Планування наради з іншими користувачами

Планування наради з іншими користувачами

Ви можете надіслати запрошення на нараду одному або кільком користувачам. Outlook відстежує, хто прийняв запрошення, і резервує час у календарі для наради. Створюючи запрошення на нараду, можна додати вкладення, установити розташування та вибрати найзручніший час для наради за допомогою помічника з планування.

У цій статті:

Плануючи нову нараду, можна встановити для неї тему, вибрати учасників і вказати, де й коли вона проводитиметься. Відповіді на запрошення на нараду відображаються в папці Вхідні.

  1. На вкладці Основне в групі Створення виконайте одну з таких дій:

    • Вибравши папку Вхідні, клацніть Створити елементи > Нарада.

      Щоб запланувати нараду, на вкладці "Основне" в групі "Створення" виберіть "Нові елементи", а потім – "Нарада".

    • У календарі натисніть кнопку Створити нараду.

      Команда ''Створити нараду'' на стрічці

    Порада : Ви також можете скористатися клавішами Ctrl+Shift+Й, щоб створити нове запрошення на нараду.

  2. У полі Кому можна додати учасників.

    Примітка : Їх можна також додати або видалити в помічнику з планування (щоб його відкрити, натисніть відповідну кнопку вкладці Нарада в групі Відображення).

  3. У полі Тема повідомте одержувачів про тему наради.

  4. У полі Розташування вкажіть для одержувачів, де проводитиметься нарада.

    Порада : Якщо використовується обліковий запис Microsoft Exchange, натисніть кнопку Приміщення, щоб перевірити доступність приміщення й зарезервувати його.

  5. Виберіть один із цих варіантів:

    • Укажіть, коли саме проходитиме нарада, вибравши відповідні значення в списках Час початку та Час завершення.

    • Якщо встановити прапорець Цілий день, подію буде заплановано на цілий день, тобто вона триватиме цілу добу (від півночі до півночі).

    Примітка :  Щоб запланувати нараду, використовуючи інший часовий пояс, на вкладці Нарада в групі Параметри натисніть кнопку Часові пояси.

  6. У полі повідомлення запрошення на нараду введіть інформацію, яку потрібно надати одержувачам.

    Порада : Ви можете також вкласти файл. На вкладці Вставлення виберіть Вкласти файл, а потім виберіть файл, який потрібно додати до запрошення на нараду.

  7. Натисніть кнопку Помічник із планування, щоб цей засіб для облікових записів Exchange допоміг вам знайти найкращий час для проведення наради, визначивши для неї доступність одержувачів і ресурсів, наприклад приміщень.

    Порада : Якщо обліковий запис Exchange не використовується, натисніть кнопку Планування.

  8. Виберіть один із цих варіантів:

    • Натисніть кнопку Додати учасників і введіть імена одержувачів, адреси електронної пошти або назви ресурсів (через крапку з комою) у поля Обов’язковий, Необов’язковий або Ресурси.

      Порада : Якщо обліковий запис Exchange не використовується, клацніть Інші > Додати з адресної книги.

    • У полі Пошук введіть ім’я потенційних учасників, натисніть кнопку Перейти, виберіть ім’я зі списку результатів і натисніть кнопку Обов’язковий, Необов’язковий або Ресурси.

    Примітки : 

    • Вертикальні лінії позначають час початку та завершення наради. Ви можете клацнути й перетягнути лінії до іншого часу початку чи завершення.

    • Для облікових записів Exchange у сітці зайнятості відображаються відомості про доступність учасників. Зелена вертикальна лінія позначає початок наради, а червона вертикальна лінія – її кінець.

      сітка зайнятості у програмі outlook

  9. Для облікових записів Exchange в області Пошук приміщень відображаються можливі години проведення наради (час, коли більшість учасників вільні). Щоб вибрати час для наради, клацніть потрібні години в області Пошук приміщень у розділі Можливі години проведення або виберіть час на сітці зайнятості.

  10. Додавши учасників, на стрічці натисніть кнопку Зустріч, щоб повернутися назад до запрошення на нараду.

    Примітка : Установивши час проведення наради, натисніть кнопку Надіслати (якщо нарада не повторюватиметься) або кнопку Зустріч, якщо ви бажаєте додати інші відомості до основного тексту наради.

  11. Виберіть один із цих варіантів:

    • Якщо не потрібно, щоб ця нарада повторювалася, натисніть кнопку Надіслати.

    • Якщо потрібно, щоб вона повторювалася, перейдіть до розділу Створення повторюваної наради.

  1. Послідовно виберіть елементи Нарада > Повторення.

    команда «повторення» на стрічці

    Примітка : Щоб запланувати нараду з регулярним інтервалом повторення, натисніть клавіші Ctrl+П.

  2. Виберіть потрібні параметри шаблону повторення та натисніть кнопку OK.

    Примітка : Якщо додати схему повторення до запрошення на нараду, назва вкладки Нарада зміниться на Низка нарад.

  3. Щоб надіслати запрошення на нараду, натисніть кнопку Надіслати.

У цій статті:

  1. У меню Файл наведіть вказівник миші на пункт Створити й виберіть Запрошення на збори.

    Примітка : Щоб створити нове запрошення на нараду, можна скористатися клавішами Ctrl+Shift+Й.

  2. У полі Тема введіть опис.

  3. У полі Розташування введіть опис або натисніть кнопку Приміщення, щоб вибрати одне з доступних приміщень і активувати автоматичне планування в Microsoft Exchange.

  4. Виберіть відповідні значення в списках Час початку та Час завершення. Якщо це подія на цілий день, установіть прапорець Цілий день.

    Подія на цілий день триває цілу добу (від півночі до півночі).

    Примітка : Коли плануються наради, для них за замовчуванням використовується поточний часовий пояс, установлений у системі комп’ютера. Щоб запланувати нараду, використовуючи інший часовий пояс, на вкладці Нарада в групі Параметри натисніть кнопку Часові пояси.

  5. Введіть інформацію, яку потрібно повідомити одержувачам, вкладіть усі необхідні файли або створіть робочу область для наради.

    Докладні відомості про робочі області для наради див. в розділі Див. також.

  6. На вкладці Нарада у групі Відображення натисніть кнопку Помічник із планування.

    Помічник із планування допомагає знайти найкращий час для наради.

  7. Натисніть кнопку Додати учасників і виберіть команду Додати з адресної книги.

  8. У діалоговому вікні Вибір учасників і ресурсів у полі Пошук введіть ім’я особи або ресурсу, яким потрібно надіслати запрошення на нараду. Якщо ви шукаєте користувачів або ресурси й вибрали параметр Додаткові стовпці, натисніть кнопку Перейти.

  9. У списку результатів клацніть потрібне ім’я, натисніть кнопку Обов’язковий, Необов’язковий або Ресурси, а потім натисніть кнопку OK.

    На вкладці Нарада учасник (Обов’язковий або Необов’язковий) відображатиметься в полі Кому, а Ресурси – у полі Розташування.

    На сітці зайнятості можна переглянути відомості про доступність учасників. Зелена вертикальна лінія позначає час початку наради, а червона – час завершення.

    сітка зайнятості

    В області Можливі години проведення вказується найкращий час для наради (час, коли більшість учасників вільні). Він зазначається у верхній частині області. Щоб вибрати один із запропонованих варіантів часу, клацніть його в області Можливі години проведення. Час можна також вибрати вручну на сітці зайнятості.

    Область "Пропонований час"

  10. Щоб зробити нараду повторюваною, на вкладці Нарада в групі Параметри натисніть кнопку Повторення. Виберіть схему повторення та натисніть кнопку OK.

    Після визначення параметрів повторення назва вкладки Нарада змінюється на Низка нарад.

  11. На вкладці Нарада в групі Відображення натисніть кнопку Зустріч.

  12. Натисніть кнопку Надіслати.

  1. Відкрийте нараду, яку потрібно змінити.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Змінення параметрів наради, яка не входить до низки   

      • Змініть потрібні параметри, наприклад тему, розташування або час.

      • Виберіть команду Надіслати оновлення.

    • Змінення параметрів усіх нарад у низці   

      • Клацніть Відкрити низку.

      • Змініть параметри, наприклад тему, розташування або час.

      • Щоб змінити параметри повторення, на вкладці Повторювана нарада в групі Параметри натисніть кнопку Повторення, змініть потрібні параметри, наприклад час і схему або діапазон повторення, і натисніть кнопку OK.

      • Виберіть команду Надіслати оновлення.

    • Змінення параметрів однієї наради, яка входить до низки   

      • Виберіть параметр Відкрити екземпляр.

      • На вкладці Повторювана нарада змініть потрібні параметри, наприклад тему, розташування або час.

      • Виберіть команду Надіслати оновлення.

Порада : У Календарі нараду можна перетягнути на іншу дату. Крім того, можна відредагувати тему. Для цього клацніть текст опису, натисніть клавішу F2 й введіть зміни.

  1. Відкрийте нараду, яку потрібно зробити повторюваною.

  2. На вкладці Нарада в групі Параметри натисніть кнопку Повторення.

  3. Укажіть частоту повторення наради (Щодня, Щотижня, Щомісяця, Щороку), виберіть параметри повторення та натисніть кнопку OK.

  4. Виберіть команду Надіслати оновлення.

  1. Створіть чи відкрийте нараду, яку потрібно позначити як приватну.

  2. На вкладці Нарада в групі Параметри натисніть кнопку Параметри й виберіть Приватне.

Увага! : Функцію приватності не слід використовувати, щоб заборони доступ інших користувачів до відомостей про нараду, контакти або завдання. Щоб запобігти перегляду іншими користувачами елементів, позначених як приватні, не надавайте цим користувачам дозволів на читання папок Календар, Контакти або Завдання. Якщо користувач має дозвіл на читання ваших папок, він зможе переглянути відомості приватного елемента, використовуючи програмні методи або інші поштові програми. Функцію приватності слід застосовувати, лише коли доступ до папок надано користувачам, яким ви довіряєте.

Виконайте одну з таких дій:

  • Для всіх нових нарад, які ви створюєте    

    • У меню Знаряддя виберіть пункт Параметри.

    • Щоб для нових нарад автоматично активувалося або вимикалося нагадування, установіть або зніміть прапорець Стандартне нагадування.

    • Установлюючи цей прапорець, укажіть, за який час до наради має відображатися нагадування.

  • Для наявних нарад    

    • Відкрийте нараду або низку повторюваних нарад.

    • Щоб активувати або вимкнути нагадування, на вкладці Нарада в групі Параметри виберіть зі списку Немає або потрібний час нагадування.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×