Перетворення цінової пропозиції на сплачені рахунки-фактури за допомогою шаблону веб-бази даних служби Access Services

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Шаблон Access 2010 для веб-бази даних послуг дає змогу створити готову до використання базу даних, яка дає змогу відстежувати запити, рахунки-фактури, клієнтів та інші дані, пов’язані з діяльністю компаній у сфері обслуговування.

Це відео показано короткий сценарій як можуть використовувати цей шаблон.

Створення завдання

Якщо ви ще не зроблено, завантажити шаблон служби.

Ознайомтеся з цими відомостями, щоб дізнатися, як за допомогою цього шаблону створити власну базу даних та почати використовувати її для покращення роботи своєї компанії.

Примітка : Ця стаття не стосується веб-програм Access – новіший тип бази даних, ви створення програми Access 2013 (або вище) та публікування в Інтернеті. У статті створення веб-програми Access для отримання додаткових відомостей.

У цій статті

Перший запуск бази даних

Початок роботи: Додавання даних до бази даних послуг

Вкладка Вітаємо: Довідка та інші ресурси

Вкладка відомості про компанію: введення відомостей про компанію

Працівники: введення відомостей про працівників

Вкладка послуги: введення відомостей про послуги

Додавання служби даних, що зберігаються в програмі Excel

Транспонування рядків даних Excel у стовпці

Зміна порядку стовпців даних Excel, які в порядку, відмінному від служби даних у табличному поданні

Вставлення даних зі стовпців, які відрізняється від порядку стовпців у таблиці даних служб

Додавання послуг по черзі

Вкладка продукти: введення відомостей про продукти

Додавання даних про продукт, які зберігаються в програмі Excel

Транспонування рядків даних Excel у стовпці

Зміна порядку стовпців Excel, які в порядку, відмінному від продукти даних у табличному поданні

Вставлення даних зі стовпців, які відрізняється від порядку стовпців у таблиці продуктів

Додавання продуктів по черзі

Цінові пропозиції та рахунки-фактури: введення цінових пропозицій і рахунків-фактур

Приладна дошка: Відстеження активних цінових пропозицій і рахунків-фактур

Перегляд відомостей про цінові пропозиції або рахунка-фактури

Створення нової цінової пропозиції або рахунка-фактури

Цінові пропозиції: Керування всіма ціновими пропозиціями

Перегляд відомостей про цінові пропозиції

Форма відомості про цінову пропозицію

Створення нової цінової пропозиції

Надсилання цінової пропозиції для затвердження

Затвердження або відхилення надісланих цінових пропозицій

Перетворення затвердженої цінової пропозиції на рахунок-фактуру

Друк або повідомлення електронної пошти цінової пропозиції

Рахунки: Керування рахунки-фактури

Перегляд відомостей про рахунок-фактуру

Форма відомості про рахунок-фактуру

Створення нового рахунка-фактури

Надсилання рахунка-фактури для оплати

Друк або повідомлення електронної пошти рахунка-фактури

Позначення рахунка-фактури виплати

Центр звітування: Перегляд і друк звітів

Додатково: Керування служб, продукти, працівників і клієнтів

Подальші дії

Перший запуск бази даних

У діалоговому вікні, що відобразиться на екрані, можна вибрати, що слід зробити зі зразком даних: зберегти чи видалити, щоб мати змогу ввести власні дані.

початок роботи із шаблону веб-бази даних послуг

Натисніть кнопку ліворуч, щоб відкрити базу даних і почати працювати зі зразком даних. Застосунок Access заповнить базу даних послуг даними для вигаданої компанії Борей.

Натисніть кнопку праворуч, щоб видалити зразок даних і отримати змогу вводити власні дані.

Примітка :  У разі видалення зразка даних діалогове вікно запуску більше не відображатиметься.

Зніміть прапорець, щоб вимкнути відображення діалогового вікна в майбутньому.

Примітка : Усі поля та елементи керування в шаблоні для послуг, у яких відображаються поточні дані, для позначення валюти використовується знак долара ($). Якщо у вашій мові для валюти використовується інший символ , радимо відкоригувати відповідні поля та елементи керування перед видаленням зразку даних. Додаткові відомості можна знайти в розділіДив. також.

Початок роботи: Додавання даних до бази даних послуг

Вкладка Початок роботи містить зазначені нижче вкладки, які допомагають підтримувати бізнес-дані в готовому до використання вигляді.

Вкладки на вкладці ''Початок роботи''

Функції

Прошу

Посилання на корисні ресурси

Відомості про компанію

Поля для зберігання відомостей про компанію, які використовуватимуться в рахунках-фактурах та інших звітах

Працівників

Вікно табличного подання даних про працівників. Працівник, що ввійшов до системи, записується для нових цінових пропозицій і рахунків-фактур

Послуги

Вікно табличного подання даних про послуги, які можна додавати до цінових пропозицій і рахунків-фактур

Продукти

Вікно табличного подання даних про матеріали, які перепродає або використовує компанія; ці продукти можна додавати до цінових пропозицій і рахунків-фактур

Цінові пропозиції та рахунки-фактури

Два вікна табличного подання даних: цінові пропозиції та рахунки-фактури

Якщо вибрати в діалоговому вікні запуску параметр Почати вводити мої дані, у застосунку Access відкриється вкладка Початок роботи, на якій відобразиться вкладка Вітаємо. На цій вкладці можна почати процес введення даних у новій базі даних послуг.

Вкладка ''Початок роботи'' шаблону веб-бази даних послуг

Для введення даних необов’язково використовувати вкладку Початок роботи. Вона додана для зручності та дає змогу швидко почати роботу. Більшість відомостей, які можна ввести на зазначених нижче вкладках вкладки ''Початок роботи'' можна також ввести на основних вкладках, таких як Цінові пропозиції або Рахунки. Проте відомості про компанію (які відображатимуться в цінових пропозиціях і рахунках-фактура) можна ввести лише на вкладці Відомості про компанію.

Вкладка Вітаємо: Довідка та інші ресурси

На вкладці Вітаємо наведено посилання на найбільш актуальні ресурси, які допоможуть максимально ефективно використовувати базу даних послуг. Хоча самі посилання лишають незмінними, дані, на які вони вказують, оновлюються щоразу, коли з’являються нові ресурси.

  • Після завершення перегляду відомостей на вкладці Вітаємо натисніть кнопку Далі, щоб перейти на вкладку Відомості про компанію.

Вкладка відомості про компанію: введення відомостей про компанію

На вкладці Відомості про компанію можна ввести відомості про компанію, наприклад ім’я, розташування, телефон і адресу електронної пошти. Ці відомості відображатимуться в рахунках-фактурах та інших звітах, створених у базі даних.

вкладка ''відомості про компанію'' шаблону бази даних послуг

  • Введіть у відомості про компанію у відповідних полях і натисніть кнопку Далі.

Працівники: введення відомостей про працівників

На вкладці Працівники можна розпочати додавання працівників до бази даних. Це допоможе стежити за тим, яку роботу виконують працівники. Наприклад, у разі створення нової цінової пропозиції працівник, що виконав вхід, записується до даних про цю нову цінову пропозицію.

  • Введіть відомості про кожного працівника в даних у табличному поданні, а потім натисніть кнопку Далі.

    На вкладціПрацівники можна також переглядати, редагувати та додати працівників.

Вкладка послуги: введення відомостей про послуги

На вкладці Послуги додайте відомості про послуги, які надає компанія, наприклад погодинну ставку для кожної з них. Послуги можна також вилучити, видаливши їх або позначивши як припинені. Послугу можна видалити, лише якщо вона не відображається в жодній ціновій пропозиції або рахунку-фактурі.

Примітка :  У разі додавання послуги до цінової пропозиції або рахунка-фактури для них додається погодинна ставка для цієї послуги. Проте перед надсиланням будь-якої конкретної цінової пропозиції або рахунка-фактури можна відкоригувати погодинну ставку для послуги. Коригування ставки для цінової пропозиції або рахунка-фактури не вплине на погодинну ставку, задану для послуги за промовчанням.

Додавання даних про послуги, що зберігаються в застосунку Excel

Можна скопіювати та вставити дані з Excel до таблиці Access. Процедура копіювання та вставлення заощаджує час, особливо якщо дані в Excel уже розташовані в даних у табличному поданні в аналогічних або таких само рядках або стовпцях.

Під час підготовки до копіювання даних Excel і вставлення їх в Access зверніть увагу на дві важливі рекомендації.

Увага! :  Стовпець Код послуги має містити значення для кожної послуги. Це значення має бути унікальним, тобто дві або більше послуги не можуть мати однакові імена.

Примітка :  Кроки, описані в цьому розділі, передбачають, що всі стовпці в даних у табличному поданні Послуги містять необхідні дані. Якщо для деяких із них немає даних, можна скопіювати наявні дані. Єдиним обов’язковим стовпцем, який має містити унікальні значення, є стовпець Код послуги.

Транспонування рядків даних Excel у стовпці

Порада :  Якщо дані впорядковані не так, як стовпці в даних у табличному поданні Access, радимо вставити дані на аркуш Excel і транспонувати їх на новий аркуш. За допомогою нового аркуша значно простіше розташувати дані в такому ж порядку, у якому вони містяться у стовпцях у даних у табличному поданні Access.

  1. Виберіть дані в Excel і натисніть сполучення клавіш Ctrl+C.

Щоб вибрати кілька не суміжних груп клітинок, натисніть і утримуйте клавішу Ctrl під час вибору.

  1. Клацніть правою кнопкою миші клітинку за межами вибраних даних (наприклад, клітинку під найнижчим рядком вибраних) і в розділі Параметри вставлення, натисніть кнопку транспонувати :
    вставлення із транспонуванням

Зміна порядку стовпців даних Excel, порядок яких відрізняється від порядку в даних у табличному поданні ''Послуги''
  1. Відкрийте книгу Excel, у якій містяться дані про послуги.

  2. Вставте новий аркуш. Щоб отримати довідку з цей крок перегляньте статтю Excel вставлення або видалення аркуша.

  3. На новому аркуші зробіть ось що.

    1. Введіть або вставте Код послуги у клітинці A1.

    2. Введіть або вставте Опис служби у клітинці B1.

    3. Введіть або вставте Погодинну ставку за промовчанням у клітинці C1.

    4. Введіть або вставте примітки у клітинці D1.

  4. Скопіюйте імена або коди послуг у стовпець A як зазначено нижче.

    1. Клацніть вкладку аркуша, на якому перелічені імена або коди.

    2. Виберіть список імен або кодів і натисніть сполучення клавіш Ctrl+C

    3. Відкрийте вкладку нового аркуша.

    4. Виділіть клітинку A2 та натисніть сполучення клавіш Ctrl+V.

  5. Скопіюйте описи послуг у стовпець B як зазначено нижче.

    1. Клацніть клітинку B2, а потім введіть знак рівності (=).

    2. Клацніть вкладку аркуша, на якому наведено описи.

    3. Клацніть клітинку, що містить перший опис, і натисніть клавішу Enter.
      Excel вставить посилання на клітинку в клітинку B2 на новому аркуші.

    4. На новому аркуші клацніть клітинку B2 знову а потім двічі клацніть маркер заповнення Маркер заповнення .
      Буде вставлено в Excel для решти списку посилання на клітинки у стовпці b.

  6. Повторіть крок 5, але використайте стовпець C і скопіюйте погодинні ставки за промовчанням для своїх послуг.

  7. Повторіть крок 5, але використайте стовпець D та скопіюйте примітки для послуг.

Вставлення даних зі стовпців, розташованих у тому ж порядку, у якому вони представлені в даних у табличному поданні ''Послуги''
  1. Виберіть дані в Excel і натисніть сполучення клавіш Ctrl+C.

Щоб вибрати декілька не суміжних груп клітинок, натисніть і утримуйте клавішу Ctrl під час вибору.

  1. У програмі Access, на вкладці послуги клацніть правою кнопкою миші зірочку в даних у табличному поданні і виберіть команду Вставити.
    Контекстне меню даних у табличному поданні ''Послуги''

Додавання послуг по черзі

  • Натисніть кнопку Додати нову послугу, щоб відкрити форму Відомості про послугу, і введіть відомості про послугу.
    - або –

  • Введіть дані в базі даних на вкладці Послуги.

Вкладка продукти: введення відомостей про продукти

На вкладці Продукти додайте відомості про продукти, які ви перепродаєте або використовувати під час надання послуги.

Примітка : У разі додавання продукту до цінової пропозиції або рахунка-фактури до цієї цінової пропозиції або рахунка-фактури додається унікальна ціна за одиницю. Проте перед надсиланням будь-якої конкретної цінової пропозиції або рахунка-фактури можна відкоригувати ціну за одиницю для продукту. Коригування ціни для цінової пропозиції або рахунка-фактури не вплине на ціну за одиницю, задану для продукту за промовчанням.

Додавання даних про продукт, що зберігаються в застосунку Excel

Можна скопіювати та вставити дані з Excel до таблиці Access. Процедура копіювання та вставлення заощаджує час, особливо якщо дані в Excel уже розташовані в даних у табличному поданні в аналогічних або таких само рядках або стовпцях.

Під час підготовки до копіювання даних Excel і вставлення їх в Access зверніть увагу на дві важливі рекомендації.

Увага! :  Стовпець Код продукту має містити значення для кожної послуги. Це значення має бути унікальним, тобто дві або більше послуги не можуть мати однакові імена.

Примітка :  Кроки, описані в цьому розділі, передбачають, що всі стовпці в даних у табличному поданні Продукти містять необхідні дані. Якщо для деяких із них немає даних, можна скопіювати наявні дані. Єдиним обов’язковим стовпцем, який має містити унікальні значення, є стовпець Код продукту.

Транспонування рядків даних Excel у стовпці

Якщо дані містяться в рядках (а не у стовпцях), слід транспонувати ці дані в Excel перед вставленням їх в Access.

Порада :  Якщо дані впорядковані не так, як стовпці в даних у табличному поданні Access, радимо вставити дані на аркуш Excel і транспонувати їх на новий аркуш. За допомогою нового аркуша значно простіше розташувати дані в такому ж порядку, у якому вони містяться у стовпцях у даних у табличному поданні Access.

  1. Виберіть дані в Excel і натисніть сполучення клавіш Ctrl+C.

Щоб вибрати кілька не суміжних груп клітинок, натисніть і утримуйте клавішу Ctrl під час вибору.

  1. Клацніть правою кнопкою миші клітинку за межами вибраних даних (наприклад, клітинку під найнижчим рядком вибраних) і в розділі Параметри вставлення, натисніть кнопку транспонувати :
    вставлення із транспонуванням

Зміна порядку стовпців Excel, порядок яких відрізняється від порядку в даних у табличному поданні ''Продукти''
  1. Відкрийте книгу Excel, у якій містяться дані про продукти.

  2. Вставте новий аркуш. Щоб отримати довідку з цей крок перегляньте статтю Excel вставлення або видалення аркуша.

  3. На новому аркуші зробіть ось що.

    1. Введіть або вставте Код продукту у клітинці A1.

    2. Введіть або вставте Опис продукту у клітинці B1.

    3. Введіть або вставте Ціна за одиницю у клітинці C1.

    4. Введіть або вставте Кількість/одиниці у клітинці D1.

    5. Введіть або вставте примітки у клітинці E1.

  4. Скопіюйте імена або коди продуктів у стовпець A як зазначено нижче.

    1. Клацніть вкладку аркуша, на якому перелічені імена або коди.

    2. Виберіть список імен або кодів і натисніть сполучення клавіш Ctrl+C

    3. Відкрийте вкладку нового аркуша.

    4. Виділіть клітинку A2 та натисніть сполучення клавіш Ctrl+V.

  5. Скопіюйте описи продукту у стовпець B як зазначено нижче.

    1. Клацніть клітинку B2, а потім введіть знак рівності (=).

    2. Клацніть вкладку аркуша, на якому наведено описи.

    3. Клацніть клітинку, що містить перший опис, і натисніть клавішу Enter.
      Excel вставить посилання на клітинку в клітинку B2 на новому аркуші.

    4. На новому аркуші клацніть клітинку B2 знову а потім двічі клацніть маркер заповнення Маркер заповнення .
      Буде вставлено в Excel для решти списку посилання на клітинки у стовпці b.

  6. Повторіть крок 5, але використайте стовпець C та скопіюйте ціну за одиницю продукту.

  7. Повторіть крок 5, але використайте стовпець D та скопіюйте для продукту кількість/одиниці.

  8. Повторіть крок 5, але використайте стовпець E та скопіюйте примітки для продукту.

Вставлення даних зі стовпців, розташованих у тому ж порядку, у якому вони представлені в даних у табличному поданні ''Продукти''
  1. Виберіть дані в Excel і натисніть сполучення клавіш Ctrl+C.

    Щоб вибрати декілька не суміжних груп клітинок, натисніть і утримуйте клавішу Ctrl під час вибору.

  2. У програмі Access, на вкладці продукти клацніть правою кнопкою миші зірочку в даних у табличному поданні і виберіть команду Вставити.
    Контекстне меню даних у табличному поданні ''Послуги''

Додавання продуктів по черзі

  • Натисніть кнопку Додати новий продукт, щоб відкрити форму Відомості про продукт, і введіть відомості про продукт.
    - або –

  • Введіть дані в базі даних на вкладці Продукт.

Цінові пропозиції та рахунки-фактури: введення цінових пропозицій і рахунків-фактур

За наявності готових цінових пропозицій і рахунків-фактур, їх можна ввести в даних у табличних поданнях на вкладці Цінові пропозиції та рахунки-фактури.

  1. Щоб ввести цінову пропозицію, натисніть кнопку Додати нову цінову пропозицію. Щоб ввести рахунок-фактуру, натисніть кнопку Додати новий рахунок-фактуру.

  2. У формі відомостей, що відобразиться на екрані, введіть наявні відомості, наприклад дані про стан, працівника, який створив цінову пропозиції або рахунок-фактуру, і клієнта.

  3. Якщо ввести клієнта, якого немає в базі даних, застосунок Access запропонує створити нового клієнта. Натисніть кнопку Так, а потім введіть відомості про нового клієнта. Після закриття бази даних клієнт стане доступним у розкривному списку Клієнт.

  4. Натисніть кнопку Зберегти та закрити після завершення кожної цінової пропозиції або рахунка-фактур. Дані буде збережено, а форму – закрито.

  5. Після завершення додавання наявної цінової пропозиції та рахунків-фактур натисніть кнопку Далі.

Приладна дошка: Відстеження активних цінових пропозицій і рахунків-фактур

Вкладка Приладна дошка – це зручне місце для відстеження відкритих цінових пропозицій та неоплачених рахунків-фактур, а також додавання нових цінових пропозицій і нових рахунків-фактур.

вкладка ''приладна дошка'' шаблону бази даних послуг

Перегляд відомостей про цінові пропозицій та рахунки-фактури

  • Клацніть значення в області Цінова пропозиція#, щоб відкрити форму Відомості про цінові пропозиції для цієї цінової пропозиції.

    Можна редагувати відомості про цінової пропозиції перед надсиланням – тобто, коли стан має значення нова.

  • Клацніть значення в області Рахунок-фактура#, що відкрити форму Відомості про рахунок-фактуру для цього рахунка-фактури.

Створення нової цінової пропозиції та рахунка-фактури

  • Натисніть кнопку Створити цінову пропозицію або Створити рахунок-фактуру, а потім заповніть форму, що відобразиться на екрані.

    Якщо вхід до бази даних не виконано, виберіть ім’я в розкривному списку Продавець, щоб додати до цінової пропозиції або рахунка-фактури своє ім’я.

Цінові пропозиції: Керування всіма ціновими пропозиціями

На вкладці Цінові пропозиції відображаються подання, які допомагають керувати ціновими пропозиціями, залежно від їхнього стану.

Вкладка ''Цінові пропозиції'' шаблону бази даних послуг

Цінові пропозиції перелічені на зазначених нижче вкладках.

  • Активні    Список цінових пропозицій, за якими не були виставлені рахунки-фактури, які не було відхилено або термін дії яких не минув.

  • Затверджено    Список цінових пропозицій, затверджувати або виставлено рахунки-фактури.

  • Надіслано рахунок    Список цінових пропозицій, які мають було виставлено рахунки-фактури. Ви можете переглянути рахунок списку цінової пропозиції.

  • Завершення терміну дії    Список цінових пропозицій, який закінчився без час виставлено рахунки-фактури.

  • Відхилення    Список цінових пропозицій, які відхилено. Можна затвердити відхиленим цінову пропозицію, щоб зробити його доступним для виставлення рахунків-фактур.

Перегляд відомостей про цінові пропозиції

  • Клацніть значення в області Цінова пропозиція#, щоб відкрити форму Відомості про цінові пропозиції для цієї цінової пропозиції.

    Можна редагувати відомості про цінової пропозиції перед надсиланням – тобто, коли стан має значення нова.

Форма ''Відомості про цінову пропозицію''

Номер цінової пропозиції та її стан відображаються у верхньому лівому куті форми Відомості про цінову пропозицію.

Скористайтеся кнопками у верхній частині форми Відомості про цінову пропозицію, щоб надіслати, затвердити або відхилити цінову пропозицію, а також виставити за нею рахунок-фактуру або створити її дублікат чи переглянути її у процесі підготовки до друку.

Загальні відомості про цінову пропозицію зазначаються в полях, розташованих безпосередньо під кнопками у верхній частині форми Відомості про цінову пропозицію.

Вкладки в центральній частині форми Відомості про цінову пропозицію призначені для таких відомостей про цінову пропозицію: позиції (послуги та продукти), місце надання послуги, податки та терміни, а також примітки. Для кожної позиції в будь-якій ціновій позиції можна відкоригувати ставку та ціну за одиницю, не змінюючи значення за промовчанням для відповідної послуги чи продукту.

Загальні суми для послуг, продуктів і податків відображаються в нижньому правому куті форми Відомості про цінову пропозицію. У разі оновлення відомостей на вкладці Позиції або вкладці Податки та умови натисніть кнопку Оновити підсумки, щоб оновити суми, що відображаються в цій області.

Створення нової цінової пропозиції

  • На вкладці Цінові пропозиції натисніть кнопку Створити цінову пропозицію, а потім заповніть форму Відомості про цінову пропозицію.

    Якщо вхід до бази даних не виконано, виберіть ім’я в розкривному списку Продавець, щоб додати до цінової пропозиції своє ім’я.

Надсилання цінової пропозиції для затвердження

Цінові пропозиції не надіслані не мають номера цінової пропозиції; у розділі цінова пропозиція #відображається значення […] .

  1. На вкладці Цінові пропозиції клацніть […] у рядку, що містить цінову пропозицію, яку необхідно надіслати.
    У програмі Access відкриється форма Відомості про цінову пропозицію, у якій відобразиться цінова пропозиція.

  2. Перегляньте загальні відомості та відомості про цінову пропозицію, а також внесіть усі необхідні зміни, наприклад додайте або видаліть позиції, відкоригуйте ставку або ціну за одиницю для цінової пропозиції або додайте примітки.

  3. У верхній частині форми Відомості про цінову пропозицію натисніть кнопку Надіслати.

Затвердження або відхилення надісланих цінових пропозицій

  1. На вкладці Цінові пропозиції клацніть значення в області Цінова пропозиція#, щоб відкрити форму Відомості про цінові пропозиції для відображення цієї цінової пропозиції.

  2. Перегляньте відомості про цінову пропозицію та виконайте одну із зазначених нижче дій.

    • Якщо цінова пропозиція прийнятна, натисніть кнопку Затвердити у верхній частині форми ­ Відомості про цінову пропозицію.

    • Якщо цінова пропозиція прийнятна буде прийнята з незначними змінами, натисніть кнопку Дублювати у верхній частині форми ­ Відомості про цінову пропозицію. Застосунок Access створить нову цінову пропозицію на основі оригіналу. Тепер можна перевірити та надіслати цінову пропозицію, а потім її затвердити.

    • Якщо цінова пропозиція неприйнятна, натисніть кнопку Відхилити у верхній частині форми ­ Відомості про цінову пропозицію.

Перетворення затвердженої цінової пропозиції на рахунок-фактуру

  1. На вкладці Цінові пропозиції перейдіть на вкладку Затверджено.
    У програмі Access відобразяться затверджені цінові пропозиції, зокрема цінові пропозиції, за якими виставлено рахунки-фактури.

  2. Клацніть значення в області Цінова пропозиція#, щоб відкрити форму Відомості про цінові пропозиції для цієї цінової пропозиції.

  3. Перегляд відомостей про цінову пропозицію.

    Примітка : Відомості про затверджені цінові пропозиції видалити неможливо. Проте можна створити дублікат цінової пропозиції, натиснувши кнопку Дублювати, виправити цей дублікат цінової пропозиції, надіслати його, а потім затвердити та скористатися ціновою пропозицією для створення рахунка-фактури.

  4. У верхній частині форми Цінові пропозиції натисніть кнопку Рахунок-фактура.

Друк цінової пропозиції або надсилання її електронною поштою

  1. На вкладці Цінові пропозиції клацніть значення в області Цінова пропозиція#, щоб відкрити форму Відомості про цінові пропозиції для відображення цієї цінової пропозиції.

  2. У верхній частині форми Відомості про цінову пропозицію клацніть Переглянути цінову пропозицію.
    Цінова пропозиція відкриється в застосунку Access у тій формі, у якій її буде надруковано.

    Кнопки у верхній частині цінової пропозиції в остаточній копії не відображатимуться.

  3. Натисніть відповідну кнопку у верхній частині цінової пропозиції.

Рахунки: Керування рахунки-фактури

На вкладці Рахунки можна створити нові рахунки-фактури та переглянути рахунки-фактури за станом.

Вкладка ''Рахунки'' шаблону бази даних послуг

Рахунки-фактури перелічені на зазначених нижче вкладках.

  • Неоплачені    Список рахунків-фактур, що не були оплачені, але ще не прострочені.

  • Прострочені   Список рахунків-фактур, що не були оплачені і вже прострочені.

  • Виплати   Список рахунків-фактур, які були оплачені.

Перегляд відомостей про рахунок-фактуру

  • Клацніть значення в області Рахунок-фактура#, що відкрити форму Відомості про рахунок-фактуру для цього рахунка-фактури.

    Можна редагувати відомості про рахунок-фактуру перед надсиланням – тобто, коли стан має значення нова.

Форма ''Відомості про рахунок-фактуру''

Форма ''Відомості про рахунок-фактуру''

Номер рахунка-фактури та його стан відображаються у верхньому лівому куті форми Відомості про рахунок-фактуру.

За допомогою кнопок у верхній частині форми Відомості про рахунок-фактуру можна надіслати рахунок-фактуру або позначити його як оплачений, дізнатися, як виглядатиме рахунок-фактура після друку, а також зберегти зміни, внесені до рахунка-фактури, та закрити форму Відомості про рахунок-фактуру.

Загальні відомості про рахунок-фактуру зазначаються в полях, розташованих безпосередньо під кнопками у верхній частині форми Відомості про рахунок-фактуру. Якщо рахунок-фактуру було створено на основі цінової пропозиції, він успадковує ці відомості від цінової пропозиції, але до рахунка-фактури можна внести зміни, які не вплинуть на вихідну цінову пропозицію.

Вкладки в центральній частині форми Відомості про рахунок-фактуру призначені для таких відомостей про рахунок-фактуру: позиції (послуги та продукти), місце надання послуги, податки та терміни, а також примітки. Якщо рахунок-фактуру було створено на основі цінової пропозиції, він успадковує ці відомості від цінової пропозиції, але до рахунка-фактури можна внести зміни, які не вплинуть на вихідну цінову пропозицію. Крім того, для кожної позиції в будь-якому рахунку-фактурі можна відкоригувати ставку та ціну за одиницю, не змінюючи значення за промовчанням для відповідної послуги чи продукту.

Загальні суми для послуг, продуктів і податків відображаються в нижньому правому куті форми Відомості про рахунок-фактуру. У разі оновлення відомостей на вкладці Позиції або вкладці Податки та умови натисніть кнопку Оновити підсумки, щоб оновити суми, що відображаються в цій області.

Створення нового рахунка-фактури

  • Натисніть кнопку Створити рахунок-фактуру, а потім заповніть форму Відомості про рахунок-фактуру.

    Якщо вхід до бази даних не виконано, виберіть ім’я в розкривному списку Продавець, щоб додати до цінової пропозиції своє ім’я.

Надсилання рахунка-фактури для оплати

Не надіслані рахунки не мають номера рахунка-фактури; у розділі рахунок-фактура #відображається значення […] .

  1. На вкладці Рахунки клацніть […] у рядку, що містить рахунок-фактуру, який необхідно надіслати для оплати.
    У програмі Access відкриється форма Відомості про рахунок-фактуру, у якій відобразиться рахунок-фактура.

  2. Перегляньте загальні відомості та відомості про рахунок-фактуру, а також внесіть усі необхідні зміни, наприклад додайте або видаліть позиції, відкоригуйте ставку або ціну за одиницю для цінової пропозиції або додайте примітки.

  3. У верхній частині форми Відомості про рахунок-фактуру натисніть кнопку Надіслати.

Друк рахунка-фактури або надсилання його електронною поштою

  1. На вкладці Рахунки клацніть значення в області Рахунок-фактура#, щоб відкрити форму Відомості про рахунок-фактуру для відображення цієї рахунка-фактури.

  2. У верхній частині форми Відомості про рахунок-фактуру клацніть Переглянути рахунок-фактуру.
    Рахунок-фактура відкриється в застосунку Access у тій формі, у якій його буде надруковано.

    Кнопки у верхній частині рахунка-фактури в остаточній копії не відображатимуться.

  3. Натисніть відповідну кнопку у верхній частині рахунка-фактури.

Позначення рахунка-фактури як оплаченого

  1. На вкладці Рахунки на вкладці Неоплачені клацніть значення в області Рахунок-фактура#, щоб відкрити форму Відомості про рахунок-фактуру для відображення цієї рахунка-фактури.

  2. У верхній частині форми Відомості про рахунок-фактуру натисніть кнопку Позначити як оплачений.

Центр звітування: Перегляд і друк звітів

У шаблоні бази даних послуг передбачено чотири звіти: список клієнтів, і три звіти про збут (місячний, квартальний і річний).

Вкладка ''Центр звітування'' шаблону бази даних послуг

Для перегляду звіту зробіть ось що.

  • Перейдіть на вкладку Центр звітування, а потім в області Виберіть звіт клацніть звіт, який необхідно переглянути.
    Звіт відобразиться в області попереднього перегляду застосунку Access.

Попередній перегляд можна настроїти за допомогою параметрів, які відображаються у верхній частині області перегляду. Параметри, що відображаються в цій області, залежать від того, який звіт наразі переглядається.

Для друку звіту зробіть ось що.

  1. Перегляньте звіт, який необхідно надрукувати.

  2. На вкладці Центри звітуванняВідкрити на новій вкладці, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+P.

Додатково: Керування служб, продукти, працівників і клієнтів

Вкладка Додатково – це зручне місце для керування такими списками:

  • Клієнти

  • Працівники

  • Продукти

  • Послуги

Кожен список відображається як дані в табличному поданні, у якому легко помітити неузгодженість і внести групові зміни до даних.

вкладка ''додатково'' шаблону бази даних послуг

Подальші кроки

Почавши користуватися базою даних послуг для керування діяльністю своєї компанії, ви, імовірно, почнете замислюватися над можливістю використання нових способів запиту та фільтрування даних. Можливо також, виникне необхідність у внесенні змін до бази даних відповідно до власних потреб. За наведеними в цьому розділі посиланнями можна отримати відомості про доступні типові завдання та зміни.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×