Персоналізація листів за допомогою злиття

Персоналізація листів за допомогою злиття

Якщо вам потрібно розіслати лист групі людей, можна скористатися функцією злиття, щоб створити набір персоналізованих листів. У всіх листів буде однакова структура, форматування, текст і графіка. У листах будуть відрізнятися лише певні розділи.

Щоб створити й надрукувати листи за допомогою функції злиття, потрібні три документи:

  • Основний документ
    Цей документ містить текст і графіку (наприклад, логотип або зображення), які будуть однаковими в усіх версіях об’єднаного документа. Прикладом такого вмісту може бути основний текст листа.

  • Список розсилки
    Це джерело даних, якими заповнюються відомості в листі. Наприклад, список розсилки містить імена контактів, а основний документ – лист, який потрібно їм надіслати.

  • Об’єднаний документ
    Цей документ створюється як поєднання основного документа та списку розсилки. Функція злиття видобуває інформацію зі списку розсилки та поміщає її в основний документ, що дає змогу отримати персоналізовані листи для всіх одержувачів.

Докладніше про те, як працює злиття для листів, див. в наведеному нижче відео, що входить до навчального курсу.

Створення завдання

Крок 1. Підготовка основного документа

Перш ніж почати злиття, підготуйте лист. Наприклад, якщо ви повідомляєте про майбутній захід, укажіть його назву, дату, час і місце проведення. Такі відомості знадобляться всім одержувачам.

  1. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття виберіть елементи Розпочати злиття > Листи.

    У програмі Word на вкладці "Розсилки" натисніть кнопку "Розпочати злиття", а потім виберіть потрібний параметр

  2. У програмі Word введіть текст листа (приклад наведено нижче), який потрібно надіслати всім одержувачам.

    Зразок листа в програмі Word, що використовується для злиття

Крок 2. Настроювання списку розсилки

Список розсилки – це ваше джерело даних. Ним може бути електронна таблиця Excel, каталог контактів Outlook, база даних Access або список адрес Office. Список містить записи, які програма Word використовує, коли отримує інформацію під час створення листа.

Поради

  • Якщо у вас іще немає списку розсилки, ви зможете створити його під час злиття. Перш ніж почати процес злиття, зберіть усі записи даних і додайте їх до джерела даних.

  • Якщо використовується електронна таблиця Excel, стовпець із поштовими індексами слід відформатувати як текст, щоб не зникли нулі.

  • Якщо ви збираєтеся використовувати контакти Outlook, переконайтеся, що Outlook установлено як стандартну поштову програму.

Крок 3. Зв’язування списку розсилки з основним документом

Тепер потрібно відкрити джерело даних для списку розсилки та зв’язати його з листом.

  1. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть потрібну команду.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Початок злиття" натисніть кнопку "Вибрати одержувачів", а потім виберіть пункт "Ввести новий список"

  2. Виконайте одну з описаних нижче дій.

    • Якщо у вас іще немає списку розсилки, виберіть команду Ввести новий список і створіть його.

      або

    • Якщо список розсилки зберігається в електронній таблиці Excel, базі даних Access або файлі даних іншого типу, виберіть пункт Використовувати наявний список. Потім знайдіть потрібний список і натисніть кнопку Відкрити.

      або

    • Якщо використовуються контакти Outlook, виберіть команду Вибрати з контактів Outlook.

  3. Виберіть елементи Файл > Зберегти як.

  4. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.


Редагування списку одержувачів

Якщо ви створюєте й друкуєте листи для всіх контактів у списку, перейдіть до розділу "Крок 4. Додавання персоналізованого вмісту до листа". Якщо ж листи потрібно надіслати лише деяким контактам у списку (наприклад, особам у радіусі 20 км від місця проведення заходу), тоді скоротіть список, відфільтрувавши його, наприклад, за поштовим індексом.

  1. Натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Початок злиття" натисніть кнопку "Редагувати список одержувачів"

  2. У діалоговому вікні Одержувачі злиття встановіть прапорець біля імені кожного користувача, який повинен отримати ваше електронне повідомлення.

    Вибір рядків за допомогою встановлення прапорців

Діалогове вікно Одержувачі злиття містить команди для уточнення списку одержувачів. Найчастіше використовуються команди сортування й фільтрування списку, які допомагають спростити пошук імен і адрес.

У документі Word зі злиттям натисніть кнопку "Редагувати список одержувачів" і в діалоговому вікні "Одержувачі злиття" в розділі "Уточнити список одержувачів" виберіть потрібну дію

Докладні відомості див. в статті Сортування та фільтрування даних для злиття.

Крок 4. Додавання персоналізованого вмісту до листа

Додайте до листа вміст, який відрізняється для кожного одержувача (наприклад, ім’я та адресу). Для цього радимо вставити поля злиття в основний документ.

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Блок адреси.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Поля для записування та вставлення" натисніть кнопку "Блок адреси"

  2. У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть формат імені одержувачів для листів.

    Параметри блока адреси

  3. Натисніть кнопку OK.

    Примітка : Щоб переглянути, як адреса відображатиметься в листі, у розділі Перегляд натисніть кнопку Попередній перегляд результатів. Натискайте кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переходити записами в джерелі даних.

  4. У групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Рядок привітання.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Поля для записування та вставлення" натисніть кнопку "Рядок привітання"

  5. У діалоговому вікні Вставити рядок привітання виберіть потрібний формат.

  6. Натисніть кнопку OK, щоб вставити поле злиття в лист.

  7. Виберіть елементи Файл > Зберегти, щоб зберегти лист (приклад наведено нижче), який ви створюєте для злиття.

    Зразок листа зі злиттям у програмі Word, що містить поля "Блок адреси" та "Рядок привітання"

Щоб вставити в лист інші настроювані відомості зі списку розсилки, додавайте поля злиття по одному.


Перевірка імен полів злиття

Переконайтеся, що програма Word знаходить імена й адреси зі списку розсилки.

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Добір полів.

    Порада :  Вікно Добір полів також можна відкрити з діалогового вікна Вставлення блока адреси, яке ви використовували, щоб додати блок адреси до основного документа.

  2. У діалоговому вікні Добір полів переконайтеся, що поля запису, які відображаються в списку, збігаються із заголовками стовпців для записів у джерелі даних.

    Діалогове вікно "Добір полів"

    Примітка : У діалоговому вікні є два стовпці. Стовпець зліва містить список імен полів, які часто використовуються в діловому листуванні. У правому стовпці містяться імена полів, зіставлені із заголовками стовпців у файлі джерела даних.

  3. Виконайте одну з описаних нижче дій.

    • Якщо всі імена полів відповідають заголовкам стовпців у файлі джерела даних, не потрібно нічого робити.

      або

    • Якщо для імені поля, яке слід зіставити із заголовком стовпця, зазначено (не відповідає), клацніть стрілку розкривного списку й виберіть ім’я поля в джерелі даних. За потреби повторіть цей крок.

  4. Натисніть кнопку OK.


Форматування полів злиття

Щоб змінити шрифт, розмір та інтервали у вмісті для злиття, виберіть ім’я поля злиття та внесіть потрібні зміни.

  1. На вкладці Розсилки в групі Попередній перегляд результатів натисніть кнопку Попередній перегляд результатів, щоб змінити режим перегляду злитих результатів на перегляд полів злиття у вашому листі.

    У програмі Word на вкладці "Розсилки" виберіть групу "Попередній перегляд результатів"

  2. Виберіть ім’я поля злиття.

    Виділене поле ''блок адреси''

  3. На вкладці Основне виберіть потрібний шрифт і його розмір.

    У програмі Word на вкладці "Основне" в групі "Шрифт" виберіть шрифт і розмір шрифту

  4. На вкладці Макет сторінки (Word 2013) або Макет (Word 2016) виберіть потрібний інтервал між абзацами.

    У програмі Word на вкладці "Макет" у групі "Абзац" установіть інтервал

    Примітка : Оскільки програма Word сприймає кожен рядок у блоці адреси як абзац, може знадобитися зменшити інтервал між рядками.

Крок 5. Попередній перегляд і друк листів

  1. Натисніть кнопку Попередній перегляд результатів, а потім натискайте кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переконатися, що імена та адреси виглядають правильно.

    Порада :  Щоб перейти на початок списку, натисніть кнопку Перший запис Кнопка "Перший запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , а щоб перейти в кінець списку – Останній запис Кнопка "Останній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття .

  2. Натисніть кнопку Завершити й об’єднати та виберіть пункт Друкувати документи.

    У документі Word зі злиттям на вкладці "Розсилки" в групі "Завершення" натисніть кнопку "Завершити й об’єднати", а потім виберіть потрібний параметр

Крок 6. Збереження персоналізованого листа

Коли ви зберігаєте документ злиття, разом із ним зберігається зв’язок зі списком розсилки, щоб його можна було використати повторно для наступної групової розсилки.


Повторне використання документа злиття

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Так, коли програма Word запропонує вам зберегти зв’язок.


Змінення адрес у документі злиття

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Редагувати список одержувачів, щоб відсортувати або відфільтрувати адреси та вибрати певні з них.

Додаткові відомості

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×