Перетворення документа Word на шаблон форми InfoPath

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Хоча в застосунку Microsoft Office Word можна створити дуже схожий на форму документ, проте форми краще створювати у спеціальній програмі для розроблення форм. Microsoft Office InfoPath призначений спеціально для розробки та заповнення електронних форм. Якщо потрібно перетворити наявні документи Microsoft Word на шаблони форм InfoPath, можна застосувати майстер імпорту InfoPath, а потім користуватися всіма перевагами InfoPath для створення, опублікування й заповнення форм. Наприклад, в шаблоні форми звіту про продажі можна скористатися умовне форматування для автоматичного застосування червоного кольору тла, якщо показники продаж стають нижче прогнозованих. У цьому ж шаблоні форми можна використовувати правило, щоб форми, створені на основі шаблону форми, можна було надсилати як вкладення у повідомленнях електронної пошти, натиснувши кнопку «Надіслати». Крім цього, можна зробити шаблон форми доступним для ширшої аудиторії за допомогою шаблон форми, який підтримується браузером.

Під час перетворення документа Word на шаблон форми InfoPath отриманий в результаті шаблон форми буде максимально наближеним до структури документа Word. Елементи документа Word, які відповідають певним умовам, автоматично перетворюються на відповідні елементи керування, в які користувачі можуть вводити дані. Наприклад, якщо в документі Word є пробіли у квадратних дужках, InfoPath передбачає використання області в дужках як поля для введення тексту і перетворює його на елемент керування «текстове поле» в отриманому шаблоні форми. Усі поля форм Word перетворюються на відповідні елементи керування в InfoPath.

Для змінення параметрів перетворення документа Word у InfoPath використовуйте діалогове вікно Параметри імпорту

У цій статті описано основні поняття і процедуру перетворення документа Word на шаблон форми InfoPath, включно з функціями та параметрами, які не підтримуються під час виконання перетворення.

У цій статті

Про перетворення документа Word на шаблон форми InfoPath

Функції і настройки Word, які не повністю підтримуються під час виконання перетворення

Перетворення документа Word на шаблон форми InfoPath

Перетворення макетної таблиці на повторювану таблицю

Перетворення прапорців на групу перемикачів

Перегляд неполадок перетворення в області завдань «Перевірка макета»

Про перетворення документа Word на шаблон форми InfoPath

Під час перетворення документа Word на шаблон форми InfoPath документ використовується як зразок для створення шаблону форми. Структура документа відтворюється в шаблоні форми максимально точно. У документі Word «поле форми» — це розташування зберігання даних певного типу, наприклад, імені або адреси. Якщо настроїти включення полів форми Word під час перетворення документа, такі елементи керування, як текстові поля, прапорці та розкривні списки, буде додано до шаблону форми InfoPath в місці, яке відповідає розташуванню цих полів у документі Word. Крім цього, застосунок InfoPath автоматично виявляє частини документа Word, які можуть працювати як повторювані таблиці та поля для форматованого тексту, і перетворює їх на відповідні елементи керування. Наприклад, якщо документ звіту про витрати містить пусту підкреслену область, в якій користувач може ввести нотатки про певні витрати, застосунок InfoPath перетворить область на поле для форматованого тексту. Користувачі зможуть вводити кілька рядків тексту в полі для форматованого тексту та відформатувати цей текст за потреби.

Щоб краще зрозуміти зв'язок між документа Word, які ви перетворюєте за допомогою майстра імпорту InfoPath і шаблоні форми InfoPath, уявіть, що за останні кілька років ваша організація раніше використовувала документа Word під назвою файлу Звіт_про_витрати для збирання даних звіт про витрати від співробітників. Перетворення документа на шаблон форми InfoPath, форми даних можуть бути представлені як розширювану мову розмітки (XML) системи обліку прагне до ІТ-відділу.

Якщо для перетворення файлу звіт_про_витрати.doc на шаблон форми використовується майстер імпорту, застосунок InfoPath створює шаблон форми з іменем звіт_про_витрати.xsn. У наведеному прикладі таблиця «Докладні відомості про витрати» в документі Word перетворено на повторювану таблицю в отриманому шаблоні форми InfoPath. Повторювана таблиця дозволяє користувачам вставляти або видаляти пункти витрат за потреби, вибиравши команди в контекстному меню.

Таблиця Word, перетворена на повторювану таблицю InfoPath

Під час перетворення документа Word на шаблон форми InfoPath структура та інші елементи зберігаються. За промовчанням, кількість пустих рядків у повторюваній таблиці InfoPath відповідає кількості пустих рядків у таблиці Word. Однак, можна заощадити місце в шаблоні форми, відображаючи лише один або два рядки за промовчанням.

Цей новий шаблон форми містить елементи, схожі на елементи в документі Word, наприклад, таблиці для зберігання інформації про витрати. Однак, залежно від параметрів, які вибрано в майстрі імпорту, деякі функції в отриманому шаблоні форми можуть відрізнятися.

  • Якщо для перетворення файлу Word використовується майстер імпорту зі збереженням тільки структури    Отриманий шаблон форми містить повторювану таблицю для введення елементів рядка у звіті про витрати. Однак, усі поля форми, що є в оригіналі документа, наприклад текстове поле «Ім’я», розкривний список «Відділ» і прапорці «Підрозділ», будуть видалені з шаблону форми.

  • Якщо для перетворення файлу Word використовується майстер імпорту зі збереженням структури і перетворенням полів форми Word на елементи керування (за промовчанням)    Отриманий шаблон форми містить повторювану таблицю для введення елементів рядка у звіті про витрати. Усі поля форми, що є в оригіналі документа, наприклад текстове поле «Ім’я», розкривний список «Відділ» і прапорці «Підрозділ», будуть перетворені на відповідні елементи керування InfoPath.

  • Якщо для перетворення файлу Word використовується майстер імпорту зі збереженням структури і перетворенням полів форми на елементи керування (вибірково)    Можна точно визначити, які поля потрібно перетворити під час імпорту звіту про витрати. Наприклад, можна заборонити перетворювати пусті клітинки таблиці в документі на текстові поля у шаблоні форми.

На початок сторінки

Функції і настройки Word, які не повністю підтримуються під час виконання перетворення

Деякі настройки і форматування документів Word не підтримуються в шаблонах форми InfoPath. Під час перетворення документа з такими настройками отриманий шаблон форми InfoPath не матиме цих функцій і параметрів. Наприклад, якщо документ Word містить примітки, їх не буде збережено в отриманому шаблоні форми InfoPath, оскільки InfoPath не підтримує цю функцію.

Можна скористатися областю завдань Перевірка макета в режим конструктора, щоб виявити неполадки перетворення. Потім можна усунути виявлені проблеми.

Нижче наведено список функцій і настройок, які не зберігаються після перетворення документа Word на шаблон форми InfoPath. У деяких випадках форматування буде видалено, проте пов’язаний із ним текст буде збережено. Наприклад, якщо є стовпці бюлетеня, InfoPath видалить стовпці, але імпортує текст, який міститься в цих стовпцях.

  • Закладки

  • Анімований текст

  • Теми

  • Водяні знаки

  • Нумерація рядків

  • Межі сторінки

  • Виноски

  • Структура стовпців бюлетеня

  • Файли вкладення

  • Зв’язані або вбудовані об’єкти, наприклад аркуші Microsoft Office Excel і креслення Microsoft Office Visio

  • Графічні об’єкти (автофігури, криві, лінії й об’єкти WordArt)

  • Міжсимвольний інтервал (включаючи масштабування, розріджений і ущільнений інтервал, верхній і нижній регістр розташування тексту і кернінг шрифтів)

  • Елементи керування ActiveX

  • Примітки і записані виправлення (вставлення, видалення та змінення форматування)

  • Деякі функції, які стосуються Microsoft Office Word 2007 (зокрема стандартних блоків і елементів керування вмістом)

  • Настройки друку (мішане форматування символів у верхніх і нижніх колонтитулах, колонтитули парних і непарних сторінок, різні колонтитули для першої сторінки, настройки корінців, від’ємні числові значення для верхніх і нижніх полів, різні орієнтації сторінки і параметри окремих розділів)

Примітка : Деякі документи Word, не можна змінити без використання пароля. Якщо це у випадку з документа, який не може бути успішно імпортувати її у програмі InfoPath. Щоб вирішити цю проблему, спробуйте видалити захист паролем з документа, перш ніж імпортувати її. Крім того, деякі документи обмежити доступ користувачам до певних типів редагування дії, наприклад введення даних у поля форм. Якщо це у випадку з документа, який не може бути успішно імпортувати її у програмі InfoPath. Щоб вирішити цю проблему, спробуйте видалити редагування обмежень для документа, перш ніж імпортувати її.

Нижче наведено список функцій і настройок, які частково підтримуються під час перетворення документа Word на шаблон форми:

Вертикальний текст    InfoPath зберігає форматування типу «вертикальний текст у документі Word, якщо вертикальний текст розташовано в клітинці таблиці. InfoPath видаляє форматування типу «вертикальний текст» під час перетворення документа Word, якщо вертикальний текст розташовано за межами клітинки таблиці в іншій частині документа Word.

Текстові поля    У документах Word текстові поля є контейнерами для тексту, які можна розташовувати в різних місцях на сторінці та змінювати їх розмір. Якщо в документі Word є текстове поле, його буде перетворено на клітинку таблиці в шаблоні форми. Весь текст з текстового поля з’явиться в клітинці таблиці у шаблоні форми.

Підкреслений текст    Підкреслення підтримується в шаблоні форми InfoPath. Однак, усі фігурні і подвійні підкреслення в документі Word перетворюються на одинарне підкреслення в отриманому шаблоні форми.

Гіперпосилання, які вказують на непідтримувані протоколи     Усі гіперпосилання буде перетворено, проте якщо гіперпосилання використовує протокол, відмінний від http:, https:, ftp:, або mailto:, гіперпосилання в отриманому шаблоні форми не працюватиме.

Стилі символів і текстові ефекти    Надрядкові символи, підрядкові символи й одинарне закреслення тексту зберігаються під час перетворення. Інші стилі форматування і текстові ефекти, включно із контурами тексту, прихованим текстом і затіненням, будуть видалені під час перетворення. Текст з ефектом карбування чи заглиблення перетворюється на сірий текст в шаблоні форми.

Параметри розділу    У програмі Word розділи використовуються для створення структури документа на окремій сторінці або на кількох сторінках. InfoPath не підтримує такі типи розділів, їх буде видалено під час процесу перетворення. Усі параметри, застосовані до першого розділу документу Word, буде застосовано до отриманого шаблону форми InfoPath.

Форматування колонтитулів    Верхні і нижні колонтитули документа Word буде перетворено на верхні і нижні колонтитули шаблону форми InfoPath. Деякі форматування символів буде видалено під час процесу перетворення. Наприклад, якщо в верхньому колонтитулі документа Word застосовано курсив і жирний шрифт, в шаблоні форми InfoPath буде застосовано перший тип форматування і видалено інший. Усі параметри, застосовані до першого сегменту верхнього або нижнього колонтитула в документі Word, буде застосовано до всього тексту колонтитулів у шаблоні форми InfoPath.

Перетворення шрифтів    Оскільки програма InfoPath імпортує шрифти з документа Word під час створення нового шаблону форми, то якщо шрифти в документі Word недоступні на комп’ютері, на якому виконується імпорт, альтернативні шрифти для шаблону форми буде вибрано автоматично.

Від’ємні числові значення для полів сторінки    Від’ємні числові значення для верхніх і нижніх полів будуть імпортовані як нульові значення.

Від’ємні значення полів, висоти елементів і параметрів відступів    Від’ємні значення полів, висоти елементів і параметрів відступів будуть імпортовані як нульові.

На початок сторінки

Перетворення документа Word на шаблон форми InfoPath

  1. Якщо документ Word, який потрібно імпортувати, відкрито, закрийте його.

  2. У режимі конструктора в меню Файл виберіть команду Імпортувати форму.

  3. У майстрі імпорту виберіть варіант Імпортування документів Word до InfoPath, а потім натисніть кнопку Далі.

  4. Натисніть кнопку Огляд.

  5. Знайдіть і виберіть документ Word, який потрібно перетворити, а потім натисніть кнопку Відкрити.

    Примітка : Якщо виконується імпорт документа Word з обмеженим дозволом, потрібно мати дозвіл на повне керування документом. Якщо є дозвіл лише на читання або змінення документа, з’явиться повідомлення про помилку в разі спроби виконати імпорт.

  6. Щоб змінити параметри імпорту за промовчанням, натисніть кнопку Параметри, а потім виберіть потрібні параметри.

  7. Натисніть кнопку Готово.

На початок сторінки

Перетворення макетної таблиці на повторювану таблицю

Якщо в документі Word є таблиця, InfoPath може перетворити її на макетна таблицяабо повторювану таблицю в шаблоні форми. Вибір типу таблиці залежить від документа Word. Можна скористатися наведеною нижче процедурою, щоб швидко перетворити отриману макетну таблицю на повторювану таблицю.

Повторювані таблиці можна запропонувати користувачам додаткові ступені гнучкість під час заповнення форм. Під час використання повторювані таблиці, шаблону форми не потрібно відображати багато пусті рядки під час відкриття її. Замість цього, користувачі зазвичай відображається лише один рядок і додавати лише кілька під та за необхідності їх. Це дає змогу заощадити місце у формі та відкриває додаткові ступені персоналізації.

  1. У шаблоні форми клацніть правою кнопкою миші таблицю-макет, який потрібно перетворити.

  2. У контекстному меню виберіть команду Change To, а потім команду Repeating Table.

  3. У діалоговому вікні Change To Repeating Table виконайте одну або кілька таких дій.

    • Щоб указати рядки верхнього колонтитула для повторюваної таблиці, введіть потрібне значення в полі Number of rows to keep as a table header. Звичайно рядок верхнього колонтитула використовується для заголовків стовпців.

    • Щоб указати рядки нижнього колонтитула для повторюваної таблиці, введіть потрібне значення в полі Number of rows to keep as a table footer. У багатьох таблицях не буває нижнього колонтитула.

    • Щоб указати кількість використовуваних рядків даних, введіть потрібне значення в полі Number of rows to keep as a table footer. Рядок даних — це рядок, який може повторюватися у формі стільки разів, скільки необхідно.

  4. У меню Insert виберіть команду More Controls або натисніть клавіші ALT+I, C.

  5. Вставте потрібні елементи керування у клітинки таблиці.

На початок сторінки

Перетворення прапорців на групу перемикачів

Якщо в документі Word використовується кілька прапорців, InfoPath імпортує їх як прапорці в шаблон форми InfoPath. Якщо краще перетворити їх на групу перемикачів, виконайте нижче наведені кроки, щоб перетворити прапорці на перемикачі в шаблоні форми.

Користувачі зможуть зробити вибір одного з обмеженою набір параметрів шаблону форми Microsoft Office InfoPath можна використовувати групу перемикачів.

  1. У шаблоні форми клацніть один із прапорців, які необхідно перетворити та, утримуючи натиснутою клавішу CTRL, клацніть решту прапорців.

  2. У меню Edit виберіть команду Change To, а потім команду Option Button.

    Замість прапорців у шаблоні форми з'явиться група перемикачів. Кожен перемикач буде зв'язано з тим самим полем у джерелі даних, що й прапорець перед цим. Якщо користувач клацне перемикач, у полі буде збережено значення, пов'язане з цим перемикачем.

На початок сторінки

Перегляд неполадок перетворення в області завдань «Перевірка макета»

Іноді, елементи з вихідного документа Word перетворюються в отриманому шаблоні форми InfoPath не так, як очікувалося, або вони видаляються під час перетворення. Наприклад, InfoPath не підтримую Об’єкт WordArt і видаляє з шаблону форми об’єкти WordArt разом із покажчиками місця заповнення.

Якщо InfoPath виявляє проблему в процесі перетворення, то після закриття майстра імпорту автоматично відкривається область завдань Перевірка макета. Там можна переглядати список проблем і виконати необхідні дії для їх усунення.

  1. Щоб відкрити область завдань Перевірка макета, виберіть у меню Знаряддя пункт Перевірка макета.

    Якщо в шаблоні форми виявлено помилки, буде відображено відповідні повідомлення в області завдань «Перевірка макета».

  2. В області завдань Перевірка макета виберіть текст повідомлення, яке потрібно переглянути.

    У діалоговому вікні з’являться додаткові відомості про проблему.

    Примітка : Якщо документ Word містить об’єкт, що не підтримується в InfoPath (наприклад, графічний об’єкт Word), то в InfoPath до шаблону форми буде додано покажчик місця заповнення, який показуватиме, де було розташовано цей об’єкт у документі Word. Для отримання додаткових відомостей про проблему клацніть правою кнопкою миші покажчик місця заповнення, а потім у контекстному меню виберіть пункт Докладно.

  3. Виправте неполадки в шаблоні форми за потреби. Наприклад, можна видалити покажчики місця заповнення, які не потрібно використовувати в отриманому шаблоні форми.

Примітка : Можна помітити, що в області завдань Перевірка макета містить кнопки оновити . Натисніть кнопку оновити » не будуть оновлюватися повідомлень, які відображаються в результаті імпорту документа Word до InfoPath. Якщо ви бажаєте видалити Імпорт повідомлень в області завдань Перевірка макета , необхідно відкрити діалогове вікно Файлів ресурсів (менюЗнаряддя ) і натисніть видалити файл з іменем шаблона. Цей файл буде створено автоматично під час імпортування документа Word у програмі InfoPath. Після видалення файлу шаблона, натисніть кнопку оновити в області завдань Перевірка макета остаточно видалити Імпорт повідомлень. Файл шаблона не обов'язкові для шаблону форми працювати належним чином. Фактично, з міркувань безпеки рекомендовано для публікування шаблону форми, видаліть цей файл.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×