Поради щодо проведення нарад у програмі Lync

Існують різні параметри для настроювання, приєднання та презентації наради у програмі Lync. Ці поради допоможуть у використанні функцій для полегшення роботи та забезпечать зручними можливостями нарад.

Примітка : Інтерактивний посібник із загальними завданнями доповідача див. в статтях Планування та підготовка до наради Lync і Керування нарадою Lync

Настроювання наради у програмі Lync

Використовуйте програму Outlook або веб-планувальник для планування наради Lync і використовуйте практичні поради.

Примітка : Докладні відомості про планування наради Lync див. в статті Настроювання наради Lync.

Планування наради

  • Для невеликих і неофіційних нарад із працівниками компанії, використовуйте параметри наради за промовчанням замість змінення параметрів. Зверніть увагу, що параметри за промовчанням надають можливість кожному користувачу бути доповідачем і безпосередньо приєднатись до програми.

  • У випадку наявності певних вимог до наради, наприклад більша аудиторія, захист даних або зовнішні клієнти, необхідно змінити параметри наради відповідно до вимог. Додаткові відомості див. в статті Змінення настройок учасників наради Lync.

Примітка : Максимальна кількість учасників наради – 250.

  • У випадку наявності особистих і підключених учасників і використання програми Outlook можна провести нараду програми Lync у кімнаті переговорів. У запрошенні на нараду у програмі Outlook виберіть команду Пошук приміщень для пошуку та додавання кімнат переговорів у необхідну будівлю. Також можна резервувати кімнату окремо та додати інформацію про неї в полі Розташування в запрошенні на нараду.

Призначення резервного доповідача

Призначте резервного доповідача, якщо запізнюєтесь або не можете приєднатися до наради. Резервний доповідач може почати запис, допомогти та керувати аудиторією або відстежувати питання, які розглядатимуться на нараді, щоб зосередитися на презентації. Це особливо важливо для проведення великих нарад або подій.

Включення документа для навчання або посилання в запрошення на нараду

Під час додавання учасників, які не знайомі з роботою програми Lync, вставте в запрошення на нараду навчальний документ з інструкціями або посилання на навчальні курси програми Lync, щоб допомогти учасникам ознайомитися з функціями наради перед тим, як приєднатися до неї.

Додавання приміток у запрошення на нараду

Якщо використовується програма OneNote, під час планування наради можна надавати особисті примітки або примітки спільного доступу. Запрошені учасники можуть переглядати та редагувати примітки спільного доступу, у випадку наявності відповідного дозволу. На стрічці запрошення натисніть кнопку Нотатки до наради та в запрошення до наради додайте примітки спільного доступу або особисті примітки (недоступні для інших користувачів). Докладні відомості див. в статті Використання спільних і приватних нотаток на нараді Lync.

Приєднання до наради Lync

Докладні відомості про приєднання до наради Lync див. в статті Приєднання до наради Lync. Використовуйте поради для приєднання до наради.

  • Щоб настроїти нараду та виправити неполадки, якщо це необхідно, ввійдіть до наради за 10–15 хв. до її початку.

  • Перед початком наради необхідно вирішити, використовувати для аудіочастини наради аудіопристрої комп’ютера (інтегровані аудіо та відео у програмі Lync) або телефон, якщо запрошення на нараду містить відомості для виклику.

  • Якщо використовуються аудіопристрої комп’ютера, настройте аудіо- та відеопристрої та перевірте якість роботи. Можна скористатися мікрофоном і динаміками комп’ютера або підключити гарнітуру. Для отримання докладних відомостей див. статті Настроювання та перевірка аудіо у програмі Lync та Настроювання відео у програмі Lync і усунення несправностей.

  • Якщо для наради використовується телефон і настроєно використання телеконференцій (за докладними відомостями зверніться до служби технічної підтримки своєї організації), скористайтеся функцією програми Lync Виклик мого номера. У вікні Приєднання до аудіо наради виберіть пункт Виклик мого номера та введіть номер телефону на який потрібно здійснити виклик. У разі використання цієї функції не потрібно вводити ідентифікатор користувача або PIN-код наради.

  • Для кращої якості звуку краще використовуйте гарнітуру замість мікрофону та динаміків комп’ютера.

  • Якість звуку значно залежить від умов мережі. Використовуйте проводове підключення до мережі та переконайтеся, що безпроводове підключення відключено.

  • Після приєднання до наради, вимкніть мікрофон, якщо не говорите.

З’ясування особистого ідентифікаційного номера (PIN)

В більшості випадків для приєднання до наради за допомогою телефону PIN-код не використовується. Підключення здійснюється безпосередньо до наради та номер відображається у списку учасників. Хоча, якщо необхідно приєднатися до наради в якості ведучого або автентифікованого абонента, необхідно ввести PIN-код, робочий номер телефону або номер розширення.

Примітка : Приєднання до наради за допомогою телефону в якості автентифікованого абонента означає, що нарада захищена та для приєднання до неї необхідно перевірити користувача.

PIN-код рекомендовано зберігати поруч. Якщо ви забули свій PIN-код, у запрошенні на нараду клацніть елемент Забули свій PIN-код для набору?, після чого виконайте інструкції зі скидання коду.

Увага! : Відомості про виклики включено до настройок нарад користувачами, облікові записи яких настроєно для телеконференцій. По докладнішу інформацію зверніться у службу технічної підтримки своєї організації.

Презентація в нараді програми Lync

Відомості про настройку спільного сеансу див. в статті Надання спільного доступу до робочого стола або програми. Під час надання спільного доступу радимо виконати такі дії.

  • Надайте колезі можливість разом увійти до наради та перевірити якість звуку та зображення в нараді.

  • Перевірте параметри наради, щоб переконатися, що увімкнуто необхідні функції аудиторії, наприклад дозволи учасників, перегляд вмісту та дозволи зауваження.

  • Залиште достатньо часу для запитань і повідомте аудиторію про те, що питання та примітки можна публікувати в розділі миттєвих повідомлень наради.

  • Вимкніть мікрофон, якщо не говорите, і переконайтеся, що знаєте як увімкнути або вимкнути звук для учасників, якщо це необхідно, за допомогою програми Lync і команд тонового набору телефону, якщо використовується телефон (натисніть кнопку *1 на цифровій клавішній панелі телефону для прослуховування команд).

  • На початку наради повідомте учасників, як вимкнути та увімкнути мікрофони.

Якщо використовується програма PowerPoint.

  • Набір слайдів повинен містити не більше 15 слайдів із більшим розміром шрифту (більше 30 точок) і просте тло для зосередження уваги.

  • Завантажте презентацію завчасно та перевірте роботу елементів керування для переходу між слайдами та додавання приміток до слайдів. Наприклад, можна використати в документі влучну цитату за допомогою лазерного вказівника або позначок.

  • Використовуйте примітки доповідача для зручного запам’ятовування тез. Докладніші відомості про це див. в статті Презентація слайдів PowerPoint під час наради Lync.

Якщо надається спільний доступ до робочого стола або програми, зверніть увагу на таке.

  • Зверніть увагу, що під час надання спільного доступу до програми учасники конференції можуть переглядати тільки програми та файли, до яких надано спільний доступ. Під час переходу до інших програм вони будуть невидимі для учасників.

  • Для переходу до інших програм використовуйте спільний доступ до робочого стола.

  • У вікні наради програми Lync натисніть кнопку Попередній перегляд для відображення учасників, які бачать робочий стіл або програму спільного доступу.

  • Повідомте аудиторію про можливість розширення області перегляду за допомогою переходу до повного режиму. Докладні відомості див. в статті Надання спільного доступу до робочого стола або програми.

Проведення наради в кімнаті переговорів

Краще виділити час для приготування кімнати перед початком наради, щоб перевірити, що програму Lync настроєно для роботи з аудіо- та відеопристроями кімнати.

  • Підключіть ноутбук до проектора та до телефону кімнати переговорів, якщо це необхідно.

  • Якщо чути відлуння, вимкніть мікрофон і динаміки. Також попросіть інших учасників у кімнаті, які використовуються програму Lync, вимкнути мікрофони та динаміки.

  • Щоб зателефонувати на нараду, підключіть телефон кімнати до комп’ютера або використайте телефон, якщо запрошення на нараду містить деталі виклику.

  • Якщо ви використовуєте проектор, підключіть кабель до комп’ютера та виберіть необхідний екран. Для цього натисніть сполучення клавіш Windows+P та виберіть один із таких параметрів: Створити копію (робочий стіл відображається на моніторі ПК та проекторі), Розширити (робочий стіл розширюється з монітора ПК та проектора), Лише на проекторі (робочий стіл відображається лише на проекторі).

Порада : Ми радимо вибирати параметр Дублювання для відображення наради на комп’ютері та на екрані кімнати.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×