Посібник із конфіденційності для особистої приладної дошки MyAnalytics і надбудови MyAnalytics для Outlook

MyAnalytics допомагає користувачам краще зрозуміти, як вони співпрацюють із колегами та витрачають робочий час. Ця служба надає корисні відомості, які можуть допомогти користувачам установлювати пріоритети й ефективно розпоряджатися робочим часом. У цьому посібнику наведено загальні відомості про типи даних, які збираються та використовуються службою MyAnalytics, а також про доступні в ній засоби конфіденційності й елементи керування.

Використання даних

MyAnalytics обробляє три типи даних:

  1. Дані про дії з календарем і електронною поштою в поштовій скриньці Office 365 користувача, як-от час, витрачений на наради, або повідомлення, надіслані певній особі.

  2. Дані про дії людей, із якими користувач спілкується електронною поштою (у зведеному вигляді дають змогу вберегти конфіденційність).

  3. Дані Office 365, створені на основі дій користувачів в організації (також у зведеному вигляді).

    Примітка : Дані зовнішніх користувачів не використовуються в MyAnalytics.

Дані першого типу називаються даними поштової скриньки, а другого та третього типів – інкрементними

MyAnalytics використовує дані поштової скриньки абсолютно новими способами. Наприклад, у MyAnalytics є подання, які дають змогу швидко зрозуміти, скільки часу користувачі витрачають на наради або на електронну пошту кожного дня, з ким вони найчастіше співпрацюють і з ким давно не спілкувалися. Усі ці дані отримано на основі інформації з поштової скриньки користувача.

Використовуючи інкрементні дані, MyAnalytics дає можливість користувачам порівнювати свою роботу й роботу своїх колег. Інкрементні дані також застосовуються в надбудові MyAnalytics для Outlook, яка надає статистику про дії з електронною поштою користувача. Коли служба MyAnalytics використовує інкрементні дані, вона не ідентифікує користувачів за іменем, щоб захистити їхню конфіденційність.

Аналіз

Щоб зрозуміти, як MyAnalytics використовує дані поштової скриньки, розгляньте наведені нижче сценарії. Якщо користувач хоче дізнатися, хто найчастіше надсилав йому електронні листи протягом останнього тижня, він може вручну порахувати кількість повідомлень, отриманих від кожного співробітника, а потім відсортувати їх за кількістю отриманих від них повідомлень. Крім того, користувач може визначити середній час відповіді на його повідомлення, переглянувши позначки часу в поштовій скриньці. Існують різноманітні показники, які можна розробити на основі даних поштової скриньки:

  • обсяг часу, витраченого на наради та повідомлення;

  • частина дня, у якій користувач найактивніше користується електронною поштою;

  • тривалість періодів без нарад, коли можна сконцентруватися на роботі;

  • колеги, з якими найчастіше переписується та проводить наради користувач;

  • середній час відповіді на вхідні та вихідні повідомлення.

На зображенні нижче показано приклад приладної дошки користувача MyAnalytics. На ньому вказано, скільки часу він витрачає на листування та наради, скільки часу може витратити на роботу та як довго працює в неробочий час.

Особиста приладна дошка Delve Analytics зі статистикою проведення часу за тиждень

Уся статистика обчислюється на основі вже доступних у поштовій скриньці даних користувача.

Відомості про обчислення цих та інші показників див. в статті Особиста приладна дошка Microsoft MyAnalytics.

На додачу до аналізу даних поштової скриньки, MyAnalytics надає статистику на основі інкрементних даних, як-от середній час, який користувачі в організації витрачають на наради та листування, або час, коли вони найчастіше читають електронну пошту. Цю статистику надано у зведеному вигляді. У ній використовуються знеособлені дані, що дає змогу вберегти конфіденційність. MyAnalytics не визначає дії користувачів на основі інкрементних даних.

Примітка : Знеособлені дані можуть відноситися до певної особи, але через високий рівень конфіденційності на основі цих даних або їхнього поєднання з іншими доступними чи збереженими даними не можна напряму або опосередковано визначити до кого саме.

Наприклад, на приладній дошці MyAnalytics можна дізнатися про середній час, який витрачає конкретна організація на наради. Визначити користувача в цьому поданні неможливо.

Тривалість нарад: час, проведений на нарадах

Ще один приклад інкрементних даних, що використовуються в MyAnalytics, – це відсоток прочитаних повідомлень. На зображенні нижче показано відсоток прочитаних повідомлень, якщо одержувача вказано безпосередньо та якщо він входить до групи.

Звички роботи з поштою: приблизний час, витрачений на надсилання та читання електронних листів

Ці дані неможливо отримати на основі даних поштової скриньки. Це інкрементні дані, але на їхній основі неможливо визначити окремих людей або їхні дії.

Повна конфіденційність

Усі ці дані можна переглянути на особистій приладній дошці MyAnalytics. У MyAnalytics немає механізмів або параметрів, які б дали змогу іншому користувачу отримати доступ до вашої приладної дошки. Зокрема, MyAnalytics не надає доступу до особистих приладних дощок співробітників керівникам або адміністраторам організації.

У MyAnalytics виводяться лише ті відомості про конкретних користувачів, які вже є в поштовій скриньці.

Якщо мова йде про використання інкрементних даних, MyAnalytics прагне захистити конфіденційність окремих користувачів, створюючи звіти лише в тому випадку, коли розмір групи не менший за мінімальний. Крім того, статистичні результати зі значеннями "0%" або "100%" не відображаються, тому що на їхній основі можна визначити дії окремих користувачів. Наприклад, користувач може зрозуміти, що ніхто не прочитав повідомлення або його прочитали всі. Натомість користувач побачить фрази на кшталт "низька активність читання", "висока активність читання" тощо. Завдяки особистим приладним дошкам і знеособленим даним MyAnalytics забезпечує захист конфіденційності.

Примітка : У поточній версії MyAnalytics мінімальний розмір групи складає 5 осіб. У майбутніх версіях MyAnalytics адміністратори матимуть змогу збільшувати або зменшувати це значення.

Коли користувачі надають дозвіл на збір інкрементних даних, вони забезпечують собі та своїм колегам можливість отримувати цінну контекстну інформацію й порівняння. Проте користувачі, які не хочуть надавати свої інкрементні дані, можуть відмовитися від використання MyAnalytics у будь-який час. Вони також мають можливість знову почати використовувати цю службу, якщо передумають.

Можливості керування даними в MyAnalytics

Разом із цими заходами захисту конфіденційності MyAnalytics надає гнучкі елементи керування, які дають змогу організаціям дотримуватися різних законодавчих норм, пов’язаних із конфіденційністю та використанням даних співробітників.

Коли адміністратори активують MyAnalytics в організації, вони можуть визначити таке:

  1. Хто може отримувати доступ до служби MyAnalytics і використовувати її.

    • Адміністратори мають змогу визначити, які користувачі зможуть отримувати доступ до служби MyAnalytics і використовувати її, призначивши їм ліцензії ("ліцензовані користувачі").

  2. Чи надають ліцензовані користувачі інкрементні дані за замовчуванням.

    • Адміністратори можуть виключити MyAnalytics, після чого ліцензованим користувачам потрібно самостійно погодитися використовувати MyAnalytics, щоб надавати інкрементні дані й отримувати доступ до приладної дошки та надбудови Outlook. Крім того, MyAnalytics може бути активована за замовчуванням. Це означає, що ліцензовані користувачі автоматично надаватимуть інкрементні дані та отримуватимуть доступ до особистої приладної дошки й надбудови Outlook. Ці користувачі можуть відмовитися від використання служби в меню параметрів.

      Примітка : Ліцензовані користувачі повинні погодитися на використання служби, щоб надавати інкрементні дані й отримувати доступ до інтерфейсу MyAnalytics. Якщо користувач відмовляється, доступ до інтерфейсу MyAnalytics блокується.

  3. Які користувачі не повинні надавати інкрементні дані.

    • Деяким співробітникам організацій недоречно надавати інкрементні дані через їхні посадові обов’язки. У MyAnalytics адміністратори можуть додати таких користувачів до списку винятків. Ці користувачі не зможуть погодитися надавати інкрементні дані. Проте вони матимуть доступ до інтерфейсу MyAnalytics, якщо їм призначено ліцензію.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×