Поради щодо проведення нарад у програмі Lync

Існують різні параметри для настроювання, приєднання та презентації наради у програмі Lync. Ці поради допоможуть у використанні функцій для полегшення роботи та забезпечать зручними можливостями нарад.

Настроювання наради у програмі Lync

Планування наради

  • Для невеликих і неофіційних нарад із працівниками компанії, використовуйте параметри наради за промовчанням замість змінення параметрів. Зверніть увагу, що параметри за промовчанням надають можливість кожному користувачу бути доповідачем і безпосередньо приєднатись до програми.

  • За наявності певних вимог до наради, наприклад більша аудиторія, захист даних або зовнішні клієнти, необхідно змінити параметри наради відповідно до вимог. Докладніші відомості див. у статті Настроювання параметрів для нарад Lync.

Примітка : Максимальна кількість учасників наради – 250.

  • У випадку наявності особистих і підключених учасників можна провести нараду програми Lync у кімнаті переговорів. У програмі Outlook виберіть команду Пошук приміщень для пошуку та додавання кімнат переговорів у необхідну будівлю. Також можна резервувати кімнату окремо та додати інформацію про неї в полі Розташування в запрошенні на нараду.

Призначення резервного доповідача

Призначте резервного доповідача, якщо запізнюєтесь або не можете приєднатися до наради. Резервний доповідач може почати запис, допомогти та керувати аудиторією або відстежувати питання, які розглядатимуться на нараді, щоб зосередитися на презентації. Це особливо важливо для проведення великих нарад або подій.

З’ясування особистого ідентифікаційного номера (PIN)

В більшості випадків для приєднання до наради за допомогою телефону PIN-код не використовується. Підключення здійснюється безпосередньо до наради та номер відображається у списку учасників. Хоча, якщо необхідно приєднатися до наради в якості ведучого або автентифікованого абонента, необхідно ввести PIN-код, робочий номер телефону або номер розширення.

Примітка : Здійснення виклику за допомогою телефону в якості автентифікованого абонента означає, що нарада захищена та для приєднання до неї необхідно перевірити користувача.

Тому у випадку необхідності краще мати PIN-код поруч. Якщо не пам’ятаєте PIN-код, у запрошенні на нараду натисніть кнопку Забули свій PIN-код для набору? та дотримуйтеся вказівок на сторінці, щоб скинути PIN-код.

Включення документа для навчання або посилання в запрошення на нараду

Під час додавання учасників, які не знайомі з роботою програми Lync, вставте в запрошення на нараду навчальний документ з інструкціями або посилання на навчальні курси програми Lync, щоб допомогти учасникам ознайомитися з функціями наради перед тим, як приєднатися до неї.

Приєднання до наради у програмі Lync

  • Щоб настроїти нараду та виправити неполадки, якщо це необхідно, ввійдіть до наради за 10-15 хв. до її початку.

  • Перед початком наради, необхідно вирішити, чи використовувати для аудіочастини наради аудіопристрої комп’ютера (інтегровані аудіо та відео у програмі Lync) чи телефон.

  • Якщо використовуються аудіопристрої комп’ютера, настройте аудіо- та відеопристрої й перевірте якість роботи. Можна скористатися мікрофоном і динаміками комп’ютера або підключити гарнітуру. Докладніші відомості див. у статті Настроювання, перевірка та усунення несправностей зі звуком у програмі Lync

  • Якщо для наради використовується телефон, скористайтеся функцією програми Lync Виклик мого номера. У вікні Приєднання до аудіо наради виберіть пункт Виклик мого номера та введіть номер телефону на який потрібно здійснити виклик. Для використання цієї функції не потрібно вводити ідентифікатор або PIN-код.

  • Для кращої якості звуку краще використовуйте гарнітуру замість мікрофону та динаміків комп’ютера.

  • Якість звуку значно залежить від умов мережі. Використовуйте проводове підключення до мережі та переконайтеся, що безпроводове підключення відключено.

  • Після приєднання до наради, вимкніть мікрофон, якщо не говорите.

Презентація в нараді програми Lync

  • Надайте колезі можливість разом увійти до наради та перевірити якість звуку та зображення в нараді.

  • Перевірте параметри наради, щоб переконатися, що увімкнуто необхідні функції аудиторії, наприклад дозволи учасників, перегляд вмісту та дозволи зауваження.

  • Якщо використовується програма PowerPoint.

    • Набір слайдів повинен містити не більше 15 слайдів із більшим розміром шрифту (більше 30 точок) і просте тло для зосередження уваги.

    • Завантажте презентацію завчасно та перевірте роботу елементів керування для переходу між слайдами та додавання приміток до слайдів. Наприклад, можна використати в документі влучну цитату за допомогою лазерного вказівника або позначок.

    • Щоб не забути тези своєї доповіді, використовуйте нотатки доповідача. Докладніші відомості див. у статті Надання спільного доступу до слайдів PowerPoint під час наради Lync.

  • Якщо надається спільний доступ до робочого стола або програми, зверніть увагу на таке.

    • Пам’ятайте: під час спільного доступу до програми учасники зможуть бачити тільки програми та документи, до яких надано спільний доступ. Коли ви перейдете до інших програм, ці програми й документи стануть невидимими для учасників.

    • Для переходу до інших програм використовуйте спільний доступ до робочого стола.

    • У нараді у програмі Lync натисніть кнопку Попередній перегляд для відображення учасників, які бачать робочий стіл або програму спільного доступу.

    • Повідомте аудиторію про можливість розширення області перегляду за допомогою переходу до повного режиму.

      Докладні відомості див. у статті Надання спільного доступу до робочого стола або програми у нараді програми Lync.

  • Залиште достатньо часу для запитань та повідомте аудиторію про те, що питання та примітки можна вводити в розділі миттєвих повідомлень наради.

    • Вимкніть мікрофон, якщо не говорите, і переконайтеся, що знаєте як увімкнути або вимкнути звук для учасників, якщо це необхідно, за допомогою програми Lync і команд тонового набору телефону, якщо використовується телефон (натисніть кнопку *1 на цифровій клавішній панелі телефону для прослуховування команд).

    • На початку наради повідомте учасників, як вимкнути та увімкнути мікрофони.

Проведення наради в кімнаті переговорів

Краще виділити час для приготування кімнати перед початком наради, щоб перевірити, що програму Lync настроєно для роботи з аудіо- та відеопристроями кімнати.

  • Підключіть ноутбук до проектора та до телефону кімнати переговорів, якщо це необхідно.

  • Якщо чути відлуння, вимкніть мікрофон і динаміки. Також попросіть інших учасників у кімнаті, які використовуються програму Lync, вимкнути мікрофони та динаміки.

  • Щоб зателефонувати на нараду, підключіть телефон кімнати до комп’ютера або використайте телефон.

  • Якщо використовується проектор кімнат, підключіть кабель до комп’ютера та виберіть необхідний екран. Натисніть комбінацію клавіш Windows + P на клавіатурі, щоб вибрати екран , і виберіть один із наступних пунктів

    • Дублювання, щоб відображати робочий стіл на моніторі комп’ютера та на проекторі кімнати.

    • Розширення, щоб розширити робочий стіл із монітора комп’ютера та проектора кімнати.

    • Лише на проекторі, щоб відображати робочий стіл лише на проекторі кімнати.

Ми радимо вибрати параметр Дублювання для відображення наради на комп’ютері та на екрані кімнати.

Вгору

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×