Побудова виразу

Вирази дають змогу виконувати безліч дій із даними. Наприклад, ви можете визначити, скільки днів минуло після доставки замовлення, або об’єднати поля Ім’я та Прізвище в поле ПовнеІм’я. У розділах нижче наведено покрокові вказівки зі створення виразу.

У цій статті

Обчислення значень для елементів керування у формах і звітах

Створення обчислюваного поля в запиті

Установлення стандартних значень для поля таблиці

Додавання правила перевірки до поля або запису таблиці

Групування та сортування даних у звітах

Використання виразів як умов запиту

Створення обчислюваного поля в таблиці

Установлення стандартних значень для елементів керування

Додавання правила перевірки до елемента керування

Керування запуском дій макросів

Обчислення значень для елементів керування у формах і звітах

У разі використання виразу як джерела даних для елемента керування ви створюєте обчислюваний елемент керування. Наприклад, ви маєте звіт із багатьма інвентарними записами та бажаєте створити в нижньому колонтитулі звіту підсумок, який міститиме суму всіх елементів звіту.

Підсумок у звіті

Щоб обчислити підсумок, розмістіть у нижньому колонтитулі звіту елемент керування текстовим полем і встановіть для властивості ControlSource такий вираз:

      =Sum([table_field])

У цьому разі table_field – це ім’я поля, яке містить значення проміжних підсумків. Це поле може розташовуватися в таблиці або запиті. Функція Sum обчислює підсумок набору значень table_field.

ПРОЦЕДУРА

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму, яку потрібно змінити, і в контекстному меню виберіть пункт Режим розмітки або Режим конструктора.

  2. Виберіть елемент керування, у який потрібно ввести вираз.

  3. Якщо аркуш властивостей ще не відображається, натисніть клавішу F4.

  4. Щоб створити вираз вручну, на вкладці Дані вікна властивостей виберіть властивість текстового поля ControlSource і введіть =, а потім – решту виразу. Наприклад, для обчислення наведеного вище проміжного підсумку введіть =Sum([table_field]), переконавшись у тому, що замість table_field указано назву відповідного поля.

  5. Щоб створити вираз за допомогою побудовника виразів, натисніть кнопку Побудувати Зображення кнопки в полі властивості.

    Після введення виразу вікно властивостей виглядатиме приблизно так:

    Вираз у властивості "Джерело елемента керування" текстового поля.

На початок сторінки

Використання виразів як умов запиту

Результати виконання запиту можна уточнити за допомогою умов. Вони вводяться як вираз, а Access повертає лише рядки, які відповідають виразу.

Наприклад, вам потрібно переглянути всі замовлення, доставлені протягом перших трьох місяців 2017 року. Щоб ввести умови, у клітинці Умови стовпця "Дата й час" запиту введіть наведений нижче вираз. У цьому прикладі використовується стовпець "Дата й час" з іменем ДатаДоставки. Щоб визначити діапазон дат, введіть умови таким чином:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

Стовпець ДатаДоставки виглядатиме приблизно так:

вираз у рядку "критерії" сітки запиту.

Кожний запис у таблиці "Замовлення", значення якого в стовпці ДатаДоставки входить до вказаного діапазону дат, включається до результатів запиту. Зауважте, що у виразі дати виділяються знаками "дієз" (#) з обох боків. Access розглядає значення, введене зі знаками "дієз", як тип даних "Дата й час". Така обробка відповідних даних дає змогу обчислювати ці значення, наприклад віднімати одну дату від іншої.

ПРОЦЕДУРА

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші запит, який слід змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора.

  2. Клацніть клітинку Умови у стовпці, в якому слід ввести умови.

  3. Щоб створити вираз вручну, введіть вираз умови. Не ставте перед виразом умови оператор =.

  4. Щоб створити вираз за допомогою побудовника виразів, на вкладці Конструктор у групі Настроювання запиту натисніть кнопку Конструктор Зображення кнопки .

    Якщо для редагування виразу потрібна більша область, помістіть курсор у клітинку Умови та натисніть сполучення клавіш Shift+F2 для відображення вікна Масштаб.

    вираз у діалоговому вікні "масштаб"

    Порада.    Щоб текст було зручніше читати, виберіть Шрифт.

На початок сторінки

Створення обчислюваного поля в запиті

Припустімо, що під час створення запиту потрібно відобразити результати обчислення за допомогою інших полів запиту. Щоб створити обчислюване поле, потрібно ввести вираз у пусту клітинку рядка Поле в запиті. Наприклад, якщо запит містить поля Кількість і Ціна за одиницю, їх можна помножити, щоб створити обчислюване поле для Загальної ціни, ввівши такий вираз у рядку Поле:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Текст Extended Price: перед виразом надає новому стовпцю ім’я Загальна сума. Це ім’я також часто називають "псевдонімом". Якщо іншого псевдоніма не надано, Access створює його автоматично, наприклад Expr1..

Використання виразу для створення обчислюваного поля в запиті.

Під час виконання запиту Access здійснює обчислення в кожному рядку, як показано на ілюстрації нижче.

Обчислюване поле у вікні табличного подання даних.

ПРОЦЕДУРА

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші запит, який слід змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора.

  2. Клацніть клітинку Поле у стовпці, в якому слід створити обчислюване поле.

  3. Щоб створити вираз уручну, введіть його з клавіатури.

    Не ставте перед виразом умови оператор = . Замість цього почніть вираз з описового підпису та двокрапки. Наприклад, введіть Extended Price:, щоб створити підпис для виразу, який створює обчислюване поле з іменем Загальна ціна. Введіть умову виразу після двокрапки.

  4. Щоб створити вираз за допомогою побудовника виразів, на вкладці Конструктор у групі Настроювання запиту натисніть кнопку Конструктор.

На початок сторінки

Створення обчислюваного поля в таблиці

У застосунку Access обчислюване поле можна створювати в таблиці. Це дає змогу не створювати окремий запит для обчислень. Наприклад, якщо користувач має таблицю, у якій зазначено кількість, ціни та податкові ставки для кожного елемента замовлення, можна додати обчислюване поле із загальної ціною, наприклад:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

Обчислення можуть не включати поля з інших таблиць або запитів. Результати обчислення призначені лише для читання.

ПРОЦЕДУРА

  1. Відкрийте таблицю, двічі клацнувши її в області переходів.

  2. Прокрутіть по горизонталі до останнього стовпця таблиці справа, а потім клацніть заголовок стовпця Клацніть, щоб додати.

  3. Відобразиться список. Виберіть у ньому пункт Обчислюване поле, а потім клацніть потрібний тип даних. В Access відобразиться побудовник виразів.

  4. Введіть обчислення, яке потрібно використати в цьому полі, наприклад:

    [Quantity] * [Unit Price]

    В обчислювальному полі не починайте вираз зі знака рівності (=).

  5. Натисніть кнопку OK.

    У програмі Access буде додано обчислюване поле та виділено заголовок поля, де можна ввести ім’я поля.

  6. Введіть ім’я обчислюваного поля, а потім натисніть клавішу Enter.

На початок сторінки

Установлення стандартних значень для поля таблиці

Вираз можна використовувати для вказування значення за промовчанням для поля таблиці (значення, яке програма Access використовуватиме, якщо не вказано інше значення). Наприклад, якщо потрібно автоматично вставляти дату й час у поле "ДатаЗамовлення" під час додавання нового запису, можна ввести такий вираз:

Now()

ПРОЦЕДУРА

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яку потрібно змінити.

    Таблиця відкриється у вікні табличного подання даних.

  2. Виберіть поле, яке потрібно змінити.

  3. На вкладці Поля стрічки в групі Властивості натисніть кнопку Значення за замовчуванням. В Access відобразиться побудовник виразів.

  4. Введіть вираз у поле, поставивши перед виразом знак рівності (=).

Примітка.    Якщо елемент керування прив’язується до поля таблиці, а елемент керування та поле містять стандартні значення, перевагу має стандартне значення елемента керування.

На початок сторінки

Установлення стандартних значень для елементів керування

Вираз також можна використовувати у властивості Значення за промовчанням елемента керування. Властивість Значення за промовчанням елемента керування подібна до властивості Значення за промовчанням поля таблиці. Наприклад, якщо потрібно використати поточну дату як значення за промовчанням для текстового поля "Дата замовлення", можна ввести такий вираз:

Date()

У цьому виразі використовується функція Date для повернення поточної дати без часу. Якщо текстове поле прив’язується до поля таблиці, а поле має значення за промовчанням, значення за промовчанням елемента керування має перевагу перед полем таблиці. Зазвичай краще встановлювати властивість Значення за промовчанням для поля в таблиці. У такому разі, якщо кілька елементів керування для різних форм базуються на тому самому полі таблиці, до кожного елемента керування застосовуватиметься те саме значення за промовчанням, що допоможе забезпечити узгодження даних, які вводяться в кожну форму.

ПРОЦЕДУРА

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму або звіт, які потрібно змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора або Режим розмітки.

  2. Виберіть елемент керування, який потрібно змінити.

  3. Якщо аркуш властивостей ще не відображається, натисніть клавішу F4.

  4. Відкрийте вкладку Усі вікна властивостей і виберіть поле властивості Значення за промовчанням.

  5. Введіть вираз або натисніть кнопку Побудувати Зображення кнопки в полі властивості, щоб створити вираз за допомогою побудовника виразів.

На початок сторінки

Додавання правила перевірки до поля або запису таблиці

Вирази дуже корисні для перевірки даних під час їхнього введення в базу даних, оскільки вони запобігають введенню неприпустимих даних. У таблицях можна створювати два види правил перевірки: правила перевірки поля, які забороняють користувачам вводити неприпустимі дані в одне поле, і правила перевірки запису, які забороняють користувачам створювати записи, що не відповідають введеним умовам. Обидва види правил перевірки створюються за допомогою виразів.

Наприклад, ви маєте таблицю Запаси з полем Наявні одиниці, і вам потрібно встановити правило, яке вимагає від користувачів вводити значення більші або рівні нулю. Іншими словами, запаси не можуть бути від’ємним числом. Цього можна досягти, використовуючи для правила перевірки в полі Наявні одиниці такий вираз:

 >=0

ПРОЦЕДУРА: введення правила перевірки поля або запису

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яку потрібно змінити. В Access відкриється таблиця у вікні табличного подання даних.

  2. Виберіть поле, яке слід змінити, для правила перевірки поля.

  3. На вкладці Поля стрічки в групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Правило перевірки поля або Правило перевірки запису. В Access відобразиться побудовник виразів.

  4. Розпочніть введення потрібних умов. Наприклад, для правила перевірки поля, яке вимагає, щоб усі значення були більші або дорівнювали нулю, введіть таке:

     >=0

    Перед цим виразом не слід вводити знак рівності (=).

Вирази правила перевірки мають логічний тип, тобто повертають значення True або False для всіх вхідних значень. Правило перевірки має повертати значення True, інакше Access не збереже введені дані та відобразить повідомлення перевірки з помилкою. У цьому прикладі, якщо ви введете в поле Наявні одиниці значення менше нуля, правило перевірки матиме значення False, і Access не прийме таке значення. Якщо ви не ввели повідомлення перевірки, як описано в розділі нижче, Access відображає власне повідомлення, указуючи, що введене значення заборонено правилом перевірки для цього поля.

ПРОЦЕДУРА: введення повідомлення перевірки

Щоб полегшити користування базою даних, ви можете вводити власні повідомлення перевірки, заміняючи універсальні повідомлення, які відображаються в Access, коли дані не відповідають правилу перевірки. Ви можете ввести власне повідомлення перевірки для надання певних відомостей, які можуть допомогти користувачу ввести правильні дані, наприклад: «Значення в полі "Наявні одиниці" не може бути від’ємним числом».

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яку потрібно змінити.

    Таблиця відкриється у вікні табличного подання даних.

  2. Виберіть поле, до якого додано правило перевірки, щоб призначити повідомлення перевірки поля.

  3. На вкладці Поля у групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Повідомлення про перевірку поля або Повідомлення про перевірку запису.

  4. У діалоговому вікні Введення повідомлення для перевірки введіть повідомлення, яке має відображатися, коли дані не відповідають правилу перевірки, а потім натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Додавання правила перевірки до елемента керування

Крім полів і записів таблиці, властивість Правило перевірки мають також елементи керування, які приймають вирази. Наприклад, ви використовуєте форму, щоб вводити діапазон дат для звіту, і вам потрібно вказувати дату не раніше за 01.01.2017. Ви можете налаштувати властивості Правило перевірки та Текст перевірки текстового поля, у якому вводиться дата початку, як показано нижче.

Властивість

Параметр

Правило перевірки

>=#01.01.2017#

Текст перевірки

Не можна вводити дату, ранішу за 01.01.2017.

Якщо спробувати ввести дату, ранішу за 01.01.2017, відобразиться текст властивості Текст перевірки. Якщо текст не додано до поля властивості Текст перевірки, в Access відобразиться універсальне повідомлення. Натиснувши кнопку OK, ви повернетеся до текстового поля.

Якщо встановити правило перевірки для поля таблиці, воно діятиме в усій базі даних, де змінюється це поле. Однак, якщо правило перевірки встановлюється для елемента керування форми, воно працює лише під час використання форми. Установлення правил перевірки окремо для полів таблиці та окремо для елементів керування форм може бути корисне, якщо потрібно встановити різні правила перевірки для різних користувачів.

ПРОЦЕДУРА

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму або звіт, які потрібно змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора або Режим розмітки.

  2. Клацніть правою кнопкою миші елемент керування, який потрібно змінити, і виберіть пункт Властивості в контекстному меню. В Access відобразиться вікно властивостей для елемента керування.

  3. Відкрийте вкладку Усі та виберіть поле властивості Правило перевірки.

  4. Введіть вираз або натисніть кнопку Побудувати Зображення кнопки в полі властивості, щоб створити вираз за допомогою побудовника виразів.

    Не ставте перед виразом оператор =.

  5. Для змінення тексту, який відображається під час введення даних, що не відповідають правилу перевірки, введіть потрібний текст у властивості Текст перевірки.

На початок сторінки

Групування та сортування даних у звітах

Область Групування, сортування й підсумок використовується для визначення рівнів групування та порядку сортування даних у звіті. Зазвичай групування або сортування відбувається за полем, вибраним зі списку, але якщо потрібно виконати групування або сортування на основі обчислюваного значення, замість цього можна ввести вираз.

Групування – це процес поєднання стовпців, які містять повторювані значення. Наприклад, база даних містить відомості про обсяги продажів філіалів у різних містах, і один із звітів у базі даних має назву "Продажі за містом". Запит, який надає дані для цього звіту, групує їх за значеннями міст. Цей вид групування може полегшити читання й сприйняття даних.

Сортування – це процес визначення порядку рядків (записів) у результатах запиту. Наприклад, можна відсортувати записи за значеннями первинних ключів (або іншим набором значень в іншому полі) за зростанням чи спаданням або відсортувати їх за одним чи кількома символами у визначеному порядку, наприклад за алфавітом.

ПРОЦЕДУРА: додавання групування та сортування до звіту

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який потрібно змінити, і в контекстному меню виберіть пункт Режим розмітки або Режим конструктора.

  2. На вкладці Конструктор стрічки в групі Групування та підсумки натисніть кнопку Групування та сортування. Область Групування, сортування та підсумки відображається під звітом.

  3. Щоб додати до звіту рівень групування, клацніть Додати групу.

  4. Щоб додати до звіту порядок сортування, клацніть Додати сортування.

    Новий рівень групи або порядок сортування відображаються на панелі разом зі списком полів, які надають дані для звіту. На цьому рисунку зображено типовий новий рівень групи (групування за категорією) і порядок сортування (сортування за виробником), а також список, який містить поля, доступні для групування та сортування:

    Вибір параметра виразу в області "Групування, сортування та підсумки".

  5. Під списком доступних полів клацніть вираз, щоб запустити побудовник виразів.

  6. Введіть вираз у поле виразу (верхнє поле) побудовника виразів. Пам’ятайте, що вираз має починатися з оператора рівності (=).

ПРОЦЕДУРА: додавання виразу до наявного групування або сортування

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який потрібно змінити, і в контекстному меню виберіть пункт Режим розмітки або Режим конструктора.

  2. Виберіть рівень групи або порядок сортування, який потрібно змінити.

  3. Натисніть стрілку вниз поруч із написом Групувати за (для рівнів групування) або Сортувати за (для порядку сортування). Відобразиться список із доступними полями.

  4. У нижній частині списку з доступними полями клацніть вираз, щоб запустити побудовник виразів.

  5. Введіть вираз у поле виразу (верхнє поле) побудовника виразів. Пам’ятайте, що вираз має починатися з оператора рівності (=).

На початок сторінки

Керування запуском дій макросів

Інколи потрібно виконати дію або послідовність дій макросу, лише якщо певна умова істинна. Наприклад, дію макросу потрібно запускати, лише якщо значення текстового поля більше або дорівнює 10. Для встановлення цього правила в макросі використовується блок Якщо для визначення відповідної умови.

У цьому прикладі текстове поле має ім’я "Товари". Вираз, який установлює умову:

[Items]>=10

Вираз, який використовується у блоці "Якщо" в макросі.

ПРОЦЕДУРА

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші макрос, який потрібно змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора.

  2. Клацніть блок Якщо, який потрібно змінити, або додайте блок Якщо з області каталогу дій.

  3. Клацніть верхню лінію блоку Якщо.

  4. Введіть логічний вираз у поле або натисніть кнопку Побудувати Зображення кнопки поруч із полем виразу, щоб запустити побудовник виразів.

Вираз, що вводиться, має бути логічного типу, тобто мати значення True або False. Дії макросу в межах блоку Якщо виконуються, лише коли умова повертає значення True.

На початок сторінки

Див. також

Використання побудовника виразів

Загальні відомості про вирази

Посібник із синтаксису виразів

Приклади виразів

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×