Переміщення даних із програми Excel у програму Access

Примітка.:  Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою .

У цій статті описано, як для переміщення даних із програми Excel у програму Access і перетворення даних на реляційні таблиці, щоб програма Microsoft Excel і Access разом. Підсумовуючи, найкраще доступу для записування, збереження, запити та надання спільного доступу до даних, і найкраще використовувати для обчислення, аналізу та візуалізації даних Excel.

Дві статті за допомогою Access або Excel, щоб керувати даними та перші 10 причин, щоб використовувати для отримання доступу до програми Excel, обговорення, яка програма найкраще підходить для певного завдання, як Excel і Access спільне використання для створення практичні рішення.

Під час переміщення даних із програми Excel до Access, є три основні кроки, щоб цей процес.

three basic steps

Примітка.: Докладніше про моделювання даних та зв'язками у програмі Access дивіться основи розробки баз даних.

Крок 1: Імпорт даних із програми Excel до Access

Імпорт даних – операцію, яка може суттєво значно полегшить якщо вам пройти певний час, щоб підготувати й очищення даних. Імпорт даних, як переміщення до розташування. Якщо очищення та впорядкувати своє майно, перш ніж перемістити, вирішення в до нового розташування – це набагато легше.

Очищення даних, перш ніж імпортувати

Перш ніж імпортувати дані в програмі Access, у програмі Excel є радимо:

  • Перетворення клітинок із даними – атомна (тобто кілька значень в одній клітинці) на кілька стовпців. Наприклад, клітинку у стовпці «Навичок», що містить кілька значень навички, наприклад "C# програмування," "Програмування VBA" та "Веб-дизайну" має бути пошкоджений до окремих стовпців, що кожний містять кваліфікацією лише одне значення.

  • Скористайтеся командою TRIM видалення каталог кінці та вбудовані кілька пробілів.

  • Видалення недрукованих символів.

  • Пошук і виправлення орфографічних і пунктуаційних помилок.

  • Видалення повторюваних рядків або повторювані поля.

  • Переконайтеся, що стовпці даних не містить змішаний форматів, особливо числа, відформатовані як текст або дат у текстовому форматі числа.

Докладніше перегляньте перелічені нижче розділи довідки Excel:

Примітка.: Якщо дані очищення потреб складний, або вас немає часу або ресурсів для автоматизації процесу власні, ви можете скористатися програмою сторонніх постачальників. Для отримання додаткових відомостей виконайте пошук "даних очищення програмне забезпечення" або "якості даних" за вашої улюбленої пошукової системи у веб-браузері.

Виберіть тип даних, які найкраще під час імпорту

Під час операції імпортування у програмі Access потрібно зробити чудовий вибір, щоб отримувати кілька (якщо є) помилки перетворення, які вимагають ручного втручання. У таблиці нижче описано, як перетворюються числових форматів Excel і Access типів даних під час імпортування даних із програми Excel до Access а також кілька порад щодо рекомендації типи даних для вибору в майстрі імпорту електронних таблиць.

Числовий формат Excel

Тип даних Access

Примітки

Рекомендації

Текст

Текст, приміток

Тип даних Access текст зберігає букви та цифри до 255 символів. Тип даних Access Memo зберігає букви та цифри до 65,535 символів.

Виберіть команду записка уникнути скорочення будь-які дані.

Число, відсоток, дробу, наукові

Число

Доступ має один числовий тип даних, який може відрізнятися залежно від властивості поля розмір поля (байтове ціле число, довге ціле число, одного, подвійний, десяткове).

Виберіть пункт подвійний щоб уникнути помилок перетворення даних.

Date

Date

Excel і Access як використовувати те саме число числове подання дати для збереження дати. У програмі Access, проміжок часу, більший: від-657 434 (січень – 1, 100 н) до 2 958 465 (31 грудень 9999 н. е.).

Тому, що Access не розпізнає система дат 1904 (використовується в Excel для Macintosh), необхідно перетворення дат або у програмі Excel або Access, щоб уникнути плутанини.

Додаткові відомості про змінення системи дат, формат або двома цифрами року та імпортування або зв'язування з даними у книзі Excel.

Виберіть дату.

Час

Час

У програмі Access та Excel як зберігайте часу за допомогою однотипні дані.

Вибір часу, який зазвичай використовується за замовчуванням.

Грошовий, фінансовий

Грошова одиниця

У програмі Access тип даних "грошова одиниця" зберігає дані у вигляді 8-байтові числа з точністю до чотирьох десяткових розрядів і використовується для зберігання фінансових даних і запобігання округлення значень.

Виберіть пункт грошовий, який зазвичай використовується за замовчуванням.

Boolean

Так/Ні

Доступ до використання – 1 для всіх значень так і 0 для всіх ні значень, тоді як у Microsoft Excel використовується для всіх TRUE значення 1 і 0 для всіх значень FALSE.

Виберіть параметр Так/ні, яка автоматично перетворює основні значення.

Гіперпосилання

Гіперпосилання

Гіперпосилання у програмі Excel і Access містить URL-адресу або веб-адресу, можна виконати перехід.

Натисніть кнопку гіперпосилання, в іншому разі доступ може використовувати текстовий тип даних за промовчанням.

Коли дані у програмі Access, можна видалити дані Excel. Не забудьте резервну копію вихідної книги Excel, спочатку, перш ніж видалити його.

Додаткові відомості можна знайти на розділ довідки Access імпортування або зв'язування з даними у книзі Excel.

Автоматично додавати дані простий спосіб

На поширені проблеми Excel користувачі мають – це додавання даних за допомогою одного стовпців у великих аркушів. Наприклад, можливо, потрібно активу відстеження рішення, яке почалося у програмі Excel, але тепер збільшилася включати файли з багатьох робочі групи та відділи. Ці відомості може бути у різних аркушів і книг або текстові файли, які каналів даних з інших систем. Існує команди інтерфейсу користувача або простий спосіб додавання однакові дані в Excel.

Найкраще рішення – це у програмі Access, де можна легко імпортувати й додавати дані в одну таблицю за допомогою майстра імпорту електронних таблиць. Крім того, можна додати багато даних в одну таблицю. Можна зберегти операції імпортування, додайте їх як завдання, заплановані Microsoft Outlook і навіть за допомогою макросів для автоматизації процесу.

Крок 2: Нормалізація даних за допомогою майстер аналізу таблиць

З першого погляду покрокового виконання процесу нормалізація даних може здатися складним завданням. На щастя, нормалізація таблиці Access – це процес, який є набагато простіше, завдяки майстер аналізу таблиць.

.

1. Перетягніть вибрані стовпці до нової таблиці й автоматично створити зв'язки

2. за допомогою кнопки команд перейменування таблиці, додати первинний ключ, зробити наявний стовпець, що первинний ключ і скасування останньої дії

За допомогою цього майстра для таких дій:

  • Перетворення таблиці в наборі менші таблиць і автоматично створити первинного та зовнішнього ключа зв'язки між таблицями.

  • Додавання первинного ключа до наявного поля з унікальними значеннями, або створити нове поле код, який використовує тип даних "Лічильник".

  • Автоматично створити зв'язки для забезпечення цілісності даних із Каскадне оновлення. Каскадне видалення не автоматично додаються до уникнути випадкового видалення даних, але ви можете легко додати Каскадне видалення пізніше.

  • Пошук нових таблиць, є надлишковими або повторюваних даних (наприклад, одного клієнта з двох різних телефонних номерів) і оновити це за потреби.

  • Резервні копії вихідної таблиці та перейменуйте його, додавши "_OLD" на його ім'я. Ви створіть запит, у якому реконструює вихідної таблиці, із вихідним іменем таблиці, щоб будь-які наявні форми або звіти на основі вихідної таблиці буде працювати з структуру таблиці.

Додаткові відомості про нормалізація даних за допомогою засобу аналізу таблиць.

Крок 3: Підключення до даних Access із програми Excel

Після того, як дані було нормовані у програмі Access і запит або таблицю було створено, реконструює вихідні дані, це просто питання підключення до даних Access із програми Excel. Дані відкрито у програмі Access як зовнішнє джерело даних і тому можна підключати до книги за допомогою зв'язків даних, тобто контейнера з даними, які використовуються для пошуку, ввійти і отримати доступ до зовнішнього джерела даних. Відомості про підключення зберігається в книзі а також зберігається у файлі підключення, як-от файл підключення до даних Office (ODC) (розширення імені файлу. ODC) або файлу ім'я джерела даних (.dsn розширення). Після підключення до зовнішніх даних, можна також автоматичного оновлення (або оновлення) книги Excel у програмі Access під час оновлення даних у програмі Access.

Додаткові відомості про Загальні відомості про підключення даних (імпорт).

Отримання даних в Access

У цьому розділі йдеться про такі етапи нормалізація даних: порушення значень у стовпці «Продавець» і адресу на їх найбільш атомна частини, відокремлення пов'язаних тем на власні таблиці, копіювання та вставлення цих таблиць із програми Excel у У разі доступу створення ключа зв'язки між у щойно створений таблиці Access і створення та виконання простих запитів у програмі Access повернути відомості.

Приклад даних в-нормовані форми

Наведений нижче аркуш містить-атомна значень у стовпці «Продавець» і стовпець адресу. Як стовпці, слід розділити на два або більше окремих стовпцях. На цьому аркуші також містить відомості про продавців, продукти, клієнтів і замовлення. Ця інформація має також розділити далі за темою, на окремі таблиці.

Продавець

Ідентифікатор замовлення

Дата замовлення

Ідентифікатор товару

QTY

Ціна

Ім'я клієнта

Адреса

Телефон

Клітинки ', Єльський

2349

3 та 4/09

C-789

3

$7,00

Наша кава

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Клітинки ', Єльський

2349

3 та 4/09

C-795

6

$9,75

Наша кава

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Адамс Оленою

2350

3 та 4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Колумбія коло Пі, WA 98234

425-555-0185

Адамс Оленою

2350

3 та 4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Колумбія коло Пі, WA 98234

425-555-0185

Адамс Оленою

2350

3 та 4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Колумбія коло Пі, WA 98234

425-555-0185

Hance Джим

2351

3 та 4/09

C-795

6

$9,75

Contoso Ltd.

2302 Гарвардського т Львові, WA 98227

425-555-0222

Hance Джим

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Колумбія коло Пі, WA 98234

425-555-0185

Hance Джим

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Колумбія коло Пі, WA 98234

425-555-0185

Кох рід

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Наша кава

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Кох рід

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Наша кава

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Відомості в його найменше частин: атомна даних

Робота з даними у цьому прикладі, можна командою тексту на стовпці у програмі Excel для відокремлення "атомна" частини клітинки (наприклад, поштову адресу, місто, стан і поштовий індекс) на дискретних стовпці.

У наведеній нижче таблиці показано нових стовпців у тому самому аркуші після того, як вони були розділені зробити всі значення атомна. Зверніть увагу, що відомості у стовпці «Продавець» розділене на прізвище та ім'я стовпців і що відомості у стовпці адресу розділене на вулиця, місто, стан і ПОШТОВИЙ індекс стовпців. Ці дані – це «перший звичайний форми».

Прізвище

Ім’я

 

Назва вулиці

Місто

Область

Поштовий індекс

Клітинки '

Єльський

2302 Гарвардського т

Львів

Дніпропетровська

98227

Колесник

Оленою

1025 Колумбія кола

Пі

Дніпропетровська

98234

Попович

Володимир

2302 Гарвардського т

Львів

Дніпропетровська

98227

Кох

Рід

7007 Cornell St Redmond

Redmond

Дніпропетровська

98199

Порушення даних до упорядкування тем у програмі Excel

Кілька таблиць дані прикладу після відображення однакові відомості з аркуша Excel після його розділене на таблиць для продавців, продукти, клієнтів і замовлення. Конструктора таблиць не кінцевий, але вона знаходиться на правильний шлях.

Продавців таблиця містить лише відомості про продаж персоналу. Зверніть увагу, що кожного запису унікальний Ідентифікатор (торговий представник ID). Торговий представник Ідентифікатор значення буде використовуватися в таблиці «Замовлення» підключитись замовлення продавців.

Продавців

Торговий представник Ідентифікатор

Прізвище

Ім’я

101

Клітинки '

Єльський

103

Колесник

Оленою

105

Попович

Володимир

107

Кох

Рід

Таблиці «Товари» містить лише відомості про продукти. Зверніть увагу, що кожного запису унікальний Ідентифікатор (Product ID). Ідентифікатор продукту значення використовуватиметься для підключення відомості про продукт до таблиці відомості про замовлення.

Продукти

Ідентифікатор товару

Ціна

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5,25

Таблиця «Клієнти» містить лише відомості про клієнтів. Зверніть увагу, що кожен запис має унікальний Ідентифікатор (Ідентифікатор клієнта). Ідентифікатор клієнта значення використовуватиметься для підключення клієнтів інформацію до таблиці «замовлення».

Customers

Ідентифікатор замовника

Назва

Назва вулиці

Місто

Область

Поштовий індекс

Телефон

1001

Contoso Ltd.

2302 Гарвардського т

Львів

Дніпропетровська

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Колумбія кола

Пі

Дніпропетровська

98234

425-555-0185

1005

Наша кава

7007 Cornell St

Redmond

Дніпропетровська

98199

425-555-0201

Таблиці «Замовлення» містить відомості про замовлення, продавців, клієнтів і продуктів. Зверніть увагу, що кожен запис має унікальний Ідентифікатор (Ідентифікатор замовлення). Деякі дані в цій таблиці потрібно розділити на додаткові таблиці, яка містить відомості про замовлення, тому що таблиці «Замовлення» містить лише чотири стовпці, порядок унікальний Ідентифікатор, дата замовлення, Ідентифікатор продавця та ідентифікатор клієнта. У таблиці нижче показано не ще розділене на відомості про замовлення таблиці.

Orders

Ідентифікатор замовлення

Дата замовлення

Торговий представник Ідентифікатор

Customer ID (Ідентифікатор клієнта)

Ідентифікатор товару

QTY

2349

3 та 4/09

101

1005

C-789

3

2349

3 та 4/09

101

1005

C-795

6

2350

3 та 4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3 та 4/09

103

1003

F-198

6

2350

3 та 4/09

103

1003

B-205

1

2351

3 та 4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Відомості про замовлення, наприклад Ідентифікатор продукту та кількість переміщено із таблиці «замовлення» та зберігається в таблиці під назвою відомості про замовлення. Майте на увазі, що є 9 замовлень, тому доцільно яких 9 записи в цій таблиці. Зверніть увагу, що таблиці «Замовлення» має унікальний Ідентифікатор (Ідентифікатор замовлення), які будуть передані з таблиці «відомості про замовлення».

Остаточний дизайн таблиці «Замовлення» має виглядати таких дій:

Orders

Ідентифікатор замовлення

Дата замовлення

Торговий представник Ідентифікатор

Customer ID (Ідентифікатор клієнта)

2349

3 та 4/09

101

1005

2350

3 та 4/09

103

1003

2351

3 та 4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Відомості про замовлення таблиця містить без стовпців, які вимагають унікальні значення (тобто є ні первинного ключа), тому порядку для будь-які та всі стовпці містять дані, «зайвих». Однак, не два записи в цій таблиці повинні повністю, однакових (це правило застосовується до будь-якого таблиці в базі даних). У цій таблиці має бути 17 записів – кожного відповідає продукт в окремих замовлення. Наприклад, в порядку 2349, три C-789 продукти включають одну із двох частин весь замовлення.

Відомості про замовлення таблиця має таким чином, виглядати таких дій:

Відомості про замовлення

Order ID (Ідентифікатор замовлення)

Ідентифікатор товару

QTY

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Копіювання та вставлення даних із програми Excel в Access

Тепер, коли відомості про продавців, клієнтів, продуктів, замовлення та відомості про замовлення пошкоджений до окремих тем у програмі Excel, можна скопіювати ці дані безпосередньо в Access, де він стане таблиць.

Створення зв'язків між таблицями доступу та виконання запиту

Після переміщення даних до Access, можна створити зв'язки між таблицями та створіть запити, щоб отримати відомості про різні теми. Наприклад, можна створити запит, який повертає Ідентифікатор замовлення та імена продавців на замовлень, введені від 3/05/09 до 3/08/09.

Крім того, можна створити форми та звіти, щоб спростити введення даних і аналіз продажів.

Потрібна додаткова довідка?

Ви завжди можете поставити запитання експерту в спільноті Tech (у розділі Excel), отримати підтримку в спільноті, що допомагає знайти відповіді на запитання, або запропонувати нову функцію чи вдосконалення на форумі Excel User Voice.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×