Планування вмісту для сайту SharePoint

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Коли логічно організовано зміст сайту та легко знайти, це легше підтримувати і керування ними, і користувачі сайту більш продуктивно. Як адміністратор колекції сайтів або власник сайту можна спланувати стратегію сайту перед створенням сайту. У цій статті ми дослідження:

Типи сайтів

Залежно від розміру або вашої організації та обсяг вмісту, які ви плануєте на сайті вам може знадобитися створення дочірніх сайтів у розділі основні сайті для впорядкування вмісту. Щоб отримати додаткові відомості про те, як створювати сайти у статті Створення сайту.

Схема ієрархії сайтів

Існує багато варіантів, можна вибрати для впорядкування підсайти. Є кілька прикладів:

  • за групою або відділом;

  • за категорією вмісту;

  • за проектом;

  • за клієнтом;

  • за рівнем дозволів або конфіденційністю (наприклад, за наявності інформації, доступ до якої потрібно обмежити, можна розмістити її на певному сайті).

Перш ніж братися за створення сайтів, з’ясуйте, скільки сайтів вам потрібно та як ви плануєте їх упорядковувати. Для зручності можна створити схему ієрархії сайтів. Ви можете швидко намалювати схему на аркуші паперу або дошці, а можете створити й офіційніший варіант, використовуючи одну з фігур «Ієрархія», доступних в колекції рисунків SmartArt у програмі Microsoft Word або Microsoft PowerPoint. Цю схему можна зберегти та використовувати в подальшій роботі, змінюючи її за потреби.

Вам також слід подумати над функціональним призначенням кожного сайту. Це допоможе вибрати шаблони сайтів, на основі яких створюватимуться нові сайти. У службі SharePoint Online є багато шаблонів, які можна використовувати для створення нових сайтів. Вибираючи шаблон сайту з певним функціональним призначенням, ви суттєво полегшуєте роботу користувачів. Наприклад, якщо вам потрібно створити сайт, який учасники групи періодично використовуватимуть для обміну цікавими новинами або ідеями, можна вибрати шаблон блоґу, тому що цей шаблон призначено саме для такого типу спілкування.

Наведено кілька прикладів шаблонів сайтів служби SharePoint.

  • сайт групи;

  • Блоґ

  • Сайт проекту

  • Сайт спільноти

Щоб отримати додаткові відомості про шаблони сайтів відображається за допомогою шаблонів для створення різних видів сайтів SharePoint.

Типи вмісту на сайтах

Подумавши над кількістю та типами потрібних сайтів, подумайте над тим, який вміст зберігатиметься на цих сайтах. Це дасть вам змогу з’ясувати такі моменти:

  • Які типи списків, бібліотек або сторінки, який потрібно створити на сайтах для впорядкування вмісту.    Бібліотеки можна зберігати документи та інші файли, у той час як списки можна використовувати для відстеження завдань або питань. Сторінки – це окремі елементи на сайті, де можна відобразити вміст, застосунки, посилань і багато іншого.

  • Які типи програм, які потрібно включити    SharePoint Online містить вбудований програм, наприклад списків і бібліотек документів, але також можна створювати власні програми або придбання програм від третіх осіб, у магазині SharePoint.

  • Чи потрібно створювати типів вмісту    Типів довідки, який настроїти спосіб обробки та відстежувати певні типи вмісту.

Ваша організація може централізовано виконувати цей тип планування (особливо для типів вмісту), але цей тип планування також рекомендовано виконувати окремим власникам сайтів під час настроювання сайтів, за які вони відповідають.

Які типи програм слід додавати?

Крім типів вмісту також слід подумати про інші типи даних, які зберігатимуться на сайтах, зокрема про типи завдань, якими користувачі в організації керуватимуть через сайти. Це допоможе спланувати різні типи програм, які можна розмістити на сайтах на початку. Наприклад, якщо вам потрібне місце для зберігання документів, вам, імовірно, слід додати бібліотеку документів. Якщо вам потрібно відстежувати важливі дати, вам, імовірно, потрібен календар.

Відразу додавати всі програми, які вам можуть колись знадобитися, необов’язково – власники сайтів додаватимуть і видалятимуть програми відповідно до потреб бізнесу. Проте завчасне планування роботи із вмістом на сайтах дасть змогу створювати сайти, які приноситимуть користь користувачам уже на самому початку.

У службі SharePoint Online містяться вбудовані програми, призначені для різних цілей бізнесу, зокрема програми для зберігання документів і керування ними, для керування проектами та їх відстеження, для спілкування тощо. На сайті можна розмістити кілька копій цих програм. Крім цього, у магазині SharePoint можна придбати й додати на сайт програми від сторонніх постачальників.

Докладніші відомості див. у статтях Додавання програми на сайт і Придбання застосунків із магазину SharePoint.

Чи потрібно визначати типи вмісту?

Типи вмісту дають користувачам сайту змогу швидко створювати спеціальні типи вмісту за допомогою команди Створити елемент або Створити документ у списку або бібліотеці. Завдяки типам вмісту власники сайту можуть узгоджувати вміст на всіх сайтах. Типи вмісту також надають можливість розміщувати у списку або бібліотеці кілька типів елементів або документів. Власники сайту можуть попередньо настроїти окремі властивості вмісту під час настроювання типів вмісту для сайту, списку або бібліотеки.

Власники сайтів можуть визначати типи вмісту для елементів списку, документів або папок.

Визначати типи вмісту для певного вмісту доцільно тоді, коли вміст відповідає будь-якій із наведених нижче умов.

Якщо це так:

Рекомендації щодо використання типів вмісту

У вас є певні типи документів, які мають стандартний формат або призначення. В організації ці документи мають використовуватися узгоджено та послідовно.

Для таких типів документів типи вмісту сайту слід настроювати на рівні сайту групи, щоб вони були доступні на всіх підсайтах сайту групи. Таким чином усі користувачі в організації створюватимуть такі документи узгоджено.

У вас є певні шаблони, які користувачі повинні використовувати для певних типів документів.

Додайте ці шаблони документів до пов’язаних типів вмісту, щоб в усіх нових документах, створених на основі цього типу вмісту, використовувався відповідний шаблон.

Існує стандартний набір даних, у яких потрібно відстежувати окремі типи документів або елементів.

Для відстеження таких даних додайте до типу вмісту стовпці. Якщо певні дані особливо важливі, ці стовпці можна зробити обов’язковими. Крім того, для окремих стовпців можна вказати значення за промовчанням під час настроювання типу вмісту.

Існує певний бізнес-процес, який визначає, як слід рецензувати або обробляти окремі типи документів.

Спробуйте настроїти робочі цикли для певних типів вмісту. Робочі цикли можна використовувати для керування бізнес-процесами, такими як рецензування або затвердження документів.

З’ясувавши, для якого вмісту потрібно визначити типи вмісту, вирішіть, де визначатимуться ці типи вмісту. Якщо типи вмісту визначатимуться на рівні сайту групи, вони будуть доступні для повторного використання у списках і бібліотеках на всіх підсайтах сайту групи. Окремі власники сайту також можуть визначати типи вмісту для свого сайту, але ці типи вмісту будуть доступні у списках і бібліотеках тільки цього сайту та на всіх його підсайтах.

Для зручності можна створити таблицю, куди записуватиметься інформація, яку потрібно додавати під час визначення типів вмісту. Для початку можна створити щось простеньке, на кшталт таблиці нижче, а потім вносити в неї додаткову інформацію, яку, на вашу думку, слід відстежувати, наприклад відомості про сайти або групи, які використовуватимуть типи вмісту.

Новий тип вмісту

Батьківський тип вмісту

Стовпці

Шаблон документа

Робочі цикли

Укажіть ім’я типу вмісту, який потрібно створити.

Укажіть тип вмісту батьківського елемента, на основі якого його буде створено.

Укажіть новий або наявний стовпець, який потрібно додати до типу вмісту.

Укажіть, чи з цим типом вмісту пов’язуватиметься шаблон документа.

Укажіть, чи з цим типом вмісту пов’язуватимуться робочі цикли.

Додаткові відомості про роботу з типами вмісту див. у статті Створення та настроювання типу вмісту.

Пошук вмісту та доступ до нього

Подумайте про те, яким чином користувачі шукатимуть і використовуватимуть вміст на сайтах SharePoint Online. Таке планування допоможе з’ясувати, як слід настроювати навігацію та пошук одночасно для сайту групи та його підсайтів.

Включення сайтів до глобальної структури навігації

Щоб спланувати переходи, створіть схему сайтів в ієрархії сайтів. Якщо таку схему було створено під час планування сайтів, почніть роботу з неї, змінивши її відповідним чином. Додайте всі підсайти сайту групи. Також можна додати будь-які важливі списки або бібліотеки, наявні на сайті групи та його підсайтах. Це допоможе миттєво визначати важливі розташування, які користувачі сайту можуть шукати на домашній сторінці сайту групи.

Верхня панель переходів називається глобальною структурою навігації.

Кращі посилання з одним вибрано.

За промовчанням на кожному сайті використовується власна верхня панель переходів, але ви можете дозволити сайтам успадковувати її від батьківського сайту й таким чином створити на всіх сайтах узгоджену систему переходів. Ви також можете настроїти, які саме сайти відображатимуться на цій панелі, і розмістити на ній посилання на будь-які URL-адреси (це навіть можуть бути посилання на зовнішні ресурси). Докладніші відомості про настроювання верхньої панелі переходів див. у статті Настройка переходів на сайті групи.

Якщо сайт групи має багато підсайтів, можливо, їх усі не слід виносити на верхню панель переходів, бо це може заплутати користувачів. Водночас потрібно, щоб користувачі могли легко знаходити важливі сайти або вміст. Щоб визначити ключові сайти, які потрібно відобразити у глобальній структурі навігації, скористайтеся схемою ієрархії сайтів.

Навігація на сайтах

Крім верхньої панелі переходів, у лівій частині сторінки відображається ще один навігаційний елемент. Він називається панеллю швидкого запуску.

Зазвичай на панелі швидкого запуску відображаються посилання, які стосуються поточного сайту. На ній також можна розміщувати посилання на найважливіший вміст. Якщо створити новий список або бібліотеку, на панелі швидкого запуску в розділі Останні з’явиться нове посилання. У цьому розділі можуть відображатися лише п’ять останніх посилань. 

посилання ''останні'' на панелі швидкого запуску відображає останні створені сторінки, списки та бібліотеки.

Настроювання панелі швидкого запуску, щоб додати або видалити посилання до списків і бібліотек на сайті. Ви також можете групи посилання в розділі настроювані заголовки. Якщо ви хочете мати Усі підсайти, які успадковують глобальної навігації, потім його буде важливо для власників сайтів для настроювання панелі переходів на панелі швидкого запуску, тому що він буде основний спосіб користувачів буде знайдено вмісту на сайті, коли вони відвідують його. Якщо ви вирішите не мають підсайти, які успадковують глобальної навігації сайту групи, потім користувачі зможуть за допомогою на основній панелі посилань і на панелі швидкого запуску на підсайт пошук вмісту в ньому. Докладніше про редагування посилань на панелі швидкого запуску в розділі Настроювання панелі переходів на сайті групи.

На початок сторінки

Рекомендації щодо планування пошуку

Що легше користувачам знаходити потрібну інформацію на сайті SharePoint Online, то активніше вони ним користуються. Функції для роботи із вмістом, зокрема використання типів вмісту та додавання стовпців метаданих до списків і бібліотек, полегшують пошук потрібного вмісту.

Адміністратори сайтів і колекцій сайтів можуть настроювати можливості пошуку для користувачів.

Завдання

Стаття

Настроювання стилів і параметрів, які впливають на результати пошуку. Ви можете настроїти центр пошуку та веб-частини, які використовуються на його сторінках.

Керування центром пошуку у службі SharePoint Online

Створення правил запитів для покращення роботи пошукової системи.

Керування правилами запитів

Настроювання джерел результатів для пошуку.

Керування джерелами результатів

Перегляд, створення та змінення керованих властивостей або зіставлення властивостей обходу з керованими властивостями.

Керування схемою пошуку в службі SharePoint Online

Експорт та імпорт параметрів конфігурації настроюваного пошуку. Імпортовані та експортовані параметри включають всі настроєні правила запитів, джерела результатів, типи результатів, моделі ранжирування й настройки пошуку на сайті.

Експорт та імпорт параметрів конфігурації настроюваного пошуку

Як вміст стає доступним під час пошуку

Служба пошуку планується обходу вмісту SharePoint Online кожні п'ять хвилин. Після додавання елемента до сайту SharePoint Online буде за період часу, перш ніж це індексованих і повертається в результатах пошуку. Це обсяг часу, залежить від поточної дії користувача. Завдання, як перенесення сайту, оновлення та обслуговування збільшення навантаження на каналах індексування. Нові елементи вмісту мають зазвичай відображаються в результатах пошуку протягом години.

Сценарії використання вмісту

Маючи загальне уявлення про те, що користувачі сайту робитимуть із вмістом, ви зможете з’ясувати, які функції будуть їм потрібні та як слід настроювати певні сайти, списки й бібліотеки.

Запитання для розгляду

Рекомендації щодо настроювання вмісту

Чи потрібно відстежувати версії певних типів документів або елементів списку?

  • Подумайте, чи слід активувати функцію керування версіями для цих списків і бібліотек.

  • Подумайте, чи слід вимагати взяття документів або елементів на редагування перед внесенням змін у них.

Чи потрібна користувачам сайту можливість працювати або співпрацювати одночасно над певними типами документів?

  • Подумайте, чи слід вмикати функцію співавторства для відповідних бібліотек, щоб полегшити спільну роботу.

Чи потрібно затверджувати певні типи вмісту, перш ніж вони стануть доступні для широкого кола користувачів?

  • Подумайте, чи слід вмикати функцію затвердження вмісту для бібліотек або використовувати робочі цикли для керування затвердженням.

Чи слід застосовувати до певних типів документів відповідні бізнес-процеси або людські робочі цикли?

  • Подумайте, чи слід створювати та настроювати робочі цикли для типів вмісту, які стосуються цих документів, або для бібліотек, у яких зберігатимуться ці документи.

Чи використовуватимуться списки для ініціалізації процесів або керування ними?

  • Розгляньте можливість створення або настроювання робочих циклів на основі списку для таких процесів, як відстеження та керування питаннями.

Чи міститимуть сайти конфіденційний вміст, до якого слід обмежити загальний доступ?

  • Розгляньте можливість призначення унікальних дозволів сайтам або бібліотекам, у яких зберігатиметься конфіденційний вміст.

  • Якщо потрібно обмежити доступ до певного вмісту, розгляньте можливість надання дозволів на рівні елементів.

  • Подумайте, чи слід використовувати функцію вибору цільової аудиторії для відображення різного вмісту різним користувачам.

  • Подумайте, чи слід виключити з індексування пошуку окремі списки або бібліотеки.

Чи потрібно користувачам отримувати сповіщення про зміни вмісту?

  • Розгляньте можливість увімкнення RSS-каналів для ключових списків і бібліотек.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×