Початок роботи з Групами Office 365 в Outlook

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Ви, напевне, уже чули про Групи Office 365 і про те, як їх можна використовувати в Outlook. Утім, можливо, ви не знаєте з чого почати. У цій статті ми розповімо про основні принципи, які допоможуть вам і вашій робочій групі розпочати роботу з Групами Office 365 в Outlook, а також надамо вам посилання на докладніші ресурси.

Якщо ви не знаєте, що таке Групи, можливо, спочатку варто ознайомитися зі статтею Докладні відомості про групи Office 365.

Щоб скористатися всіма перевагами Груп Office 365 в Outlook, потрібно мати план Office 365, який підтримує Exchange Online і SharePoint Online. До таких планів належать "Office 365 Business базовий", "Office 365 Business преміум", E1, E3 та E5.

Виберіть вкладку нижче, щоб отримати докладніші відомості про початок роботи з цією функцією.

Перше, що потрібно зробити – створити власну групу. Створити групу в Outlook 2016 дуже просто. Ось скорочена інструкція:

  1. У розділі "Групи" стрічки клацніть Створити групу Якщо ви використовуєте інтернет-версію Outlook, а не класичну, щоб розпочати цей процес, клацніть стрілку поруч із кнопкою Створити та виберіть Група.

    Сторінка відомостей про створення групи в програмі Outlook
  2. Введіть ім’я групи.

  3. Установіть параметри конфіденційності. Будь-хто в організації може приєднатися до загальнодоступної групи та переглянути її вміст. Вміст у приватних групах можуть переглядати лише учасники групи, а приєднуватися до них можна лише з дозволу власника групи. Незалежно від вибраного параметра конфіденційності, користувачі за межами організації не зможуть переглядати вміст вашої групи, доки ви не запросите їх як гостей.

  4. Вирішіть, чи потрібно нових учасників дотримуватися групи (Додатково). Учасники, які слідують групі отримає копії кожного повідомлення групи у свої особисті папки "Вхідні". Учасники, які приєдналися лише до потрібно перейти до групи спільної папки "Вхідні" для участі у групові розмови.

Докладні відомості:

До вже створеної групи можна додати учасників. Щоб додати нових учасників, зробіть ось що:

  1. Відкрийте Outlook 2016 і в області переходів ліворуч виберіть свою групу. Вона має розташовуватися під поштовою скринькою в розділі Групи.

  2. Вибравши групу, натисніть на стрічці кнопку Додавання учасників. Якщо ви використовуєте інтернет-версію Outlook, у верхньому правому куті вікна клацніть піктограму з кількістю учасників групи й виберіть Додати учасників.

    Введіть імена або адреси електронної пошти людей, яких необхідно додати до групи, і натисніть кнопку "OK".
  3. У відповідному полі введіть ім’я або адресу електронної пошти кожного користувача, якого потрібно додати. Завершивши, натисніть кнопку "OK". Користувачі приєднаються до групи. Кожен із них отримає електронний лист із запрошенням до групи та зручними посиланнями, які допоможуть отримати доступ до вмісту групи.

    Порада : Щоб додати всіх учасників наявного списку розсилки, просто введіть його ім’я.

Докладні відомості:

  • Докладні відомості про те, як запросити до групи зовнішніх користувачів, див. в статті Гостьовий доступ до груп Office 365.

  • Докладні відомості про додавання або вилучення учасників групи в Outlook 2016 див. в цій статті.

Розмови в Групах Office 365 в Outlook відбуваються в спільній папці "Вхідні". Там користувачі можуть читати повідомлення й відповідати на них, а учасники можуть легко шукати потрібні повідомлення або переглядати журнал повідомлень, щоб дізнатися про минулі обговорення. Вікно спільної папки "Вхідні" візуально нагадує вікно особистої папки "Вхідні", з якою звикли працювати користувачі Outlook 2016. Кожна розмова з’являється окремо в списку повідомлень ліворуч. Якщо клацнути будь-яку з них, вона відкриється в області читання.

Спільна папка "Вхідні", у якій відбуваються розмови групи Office 365.

Порада : Розмови в групі Office 365 у програмі Outlook відображаються з накладанням – це як один запис прокрутити список до на відміну від потоку окремих повідомлень. Якщо ви бажаєте бачити їх як окремі повідомлення, дотримуючись групи, ви отримаєте окремі повідомлення в папку "Вхідні" особисті.

Тепер, коли ви отримали до групи, створені, давайте розпочати нову розмову. Щоб опублікувати повідомлення, відкриття спільної папки "Вхідні" для групи та натисніть кнопку Нова розмова на стрічці. Чи можна просто надсилати повідомлення електронної пошти псевдонім групи. Усі учасники групи зможуть прочитати нове повідомлення, що ви розмістили та будь-який учасників, які виконайте групі буде отримати копію повідомлення у свої особисті папки "Вхідні".

Докладні відомості:

Для кожної групи Office 365 створюється бібліотека спільних файлів, де можна зберігати, надавати та спільно використовувати документи, книги, презентації або будь-які інші файли.

Щоб отримати доступ до бібліотеки файлів, виберіть свою групу в Outlook (в області переходів ліворуч) і клацніть Файли на стрічці. Бібліотека файлів відкриється в браузері. У ній можна створювати файли, завантажувати файли зі свого комп’ютера, а також виконувати інші дії, доступні в бібліотеці документів SharePoint. Подумайте, якими файлами можна було б поділитися з вашою групою (не обмежуйтеся лише файлами Microsoft Office). Ви також можете ділитися файлами PDF, фотографіями або файлами будь-якого іншого типу, які ваша група вважатиме корисними.

Клацніть "Файли" в групі Office 365, щоб відкрити список збережених у ній файлів і папок.

Щоб завантажити або видалити файл, просто виберіть його, і відповідні параметри з’являться на панелі інструментів у верхній частині екрана.

Докладні відомості:

Для кожної групи Office 365 створюється спільний блокнот OneNote, де учасники можуть збирати ідеї, спільно працювати та зберігати дослідження.

Відкрийте OneNote 2016. В області переходів ліворуч виберіть свою групу. В інтернет-версії Outlook виберіть елемент "Контакти". Після цього на стрічці клацніть Блокнот, щоб відкрити спільний блокнот групи.

Збирайте ідеї та працюйте над ними разом з іншими користувачами в спільному блокноті OneNote

Вперше спільний блокнот групи відкриється в браузері у OneNote Online. Тут можна вносити зміни. Якщо ви хочете працювати у OneNote 2016, просто клацніть Редагувати в програмі OneNote на стрічці. Коли ви відкриєте його у OneNote 2016, цей блокнот синхронізується зі списком відкритих блокнотів у OneNote 2016. Після цього ви зможете отримати доступ до нього безпосередньо з OneNote, не переходячи спочатку до групи.

Спробуйте відкрити блокнот OneNote своєї групи. Подумайте, що може допомогти вам збирати ідеї та спільно працювати над ними: можливо, вам знадобиться розділ, у якому можна збирати та коментувати веб-вміст і статті, пов’язані з вашою робочою групою.

Примітка : Доступ до блокнота групи також можна отримати зі смартфона або планшета у OneNote для iOS або Android.

Докладні відомості:

Імовірніше за все, ваша група матиме заходи, зустрічі, проміжні етапи або інші елементи, для планування яких може знадобитися спільний календар. Кожній групі Office 365 надається спільний календар. Його можуть бачити та змінювати всі учасники групи.

Робота з календарем групи не відрізняється від роботи з особистим календарем. Якщо натиснути кнопку "Календар" в області переходів, з’явиться ваш календар, а також спільні календарі груп, до яких ви належите. Ви можете встановити прапорці поруч із кожним потрібним календарем і переглядати їх окремо або разом.

Приклад календаря, у якому групи позначені різними кольорами

Елементи додаються до спільного календаря так само, як до особистого. Але коли ви додаєте подію до спільного календаря, до участі в ній також запрошуються й інші учасники групи. Це означає, що вона також відображається в їхніх особистих календарях. Тепер, коли ви створили спільний календар, спробуйте додати до нього будь-які майбутні зустрічі або події, у яких ваша група може брати участь.

Докладні відомості:

Що можна робити, маючи власну групу?

Див. також

Пошук відповідей на запитання

Відвідайте спільноту Microsoft Tech Community, щоб поставити запитання та взяти участь у розмовах про Групи Microsoft Office 365.

Ми дослухаємося до вас

Востаннє цю статтю редагував Бен 10 березня 2017 р. відповідно до ваших відгуків. Якщо ця стаття виявилася корисною для вас і тим паче, якщо ні, натисніть кнопки зворотного зв’язку нижче та залиште свої конструктивні зауваження й повідомте про те, як ми можемо покращувати її надалі. Дякуємо!

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×