Посібник із багатозначних полів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У більшості систем керування базами даних і в попередніх версіях Microsoft Access у полі можна зберігати лише одне значення. У Microsoft Office Access 2007 можна створити поле, яке містить кілька значень, наприклад список категорій, до яких відноситься завдання. Багатозначні поля зручно використовувати, наприклад, під час роботи у програмі Office Access 2007 з інформацією, яка зберігається у списку Windows SharePoint Services 3.0, що містить поле одного із типів багатозначних полів, наявних у службах Windows SharePoint.

У цьому розділі описано багатозначні поля у програмі Office Access 2007 і службах Windows SharePoint, способи створення, використання та застосування багатозначних полів у запиті.

У цій статті

Що таке багатозначне поле?

Багатозначні поля у Microsoft Windows SharePoint Services

Використання багатозначних полів

Створення багатозначного поля

За допомогою майстра підстановок

Змінення структури багатозначного поля

Спосіб застосування багатозначних полів у запиті

Що таке багатозначне поле?

Уявімо, що потрібно доручити завдання одному із працівників або підрядників, але ви вирішили доручити його кільком. У програмі Office Access 2007 можна створити багатозначне поле, в якому можна вибирати працівників зі списку.

Багатозначне поле

У полі зі списком поруч із вибраними пунктами відображатимуться прапорці. Можна встановити або зняти прапорці поруч з елементами списку та натиснути кнопку OK, щоб підтвердити вибір.

багатозначне поле зі списком

Вибрані імена працівників зберігаються в багатозначному полі та під час відображення розділяються крапкою з комою (за промовчанням).

багатозначне поле зі значеннями, розділеними крапкою з комою

Багатозначні поля полегшують роботу, якщо потрібно вибрати та зберегти кілька варіантів, не створюючи базу даних зі складнішою структурою. Багатозначні поля також важливі для інтеграції зі службами Windows SharePoint, оскільки у списках SharePoint також підтримуються багатозначні поля.

Чому у програмі Office Access 2007 дозволено зберігати кілька значень в полі, хоча в більшості систем керування реляційними базами даних це заборонено? Обробник бази даних у програмі Office Access 2007 фактично не зберігає значення в одному полі. Навіть якщо те, що користувач бачить і з чим працює, виглядає як одне поле, значення насправді зберігаються окремо та керуються у прихованих, системних таблицях. Обробник бази даних Access автоматично розподіляє дані та збирає їх для відображення значень в одному полі.

З технічної точки зору багатозначні поля Access моделюють зв’язок «багато-до-багатьох». Наприклад, розглянемо таблицю подій, в якій одного або кількох працівників призначено відповідальними за кожну подію. Уявімо, що створено багатозначне поле «Призначено», в якому призначаються події для працівників. Зв’язок між подіями та співробітниками належить до типу «багато-до-багатьох». Тобто можна призначити одну подію багатьом працівникам і кілька подій одному працівнику.

На початок сторінки

Багатозначні поля у службах Windows SharePoint

У службах Windows SharePoint версії 2.0 підтримуються стовпці Вибір, в яких можна вибирати та зберігати кілька варіантів в одному полі. У Windows SharePoint Services 3.0 можна також створити поле підстановки, в якому можна вибирати та зберігати кілька варіантів в одному полі. Для інтеграції програми Office Access 2007 зі службами Windows SharePoint і підтримки їх типів полів у програмі Office Access 2007 упроваджено підтримку багатозначних полів.

Під час встановлення зв’язку зі списком SharePoint, в якому використовується один із цих багатозначних типів даних, програмою Office Access 2007 автоматично створюється та локально використовується власний багатозначний тип Access.

Під час експорту таблиці Access, в якій містяться багатозначні поля, до списку SharePoint поле перетворюється на один із типів багатозначних полів, наявних у службах Windows SharePoint. Аналогічно, під час переміщення бази даних Access, в якій містяться таблиці з багатозначними полями, на сайт SharePoint кожне з цих багатозначних полів перетворюється на один із типів багатозначних полів служб Windows SharePoint.

На початок сторінки

Використання багатозначного поля

Багатозначне поле слід створювати, якщо потрібно:

  • Зберегти кілька значень зі списку варіантів, який є відносно малим.

    Багатозначне поле створюється у програмі Office Access 2007 за допомогою майстра підстановок у поданні конструктора таблиці.

  • Експортувати таблицю Access на сайт SharePoint для використання багатозначного вибору або полів підстановки, наявних у службах Windows SharePoint.

    Багатозначне поле створюється у програмі Office Access 2007 за допомогою майстра підстановок у поданні конструктора таблиці. Відтак таблиця експортується до списку SharePoint.

  • Перемістити базу даних Access на сайт SharePoint для використання багатозначного вибору або полів підстановки, наявних у службах Windows SharePoint.

    Багатозначне поле створюється у програмі Office Access 2007 за допомогою майстра підстановок у поданні конструктора таблиці. Відтак на вкладці Зовнішні дані потрібно вибрати елемент Перемістити на сайт SharePoint.

  • Підключитися до списку SharePoint, в якому міститься багатозначний стовпець «Вибір» або багатозначне поле підстановки.

    Багатозначне поле Office Access 2007 створюється автоматично та зіставляється з полем служб Windows SharePoint під час створення зв’язаної таблиці.

Крім попередніх сценаріїв багатозначне поле можна також створити, якщо ви не маєте наміру переміщувати базу даних до Microsoft SQL Server. Багатозначне поле Office Access 2007 перетворюється на поле приміток (n-текст) SQL Server, в якому міститься розділений набір значень. Оскільки у SQL Server не підтримується багатозначний тип даних, який моделює тип відносин «багато-до-багатьох», може виникнути потреба в додаткових структурних виправленнях та перетворенні.

На початок сторінки

Створення багатозначного поля

Під час відкриття таблиця відображається в поданні таблиці. Багатозначний стовпець підстановки можна додати, вибравши на вкладці Режим таблиці у групі Поля та стовпці елемент Стовпець підстановки. Після цього запускається майстер підстановок, який допоможе створити стовпець підстановки.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів двічі клацніть таблицю, в якій потрібно створити стовпець підстановки, щоб відкрити її.

  4. На вкладці Режим таблиці у групі Поля та стовпці виберіть елемент Стовпець підстановки.

    Зображення стрічки Access

    Відобразиться майстер підстановок.

    сторінка майстра підстановок, на якій вибирається таблиця/запит або список значень

  5. У першому діалоговому вікні майстра підстановок потрібно вибрати основу для стовпця підстановки: дані з таблиці чи запиту або список введених значень.

    Найуживаніший тип стовпця підстановки — це стовпець, який відображає значення з пов’язаної таблиці або запиту.

  6. Щоб дізнатися, як майстра підстановок, відображається за допомогою майстра підстановок. Докладніші відомості про те, як створити багатозначне поле перегляд, Додавання або змінення стовпця підстановки, який дає змогу зберегти кілька значень.

На початок сторінки

Використання майстра підстановок

Майстер підстановок відображається під час створення стовпця підстановки в поданні таблиці, під час перетягування поля з області «Список полів» до таблиці, яку відкрито в поданні таблиці, і в поданні конструктора, якщо у стовпці «Тип даних» вибрати пункт «Майстер підстановок». Майстер допомагає виконати всі кроки, потрібні для створення стовпця підстановки, і автоматично встановлює відповідні властивості полів. Майстер також створює зв’язки таблиць та індекси, якщо це потрібно для підтримки стовпця підстановки.

Після запуску майстра потрібно вибрати основу для стовпця підстановки: таблицю чи запит або список введених значень. Зазвичай, якщо базу даних побудовано належним чином і дані розділено на тематичні таблиці, джерелом даних для стовпця підстановки слід вибирати таблицю або запит.

  • Створення багатозначної підстановки на основі таблиці або запиту

    Під час перетягування поля з області «Список полів» для створення багатозначного поля перші два кроки наведеної нижче процедури виконуються автоматично, тому слід починати із третього кроку.

    1. У майстрі підстановок виберіть пункт Стовпець підстановки має шукати значення в таблиці або запиті та натисніть кнопку Далі.

    2. Виберіть таблицю або запит зі списку та натисніть кнопку Далі.

    3. У розділі Доступні поля виберіть поле, яке потрібно додати до підстановки.

    4. Натисніть кнопку із символом (>), щоб перемістити вибране поле до списку Вибрані поля.

    5. Повторіть попередні два кроки, щоб додати всі потрібні поля до списку Вибрані поля. Відтак натисніть кнопку Далі.

    6. Якщо потрібно, виберіть від одного до чотирьох полів, за якими слід сортувати елементи підстановки, і натисніть кнопку Далі. Натисніть кнопку За зростанням, щоб змінити сортування елементів підстановки за зростанням на сортування за спаданням. Зверніть увагу, що назва кнопки змінюється на За спаданням. Натисніть кнопку ще раз, щоб повернути попередній спосіб сортування. Для продовження натисніть кнопку Далі.

    7. Установіть ширину стовпців у полі підстановки, якщо потрібно, і натисніть кнопку Далі.

    8. У розділі Зберегти кілька значень для цієї підстановки? встановіть прапорець Дозволити кілька значень.

      Примітка : Прапорець потрібно встановити, щоб дозволити збереження кількох значень.

    9. Натисніть кнопку Готово.

      Після натискання кнопки «Готово» створюється стовпець підстановки, властивості поля якого встановлено на основі вибраних у майстрі підстановки варіантів.

    10. Щоб зберегти таблиці, натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і натисніть кнопку зберегти.

  • Створення багатозначної підстановки на основі введених значень

    1. У майстрі підстановки виберіть Я введу потрібні значення самостійно та натисніть кнопку Далі.

    2. Введіть потрібну кількість стовпців. Введіть кожне значення. Щоб перейти до наступного стовпця або рядка, натисніть клавішу TAB.

    3. Після завершення введення значень натисніть кнопку Далі.

    4. Якщо вказано кілька стовпців на кроці 2, необхідно вибрати який стовпець, який використовуватиметься для ідентифікувати кожного значення. У списку Доступні поля двічі клацніть стовпець, який потрібно використовувати, щоб ідентифікувати кожного значення.

      Примітка : Цей крок не відображатиметься, якщо під час кроку 2 визначено лише один стовпець.

    5. У майстрі підстановок введіть назву для стовпця підстановки.

    6. У розділі Зберегти кілька значень для цієї підстановки? встановіть прапорець Дозволити кілька значень.

      Примітка : Прапорець потрібно встановити, щоб дозволити збереження кількох значень.

    7. Натисніть кнопку Готово.

      Після натискання кнопки «Готово» створюється стовпець підстановки, властивості поля якого встановлено на основі вибраних у майстрі підстановки варіантів.

    8. Щоб зберегти таблиці, натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і натисніть кнопку зберегти.

      Після створення багатозначного поля під час перегляду таблиці в поданні таблиці воно відображається як розкривний список із прапорцями.

На початок сторінки

Змінення структури багатозначного поля

Щоб отримати відомості про те, як змінити структуру багатозначного поля перегляньте статтю Додавання або змінення стовпця підстановки, який дає змогу зберегти кілька значень.

На початок сторінки

Застосування багатозначних полів у запиті

Під час застосування багатозначного поля в запиті потрібно вибрати, як відображати дані: як багатозначне поле з усіма значеннями, розділеними крапкою з комами, чи як окремі рядки для кожного значення. Наприклад, є таблиця «Завдання» із полем «Призначено», в якому працівникам призначаються завдання. Запит, який міститиме поле «Призначено», можна створити в такий спосіб:

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. На вкладці Створити в групі Додатково натисніть кнопку Конструктор запиту.

    Зображення стрічки Access

  4. У діалоговому вікні Відображення таблиці виберіть таблицю (у цьому прикладі «Завдання»), в якій міститься багатозначне поле, і натисніть кнопку Додати.

  5. Натисніть кнопку Закрити.

  6. Перетягніть поля, які потрібно використати, до сітки конструктора. У цьому прикладі перетягніть поле «Заголовок» і багатозначне поле «Призначено» до сітки конструктора.

  7. На вкладці Конструктор у групі Результати виберіть елемент Запуск.

Результат запиту виглядатиме приблизно так, в одному стовпці відображатиметься заголовок, а в другому — багатозначне поле:

Результат запиту, відображено поля «Заголовок» і «Призначено»


Уявімо, що потрібно переглянути багатозначне поле «Призначено» в розгорнутому вигляді, так, щоб кожне значення «Призначено» відображалося в окремому рядку. Для цього потрібно вказати властивість Value, додаючи рядок «.Value» до слова «Призначено» в рядку Поле, як це показано в конструкторі:

поля «заголовок» і «призначено.value» у конструкторі запиту

Після вказання поля Призначено в рядку Поле всі значення багатозначного поля відображаються програмою Access в одному рядку. Якщо використовується властивість Value, як у Призначено.Value, багатозначне поле відображається в розгорнутому вигляді — кожне значення в окремому рядку. Запит для відображення окремих значень можна створити в такий спосіб:

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. На вкладці Створити в групі Додатково натисніть кнопку Конструктор запиту.

    Зображення стрічки Access

  4. У діалоговому вікні Відображення таблиці виберіть таблицю (у цьому прикладі «Завдання»), в якій міститься багатозначне поле, і натисніть кнопку Додати.

  5. Натисніть кнопку Закрити.

  6. Перетягніть поля, які потрібно використати (у цьому прикладі багатозначне поле «Призначено.Value»), до сітки конструктора.

  7. На вкладці Конструктор у групі Результати виберіть елемент Запуск.

Результат запиту виглядатиме приблизно так, в одному стовпці відображатиметься заголовок, а в другому — багатозначне поле «Призначено.Value»:

Результат запиту, відображено поля «Заголовок» і окремі значення поля «Призначено»

Щоб отримати додаткові відомості про використання багатозначних полів у запитах можна знайти за допомогою багатозначних полів у запитах.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×