування"

    Примітка : Також можна клацнути файл правою кнопкою миші, а потім послідовно вибрати пункти Додатково та Повернути з редагування.

  3. У діалоговому вікні Повернути з редагування можна ввести примітку (наприклад, указати, що ви змінили або додали).

    Діалогове вікно "Повернути з редагування" зі вставленою приміткою та виділеною кнопкою "Повернути з редагування"
  4. Коли все буде готово, натисніть кнопку Повернути з редагування.

Якщо спробувати повернути з редагування документ без жодних змін, з’явиться повідомлення про те, що елемент не оновлено.

Повідомлення про те, що елемент не оновлено, і піктограма

Переконайтеся, що ви зберегли зміни документа перед взяття на редагування. Після того, як SharePoint Online залишає документ взято на редагування Якщо вносилися зміни, інші користувачі не може бути можуть редагувати документ. Взяття на редагування, якщо не потрібно, внесені зміни. .

  1. Відкрийте бібліотеку, наведіть вказівник миші на файл, для якого потрібно скасувати взяття на редагування, і встановіть позначку.

  2. На панелі інструментів клацніть три крапки () та виберіть пункт Скасувати взяття на редагування.

    Відкрите меню взяття на редагування з вибраним пунктом "Скасувати взяття на редагування"

    Примітка : Також можна клацнути файл правою кнопкою миші, а потім послідовно вибрати пункти Додатково та Скасувати взяття на редагування.

  3. Відкриється діалогове вікно, у якому потрібно підтвердити скасування взяття файлу на редагування. Натисніть кнопку Скасувати взяття на редагування.

    Діалогове вікно підтвердження скасування взяття на редагування з виділеною кнопкою "Скасувати взяття на редагування"

    Щоб перевірити стан скасування взяття файлу на редагування, можна клацнути піктограму, розташовану над відповідним повідомленням.

    Повідомлення про перебіг скасування взяття на редагування

Ні, тільки витягнення файлу змінює умови файл, який дозволяє лише редагувати файл.

Якщо перевірити файл а не зберегти його знову, внесені зміни не буде збережено. Якщо ви хочете, щоб зберегти зміни, завжди зберегти файл.

Як зберегти файл, залежить від редактор або засіб, що використовується. Якщо ви редагуєте текстовий файл в Інтернеті, вам потрібно явно, натисніть кнопку зберегти. Однак, під час редагування у застосунок для Office 365, наприклад у програмі Word або Excel, можна закрити документ і його буде автоматично збережено.

Якщо встановлено прапорець файл на редагування, збереження, взяття на редагування, виберіть, зміни не буде збережено в бібліотеці.

За промовчанням будь-який користувач із дозволом на редагування в бібліотеці документів можна змінити файл. Проте, можна настроїти в бібліотеці обов'язкове користувача для перевірки його в першу чергу, перш ніж змінювати його.

Ви повинні бути власником бібліотеки документів або адміністратор сайту або можна порівняти дозволи, щоб зробити цей параметр.

  1. Відкрийте бібліотеку, яку потрібно обов'язкове взяття на редагування.

  2. У SharePoint Onlineнатисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки" у формі триба та натисніть кнопку Настройки бібліотеки.

    Меню "Настройки" з вибраним пунктом "Настройки бібліотеки"

    У SharePoint 2013 і SharePoint 2016клацніть сторінкуі натисніть кнопку Настройки бібліотеки.

    Кнопка "Настройки бібліотеки" на стрічці в SharePoint
  3. На сторінці натисніть кнопку настройки керування версіями.

    Бібліотека діалогове вікно Настройки керування версіями вибрано.
  4. На сторінці Настройки керування версіями прокрутіть униз і натисніть кнопку так для вимагати витягнення, перш ніж їх редагування документів.

    Діалогове вікно настройки та так виділено на вимагати витягнення для редагування документів

За промовчанням бібліотека документів дає змогу учасники дозвіл на редагування, змінювати й редагувати файли без перевірити їх. Щоб уникнути цього, увімкніть взяття на редагування в бібліотеці обов'язкове. Ви повинні бути власником бібліотеки документів або адміністратор сайту або можна порівняти дозволи, щоб зробити цей параметр.

  1. Відкрийте бібліотеку, яку потрібно обов'язкове взяття на редагування.

  2. У SharePoint Onlineнатисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки" у формі триба та натисніть кнопку Настройки бібліотеки.

    Меню "Настройки" з вибраним пунктом "Настройки бібліотеки"

    У SharePoint 2013 і SharePoint 2016клацніть сторінкуі натисніть кнопку Настройки бібліотеки.

    Кнопка "Настройки бібліотеки" на стрічці в SharePoint
  3. На сторінці натисніть кнопку настройки керування версіями.

    Бібліотека діалогове вікно Настройки керування версіями вибрано.
  4. На сторінці Настройки керування версіями прокрутіть униз і натисніть кнопку так для вимагати витягнення, перш ніж їх редагування документів.

    Діалогове вікно настройки та так виділено на вимагати витягнення для редагування документів

Щоб швидко дізнатися, хто взяв файл на редагування, наведіть курсор на піктограму Взято на редагування піктограму «Перемістити вниз» . Після цього з’явиться підказка з іменем користувача, який це зробив.

Стовпці Встановлено прапорець не на роботі, можна також додати до подання за промовчанням бібліотеки. Таким чином, усі можна легко дізнатися, хто має документ взято на редагування. Щоб дізнатися, як додати стовпець Встановлено прапорець не на роботі, у SharePoint, у статті створення стовпця у списку або бібліотеки.

Докладні відомості

Керування версіями – це спосіб створення журнал змін до документа, який потребує контрольованого циклу публікування складається з основних версій або основні та проміжні версії.

журнал версій після видалення проміжної версії

Увімкнення керування версіями

  1. Перейдіть до бібліотеки або списку, для якого потрібно активувати функцію керування версіями.

    • Для бібліотеки натисніть кнопку Параметри Параметри: оновлення облікового запису, інсталяція програмного забезпечення та підключення його до хмари , Настройки бібліотеки.

      Якщо ці елементи меню не відображається, на стрічці клацніть бібліотеку і натисніть кнопку

      Настройки бібліотеки , у групі настройки.

    • Для списку клацніть список на стрічці та натисніть кнопку Настройки списку.

  2. Натисніть кнопку настройки керування версіями.

  3. Журнал версій елемента або в розділі Журнал версій документа виберіть Якщо потрібно створити основні версії або основні та проміжні версії.

    Необов'язково:

  4. Виберіть обмеження кількості версій, які потрібно зберігати у списку.

  5. Виберіть потрібну кількість затверджених версій, для якого потрібно зберегти чернетки. Цей параметр доступний, якщо ви натисніть кнопку так , у розділі Затвердження вмісту .

  6. Якщо потрібно, щоб користувачі витягнення документів перед їх можна вносити зміни до бібліотеки, потім у розділі обов'язкове взяття на редагування , натисніть кнопку так.

    Примітка : Розділ «Потребує витягнення» відображається лише для бібліотек.

  7. Натисніть кнопку ОК.

Керування версіями потрібно вмикати із двох причин.

  • Для вашого робочого процесу важливо забезпечити відстеження, перегляд і відновлення попередніх версій документа. Такий режим може знадобитися для контрактів, формальних пропозицій і юридичних документів, що іноді вимагають тривалих ітерацій. У таких випадках рекомендується вмикати основні та додаткові версії.

  • Якщо робоча група планує працювати у співавторстві, можете активувати керування основними версіями в бібліотеці на випадок, якщо хтось із користувачів зробить помилку та завантажить документ із таким самим ім’ям у бібліотеку, де всі працюють у співавторстві. Таким чином, якщо ви втратите зміни, можна буде відновити попередню версію документа.

Крім того, можна одночасно ввімкнути керування версіями та взяття на редагування. Зверніть увагу, що якщо ви вирішите не редагувати файл або не зберігати зміни, можна скасувати взяття на редагування, але це не вплине на журнал версій.

При вмиканні керування версіями стовпці автоматично не додаються до подання, зокрема стовпці Змінено та Ким змінено. Можливо, потрібно змінити подання за промовчанням. Щоб отримати стовпець стану затвердження, в якому буде показано стан чернетки до затвердження документа, потрібно буде також активувати функцію затвердження вмісту. Це можна зробити на сторінці "Настройки бібліотеки".

Докладні відомості

пететягування файлів до бібліотеки за допомогою кнопки "додати" Перетягування файлів   

Найпоширеніший спосіб передавання файлів – перетягнути їх із комп’ютера або мережевої папки до бібліотеки документів. Спочатку відкрийте бібліотеку на сайті. Потім знайдіть на комп’ютері документи, які потрібно передати, виділіть їх і перетягніть до області бібліотеки з написом перетягніть файли сюди.

Якщо параметр для перетягування файлів не відображається, інсталювати найновішу версію браузера програмне забезпечення або Microsoft Office. Ця функція вимагає менше пакета Office 2013 або найновішу версію Microsoft Edge, браузер Internet Explorer, Firefox або хрому.

вікно з командою «відкрити у провіднику» Використання команди "Відкрити в провіднику"   

За допомогою цієї команди на комп’ютері відкривається Провідник Windows, у вікні якого відображається структура папок на сервері, де розміщено сайт. Час від часу може знадобитися скопіювати велику кількість документів з однієї бібліотеки до іншої.

Примітка : Відкрити у провіднику у SharePoint 2013 і SharePoint 2016, або переглянути у Файловому провіднику з SharePoint Online лише працюють у браузері Internet Explorer 10 або 11. Не підтримується Microsoft Edge, Google Chrome або Mozilla FireFox.

Наприклад, може виникнути потреба перемістити всі документи, створені більше року тому, до іншої бібліотеки, щоб помістити їх в архів. Якщо ви переходите до іншої робочої групи, може знадобитися скопіювати документи зі своєї бібліотеки до бібліотеки підсайту.

Крім того, ви можете виконувати з файлами різноманітні операції – копіювати, перейменовувати, видаляти тощо.

Перетягування файлів до бібліотеки Використання команди "Створити документ"   

У виносці "Створення файлу" виберіть пункт "ПЕРЕДАТИ НАЯВНИЙ ФАЙЛ". У діалоговому вікні, що відкриється, натисніть кнопку "Огляд", щоб передати окремі файли.

Перевага цього способу полягає в тому, що він працює незалежно від типу браузера та його версії.

Поради щодо взяття файлів на редагування, повернення їх із редагування та керування версіями   

Незалежно від способу передавання враховуйте вказані нижче особливості взяття файлів на редагування, повернення їх із редагування та керування версіями, якщо ці функції активовано.

  • Якщо ви надсилаєте файл до бібліотеки з обов’язковим взяттям його на редагування, він береться на редагування автоматично. Щоб інші користувачі мали змогу переглядати та редагувати цей файл, потрібно повернути його з редагування.

  • Якщо для бібліотеки настроєно відстеження версій файлів, надісланий файл можна додати як нову версію, яка потім стає частиною журналу версій цього файлу.

  • Якщо в бібліотеці вимагається додати до одного або кількох стовпців такі значення, як назва підрозділу або номер проекту, потрібно змінити значення та повернути документ із редагування до завершення операції надсилання.

Докладні відомості

Ви можете отримати новий документ, які потрібно додати як нову версію, щоб перевірити вихід з них і замінити весь вміст нової версії. Після зміни на редагування версії, перевірте його знову. SharePoint зробить нову копію, і попередніх версіях (за наявності її настроєно для цього). Щоб отримати додаткові відомості про керування версіями, відображається керування версіями у списку або бібліотеці?.

Ні, на жаль, з середовища SharePoint, немає способу, щоб установити нагадування або отримати дату, яка документ взято на редагування. Є застосунку програмування інтерфейси (API) яка дасть змогу його, але вони вимагають настроюваних програми записування. Звернутися до адміністратора або розробник веб-сайту.

Як візуальний роботи, перегляньте на повернення поза піктограми піктограму «Перемістити вниз» або додати стовпець Встановлено прапорець не на роботі, до бібліотеки. Щоб дізнатися, як додати Встановлено на за стовпця в SharePointу статті створення стовпця у списку або бібліотеки.

Якщо ви надсилаєте файли до бібліотеки з обов’язковим взяттям їх на редагування, вони беруться на редагування автоматично і відображаються лише вам. Інші користувачі їх не бачать, тому це легко не помітити. Перш ніж надавати іншим користувачам можливість переглядати та змінювати файли, переконайтеся, що ви вказали всі необхідні властивості, а потім поверніть файли з редагування.

Докладні відомості

Коли якийсь користувач надсилає вам посилання на файл на сайті SharePoint, то вибираючи його, завжди перевіряйте, чи не вказано в рядку заголовка лише для читання, перш ніж почати редагування. Якщо такий напис присутній і в бібліотеці ввімкнено взяття файлів на редагування, необхідно взяти файл на редагування. Ви завжди можете перейти до бібліотеки, визначивши її розташування за URL-адресою.

Але якщо файл створено в таких програмах Office, як Word, Excel або PowerPoint, усе значно простіше. Відкрийте документ у режимі редагування, перейдіть на вкладку Файл і знайдіть кнопку Керування версіями, за допомогою якої можна взяти файл на редагування.

Але зауважте, що також, можливо, інший користувач уже взяв файл на редагування. У такому разі команда Взяти на редагування буде недоступною.

Як часто ви бачили таке вікно?

Вікно повідомлення, за допомогою якого можна зберегти взятий на редагування файл у локальній папці для чернеток

Функція локальних чернеток була доступною в багатьох версіях. Скориставшись командою Використовувати локальну папку для чернеток, ви можете зберегти файл на комп’ютері та легко знаходити його, якщо потрібно відкрити файл без підключення до мережі. За промовчанням ця папка називається Чернетки SharePoint і розташовується в папці Документи або Мої документи. До речі, це вікно не відображається, якщо вибрати кілька файлів для взяття на редагування.

Але часи змінилися. Якщо ви хочете працювати з файлами в автономному режимі, найкращим варіантом на сьогодні є використання програми OneDrive для бізнесу. Вона значно полегшує переведення будь-якої бібліотеки документів в автономний режим та автоматичну синхронізацію змін. Програма OneDrive для бізнесу постачається зі службою Office 2013, але існує також й автономна версія.

Докладні відомості

Як правило, бібліотеки, впорядковані за папками, містять подання за промовчанням, яке дає змогу переглядати всі папки. Якщо вам потрібно повернути з редагування багато файлів у різні папки, створіть нове подання, щоб спростити структуру бібліотеки й отримати змогу переглядати всі файли без папок. Для цього виберіть команду Відображати всі елементи без папок у розділі Папки на сторінці "Зміна подання". Ви також можете збільшити ліміт кількості файлів, щоб переглянути всі файли відразу, збільшивши значення параметра Кількість показуваних елементів у розділі Максимальна кількість елементів. Це спрощує виділення всіх файлів, які потрібно повернути з редагування.

Примітка : SharePoint Online і Office 365 не зараз дозволити кілька файлів під час перевірки за допомогою сучасним режим. Використовуйте класична версія, натиснувши кнопку, Класичний SharePoint у нижній частині панелі швидкого запуску, у лівій частині екрана.

Докладні відомості

Якщо синхронізовано бібліотеку з OneDrive для бізнесу, ви все ще можна перевірити файлів у браузері. Ви можете побачити на Взяття на редагування піктограми піктограму «Перемістити вниз» у браузері для позначення файл взято на редагування. Однак, є піктограма відсутності Взяття на редагування на файл у локальній папці пристрій через локальну папку ні знань оформити й перевірте стан файлу на сервері SharePoint.

Щоб вирішити проблему, виконайте вказані нижче дії у своїй локальній папці.

  1. Клацніть ім’я файлу правою кнопкою миші.

  2. Виберіть пункт OneDrive для бізнесу, а потім клацніть елемент Перейти до браузера.

Це дасть змогу переглянути вміст бібліотеки SharePoint разом зі станом взяття на редагування чи повернення з редагування всіх файлів.

Це може здатися odd, щоб переглянути файл взято на редагування, один користувач, але Востаннє змінено іншому користувачу. Це звичайний, як останній стовпець змінено над документом, не отримання змінено, доки хтось перевіряє його. Автор стовпець показує який був останнього особи, щоб зберегти та повернення файлу з редагування. Коли особи перевіряє файлу в, останній стовпець змінено буде оновлено до того, хто виконала за останні повернення з редагування.

Певною мірою, так. Під час повернення документа з редагування можна додати коротку примітку про внесені зміни. Це дає змогу іншим користувачам переглядати зведення редагування. Якщо потрібно відредагувати примітку, можна знову взяти документ на редагування й одразу ж його повернути з редагування, вибрати команду Замінити поточну версію, а потім додати нову примітку в полі Примітка.

Коротка відповідь немає. Важливо, щоб зробити явне рішення, якщо повернути та взяття файлів на редагування, оскільки обидві операції мають важливі наслідки для інших користувачів. Коли ви перевірити Office документи, наприклад документ Word жовтий рядок повідомлень, оскільки допомагають відстежувати стан документ і прийняття рішень швидше. Для отримання додаткових відомостей див. розділ нижче під назвою потрібно активувати перевірити і перевірте в файлів? в цій статті.

Вам не потрібно чекати на повернення цієї людини.

Адміністратор сайту чи бібліотеки може використовувати дозвіл Перевизначення взяття на редагування, яке дає змогу повернути документ із редагування чи скасувати взяття на редагування документа іншим користувачем. Але пам’ятайте про наслідки таких дій. Ваш колега, який перебуває у відпустці, можливо, захоче додати локальну копію своїх змін до документа в бібліотеці. Обидві версії потрібно узгодити: вручну або за допомогою засобів порівняння, наприклад тих, що надаються у програмах Word та Excel.

Докладні відомості

Примітка : Якщо ви використовуєте SharePoint Online або служби Office 365, ви не зможете повернути кілька файлів. Якщо так, спробуйте класичний можливості, доступні у нижній частині панелі швидкого запуску, у лівій частині екрана.

Якщо використовується служба SharePoint 2016 або служби SharePoint 2013 на локальному комп'ютері, але якщо ви редагування й завантаження кількох файлів одночасно, можна вибрати і перевірте їх усі одразу. Але якщо ви бачите, команди Повернути » буде вимкнуто, прокрутіть подання всього бібліотеки та переконайтеся, що не випадково вибрано файлу встановлено. Ось найпоширеніші причини вимкнуті команду Повернути та легко ігнорувати це.

Повернення файлу з редагування

Якщо коротко, то взяття файлів на редагування та повернення їх із редагування дають змогу заблокувати файл для особистого редагування, а потім розблокувати його для інших користувачів. Слід обдумувати спосіб спільної роботи під час створення бібліотек, упорядкування файлів і організації спільної роботи. Існує кілька способів спільної роботи над документами. Відомості в таблиці нижче допоможуть вам вибрати оптимальний варіант.

Спосіб спільної роботи

Поширене застосування

Рекомендації

Неформальний

Звичайні документи групи, незначне та нечасте редагування, конфлікти редагування, що рідко трапляються

Відключіть вимогу брати на редагування (це параметр бібліотеки за промовчанням), але ви й надалі за потреби зможете брати на редагування окремі файли.

Співавторство

Проста спільна робота з продуктами Office у реальному часі на клієнтських комп’ютерах за допомогою веб-програм Office Online

Вимкніть обов’язкове взяття на редагування та намагайтеся не брати на редагування файли, оскільки це перешкоджає співавторству.

Формальний

Поетапне коментування, редагування та затвердження документів

Увімкніть обов’язкове взяття на редагування

Нижче наводяться додаткові поради на випадок, коли взяття на редагування вмикається в бібліотеці документів, а також розглядаються можливості цієї функції.

узяття файлу на редагування

  • Намагайтеся не брати на редагування файли на довгий. Звернутися до адміністратора про настроювані додатковий компонент, який позначає взятий на редагування файлів попередніх версій.

  • Додайте стовпець Ким взято на редагування у подання бібліотеки за промовчанням. Завдяки цьому користувачі знатимуть, хто взяв документ на редагування. Якщо цей стовпець не відображається в поданні, наведіть указівник миші на піктограму Взято на редагування піктограму «Перемістити вниз» , щоб відобразилася підказка з іменем користувача, який взяв файл на редагування.

  • Якщо вам потрібно терміново відредагувати взятий на редагування файл, зверніться до відповідного користувача та дізнайтеся, коли він завершить роботу.

  • Намагайтеся не редагувати вже взяті на редагування файли, оскільки може знадобитися синхронізувати зміни вручну або ви можете випадково переписати зміни.

  • Пам’ятайте, що внесені вами зміни відобразяться тільки після повернення файлу з редагування. Якщо потрібно, щоб ці зміни відображалися користувачам раніше, ви можете повернути документ, але залишити його взятим на редагування до завершення роботи.

Докладні відомості

Якщо проблеми не зникають або ви помічаєте незвичайні явища, можливо, варто надіслати запит до служби підтримки.

Зверніться до служби підтримки Office 365 для бізнесу.

Ми ви прослуховування!

У цій статті була корисною? Якщо так, повідомте нам в нижній частині цієї сторінки. Якщо це не корисно, повідомте нам про те, що було оману або відсутні. Додайте до версії SharePoint, OS та браузера. Ми використовуватимемо відгук перевірте кроки та оновлювати цю статтю.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×