Поради щодо Microsoft MyAnalytics

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Ці поради допоможуть вам краще витрачати час і зосередитися на те, що важливо в роботі. Поради з усіх не для всіх користувачів. Що можна та повинен завжди залежить від роль і ви працюєте в організації.

Використання MyAnalytics в Outlook

Як дізнатися, скільки людей читання певне електронної пошти, які надсилаються? Ознайомтеся з Надбудова MyAnalytics для Outlook , щоб переглянути кількість користувачів прочитали, відповів на або пересилати електронну пошту.

Порада : Перейдіть до Outlook та відкрийте повідомлення електронної пошти, який уже надіслано або отримано. Натисніть кнопку MyAnalytics у верхній частині повідомлення електронної пошти, просто під рядком одержувачів, щоб переглянути статистику.

Наради

Зменште кількість нарад і зробіть їх коротшими й ефективнішими. Є кілька способів заощадити час на нарадах.

Надсилайте зведення замість запрошень

Електронна пошта – не найгірший засіб спілкування. За допомогою неї можна знизити показник відвідуваності нарад, не зменшуючи обізнаності працівників. Якщо відомо, що думки певних колег не вплинуть на ухвалення рішення, можна повідомити їх про результати наради електронним листом.

Скорочуйте наради

Нещодавнє опитування керівників засвідчило, що від 25 до 50 % часу на нарадах витрачається дарма. У деяких компаніях запроваджено наради стоячи. Такий формат не можна застосувати до всіх нарад, проте це безумовно допомагає заощадити час і підвищити ефективність порівняно з традиційними нарадами, коли учасники сидять. Крім того, радимо скоротити тривалість або кількість повторюваних нарад, особливо тих, у яких беруть участь понад 10 осіб.

Перегляньте необхідність повторюваних нарад

Якщо потрібно підвищити продуктивність, зазвичай можна порадити "почистити" календар. Спробуйте скасувати всі повторювані наради на тиждень. Додавайте за потреби тільки ті наради, які є справді необхідні. Це гарантовано скорочує кількість нарад на 10–30 % за умови злагодженої роботи.

Перевірте список учасників

Великі загальні збори та поточні наради за принципом службової необхідності можуть швидко набриднути тим учасникам, які не мають прямого відношення до теми, що обговорюється. Багатозадачність – типовий показник того, що присутність особи на зборах не обов’язкова. Можливо, варто натомість надсилати зведення?

Не заохочуйте до "бізнес-туризму"

Бізнес-туристами називають працівників, які "намагаються відвідати якомога більше нарад тільки для того, щоб залишатися в курсі справ". Передумовою успішних нарад є активні дії всіх учасників. Незацікавлені учасники можуть суттєво знижувати ефективність нарад. Організатор наради має обмежити доступ до неї деяких працівників, щоб зменшити кількість факторів відволікання уваги й підвищити активність зацікавлених учасників.

Електронна пошта

Знімайте слухавку, не відповідайте всім одразу та відмовтеся від некорисних списків розсилок – ось кілька способів зменшити час, який ви витрачаєте на роботу з електронною поштою.

Видаляйте непотрібних одержувачів електронної пошти

Перш ніж натиснути кнопку "Надіслати", перегляньте список одержувачів, щоб переконатися, що думка кожного з них важлива. Двічі подумайте, перш ніж натиснути кнопку Відповісти всім. Ми радимо завжди відповідати тільки відправникові. Використовуйте команду Відповісти всім, тільки якщо ваша відповідь справді потрібна всім одержувачам. Можливо, цим людям важливо тільки отримати кінцеве рішення, а не заглиблюватися в процес його прийняття.

Надсилайте менше повідомлення електронної пошти – використовуйте Skype або слухавку

Перш ніж надсилати повідомлення електронної пошти на всіх, спробуйте ці. В організації простоти цільова знайдено, що зменшення керівництва електронної пошти виводу 54 відсотків призвели до відображення на 7% підвищення продуктивності протягом всієї організації. Керування Порада стовпець підтримує цей підхід закликаючи керівників, щоб "слухавку." Часто телефонні виклики ефективніше, ніж розмов назад і вперед в електронній пошті та дозволити для запитань відповіді в режимі реального часу. Skype дуже добре.

Відпишіться від групових розсилок, які ви не читаєте

Радимо видалити себе з груп, участь у яких не приносить жодної користі. Якщо ви видаляєте певні повідомлення або переміщуєте їх до папки з назвою "Прочитати пізніше", у яку ніколи не заглядаєте, імовірно, краще взагалі не засмічувати свою папку "Вхідні".

Заощаджуйте простір у папках "Вхідні" своїх колег

Радимо запровадити в компанії одне правило щодо одержувачів копій повідомлень електронної пошти. Це справді просто: відповідаючи на електронний лист, переміщуйте якомога більше одержувачів у рядок "Прихована копія" з приміткою на кшталт "адреси Антона, Світлани й Дениса додано в рядок «Прихована копія», щоб не засмічувати їхні папки вхідних". Якщо ці колеги бажають брати участь у розмові, вони зможуть виступити за це. Інакше вони просто припинять отримувати повідомлення, які захаращували б їхні папки "Вхідні" й призводили би до марнування часу. Таким чином, ви продемонструєте повагу до інших людей і визнаєте цінність їхнього часу. Заохочуйте інших до такої поведінки.

Неробочий час

Турбуйтеся про своїх колег!

  • Упорядковуйте електронні листи та повідомлення про оновлення стану в щоденні й щотижневі інформативні зведення. Це дасть змогу зменшити зайву напругу та хаос, спричинені переповненням поштових скриньок.

  • Зберігайте чернетки або плануйте доставку електронних листів у робочий час одержувачів. Намагайтеся не надсилати важливі повідомлення вночі або рано-вранці.

  • Вимкніть сповіщення на телефоні й комп’ютері, якщо вам потрібно зосередитись на важливій справі.

В робочій групі:

  • наприклад, відмовтесь від нарад по середах;

  • погодьте час для роботи в групі;

  • поважайте час інших людей;

  • завчасно плануйте тривалість наради й обмірковуйте перелік запрошених.

Робочий час

Ми визначаємо робочий час роботи як принаймні дві послідовні години без нарад. Це час, коли ви повністю зосереджуєтеся на кінцевих результатах або виконуєте інші важливі завдання.

Позначайте робочий час в календарі

Ефективно керуйте власним часом і не резервуйте один і той же час для різних завдань. Також не призначайте завдань учасникам своєї групи в їхній зарезервований для роботи час.  

Зменшуйте кількість нарад

Що менше нарад, то більше часу на виконання важливих завдань або відпочинок.

Сприяйте розвитку взаємовідносин, щоб підвищити продуктивність

У робочий час робіть маленькі перерви для перепочинку. Це дасть змогу відновити сили для досягнення успіху. Наслідки розвитку взаємовідносин і розширення кола знайомств для професійного зростання важко переоцінити. Дослідження, яке проводила партнерська група, засвідчило прямий взаємозв’язок між ефективністю продавця та діапазоном його соціальних зв’язків. Виявилося, що кількість внутрішніх зв’язків у найкращих продавців на 33 % більша, ніж у посередніх. Це означає, що робота над розвитком взаємовідносин із колегами допомагає підвищити продуктивність.

Знаходьте час для важливих справ

Замість того щоб випити ще одну чашку кави на робочому місці, зробіть перерву й пообідайте з колегами. Так ви відпочинете, розширите коло спілкування та, імовірно, збільшите свою продуктивність.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×