Поради щодо проведення нарад у програмі Lync

Існують різні параметри для настроювання, приєднання та презентації наради у програмі Lync. Ці поради допоможуть у використанні функцій для полегшення роботи та забезпечать зручними можливостями нарад.

Порада : Інтерактивний посібник із загальними завданнями доповідача див. у статтях Планування та підготовка до наради Lync і Керування нарадою Lync.

Настроювання наради у програмі Lync

Планування наради

  • Для невеликих і неофіційних нарад з працівниками компанії, використовуйте параметри наради за промовчанням і пропустіть змінення параметрів. Зверніть увагу, що параметри за промовчанням надають можливість кожному користувачу бути доповідачем і безпосередньо приєднатись до програми.

  • За наявності певних вимог до наради, наприклад більша аудиторія, захист даних або зовнішні клієнти, необхідно змінити параметри наради відповідно до вимог. Докладніші відомості див. у статті Настроювання параметрів для нарад Lync.

  • У випадку наявності особистих і підключених учасників можна провести нараду програми Lync у кімнаті переговорів. У програмі Outlook виберіть команду Пошук приміщень для пошуку та додавання кімнат переговорів у необхідну будівлю. Також можна резервувати кімнату окремо та додати інформацію про неї в полі Розташування в запрошенні на нараду.

Призначення резервного доповідача

Призначте резервного доповідача, якщо запізнюєтесь або не можете приєднатися до наради. Резервний доповідач може почати запис, допомогти та керувати аудиторією або відстежувати питання, які розглядатимуться на нараді, щоб зосередитися на презентації. Це особливо важливо для проведення великих нарад або подій.

З’ясування особистого ідентифікаційного номера (PIN)

В більшості випадків для приєднання до наради за допомогою телефону PIN-код не використовується. Підключення здійснюється безпосередньо до наради та номер відображається у списку учасників. Хоча, якщо необхідно приєднатися до наради в якості ведучого або автентифікованого абонента, необхідно ввести PIN-код, робочий номер телефону або номер розширення.

Приєднання до наради за допомогою телефону в якості автентифікованого абонента означає, що нарада захищена та для приєднання до неї необхідно перевірити користувача.

Тому у випадку необхідності краще мати PIN-код поруч. Якщо не пам’ятаєте PIN-код, у запрошенні на нараду натисніть кнопку Забули свій PIN-код для набору? та дотримуйтеся вказівок на сторінці, щоб скинути PIN-код.

Включення документа для навчання або посилання в запрошення на нараду

Під час додавання учасників, які не знайомі з роботою програми Lync, вставте в запрошення на нараду навчальний документ з інструкціями або посилання на навчальні курси програми Lync, щоб допомогти учасникам у використанні функцій наради перед тим, як приєднатися до неї.

Додавання приміток у запрошення на нараду

Під час планування наради можна надавати особисті примітки або примітки спільного доступу за допомогою програми OneNote. Запрошені учасники можуть переглядати та редагувати примітки спільного доступу, у випадку наявності відповідного дозволу. На стрічці запрошення натисніть кнопку Нотатки до наради та в запрошення до наради додайте примітки спільного доступу або особисті примітки (недоступні для інших користувачів). Докладніші відомості див. у статті Використання приміток спільного доступу та особистих приміток у нараді програми Lync.

Приєднання до наради у програмі Lync

Порада : Інтерактивний посібник із приєднання до нарад Lync (включаючи поради щодо виправлення неполадок) див. у статті Приєднання до наради Lync.

  • Щоб настроїти нараду та виправити неполадки, якщо це необхідно, ввійдіть до наради за 10-15 хв. до її початку.

  • Перед початком наради, необхідно вирішити, чи використовувати для аудіочастини наради аудіопристрої комп’ютера (інтегровані аудіо та відео у програмі Lync) чи телефон.

  • Якщо використовуються аудіопристрої комп’ютера, настройте аудіо- та відеопристрої та перевірте якість роботи. Можна скористатися мікрофоном і динаміками комп’ютера або підключити гарнітуру. Для отримання докладних відомостей див. статті Настроювання та перевірка аудіо у програмі Lync та Настроювання відео у програмі Lync і усунення несправностей.

  • Якщо для наради використовується телефон, скористайтеся функцією програми Lync Виклик мого номера. У вікні Приєднання до аудіо наради виберіть пункт Виклик мого номера та введіть номер телефону на який потрібно здійснити виклик.

У випадку використання цієї функції не потрібно вводити ID або PIN-код. Натисніть кнопку *1 для прослуховування опису доступних команд конференції.

  • Для кращої якості звуку краще використовуйте гарнітуру замість мікрофону та динаміків комп’ютера.

  • Якість звуку значно залежить від умов мережі. Використовуйте проводове підключення до мережі та переконайтеся, що безпроводове підключення відключено.

  • Після приєднання до наради, вимкніть мікрофон, якщо не говорите. Для отримання докладних відомостей див. статтю Використання аудіо в нараді програми Lync.

Презентація в нараді програми Lync

  • Надайте колезі можливість разом увійти до наради та перевірити якість звуку та зображення в нараді.

  • Перевірте параметри наради, щоб переконатися, що увімкнуто необхідні функції аудиторії, наприклад дозволи учасників, перегляд вмісту та дозволи зауваження.

  • Якщо використовується програма PowerPoint.

  1. Набір слайдів повинен містити не більше 15 слайдів з більшим розміром шрифту (більше 30 точок) і просте тло для зосередження уваги.

  2. Завантажте презентацію завчасно та перевірте роботу елементів керування для переходу між слайдами та додавання приміток до слайдів. Наприклад, можна використати в документі влучну цитату за допомогою лазерного вказівника або позначок.

  3. Використовуйте примітки доповідача для зручного запам’ятовування тезисів.

    Докладніші відомості див. у статті Презентація слайдів PowerPoint у нараді програми Lync.

  4. Якщо надається спільний доступ до робочого стола або програми.

    1. Зверніть увагу, що під час надання спільного доступу до програми учасники конференції можуть переглядати тільки програми та документи, до яких надано спільний доступ. Під час переходу до інших програм вони будуть невидимі для учасників.

    2. Для переходу до інших програм використовуйте спільний доступ до робочого стола.

    3. У нараді програми Lync натисніть кнопку Попередній перегляд для відображення учасників, які бачать робочий стіл або програму спільного доступу.

    4. Повідомте аудиторію про можливість розширення області перегляду за допомогою переходу до повного режиму.

      Для отримання докладних відомостей див. статтю Надання спільного доступу до робочого стола та програм у нараді програми Lync.

  5. Залиште достатньо часу для запитань та повідомте аудиторію про те, що питання та примітки можна друкувати в розділі миттєвих повідомлень наради.

  6. Вимкніть себе, якщо не говорите, і переконайтеся, що знаєте як увімкнути або вимкнути звук для учасників, якщо це необхідно, за допомогою програми Lync і за допомогою команд тонового набору телефону, якщо використовується телефон (натисніть кнопку *1 на цифровій клавішній панелі телефону для прослуховування команд).

  7. На початку наради повідомте учасників, як вимкнути та увімкнути мікрофони.

  8. У кінці наради клацніть елемент Додаткові параметри(…) та виберіть варіант і потім знову клацніть елемент Завершити нараду. Натисніть кнопку OK у командному рядку, щоб продовжити. Це вікно буде закрито, і всіх учасників буде відключено від наради, зокрема тих, від яких надійшов виклик.

Щоб вийти з наради, залишивши інших підключеними, просто закрийте вікно наради.

Знімок екрана з додатковими параметрами наради Lync

Проведення наради в кімнаті переговорів

Краще виділити час для приготування кімнати перед початком наради, щоб перевірити, що програму Lync настроєно для роботи з аудіо- та відеопристроями кімнати.

  1. Підключіть ноутбук до проектора та до телефону кімнати переговорів, якщо це необхідно.

  2. Якщо чути відлуння, вимкніть мікрофон і динаміки. Також попросіть інших учасників у кімнаті, які використовуються програму Lync, вимкнути мікрофони та динаміки.

  3. Щоб зателефонувати на нараду, підключіть телефон кімнати до комп’ютера або використайте телефон.

  4. Якщо використовується проектор кімнат, підключіть кабель до комп’ютера та виберіть необхідний екран.

    Натисніть сполучення клавіш Клавіша Windows + P для відображення екрана та виберіть один з цих параметрів.

  5. Дублювання - відображення робочого стола на моніторі комп’ютера та на проекторі кімнати.

  6. Розширення - розширення робочого стола з монітора комп’ютера та проектора кімнати.

  7. Лише на проекторі - відображення робочого стола лише на проекторі кімнати.

Рекомендовано вибрати параметр Дублювання для відображення наради на комп’ютері та на екрані кімнати.

Вгору

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×