Початок роботи з Access 2007

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Роботу з програмою Microsoft Office Access 2007 можна розпочати кількома способами, які залежать від того, чи використовуєте ви Access уперше, переміщуєте до Access дані з іншої програми для роботи з базами даних або електронними таблицями, або оновлюєте попередню версію Access. Ця стаття охоплює питання, які можуть виникнути в кожній із цих ситуацій.

Виберіть дію

Початок роботи з Access вперше

Імпорт даних з електронної таблиці або іншій програмі

Використання бази даних попередньої версії у кількох версіях Access

Початок використання програми Access

У програмі Office Access 2007 передбачено численні вдосконалення, завдяки яким створення бази даних стає простим як ніколи. Користувачі, які вже створювали бази даних в Access раніше, зможуть відчути, наскільки ці нові, покращені засоби пришвидшують процес створення.

Перше, що з’являється на екрані під час першого запуску програм Office Access 2007, — це сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access (за винятком випадку, коли запуск Access здійснюється через подвійне клацання файлу бази даних Access, у результаті чого натомість відкривається ця база даних). Сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access — це відправна точка, з якої можна створити нову базу даних або відкрити наявну, чи переглянути відповідний вміст на веб-сайті Microsoft Office Online.

Створення бази даних за допомогою шаблону

Завантажити шаблон із сайту Microsoft Office Online

Створення бази даних із самого початку

Створення пустої бази даних

Додавання таблиці

Вставте дані з іншого джерела в таблиці Access

Імпорт даних з іншого джерела

Відкриття наявної бази даних Access

Програми Access 2010 має потужними засобами, які полегшують відстеження звітів і надання спільного доступу до даних.

Створення бази даних на основі шаблону

Програма Access надає широкий вибір шаблонів, які дають змогу пришвидшити процес створення бази даних. Шаблон – це готова база даних, яка містить усі таблиці, запити, форми та звіти, потрібні для виконання певного завдання. Наприклад, існують шаблони, які можна використовувати для відстеження питань, керування контактами або зберігання записів про витрати. Деякі шаблони містять кілька зразків записів, які демонструють їх використання. Шаблон бази даних можна використовувати в початковому вигляді або настроїти відповідно до власних потреб.

  1. Запустіть Access, якщо програму ще не запущено.

    Якщо базу даних уже відкрито, виконайте такі дії для відображення сторінки Початок роботи з Microsoft Office Access:

    • Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім натисніть кнопку Закрити базу даних. Малюнок на кнопці

      Сторінка "Початок роботи з Microsoft Office Access"

  2. Кілька шаблонів, які відображаються в розділі Рекомендовані онлайнових шаблонів на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access і більше стануть доступні, якщо клацнути одну з категорій у розділі Категорії шаблонів у лівій частині на Вікно, у програмі Access. Ще можна завантажити з Microsoft Office веб-сайту (відображається у наступному розділі, завантажити шаблон із сайту Microsoft Office Online, щоб отримати інформацію).

  3. Виберіть потрібний шаблон.

  4. На панелі, розташованій у правій частині вікна Access, у полі Ім’я файлу програма запропонує ім’я файлу для бази даних. Папку та ім’я файлу можна змінити. За потреби можна створити базу, зв’язавши її з сайтом Windows SharePoint Services 3.0.

  5. Натисніть кнопку Створити (або Завантажити для шаблону Office Online).

    Access створить і відкриє базу даних. Буде відображено форму, в якій можна починати вводити дані.

    Якщо шаблон містить зразок даних, кожний із цих записів можна видалити таким чином:

    • Клацніть заголовок рядка з записом, який потрібно видалити. (Заголовок рядка — це поле або область, розташована ліворуч від запису.)

    • На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Видалити. Малюнок на кнопці

  6. Щоб розпочати введення даних, клацніть першу пусту клітинку у формі, після чого починайте введення. Увівши кілька записів, за допомогою області переходів можна дізнатися, чи є інші форми або звіти, які можна було б заповнити.

Завантаження шаблону з веб-сайту Microsoft Office Online

Якщо на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access не вдалося знайти потрібний шаблон, можна переглянути веб-сайт Office Online, який пропонує ширший вибір.

  1. Запустіть Access, якщо програму ще не запущено.

    Якщо базу даних уже відкрито, виконайте такі дії для відображення сторінки Початок роботи з Microsoft Office Access:

    • Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office а потім натисніть кнопку Закрити базу даних. Малюнок на кнопці

  2. У нижній частині сторінки Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Додатково на сайті Office Online виберіть посилання Шаблони.

    У новому вікні браузера відкриється веб-сайт Office Online.

  3. Користуючись засобами пошуку на сайті Office Online, знайдіть і завантажте потрібний шаблон.

  4. Після завантаження шаблону нову базу даних буде збережено в одній із таких папок:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 або Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings \ Settings\user name\My документів

      Щоб розпочати роботу з базою даних наступного разу, її можна буде відкрити з цього розташування за допомогою програми Access або Провідника Windows.

На початок розділу

Створення бази даних з нуля

Якщо жоден шаблон не задовольняє ваші потреби, або за наявності в іншій програмі даних, які потрібно імпортувати в Access, іноді краще створити базу даних з нуля. Для більшості застосунків це зазвичай передбачає виконання однієї або обох таких дій:

  • Створення нових таблиць із подальшим введенням, вставленням або імпортуванням даних до цих таблиць.

  • Імпортування даних з інших джерел зі створенням нових таблиць під час цього процесу.

Для отримання додаткових відомостей про планування та проектування бази даних, а також про створення зв’язків, форм, звітів і запитів, перейдіть за посиланнями, наведеними в розділі Див. також цієї статті.

Створення пустої бази даних

  1. Запустіть програму Access.

  2. На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access натисніть кнопку Пуста база даних.

    Кнопка "Пуста база даних"

  3. В області Пуста база даних введіть ім’я файлу в полі Ім’я файлу. Якщо не вказати розширення файлу, Access додасть його автоматично. Розташування за промовчанням може бути одним із таких:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 або Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings \ Settings\user name\My документів

      Щоб змінити розташування файлу, натисніть кнопку Перегляд Малюнок на кнопці поруч із полем Ім'я файлу , перейдіть до та виберіть нове розташування та натисніть кнопку OK.

  4. Натисніть кнопку Створити.

    Access створить базу даних, після чого відкриє пусту таблицю (з іменем Таблиця1) у вікно табличного подання даних.

  5. Курсор Access розташовує в першій пустій клітинці стовпця Додати нове поле.

    нова пуста таблиця в новій базі даних

    Щоб додати дані, почніть вводити текст, або вставити дані з іншого джерела, як описано в розділі вставити дані з іншого джерела в таблиці Access, далі в цій статті.

    Примітки : 

    • Введення даних у поданні таблиці дуже схоже на введення даних у робочому аркуші Excel. Основне обмеження полягає в тому, що дані слід вводити послідовно в сусідніх рядках або стовпцях, починаючи з лівого верхнього кута таблиці даних. Не слід намагатися відформатувати дані, додавши пусті рядки або стовпці, як це можна робити в аркуші Excel, оскільки це призведе лише до зайвої втрати місця в таблиці. Таблиця просто містить дані. Візуальне представлення цих даних здійснюється за допомогою форм і звітів, які буде створено пізніше.

    • Структура таблиці створюється під час введення даних. Після додавання кожного нового стовпця визначається нове поле. тип даних поля Access установлює на основі типу введених даних. Наприклад, якщо є стовпець, у якому було введено лише дати, Access установить для такого поля тип даних «Дата й час». Якщо пізніше спробувати ввести в цьому полі дані, відмінні від дати (наприклад, ім’я або номер телефону), програма Access відобразить повідомлення, в якому сповіщатиме, що значення не відповідає типу даних стовпця. За можливості таблицю слід розпланувати так, щоб кожний стовпець містив дані одного типу — текст, дати, числа або дані іншого типу. Це значно спростить створення запитів, форм і звітів, які вибиратимуть лише потрібні дані.

    • Додаткові відомості про роботу з даних у табличному поданні перегляньте статтю відкриття пустої таблиці даних.

Якщо ви не цікавить введення даних в цей час, натисніть кнопку закрити Малюнок на кнопці .

Додавання таблиці

Можна додати нову таблицю до наявної бази даних, використовуючи знаряддя у групі Таблиці на вкладці Створення.

Зображення стрічки Access

Натисніть кнопку Таблиця, щоб створити пусту таблицю в поданні таблиці. Можна, скориставшись поданням таблиці, відразу розпочати введення даних, щоб програма Access створювала структуру таблиці в міру введення, або можна спочатку створити структуру таблиці в Режим конструктора, а потім повернутися до подання таблиці для введення даних. Незалежно від подання, в якому ви розпочали роботу, ви можете завжди переключитися до іншого подання за допомогою кнопок подань, розташованих у рядку стану вікна Access.

Вставлення таблиці — починаючи з подання таблиці    У поданні таблиці дані можна вводити відразу, дозволивши Access непомітно будувати структуру таблиці. Імена полів позначатимуться цифрами (Поле1, Поле2 і т. д.), а тип даних полів програма Access установлюватиме на основі типу введених даних.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця. Малюнок на кнопці

  2. Access створює таблицю, а потім розташовує курсор у першій пустій клітинці стовпця Додати нове поле.

    Примітка : Якщо стовпець з іменем Додати нове поле не відображається, можливо, увімкнуто подання конструктора, а не таблиці. Щоб перейти до подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів. Access запитає ім’я нової таблиці, після чого переключиться до подання таблиці.

  3. На вкладці Режим таблиці в групі Поля та стовпці натисніть кнопку Створити поле. Малюнок на кнопці

    Access відображає область Шаблони полів, яка містить список найуживаніших типів полів. Якщо перетягнути одне з цих полів на таблицю даних, Access додасть поле з таким іменем і встановить для його властивостей значення, які відповідають цьому типу даних. Властивості можна змінити пізніше. Поле слід перетягувати в область таблиці, яка містить дані. Для позначення місця вставлення поля відображається вертикальний рядок вставлення.

  4. Щоб додати дані, розпочніть введення в першій пустій клітинці. Дані можна також вставити з іншого джерела, як описано далі в цій статті.

    • Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця й введіть нове ім’я. Дуже зручно давати полям зрозумілі імена, щоб, переглядаючи їх в області Список полів, можна було відразу сказати, що саме в них міститься.

    • Щоб перемістити стовпець, виділіть його, клацнувши заголовок стовпця, і перетягніть його в потрібне місце. Можна також вибрати кілька суміжних стовпців і перетягнути їх усі разом до нового розташування.

Вставлення таблиці — починаючи з подання конструктора    У поданні конструктора спочатку потрібно створити структуру нової таблиці. Потім можна або перейти до подання таблиці для введення даних, або ввести дані за допомогою інших методів, наприклад, вставлення або додавання.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць. Малюнок на кнопці

  2. Для кожного поля таблиці введіть ім’я у стовпці Ім’я поля та виберіть тип даних зі списку Тип даних.

    Примітка : Якщо стовпці Ім’я поля та Тип даних не відображаються, можливо, це відкрито подання таблиці, а не конструктора. Щоб перейти до подання конструктора, натисніть кнопку Конструктор у рядку стану вікна Access. Програма Access запитає ім’я нової таблиці та перейде до подання конструктора.

  3. За потреби в стовпці Опис можна ввести опис кожного поля. Введений опис відображатиметься в рядку стану, коли курсор перебуватиме у відповідному полі, і використовуватиметься як текст рядка стану для всіх стовпців, створених перетягуванням поля з області Список полів до форми або звіту, а також для всіх елементів керування, створених для цього поля за допомогою майстра форм або майстра звітів.

  4. Після додавання всіх полів збережіть таблицю:

    • Натисніть кнопку Microsoft Office  Зображення кнопки Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S.

  5. Почати введення даних у таблицю можна в будь-який момент, перейшовши до подання таблиці, клацнувши першу пусту клітинку й розпочавши введення. Дані можна також вставити з іншого джерела, як описано в наступному розділі.

Якщо після введення частини даних до таблиці потрібно додати одне або кілька полів, можна або розпочати введення в стовпці Додати нове поле в поданні таблиці, або додати нові поля за допомогою команд із групи Поля та стовпці на вкладці Таблиця даних.

Додаткові відомості про створення таблиці, включно з використанням шаблони таблиць наведено у статті створення таблиць у базі даних.

На початок розділу

Вставлення даних у таблицю Access з іншого джерела

Якщо дані наразі збережено в іншій програмі, наприклад, в Office Excel 2007, їх можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Загалом цей метод найкраще використовувати в тому разі, якщо дані вже поділено на стовпці, як в аркуші Excel. Якщо дані містяться в текстовому редакторі, перед копіюванням їх краще розділити на стовпці символами табуляції або перетворити їх у цьому редакторі на таблицю. Якщо дані потрібно редагувати або виконати з ними певні дії (наприклад, розділити повні імена на імена та прізвища), це можна зробити перед копіюванням, особливо за відсутності досвіду роботи з програмою Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю Access установлює для кожного поля тип даних, який відповідає характеру розташованих у ньому відомостей. Наприклад, якщо вставлені поля містять виключно дати, програма Access застосує до таких полів тип даних «Дата й час». Якщо вставлені дані містять лише слова «так» і «ні», Access застосує до поля тип даних «Так/Ні».

Access іменує поля залежно від вмісту першого рядка вставлених даних. Якщо перший рядок вставлених даних містить дані того ж типу, що й наступні рядки, Access вважає, що перший рядок є частиною даних і призначає полям загальні імена (F1, F2 і т. д). Якщо перший рядок вставлених даних не схожий на інші рядки, Access вважає, що перший рядок містить імена полів. Тоді програма відповідним чином іменує поля й не включає перший рядок до даних.

Якщо Access призначає полям загальні імена, для уникнення плутанини поля слід якомога швидше перейменувати. Дотримуйтеся такої послідовності дій:

  1. Збережіть таблицю.

    • Натисніть кнопку Microsoft Office  Зображення кнопки Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S.

  2. У поданні таблиці двічі клацніть кожен заголовок стовпця та введіть для нього припустиме ім’я поля. Це може бути схожим на переписування даних, але рядок заголовків стовпців містить не дані, а імена полів.

  3. Збережіть таблицю ще раз.

Примітка : Поля можна також перейменувати, перейшовши до подання конструктора й відредагувавши в ньому імена полів. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт Конструктор. Щоб повернутися до подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів.

На початок розділу

Імпортування даних з інших джерел

Потреба в імпортуванні даних до програми Access може виникнути за наявності власних даних, зібраних в інших програмах, або якщо доводиться працювати з користувачами, які зберігають свої дані в програмах, відмінних від Access. У будь-якому разі Access дає змогу легко імпортувати дані з інших програм. Дані можна імпортувати з аркушів Excel, з таблиць в інших базах даних Access, зі списків SharePoint і з багатьох інших джерел. Залежно від джерела, процеси можуть дещо відрізнятися, але наведені тут інструкції допоможуть зробити перші кроки.

  1. На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт виберіть команду відповідно до типу файлу, з якого проводиться імпортування.

    Зображення стрічки Access

    Наприклад, щоб імпортувати дані з аркуша Excel? виберіть пункт Excel. Якщо потрібний тип програми відсутній, натисніть кнопку Додатково.

    Примітка : Якщо не вдалося знайти потрібний тип формату в групі Імпорт, можливо, перед імпортуванням даних в Access потрібно буде запустити програму, в якій попередньо було створено дані, а потім у цій програмі зберегти дані у файлі стандартного формату (наприклад, у текстовий файл із роздільниками).

  2. У діалоговому вікні Зовнішні дані натисніть кнопку Огляд, щоб перейти до файлу джерела даних, або введіть повний шлях до цього файлу в полі Ім’я файлу.

  3. Виберіть потрібний параметр у розділі Укажіть спосіб і розташування для збереження даних у поточній базі даних. З імпортованих даних можна створити нову таблицю, додати їх дані до наявної таблиці або створити зв’язану таблицю, в якій підтримуватиметься зв’язок із джерелом даних.

  4. Натисніть кнопку ОК.

    Access запустить майстер імпорту.

  5. Дотримуйтесь інструкцій майстра імпорту. Сама процедура залежатиме від того, який було вибрано параметр — імпортування чи зв’язування.

  6. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Access запитає, чи потрібно зберегти подробиці щойно завершеної операції імпортування.

    • Якщо можна очікувати, що схожу операцію імпортування потрібно буде виконати знову, натисніть кнопку Зберегти етапи імпортування та введіть подробиці.

      Операцію імпортування можна буде легко відтворити, натиснувши в групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані кнопку Збережені імпортування, вибравши специфікацію імпорту й натиснувши кнопку Виконати.

    • Якщо подробиці операції зберігати не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Програма Access імпортує дані в нову базу даних, а потім відобразить таблицю в області переходів у розділі Таблиці .

Для отримання додаткових відомостей про імпортування даних в Access перейдіть за посиланнями, наведеними в розділі цієї статті Див. також.

На початок розділу

Відкриття наявної бази даних Access

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

  2. Клацніть ярлик у діалоговому вікні Відкрити або виберіть у полі Папка диск або папку, які містять потрібну базу даних.

  3. У списку папок двічі клацайте папки, доки не відкриєте папку, яка містить базу даних.

  4. Знайшовши базу даних, виконайте одну з таких дій:

    • Щоб відкрити базу даних у режимі відкриття за промовчанням, двічі клацніть цю базу даних.

    • Щоб відкрити базу даних для спільного доступу в середовищі багатокористувацька, щоб ви та інші користувачі можуть як читання та записування до бази даних, у той же час, натисніть кнопку Відкрити.

    • Щоб відкрити базу даних із доступом лише для читання й отримати змогу переглядати її без можливості редагування, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть команду Відкрити для читання.

    • Щоб відкрити базу даних для монопольного доступу, позбавивши інших користувачів можливості відкривати цю базу даних, поки вона залишається відкритою на вашому комп’ютері, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть пункт Монопольний доступ.

    • Щоб відкрити базу даних із доступом лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть пункт Монопольно для читання. Інші користувачі зможуть відкрити базу даних, але матимуть доступ лише для читання.

Якщо не вдалося знайти потрібну базу даних    

  1. У діалоговому вікні Відкрити клацніть ярлик Мій комп’ютер, або в полі Папка виберіть пункт Мій комп’ютер.

  2. У списку дисків клацніть правою кнопкою миші диск, який може містити базу даних, після чого натисніть кнопку Знайти.

  3. Введіть умови пошуку й натисніть клавішу ENTER, щоб знайти базу даних.

  4. Якщо базу даних знайдено, відкрийте цю базу даних, клацнувши її двічі в діалоговому вікні Результати пошуку.

  5. Оскільки пошук було ініційовано в діалоговому вікні Відкрити, перш ніж відкрити базу даних, необхідно спочатку натиснути в цьому діалоговому вікні кнопку Скасувати.

Примітка : Файли даних у зовнішніх форматах (наприклад dBASE, Paradox, Microsoft Exchange або Excel) можна відкривати безпосередньо. Безпосередньо можна також відкривати будь-які джерело даних ODBC, наприклад Microsoft SQL Server або Microsoft FoxPro. Програма Access автоматично створить нову базу даних Access у тій самій папці, що й файл даних, і додасть посилання на кожну таблицю в зовнішній базі даних.

Поради

  • Щоб відкрити з останнього кількох баз даних, які було відкрито, клацніть ім'я файлу у списку Відкриття останньої бази даних на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access . Відкриття бази даних, застосувавши ж параметрами, що базу даних було в останній раз, що її було відкрито у програмі Access. Якщо список нещодавно використаних файлів не відображається, натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і натисніть кнопку Параметри Access. Відобразиться діалогове вікно Параметри Access . Виберіть категорію Додатково та в розділі відображення встановіть прапорець пам'ятати список . (Також можна вказати кількість нещодавно використаних файлів, які мають відображатися у списку виберіть щонайбільше дев'ять).

  • Якщо ви відкриваєте базу даних, натиснувши Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і за допомогою команди " Відкрити ", ви можете переглянути список ярликів до баз даних, які відкривалися раніше, натиснувши кнопку Мої останні документи в в Відкрити діалогове вікно.

На початок розділу

На початок сторінки

Імпортування даних з електронної таблиці або інших програм

Якщо ви знайомі з іншими програмами бази даних або таблиці, можливо відомо, основні відомості про те, як працюють ці програми та які баз даних, які використовуються для. Доступ до відрізняється від багато інших програм бази даних, даючи змогу створювати реляційні бази даних. Access також містить багато параметрів для роботи з іншими програмами бази даних, як-от SQL Server.

У цьому розділі

Імпорт електронної таблиці Excel в Access

Імпорт електронної таблиці Excel як таблицю в новій базі даних Office Access 2007

Упорядкування даних за допомогою майстер аналізу таблиць

Робота з використанням даних з інших програм

Імпортування аркуша Excel у програму Access

Багато користувачів починають вивчати Access, маючи попередній досвід створення списків в Excel. Програма Excel чудово підходить для початкового створення списку, але в міру збільшення список стає незручним для впорядкування й оновлення. Зазвичай наступним логічним кроком стає переміщення списку до Access.

Таблицю структурою схожа на аркуш, в тому, що дані зберігаються в рядках і стовпцях. В результаті, це зазвичай легко імпортувати на аркуші в таблицю бази даних. Основна відмінність між зберігання даних на аркуші та збереження його в базі даних, розташований у впорядкування даних. Просте імпортування всього аркуша в нову таблицю в базі даних, не буде вирішувати проблеми, пов'язані з упорядкування та оновлення даних, особливо якщо аркуш містить надлишкові дані. Для вирішення цих проблем, його необхідно розділити даних електронної таблиці в окремих таблицях, кожен із них із даними, пов'язані. Додаткові відомості про те, як Упорядкувати дані в таблиці перегляньте статтю основи розробки баз даних.

Характерна особливість програми Access – наявність майстра аналізу таблиць, який допомагає виконати цей процес. Після імпортування даних у таблицю майстер допомагає розділити цю таблицю на окремі таблиці, кожна з яких міститиме дані, що не повторюються в жодній іншій таблиці. Майстер також створює необхідні зв’язки між таблицями.

Імпортування аркуша Excel як таблиці в нову базу даних Office Access 2007

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Створити.

  2. Введіть у полі Ім’я файлу ім’я для нової бази даних і натисніть кнопку Створити.

  3. Закрийте Таблицю1.

    У відповідь на запит зберегти зміни в структурі Таблиці1 натисніть кнопку Ні.

  4. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт натисніть кнопку Excel. Малюнок на кнопці

  5. У діалоговому вікні Зовнішні дані натисніть кнопку Огляд.

  6. За допомогою діалогового вікна Відкриття файлу знайдіть потрібний файл.

  7. Виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити.

  8. У діалоговому вікні Зовнішні дані переконайтеся, що вибрано параметр Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних.

  9. Натисніть кнопку ОК.

    Запуститься майстер імпорту електронних таблиць, який задасть кілька запитань щодо даних.

  10. Виконуйте вказівки, натискаючи кнопки Далі або Назад для переміщення між сторінками. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Примітка : Access запитає, чи потрібно зберегти подробиці щойно завершеної операції імпортування. Якщо можна очікувати, що схожу операцію імпортування потрібно буде виконати знову, натисніть кнопку Так і введіть подробиці. Потім операцію можна буде легко відтворити, натиснувши в групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані кнопку Збережені імпортування елементи. Якщо подробиці операції зберігати не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Програма Access імпортує дані в нову таблицю, після чого відобразить її в розділі Усі таблиці в області переходів.

Використання майстра аналізу таблиць для впорядкування даних

Після імпортування даних у таблицю Access за допомогою майстра аналізу таблиць можна швидко визначити повторювані дані. Майстер дасть змогу впорядкувати повторювані дані в окремих таблицях для збереження цих даних із максимальною ефективністю. Програма Access зберігає вихідну таблицю як резервну копію, а потім створює нову таблицю, яку можна використовувати як основу для застосунку для роботи з базами даних.

  1. Відкрийте базу даних Access із таблицями, які потрібно проаналізувати.

  2. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Аналіз натисніть кнопку Аналіз таблиці.

    Запуститься майстер аналізу таблиць.

    Для тих, хто незнайомий із концепцією нормалізації, на двох вступних сторінках майстра міститься стислий посібник, укомплектований кнопками, натискаючи які, можна переглядати приклади. Якщо замість вступних сторінок відображається поле прапорця з підписом Відображати сторінки вступу?, встановіть прапорець і натисніть двічі кнопку Назад, щоб переглянути вступ. Щоб не переглядати вступні сторінки знову після ознайомлення із вступом, прапорець можна зняти.

  3. На сторінці, що починається реченням Яка таблиця містить поля зі значеннями, повторюваними в багатьох записах?, виберіть таблицю, яку потрібно проаналізувати, і натисніть кнопку Далі.

  4. Можна або дозволити майстру вирішувати, як розподіляти поля між таблицями, або приймати такі рішення самостійно. Якщо дотримуватися пропозицій майстра, макет таблиці можна все одно буде змінити на наступній сторінці.

    Примітка : Якщо рішення про розташування полів у таблицях прийматиме майстер, він не завжди може зробити прийнятний для даних вибір, особливо якщо даних небагато. Результати майстра слід ретельно перевіряти. З іншого боку, майстер може запропонувати ефективніший спосіб упорядкування, ніж може вигадати користувач, тому рекомендовано принаймні один раз спробувати скористатися рішенням майстра. Якщо пропозиції не сподобаються, порядок полів можна буде змінити вручну — натиснувши кнопку Назад, можна в будь-який момент упорядкувати поля самостійно.

  5. Натисніть кнопку Далі. На цій сторінці можна розподілити поля між таблицями. Якщо прийняття рішення покладено на майстер, буде відображено кілька таблиць, зв’язаних лініями зв’язків. Якщо ні, Access створить одну таблицю, яка міститиме всі поля. У будь-якому разі на цій сторінці можна вносити зміни.

    • Поля можна перетягнути з таблиці в пусту область сторінки для створення таблиці, яка міститиме ці поля. Програма Access запитає ім’я таблиці.

    • Поля можна перетягнути з однієї таблиці в іншу, якщо здається, що там зберігати їх буде ефективніше.

    • Більшості таблиць призначається поле Ідентифікатор або Унікальний код. Для отримання додаткових відомостей про поля ідентифікаторів виберіть посилання Поради у верхньому правому куті майстра.

    • Щоб скасувати зміну, натисніть кнопку Скасувати.

    • Щоб перейменувати таблицю, двічі клацніть рядок заголовка, введіть нове ім’я та натисніть кнопку ОК.

  6. Коли поля будуть упорядковані належним чином, натисніть кнопку Далі.

  7. Якщо майстер знайде записи, які мають дуже схожі значення, він вважатиме, що вони можуть містити друкарські помилки, і відобразить екран, де можна буде підтвердити виконання дій із цими значеннями. Прокрутіть список, щоб знайти всі записи зі значеннями в стовпці Виправлення, відтак виберіть потрібний елемент у розкривному списку. Щоб майстер не змінював жодних значень, виберіть параметр (Залишити як є). Після завершення натисніть кнопку Далі.

  8. Майстер запитає, чи потрібно створити запит, схожий на вихідну таблицю. Такий запит може бути корисний, якщо на основі вихідної таблиці вже було створено форми або звіти. Якщо вибрати параметр Так, створити звіт, майстер перейменує вихідну таблицю, додавши до її імені напис «_OLD», після чого дасть новому запиту ім’я вихідної таблиці. Тепер форми та запити, створені на основі цієї таблиці, для отримання даних використовуватимуть запит і продовжуватимуть працювати як і раніше.

  9. Натисніть кнопку Готово.

    Майстер відкриє нову, створену вказаним чином таблицю. Закрийте цю таблицю, закінчивши перевіряти результати.

На початок розділу

Робота з даними інших програм

Програма Office Access 2007 підтримує функції для роботи з даними, що зберігаються в інших програмах.

  • Створення нової бази даних Access, яка зв’язується з даними у файлі іншого формату.    У програмі Access можна відкривати файли інших форматів, наприклад, текстові файли, файли dBASE або електронні таблиці. Access автоматично створює базу даних Access і зв’язок із таким файлом.

    1. Запустіть Access.

    2. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

    3. У діалоговому вікні Відкрити виберіть у списку тип файлу, який потрібно відкрити. Якщо ви не впевнені щодо типу файлу, виберіть варіант Усі файли (*.*).

    4. У разі необхідності перейдіть до папки, що містить файл, який потрібно відкрити. Знайшовши файл, двічі клацніть його, щоб відкрити.

    5. Дотримуйтесь інструкцій майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

  • Імпортування або зв’язування з даними з наявної бази даних Access    Можна або імпортувати дані з інших джерел і програм у таблиці Access, щоб вони містилися у файлі Access, або створити в Access зв’язок із цими даними, щоб вони залишалися у вихідному файлі (поза файлом Access).

    Імпортування або зв’язування з даними

    1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт виберіть формат, в якому зберігаються дані.

      Імпортувати або зв’язувати можна дані таких форматів:

      • Microsoft Office Access;

      • Microsoft Office Excel;

      • Microsoft Windows SharePoint Services;

      • текстові файли;

      • XML-файли;

      • бази даних ODBC;

      • HTML-документи;

      • Microsoft Office Outlook;

      • dBase;

      • Paradox;

      • Lotus 1-2-3.

        Відкриється діалогове вікно Зовнішні дані.

    2. Дотримуйтесь інструкцій у діалоговому вікні.

      Програма Access імпортує дані з бази даних або створить із ними зв’язок. Для більшості форматів потрібно вказати розташування даних, після чого вибрати спосіб їх зберігання в базі даних.

На початок розділу

На початок сторінки

Використання бази даних, створеної в попередній версії, у різних версіях Access

Якщо базу даних або проект Access було створено у програмі Access 2000 або пізнішої версії, цю базу даних чи проект можна використовувати у форматі тієї версії Access, в якій його було створено, або у форматі будь-якої пізнішої версії, навіть якщо для файлу увімкнуто режим безпеки. Наприклад, файли Access 2000 можна використовувати у форматах від Access 2000 до Office Access 2007, а файли Access 2002-2003 — у форматах від Access 2002-2003 доOffice Access 2007.

Може скластися ситуація, коли дані потрібно зберегти у форматі попередньої версії Access, але є користувачі, які мають пізнішу версію Access і їм потрібно зв’язуватися з цими даними, щоб продовжувати користуватися перевагами певних функцій пізнішої версії. Рішення полягає у створенні в пізнішій версії нової, «зовнішньої» бази даних (яка міститиме форми, звіти, запити, макроси, але не міститиме таблиць) і зв’язуванні її з таблицями у файлі попередньої версії. Залежно від того, чи міститься вся база даних в одному файлі, чи її розділено перетворенням на програма типу "зовнішня/внутрішня", слід виконати одну з таких послідовностей дій.

Використання одного файлу бази даних Access у кількох версіях Access

Внутрішня та назад частини застосунку за допомогою у кількох версіях Access

Використання бази даних Access, яка складається з одного файлу, в кількох версіях Access

Якщо всі таблиці, форми та інші об’єкти бази даних Access містяться в одному файлі .mdb, а базу даних потрібно використовувати в кількох версіях Access, можна створити нову зовнішню базу даних у пізнішій версії програми та зв’язати її з вихідним файлом. Користувачі, які мають попередню версію Access зможуть і надалі користуватися початковою базою даних. Користувачі, які мають пізнішу версію програми, для посилання на ці дані зможуть використовувати нову зовнішню базу даних.

  1. Дотримуйтеся нижченаведеної послідовності дій для перетворення бази даних на один із трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003, або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних і створює копію в указаному форматі.

    • Закрийте файл Access. Якщо файл є багатокористувацькою базою даних Access, розташованою на сервері або у спільній папці, переконайтеся, що її не відкрили інші користувачі.

    • Запустіть Access 2007.

    • Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

    • Перейдіть до розташування файлу, який потрібно перетворити, і двічі клацніть його, щоб відкрити.

      У разі появи діалогового вікна Розширення бази даних із запитом на розширення бази даних натисніть кнопку Ні.

    • Якщо під час відкриття бази даних відкриється форма, закрийте цю форму.

    • Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть пункт Зберегти які в розділі зберегти базу даних в іншому форматі, натисніть кнопку Формат файлу, до якого потрібно перетворити.

    • У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я для нової бази даних.

      Примітка : За винятком випадку, коли база даних зберігається в іншому розташуванні, її ім’я має відрізнятися від імені вихідної бази даних. У будь-якому разі зазвичай краще вказати інше ім’я, щоб зовнішню та внутрішню бази даних можна було легко розрізнити. Проте в разі перетворення у формат Access 2007 розширення імені файлу буде змінено з .mdb на .accdb, тому можна використовувати однакові імена.

    • Натисніть кнопку Зберегти.

  2. Розділіть базу даних, перетворивши її на застосунок типу «зовнішній/внутрішній» за допомогою такої процедури:

    • На вкладці Знаряддя бази даних у групі Переміщення даних клацніть База даних Access. Зображення кнопки

    • У діалоговому вікні Розподіл баз даних натисніть кнопку Розділити базу даних.

    • Введіть ім’я для внутрішньої бази даних і натисніть кнопку Розділити.

  3. Видаліть внутрішню базу даних, створену засобом розділення баз даних — будьте уважними, щоб не видалити вихідну базу даних.

  4. Зв'язування нової клієнтської бази даних таблиці вихідної бази даних: на вкладці Знаряддя бази даних у групі Знаряддя бази даних , натисніть кнопку Диспетчер зв'язаних таблиць. Малюнок на кнопці

  5. Виберіть команду Виділити все й установіть прапорець Завжди запитувати нове розташування.

  6. Натисніть кнопку ОК, перейдіть до бази даних попередньої версії, відтак двічі її клацніть.

    Якщо все добре, програма Access відобразить повідомлення про те, що всі вибрані зв’язані таблиці було успішно оновлено.

    Тепер можна розширити нову зовнішню базу даних, щоб вона підтримувала нові функції для користувачів, які оновили свою програму до версій Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Користувачі попередніх версій зможуть і надалі використовувати попередню версію бази даних.

    За бажанням нову зовнішню базу даних можна перетворити також у формати інших версій. Наприклад, якщо вихідна база даних мала формат Access 2000, можна створити зовнішню базу даних у форматі Access 2002-2003 для користувачів цієї версії та зовнішню базу даних у форматі Access 2007 для відповідних користувачів. Обидві зовнішні версії будуть зв’язані з даними у файлі Access 2000.

На початок розділу

Використання застосунку типу «зовнішній/внутрішній» у кількох версіях програми Access

Якщо база даних Access уже є програма типу "зовнішня/внутрішня", потрібно лише перетворити зовнішню частину у формат файлу Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Внутрішню базу даних змінювати не потрібно.

У нижченаведеній процедурі продемонстровано, як за допомогою команди Зберегти базу даних як перетворити зовнішню базу даних на один із трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних у вихідному форматі, а також створює копію в указаному форматі.

  1. Закрийте зовнішню базу даних. Якщо файл є багатокористувацькою базою даних Access, розташованою на сервері або у спільній папці, переконайтеся, що її не відкрили інші користувачі.

  2. Запустіть Access 2007.

  3. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

  4. Перейдіть до розташування зовнішньої бази даних і двічі клацніть її, щоб відкрити.

    У разі появи діалогового вікна Розширення бази даних із запитом на розширення бази даних натисніть кнопку Ні.

  5. Якщо під час відкриття бази даних відкриється форма, закрийте цю форму.

  6. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть пункт Зберегти які в розділі зберегти базу даних в іншому форматі, натисніть кнопку Формат файлу, до якого потрібно перетворити.

  7. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я для нової бази даних.

  8. Натисніть кнопку Зберегти.

Тепер можна розширити нову зовнішню базу даних, щоб вона підтримувала нові функції для користувачів, які оновили свою програму до версій Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007.

На початок розділу

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×