Планування сайтів і керування користувачами

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Формули для успішного сайтів і днем користувачів – це також і запланованих і сталого підхід до сайту та керування користувачами. Нижче наведено кілька ключових завдань і поняття, який можна використовувати для планування сайтів і керування користувачами для вашої організації.

Керування сайтами та колекціями сайтів

Колекція сайтів – це група сайтів SharePoint, які мають одного власника та спільні настройки адміністрування, наприклад дозволи. Колекції сайтів ієрархічні та завжди містять сайт верхнього рівня й кілька сайтів нижчого.

схема ієрархії колекції сайтів, де відображено сайт верхнього рівня та підсайти

Сайт групи та його підсайти доступні лише для запрошених користувачів, які отримали доступ до сайту. За допомогою сайту групи співробітники організації, учасники команди або групи можуть спілкуватися між собою, спільно працювати над документами та іншими файлами, публікувати оголошення, призначати наради, обробляти завдання, відстежувати проблеми та дії, зберігати відомості у списках тощо. Крім того, на основі доступних шаблонів сайту на сайті групи можна створювати різноманітні підсайти.

Це звичне явище, коли в середовищі SharePoint Online великої організації існує кілька колекцій сайтів, кожна з яких у свою чергу містить багато інших сайтів. Тому не дивно, що може виникнути потреба розподілити обов’язки щодо керування сайтами або колекціями сайтів між працівниками організації. Модель дозволів SharePoint надає таку можливість, адже за її допомогою ви можете призначати дозволи користувачам із різними ролями, зокрема адміністратора колекції сайтів, власника сайту та іншими, про які ви дізнаєтеся далі в цій статті.

Як адміністратор колекції сайтів ви маєте в ній рівень дозволів Повний доступ. Тобто ви маєте право додавати або видаляти сайти, а також змінювати настройки для будь-якого сайту в колекції. Крім цього, ви можете переглядати, додавати, видаляти або змінювати будь-який вміст цих сайтів.

Типові обов’язки адміністратора колекції сайтів

Адміністратор колекції сайтів для сайту SharePoint Online може мати такі обов’язки:

  • виконувати роль з'єднувальної ланки між користувачами та глобальним адміністратором служби Office 365 або адміністратором SharePoint Online;

  • вирішувати, кому надавати доступ до важливого вмісту на сайтах SharePoint Online, настроюючи рівні дозволів колекцій сайтів;

  • вирішувати, до яких функцій надавати доступ користувачам, які використовуватимуть сайти в колекції сайтів;

  • надавати певну технічну підтримку користувачам, які використовують колекцію сайтів;

  • призначати додаткового адміністратора колекції сайтів;

  • створювати нові сайти;

  • переглядати, видаляти або відновлювати елементи в кошику колекції сайтів;

  • створювати й настроювати загальнодоступний веб-сайт;

  • допомагати в адмініструванні певних функцій, наприклад:

    • вмикати або вимикати функції, доступні в колекції сайтів;

    • створювати й настроювати типи вмісту сайту;

    • настроювати регіональні параметри.

Примітка :  Можливо, щоб керувати колекціями сайтів, у вас виникне потреба співпрацювати з адміністратором служби SharePoint Online (якщо ви також не виконуєте його обов’язки). Докладні відомості про обов’язки адміністратора служби SharePoint Online див. у статті Керування колекціями сайтів і глобальними настройками в Центрі адміністрування SharePoint.

Адміністратор служби SharePoint Online може виконувати такі завдання:

  • створювати, видаляти колекції сайтів і керувати ними;

  • виділяти та відстежувати розмір сховища колекції сайтів;

  • надавати доступ адміністраторам колекції сайтів;

  • установлювати сайт SharePoint за промовчанням;

  • планувати багатомовні сайти;

  • керувати профілями користувачів;

  • планувати й керувати функціями, зокрема керованими метаданими;

  • вмикати або вимикати зовнішній спільний доступ.

Типові обов’язки власника сайту

Власник сайту має рівень дозволів Повний доступ і може мати такі обов’язки:

  • створювати сайти й керувати ними;

  • керувати функціями сайту, наприклад його оформленням та зручністю використання;

  • зберігати сайт як шаблон;

  • керувати стовпцями сайту та типами вмісту;

  • видаляти сайт;

  • настроювати мовні та регіональні параметри;

  • додавати застосунки до сайтів.

Залежно від розміру організації та запланованого обсягу вмісту на сайті, можна створити підсайти для впорядкування вмісту. Сайти в колекції сайтів упорядковуються ієрархічно. Під час створення сайтів на нижчому рівні відносно сайту вищого рівня відбувається побудова цієї ієрархії. Нижче сайту групи можна створити підсайти, а під ними додавати інші підсайти.

Примітка : Адміністратор служби SharePoint Online створює сайт верхнього рівня в колекції сайтів і призначає іншого адміністратора колекції сайтів. Власники сайтів можуть створювати підсайти.

Схема ієрархії сайтів

Існує багато способів упорядкування підсайтів. Наприклад, підсайти можна створювати за такими критеріями:

  • за групою або відділом;

  • за функціональним призначенням;

  • за категорією вмісту;

  • за проектом;

  • за клієнтом;

  • за рівнем дозволів або конфіденційністю (наприклад, за наявності інформації, доступ до якої потрібно обмежити, можна розмістити її на певному сайті).

Перш ніж створювати сайти, визначте необхідну кількість сайтів і алгоритм їхнього впорядкування. Для зручності можна створити схему ієрархії сайтів. Цю схему можна швидко намалювати на аркуші паперу або на дошці, але іноді потрібно створити офіційну схему за допомогою однієї з фігур ієрархії, доступних як рисунки SmartArt у програмі Microsoft Word або Microsoft PowerPoint. Цю схему можна зберегти та використовувати в подальшій роботі, змінюючи її за потреби.

Крім цього, слід також визначити призначення кожного сайту. Це допоможе вибрати шаблони сайтів, на основі яких створюватимуться нові сайти. Служба SharePoint Online містить велику кількість шаблонів сайтів, на основі яких можна створити нові сайти. Вибираючи шаблон сайту з певним функціональним призначенням, ви суттєво полегшуєте роботу користувачів. Наприклад, якщо потрібно створити довідковий сайт, який періодично використовуватимуть учасники групи, щоб швидко обмінюватися відомостями про проект або його оновлення, можна вибрати шаблон вікі-сайту, тому що цей шаблон призначено для такого типу спілкування.

Примітка :  Ваш адміністратор служби SharePoint Online керує особистими сайтами (сайтами «Мої сайти»). Особисті сайти – це концентратори, де користувачів забезпечують функціями соціальних мереж, щоб вони могли спілкуватися з колегами та відстежувати потрібну інформацію. Як адміністратор колекції сайтів ви не контролюєте особисті сайти. Натомість кожний користувач – адміністратор свого сайту. Докладні відомості про планування особистих сайтів див. у статті Керування колекціями сайтів і глобальними настройками в Центрі адміністрування SharePoint.

Список шаблонів сайтів

У наведеному нижче списку перераховано підтримувані шаблони сайтів з описом кожного. Переглянувши цей список, можна визначити, які типи сайтів найбільше підходять для конкретної організації.

  • Основний центр пошуку    – це веб-сайт для пошуку. Цей сайт містить сторінки для результатів пошуку та здійснення розширеного пошуку.

  • Блоґ – це сайт для певної особи чи групи осіб, де вони можуть публікувати свої ідеї, спостереження та висновки про різні події, до яких інші користувачі можуть публікувати свої дописи.

  • Центр бізнес-аналітики    – це сайт із вмістом, пов’язаним із бізнес-аналітикою, у службі SharePoint Online.

  • Сайт спільноти    – це сайт, де можна взяти участь в обговореннях спільноти.

  • Центр надання відомостей – це сайт для керування збереженням, пошуком і експортом вмісту для вирішення юридичних питань і проведення слідства.

  • Центр документів    – сайт для централізованого керування документами підприємства.

  • Корпоративний центр пошуку – це сайт, що забезпечує пошук. Сторінка привітання містить поле пошуку із двома вкладками: одна для загального пошуку, інша – для пошуку користувачів. Ви можете додавати та настроювати вкладки для інших умов пошуку або типів результатів.

  • Сайт проекту    – це сайт для керування проектом і співпраці над ним.

  • Центр записів    – це сайт, створений для керування записами. Особи, які керують записами, можуть настроювати таблицю маршрутизації, щоб направляти вхідні файли до потрібних розташувань. Також на цьому сайті можна керувати дозволами на видалення або змінення записів, після того як їх додано до репозиторію.

  • Сайт робочого циклу SAP    – це сайт, який поєднує всі бізнес-завдання користувачів, і де можна додавати інші веб-частини, пов’язані з робочим циклом.

  • Сайт групи    – сайт для швидкого впорядкування, визначення автора та спільного використання даних групами. Він містить бібліотеку документів і списки для керування оголошеннями, елементами календаря, завданнями та обговореннями.

  • Сховище процесів Visio    – сайт для швидкого перегляду, спільного використання та збереження схем процесів Visio. Він містить бібліотеку документів із відстеженням версій для збереження схем процесу та списки для керування оголошеннями, завданнями й обговореннями перегляду.

Керування

Керування – це набір політик, ролей, обов’язків і процесів, які направляють, спрямовують і керують співпрацею відділів організації та технічних груп для досягнення бізнес-цілей. Для колекції сайтів SharePoint Online план керування може бути своєрідним вказівником, що допомагає планувати ролі, обов’язки та політики, необхідні для підтримки колекції сайтів. Він може включати, але не обмежуватися такими елементами:

  • архітектура інформації, включно з веб-сторінками, документами, списками та даними;

  • обслуговування, включно з керуванням обліковими записами користувачів;

  • політики використання фірмової символіки та настроювання;

  • навчання.

Важливо підготування плану керування для вашої організації. Участь у розробки плану керування, ви можете допомогти визначити права власності для бізнесу та технічної команди, визначення, відповідальні за яких областей системи. Щоб отримати додаткові відомості про розробку плану керування наведено поради щодо створення та керування сайти групи.

Примітка :  Для керування користувачами доведеться співпрацювати з адміністратором SharePoint Online. Наприклад, адміністратор SharePoint Online керує профілями користувачів.

Облікові записи користувачів у службі Office 365

Глобальний адміністратор додає нових користувачів до служби Office 365 у Центрі адміністрування Office 365 (портал для керування користувачами та настроювання служб). Додаючи нового користувача, глобальний адміністратор виконує такі завдання:

  • визначає, чи користувач матиме доступ до центру адміністрування;

  • визначає географічне розташування користувача;

  • вибирає тип ліцензії користувача;

  • створює ім’я користувача й пароль.

Користувачі сайту групи

Ви можете додавати користувачів до своїх сайтів груп і призначати їм потрібні дозволи. Рівні дозволів і членство у групі SharePoint можна настроїти в розділі Параметри. Проте зараз у службі Office 365 існує група безпеки, яка називається Усі, крім зовнішніх користувачів, у яку включаються всі користувачі з каталогу Office 365 (крім зовнішніх користувачів, яким надано спільний доступ до вмісту сайту). У службі SharePoint Online цій групі безпеки автоматично призначається роль «Учасник». Це означає, що всі користувачі, яких ви додаєте до каталогу Office 365, за промовчанням можуть редагувати сайти, списки та бібліотеки.

Рівні дозволів і членство у групі

Рівні дозволів – це колекції прав служби SharePoint Online, які дозволяють користувачам виконувати набір пов’язаних завдань. Наприклад, рівень дозволів «Читання» включає дозволи «Перегляд елементів», «Відкриття елементів», «Перегляд сторінок», «Перегляд версій» та інші. Усі вони потрібні для перегляду сторінок, документів і елементів сайту SharePoint. Дозволи бувають кількох рівнів.

Не радимо призначати рівні дозволів безпосередньо окремим користувачам, тому що це може дуже ускладнити відстеження користувачів, які мають доступ до сайтів, і керування ними. Інколи це справді виправдано, але все ж слід уникати такої практики, щоб не ускладнювати процес керування. Доречніше призначати дозволи групам, а потім додавати окремих користувачів до відповідних груп. Група – це набір користувачів, визначених на рівні колекції сайтів для простішого керування дозволами. Кожній групі призначено рівень дозволів за промовчанням. Наприклад, за промовчанням основні групи SharePoint мають такі рівні дозволів:

Група

Рівень дозволів

Власники

Повний доступ

Відвідувачі

Читання

Учасники

Участь


Будь-який користувач із дозволом "Повний доступ" може створювати настроювані групи.

Примітка : Коли в колекції сайтів рівні дозволів призначено групам SharePoint, за промовчанням усі сайти та вміст сайтів успадковують ці рівні дозволів. Ця поведінка за промовчанням називається успадкуванням дозволів. Ви можете призначати унікальні дозволи під час створення підсайту або вимикати успадкування дозволів на рівні сайту, списку, бібліотеки або елемента.

Оскільки рівні дозволів користувача визначають, до яких елементів сайту він має доступ, слід ретельно обміркувати його членство у групі. Наприклад, користувач, який відповідає за створення та настроювання сайтів, має принаймні бути учасником групи розробників. Проте користувач, якому потрібно лише читати та завантажувати вміст, може належати лише до групи відвідувачів.

Додатковий адміністратор колекції сайтів

Додаткового адміністратора колекції сайтів може призначати адміністратор колекції сайтів. Адміністратор колекції сайтів може додати іншого адміністратора або змінити наявного на сторінці параметрів. Докладні відомості про це див. у статті Керування адміністраторами колекції сайтів.

Адміністратор колекції сайтів у службі SharePoint Online може керувати функціями на рівні сайтів і колекцій сайтів. До його завдань може входити ввімкнення або вимкнення функцій відповідно до плану керування. Докладні відомості див. у статті Увімкнення та вимкнення функцій колекції сайтів. Також див. статтю Керування кошиком у колекції сайтів SharePoint.

Назад до статті Посібник із планування сайту SharePoint Online для планів ''Office 365 Для підприємств" і ''Office 365 Для середнього бізнесу".

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×