Посібник із функції присутності

Це – ваш посібник із функції присутності. Він містить основні відомості, – які потрібні для розуміння суті присутності, особливостей її функціонування, а також можливостей використання її переваг для спілкування з іншими користувачами, надання іншим користувачам дозволу на спілкування з вами та керування перериваннями з метою підвищення ефективності роботи.

У цьому розділі

Оглядові відомості про присутність

П’ять основних переваг присутності

Що таке кнопки присутності?

Що таке всі атрибути присутності, які описують контакт?

Як змінити відомості про присутність вручну

Як оновлюється присутність на основі календаря Outlook

Як оновлюється присутність на основі вашої діяльності

Як оновлюється присутність на основі вашої бездіяльності

Як керувати відомостями про присутність, щоб відобразити їх не всім, а лише деяким користувачам

Як відомості про присутність відображаються іншим користувачам на основі рівнів доступу

Оглядові відомості про присутність

Присутність користувача визначається набором атрибутів, які описують стан, діяльність, розташування, готовність до спілкування та контактну інформацію користувача. Відомості про присутність сприяють спілкуванню з іншими користувачами та допомагають іншим користувачам зв’язатися з вами.

A person's presence is determined by a collection of attributes.

Програмою Office Communicator передбачено повний набір атрибутів присутності користувача, які можна настроїти та зробити доступними для інших контактів, щоб спростити спілкування з вами. Можна встановлювати такі атрибути присутності: стан присутності, розташування, особисту нотатку та номер мобільного телефону.

Presence attributes include status, location, note, and mobile phone number. To enter your phone numbers, click the Menu button, then click Tools > Options > Phones tab.

Відомості про присутність надають контакту контекст і допомагають вам вибрати оптимальний спосіб спілкування з контактом. Наприклад, припустімо, що вам потрібно обговорити пропозицію зі співробітником. Його стан у вашому списку контактів вказує на те, що контакт доступний. Можна пройтися по фойє та поговорити зі співробітником особисто, але його індикатор розташування й особиста нотатка вказують на те, що він працює вдома, тому ви натомість вирішуєте надіслати контакту миттєве повідомлення.

Програма Communicator відображає різноманітні відомості про кожен контакт, тому можна переглянути контекст контакту – чи він доступний; на нараді; звільниться через годину; працює вдома – і використати цей контекст для прийняття рішення щодо оптимального способу спілкування з контактом. Наприклад, якщо контакт перебуває на нараді, а з ним потрібно обговорити термінову справу, йому можна надіслати миттєве повідомлення.

Communicator displays various bits of information about each contact.

Вгорі сторінки

П’ять основних переваг присутності

  • Можна визначити, чи контакт доступний і чи можна отримати миттєву відповідь

  • Можна визначити стан користувача ("Доступний", "Зайнятий" або "Відсутній") та прийняти рішення щодо оптимального режиму спілкування

  • Можна швидко знайти додаткову контактну інформацію, наприклад номер мобільного або іншого телефону

  • Можна переглянути відомості про зайнятість контакту, щоб дізнатися, коли він буде доступний

  • Можна встановити стан "Не турбувати", щоб керувати перериваннями та завершити потрібний обсяг робіт

Вгорі сторінки

Що таке кнопки присутності?

Для кожного контакту наявна кнопка присутності, яка відображає стан користувача. Колір кнопки присутності контакту змінюється на основі ряду факторів, які описано в таблиці нижче.

Кнопка "Присутність"

Текст "Стан"

Опис

Available

Доступний

Контакт перебуває в онлайні та може прийняти участь у розмовах. Цей стан користувач може встановити вручну.

Busy

Зайнятий
Розмовляю по телефону
На конференції
На нараді

Контакт доступний, але бере участь в іншій дії, наприклад:

  • Розмовляю по телефону    Контакт бере участь у телефонній, голосовій або відеорозмові.

  • На конференції     Контакт бере участь у багатосторонній розмові з використанням телефонного зв’язку, голосової або відеоконференції.

  • На нараді     Згідно з календарем Office Outlook, контакт бере участь у запланованій нараді.


Цей рівень присутності користувач може встановити вручну.

Do not disturb

Не турбувати

Цей стан відображається, якщо контакт призначив вам рівень доступу, відмінний від рівня Команда, за однієї з таких умов:

  • Контакт вручну встановив стан присутності Не турбувати.

Urgent interruptions only

Турбувати лише за крайньої потреби

Цей стан відображається, якщо контакт призначив вам рівень доступу "Команда", за однієї з таких умов:

  • Контакт вручну встановив стан присутності Не турбувати

Away

Відсутній
Не на роботі

Можливо, контакт недоступний. Цей стан відображається з таких причин:

  • Комп’ютер контакту простоює довше, ніж настройка для періоду простою комп’ютера—15 хвилин за промовчанням.

    Примітка : За промовчанням стан "Доступний" змінюється на стан "Бездіяльність" через п'ять хвилин простою. Після 15 хвилин бездіяльності стан змінюється на "Відсутність".

  • Календар Office контакту Outlook або автовідповідь за відсутності на робочому місці вказує на відсутність користувача на робочому місці.

  • Контакт тимчасово недоступний. Як тільки на комп’ютері контакту виявлено певні дії, програма Communicator 2007 автоматично змінить стан присутності на відповідний стан.

  • Контакт вручну змінив свій стан присутності на "Відсутній".

Inactive

Бездіяльність

Контакт може бути доступний, але його комп’ютер простоює довше, ніж настройка для періоду простою комп’ютера—п’ять хвилин за промовчанням. У цьому стані контакт перебуває в онлайні та переходить зі стану "Доступний", на що вказує жовто-зелена кнопка. Цей стан встановлюється програмою Communicator.

Busy Inactive

Зайнятий (Бездіяльність)

Контакт перебуває на нараді або заплановано його участь у нараді (на що вказує календар Outlook), але його комп’ютер простоює довше, ніж настройка для періоду простою комп’ютера – 5 хвилин за промовчанням. Цей стан встановлюється програмою Communicator.

Offline

Неактивний

Контакт недоступний. Цей стан відображається з таких причин:

  • Контакт вручну змінив свій стан присутності на "Повідомляти про неактивний стан". (Повідомлення про неактивний стан за промовчанням недоступно. Адміністратор системи має дозволити вмикати цей стан в установі, використовуючи політику груп EnableAppearOffline.)

  • Програма Communicator не запущена на комп'ютері користувача, або він не виконав вхід.

  • Контакт заблокував відображення вам його стану присутності

Presence unknown

Немає даних про присутність

Програмі Communicator не вдалося визначити стан контакту. Цей стан зазвичай відображається, оскільки стан присутності контакту зберігається на іншій системі комп'ютера, наприклад системі організації, яка не є зовнішнім партнером.

Blocked

Заблоковано

Ця кнопка відображається у списку контактів поряд з іменем контакту, якого заблоковано. Користувача, якого заблоковано, буде повідомлено про ваш неактивний стан.

Вгорі сторінки

Що таке всі атрибути присутності, які описують контакт?

Відомості про присутність включають набір різноманітних атрибутів контакту, які описують його доступність, діяльність, контактну інформацію, розклад, розташування та нотатки, як "Особисті", так і "Не на роботі". Нижченаведена таблиця містить повний список атрибутів присутності програми Communicator. У лівій частині таблиці відображено атрибути відомостей про присутність, а у правій – доступність атрибута для певного рівня доступу, що більш детально описано далі в цьому розділі.

Відомості про присутність

Блокувати

Загальнодоступне

Установа

Команда

Особисте

Стан присутності "Неактивний"

Присутність

Коротке ім'я

Адреса електронної пошти

Заголовок *

Робочий телефон *

Мобільний телефон *

Домашній телефон *

Інший номер

Установа *

Офіс *

Робоча адреса *

Сайт Sharepoint *

Розташування наради

Тема наради

Зайнятість

Робочі години

Розташування кінцевої точки

Нотатки (нотатка "Не на роботі")

Нотатки (Особисті)

Останній активний

Примітка : *Якщо ці атрибути надані каталогом Microsoft Active Directory, вони відображаються всім співробітникам вашої установи, незалежно від рівня доступу. Відображення атрибутів зовнішнім контактам залежить від установленого для них рівня дозволу. Для контактів загальнодоступних миттєвих повідомлень атрибути невидимі.

Вгорі сторінки

Як змінити відомості про присутність вручну

Програмою Communicator передбачено набір атрибутів присутності, які можна змінити вручну. Наприклад, можна відредагувати й опублікувати телефонні номери, щоб надати до них спільний доступ іншим користувачам; можна додати особисту нотатку, якщо ви цілий день перебуваєте на навчанні. Крім того, за наявності важливого терміну виконання також можна змінити стан присутності на Не турбувати для керування перериваннями.

Змінення стану присутності

  • Натисніть кнопку "Присутність" і виберіть стан із розкривного меню.

Set your presence status from the Presence button drop-down menu.

Редагування або додавання номеру мобільного або іншого телефону

  1. Натисніть кнопку Меню, наведіть вказівник миші на пункт Знаряддя та клацніть пункт Параметри.

  2. Перейдіть на вкладку Телефони та натисніть кнопку Телефон для номера, який потрібно додати.

  3. Після додавання телефонного номера натисніть кнопку Опублікувати цей номер телефону. Після додавання телефонних номерів слід встановити рівні доступу для контактів, яким слід надати спільний доступ до цих номерів. Див. розділ "Як керувати присутністю, щоб відобразити її не всім, а лише деяким користувачам" далі в цій темі.

Створення особистої нотатки

  • Клацніть у полі Введіть нотатку та введіть текст нотатки. Клацніть за межами поля, коли ввід буде завершено.

    Особиста нотатка відображатиметься всім контактам із рівнем доступу "Установа", "Команда" або "Особисте".

Додавання нотатки "Не на роботі"

  • У програмі Office Outlook відкрийте меню Знаряддя та виберіть параметр Автовідповідь за відсутності на робочому місці.

  • Виберіть параметр Не на роботі, введіть повідомлення "Не на роботі" та натисніть кнопку ОК.

Примітка : Нотатка Не на роботі замінить будь-яку попередньо введену особисту нотатку. Крім того, нотатка Не на роботі не оновлюватиметься, доки не буде виконано виходу та повторного входу у програму Communicator. Після вводу нотатки може знадобитися до 30 хвилин, доки вона пошириться по всій системі присутності. Крім того, щоб забезпечити поширення цих відомостей, на пристрої, який може підключатися до служб сервера Exchange, має бути запущений клієнт програми Communicator.

Відображення розташування

Програма Communicator дає змогу відобразити своє розташування як частину відомостей про присутність. Поточне розташування можна вказати як На домашній чи Офіс, або можна створити настроюване розташування.

  • Натисніть кнопку "Присутність", наведіть вказівник миші на пункт Поточне розташування, а потім виберіть розташування або натисніть кнопку Створити настроюване розташування.

Ваші відомості про розташування будуть відображені лише контактам, яким призначено рівень доступу Команда або Особисте. Додаткові відомості про призначення контактам рівнів доступу див. у розділі Як відомості про присутність відображаються іншим користувачам на основі рівнів доступу далі в цій темі.

Вгорі сторінки

Як оновлюється присутність на основі календаря Outlook

За промовчанням стан присутності зв’язано з календарем Outlook. Це означає, що якщо наразі в календарі Outlook заплановано нараду, у програмі Communicator ваш стан відобразиться як На нараді, що показано на ілюстрації. Додаткові відомості див. у розділі Настроювання особистих параметрів.

If a meeting is scheduled in your Outlook calendar, your status in Communicator is set to: In a meeting.

Вгорі сторінки

Як оновлюється присутність на основі вашої діяльності

Якщо здійснюється голосовий або відеовиклик або ви перебуваєте на конференції, програма Communicator оновлює вашу присутність. Ваша кнопка "Присутність" відображатиме стан "Зайнятий", а рядок стану буде оновлено до значення Розмовляю по телефону або На конференції.

Your status string automatically updates when you are in an audio or video call, or conference.

Вгорі сторінки

Як оновлюється присутність на основі вашої бездіяльності

Користувачів програми Communicator часто цікавить значення жовтогарячої та жовто-зеленої кнопки присутності.

Кнопка "Присутність"

Опис

Busy Inactive

Кнопка присутності "Зайнятий (Бездіяльність)"     відображається, якщо користувач програми Communicator перебуває на нараді або вручну встановив стан "Зайнятий", а програмою Communicator не виявлено вводу даних на комп’ютері (або будь-якому ПК користувача, на якому запущено програму Communicator) протягом останніх п’яти хвилин. Якщо користувач використає, наприклад, мишу або клавіатуру, стан повернеться до значення "Зайнятий".

Inactive

Кнопка присутності "Бездіяльність"     відображається, якщо контакт може бути доступний, але його комп’ютер простоює довше, ніж настройка для періоду простою комп’ютера – п’ять хвилин за промовчанням. У цьому стані контакт перебуває в онлайні та переходить зі стану "Доступний", на що вказує жовто-зелена кнопка. Цей стан встановлюється програмою Communicator.

Away

Кнопка присутності "Відсутній" встановлюється, якщо програмою Communicator не виявленого вводу даних на комп’ютері користувача, на якому запущено програму Communicator, протягом п’ятнадцяти хвилин. Якщо на комп’ютері введено дані, кнопка "Присутність" і стан повернуться до попереднього стану.

Вгорі сторінки

Як керувати відомостями про присутність, щоб відобразити їх не всім, а лише деяким користувачам

У програмі Communicator передбачено рівні доступу, які можна призначити контактам, щоб керувати обсягом і типом доступних їм відомостей про присутність. Наприклад, швидше за все, вам потрібно відобразити номер мобільного телефону найближчим співробітникам, а не працівникам усієї установи. Крім того, може виникнути потреба повідомити про ваше розташування членів команди, а не працівників усієї установи. Для керування доступом до ваших відомостей про присутність у програмі Communicator передбачено рівні доступу. Рівні доступу можна призначити одним із кількох методів:

  • У списку контактів клацніть контакт, якому потрібно призначити рівень доступу, наведіть вказівник миші на пункт Змінити рівень доступу, а потім виберіть рівень доступу для контакту.

    To control access to your presence information, Communicator provides access levels.

  • Натисніть кнопку Змініть спосіб перегляду контактів і клацніть пункт Рівні доступу. Після цього контактам можна призначити рівні доступу, перетягуючи їх до потрібних рівнів доступу.

  • Якщо вас додано до списку контактів іншим користувачем, надходить сповіщення, яке дає змогу прийняти або відхилити запит користувача на додавання вас до свого списку контактів. Щоб призначити рівень доступу за допомогою цього сповіщення, виберіть рівень доступу в полі Рівень доступу цієї особи та натисніть кнопку ОК.

When someone adds you to their Contact List, you receive an alert.

Вгорі сторінки

Як відомості про присутність відображаються іншим користувачам на основі рівнів доступу

За допомогою нижченаведених прикладів можна зрозуміти, як ваші відомості про присутність відображаються іншим користувачам, а також як рівні доступу можуть визначати доступні контактам відомості про присутність.

Ваш стан змінено з "Доступний" на "Відсутній"

Ваша кнопка "Присутність" виглядає так

Change your status from Available to Away.

Контакту, якому призначено рівень доступу Установа, відображається

Company access level

Контакту, якому призначено рівень доступу Команда, відображається

Team access level

Опубліковано номер вашого мобільного телефону

Номер вашого мобільного телефону опубліковано на вкладці Телефони

Your mobile number is published in the Phones tab.

Контакту, якому призначено рівень доступу Установа, відображається

Company access level

Контакту, якому призначено рівень доступу Команда, відображається

Team access level

Встановлено стан "Не турбувати"

Ваша кнопка "Присутність" виглядає так

Set your status to Do not disturb

Контакту, якому призначено рівень доступу Установа, відображається

Company access level

Контакту, якому призначено рівень доступу Команда, відображається

Team access level

Ви перебуваєте на нараді, запланованій у календарі Outlook

Ваш стан присутності автоматично оновлюється до значення "Зайнятий – На нараді"

Set to Busy - In a meeting

Контакту, якому призначено рівень доступу Установа, відображається

Company access level

Контакту, якому призначено рівень доступу Команда, відображається

Team access level

Ви перебуваєте в онлайні, але комп’ютер не зареєстрував жодного вводу протягом останніх п’яти хвилин

Ваш стан присутності автоматично оновлюється до значення "Бездіяльність"

Inactive status

Контакту, якому призначено рівень доступу Установа, відображається

Company access level

Контакту, якому призначено рівень доступу Команда, відображається

Team access level

Ви перебуваєте на нараді, і комп’ютер не зареєстрував жодного вводу протягом останніх п’яти хвилин

Ваша кнопка "Присутність" автоматично оновлюється до значення "Зайнятий (Бездіяльність)"

Inactive - In a meeting

Контакту, якому призначено рівень доступу Установа, відображається

Company access level

Контакту, якому призначено рівень доступу Команда, відображається

Team access level

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×