Поради щодо підготування списку розсилки

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Незалежно від того, наскільки продуманим є повідомлення електронної пошти, воно не матиме потрібного впливу, якщо його буде надіслано до цільової аудиторії.

Що точніше націлено розсилку на сегмент, у якому клієнти зацікавлені в певній пропозиції, то більший шанс на успіх має розсилка. Для уточнення цільових сегментів слід відвести від третини до половини часу та бюджету, призначеного для роботи над розсилкою.

Можна обмежити список розсилки певними іменами або адресами, або включити більше відомостей про кожного клієнта, щоб можна було розділити клієнтів по категоріях у сегменти, важливі для вашого бізнесу.

У цій статті

Як використовувати дані про клієнтів

Створення списку розсилки

Об'єднання кількох списків із кількох джерел у один

Уточнення списку одержувачів

Використання даних клієнтів

Після одержання інформації про клієнтів і потенційних клієнтів відстеження їхніх спільних ознак може бути надзвичайно корисним. Що більше відомостей буде записано зі списку розсилки, то більше можливостей ви матимете під час вибору цільової аудиторії для списків розсилки.

Але потрібно переконатися, що всі відстежені дані будуть вами використані. Що більше ускладнюється список розсилки, то більше зусиль необхідно докласти для його підтримки.

Наприклад, дані клієнтів можна використати в такі способи.

  • Надіслати листи клієнтам у певному регіоні     Відфільтруйте списки розсилки за містом або поштовим індексом, щоб можна було надіслати рекламні оголошення клієнтам, які проживають у певному регіоні.

  • Додавання персоналізованого привітання     Персоналізуйте розсилку, додавши одержувачів першої або останньої імен у рядок привітання, ім'я відділити окремі поля заголовка, ім'ята прізвище даних.

  • Фокус на одержувачі певного віку     Повідомте клієнтів про товари та послуги, які підходять для тих клієнтів етапу життя (наприклад, планування виходу на пенсію у свої п'ятдесят) за допомогою збору датами своїм клієнтам, як народження рік (наприклад, «1945»).

    Пропонувати рекламних подарунковий для всіх користувачів, яких день народження потрапляє в поточному місяці, може збирати дати народження день, місяць, рік (наприклад, "1 січня 2000").

  • Настроїти окремі розсилки для осіб різної статі     Оголошуйте про нову лінійку продукції лише чоловікам або лише жінкам, включивши стать кожного клієнта («чол.» або «жін.») до списку розсилки.

  • Використовувати історію покупок     Надсилайте спеціальні оголошення тим, хто нещодавно здійснив великі покупки, або повідомляйте клієнтам про надходження нових моделей їхніх улюблених марок. Для цього потрібно відстежувати історію покупок клієнта. Також можна повідомляти клієнтам про схожі продукти («Клієнти, які придбали цей продукт, також придбали це»).

На початок сторінки

Створення списку розсилки

У своїй основі список розсилки є текстовим файлом, у якому записи з даними одержувачів розділено на поля. Такі списки зазвичай мають вигляд аркушів або таблиць із одним записом у кожному рядку, розділених на стовпці, які містять окремі поля даних, як показано на рисунку.

Основний список розсилки в діалоговому вікні «Одержувачі злиття».

Складний список може містити додаткові поля даних, наприклад, розмір або колір продукту, історію покупок, дату народження або стать.

Якщо ви створюєте список розсилки вперше, це можна здійснити, не виходячи з застосунку Publisher.

Створення списку одержувачів

  1. У меню Знаряддя виберіть пункт Поштові розсилки й каталоги, відтак виберіть пункт Створення списку адрес.

  2. Перед введенням інформації для списку можна настроїти поля за допомогою додавання, видалення, перейменування або змінення порядку полів, які відображаються в діалоговому вікні Новий список адрес.

    Інструкції

    1. Натисніть кнопку Настроїти стовпці, відтак виконайте такі дії:

      • Для додавання поля натисніть кнопку Додати. У діалоговому вікні Додавання поля введіть ім’я нового поля та натисніть кнопку OK.

      • Для видалення поля виберіть поле у групі Поля, відтак натисніть кнопку Видалити.

      • Для перейменування поля виберіть поле у групі Поля, відтак натисніть кнопку Перейменувати. У діалоговому вікні Перейменування поля введіть нове ім’я в полі На, відтак натисніть кнопку OK.

      • Для змінення порядку розташування полів виберіть поле, яке потрібно перемістити, відтак натисніть кнопку Вгору або Вниз, доки поле не буде переміщено на потрібне місце.

    2. Повторюйте ці кроки, доки не буде завершено редагування списку, відтак натисніть кнопку OK.

  3. У діалоговому вікні Новий список адрес введіть відомості для першого запису у відповідних полях (Звернення, Ім’я, Прізвище тощо).

  4. Коли введення відомостей для першого запису буде завершено, натисніть кнопку Створити запис або натисніть клавішу TAB.

  5. Повторюйте кроки 3 та 4, доки додавання записів не буде завершено.

  6. Натисніть кнопку ОК.

  7. У діалоговому вікні Збереження списку адрес введіть ім’я списку адрес у полі Ім’я файлу.

    За промовчанням список адрес буде збережено в папці «Мої джерела даних». Краще за все зберігати список адрес тут, оскільки це папка за промовчанням, у якій у застосунку Microsoft Publisher здійснюється пошук джерел даних.

  8. Натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Об’єднання списків із кількох джерел

Незалежно від того, чи ви створили список розсилки, чи придбали його, в застосунку Publisher полегшено об’єднання та редагування списків клієнтів із кількох джерел у Publisher. Можна вибрати найкращий варіант, збираючи список розсилки Publisher із довільної комбінації інших списків, створених у таких програмах:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook із диспетчером бізнес-контактів

  • Microsoft Office Access

Можна також використовувати придбані списки, наприклад, списки, створені в Microsoft List Builder.

Вибір списку для додавання

  1. У меню Знаряддя виберіть пункт Поштові розсилки й каталоги, відтак виберіть пункт Створення складених листів для відкриття області завдань Створення складених листів.

    Якщо публікацію зв’язано зі списком одержувачів, перевірте зв’язок, відтак виберіть посилання Редагувати список одержувачів в області завдань Створення складених листів. Якщо публікацію не зв’язано із жодним списком одержувачів, виберіть один із параметрів у групі Створення списку одержувачів, відтак виберіть посилання Далі: Створення або підключення до списку одержувачів.

  2. У діалоговому вікні Одержувачі злиття в розділі Додати до списку одержувачів виконайте одну з таких дій:

    • Виберіть посилання Вибрати наявний список, виберіть джерело даних у діалоговому вікні Вибір джерела даних, відтак натисніть кнопку Відкрити.

    • Натисніть кнопку вибрати з контактів Outlook (якщо буде запропоновано вибрати профіль електронної пошти, клацніть профіль, який Ви хочете) а потім натисніть кнопку OK. Виберіть елемент до папки або список розсилки в діалоговому вікні Виберіть Контакти і натисніть кнопку OK.

    • Натисніть кнопку Ввести новий список, додайте потрібні елементи в діалоговому вікні Новий список адрес і натисніть кнопку OK.

Усунення невідповідностей під час об’єднання списків.

Під час додавання одного списку розсилки до іншої, одне або кілька полів у списку додано не можуть відповідність у наявному списку. Наприклад, список адрес, які потрібно додати може додати компанииY ім'я поля, але не можуть вихідного списку.

У застосунку Publisher буде запропоновано виправити невідповідності між полями в різних вихідних списках, відкривши діалогове вікно Додати до списку одержувачів.

  1. У діалоговому вікні Додати до списку одержувачів виберіть поле, не позначене у стовпці Зіставлено, потім виберіть поле, яке потрібно призначити йому у відповідність, у списку Поля списку одержувачів і зіставлені з ним поля, відтак натисніть кнопку Зіставити.

  2. У діалоговому вікні Зіставлення поля перевірте, що вибране поле відображено у списку Зіставити з полем списку одержувачів, або виберіть інше поле, відтак натисніть кнопку OK.

  3. Якщо потрібно додати нове поле до списку одержувачів для зіставлення, виберіть поле, яке потрібно додати до нового списку (лівий список у діалоговому вікні Додати до списку одержувачів), натисніть кнопку Додати, відтак натисніть кнопку OK. Додані поля буде відображено в полі Нові поля для додавання до списку одержувачів.

    Порада : Видаліть додані поля, вибравши їх у полі Нові поля для додавання до списку одержувачів, і натисніть кнопку Видалити.

зображення діалогового вікна «додати до списку одержувачів»

Як під час Publisher не Відображати підказку для відповідають поля?

  • У області завдань Створення складених листів у групі Інші елементи виберіть посилання Поля адрес, відтак натисніть кнопку Добір полів.

Збереження ярлика для загального списку

Можна створити ярлик для загального списку для використання в інших розсилках. Під час редагування окремого запису в загальному списку редагований запис також оновлює вихідний файл, якщо він є доступним для редагування. Якщо оновлювати вихідний файл не потрібно, можна експортувати список одержувачів до нового файлу.

  1. У області завдань Створення складених листів (Крок 3: Вибір результатів створення складених листів) у групі Підготовка до відстеження результатів цієї розсилки виберіть посилання Зберегти ярлик для списку одержувачів.

  2. У діалоговому вікні Збереження файлу введіть ім’я об’єднаного списку адрес у полі Ім’я файлу.

    За промовчанням список адрес буде збережено в папці «Мої джерела даних». Краще за все зберігати список адрес тут, оскільки це папка за промовчанням, у якій у застосунку Microsoft Publisher здійснюється пошук джерел даних.

  3. Натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Уточнення списку одержувачів

Якщо поля в різних вихідних списках зіставлено, всі записи відображаються в наявному списку в діалоговому вікні Одержувачі злиття, де можна фільтрувати, сортувати та вибирати одержувачів для включення до злиття. Установіть прапорець біля кожного одержувача, якого потрібно включити, та зніміть прапорець біля кожного одержувача, якого потрібно виключити.

Вибір або скасування вибору всіх елементів

  • Установіть або зніміть прапорець у рядку заголовка.

Фільтрування записів у списку

Якщо у списку потрібно використати лише певні записи, можна застосувати фільтр за певним полем або критерієм. Після фільтрування списку записи можна включати або виключати за допомогою прапорців.

  1. Клацніть стрілку поруч із заголовком стовпця елемента, для якого потрібно добрати.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Виберіть пункт (Пусті) для відображення всіх записів, у яких відповідне поле пусте.

    • Виберіть пункт (Непусті) для відображення всіх записів, у яких відповідне поле містить відомості.

    • Виберіть пункт (Додатково) для відкриття діалогового вікна Фільтр і сортування, яке використовується для фільтрування за кількома критеріями.

      Примітка : Можна також відкрити діалогове вікно Фільтр і сортування, вибравши посилання Фільтр у групі Уточнити список одержувачів у діалоговому вікні Одержувачі злиття.

  3. Порада : Якщо джерело даних містить записи з однаковими даними, а у стовпці міститься не більше десяти унікальних значень, добирання можна виконати за певними даними. Наприклад, якщо в кількох адресах указано Австралію як країну або регіон, добирання можна виконати за значенням «Австралія».

  4. У діалоговому вікні Одержувачі злиття відображаються лише зазначені записи. Щоб заново відобразити всі записи, виберіть параметр (Усі).

Сортування елементів списку

Якщо ви хочете, щоб знайти елементи в алфавітному порядку можна сортувати елементи у списку. Виконайте одну з наведених нижче дій.

  • У діалоговому вікні Одержувачі злиття клацніть заголовок стовпця елемента, за яким потрібно виконати сортування.

    Наприклад, якщо список із прізвищами потрібно відсортувати за алфавітом, виберіть заголовок стовпця Прізвище.

  • Для сортування за кількома критеріями виберіть пункт Сортування у групі Уточнити список одержувачів у діалоговому вікні Одержувачі злиття. У діалоговому вікні Фільтр і сортування виберіть критерії, за якими потрібно сортувати.

    Натисніть кнопку ОК для повернення до області завдань Створення складених листів.

Пошук дублікатів

Для запобігання дублювання розсилок можна знайти та виправити в об’єднаному списку записи, в яких більшість полів (не обов’язково всі) збігаються.

  1. У діалоговому вікні Одержувачі злиття виберіть посилання Знайти повторення.

  2. У діалоговому вікні Знайти повторення залиште встановленими прапорці лише поруч із тими записами, які потрібно включити до списку, відтак натисніть кнопку OK.

Пошук певних одержувачів або груп одержувачів, які мають спільні ознаки

Для ідентифікації особи або групи осіб, які мають спільні ознаки (наприклад, прізвище, поштовий індекс або місяць народження) можна здійснити пошук у списку.

  1. У діалоговому вікні Одержувачі злиття виберіть посилання Знайти одержувача.

  2. У діалоговому вікні Пошук елемента введіть атрибут, який потрібно знайти, в поле Знайти, вкажіть поле або поля, які потрібно знайти, відтак натисніть кнопку Знайти далі.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×