Переміщення даних із програми Excel у програму Access (відео)

Створення завдання

У вас є список контактів або інвентарний список, створений у програмі Excel, яким стає все важче керувати? Ви можете перемістити його у програму Access, у якій надаються покращені засоби для керування великими обсягами даних. Перегляньте це відео й дізнайтеся, як можна легко імпортувати дані у програму Access.

Примітка :  У цьому відео не йдеться мова про імпорт даних у веб-бази даних. Додаткові відомості про веб-бази даних див. у статті Створення бази даних для спільного використання в Інтернеті.

У відео

Підготовка даних у програмі Excel

Увага! :  Якщо потрібно внести зміни до аркуша відповідно до наведених нижче вказівок, перш ніж продовжити, створіть резервну копію книги або аркуша.

  • Якщо дані в аркуші Excel розділено пустими рядками або стовпцями, їх потрібно об'єднати в один список, наскільки це можливо. Пусті клітинки можуть залишитися, але в даних, які потрібно перемістити, мають бути відсутні повністю пусті рядки або стовпці.

  • Упорядкуйте дані, наскільки це можливо, так, щоб у кожному стовпці містилися дані одного типу (наприклад, тільки числові або тільки текстові дані). Якщо у стовпці наведено різні типи даних, постарайтеся розмістити хоча б один зразок кожного типу даних у перших восьми рядках. Це допоможе програмі Access визначити найвідповідніший тип даних для стовпця й уникнути помилок під час імпорту.

  • У програмі Access ім'я вкладки аркуша використовується як ім'я таблиці. Наприклад, якщо ім’я аркуша – Аркуш1, ім’я імпортованої таблиці у програмі Access також буде Аркуш1. Щоб призначити таблиці змістовніше ім'я, перед переміщенням даних перейменуйте аркуш, виконавши такі дії:

    • Двічі клацніть вкладку аркуша (у нижній частині аркуша), введіть потрібне ім'я та натисніть клавішу Enter.

Переміщення даних у програму Access

  1. У програмі Excel виділіть дані, які потрібно перемістити у програму Access, включно із заголовками стовпців (за їх наявності).

  2. Клацніть правою кнопкою миші виділені дані та виберіть пункт Копіювати.

  3. У програмі Access відкрийте наявну базу даних або створіть нову.

    Якщо ви створюєте нову базу даних, у програмі Access відобразиться пуста таблиця. Закрийте її без збереження.

  4. Якщо не відображено область переходів, натисніть клавішу F11, щоб вивести її на екран.

  5. Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці області переходів і виберіть пункт Вставити.

    У програмі Access з'явиться діалогове вікно із запитом про наявність заголовків стовпців у даних.

  6. Якщо скопійовані дані містять заголовки стовпців, натисніть кнопку Так, а якщо ні – натисніть кнопку Ні.

    Якщо не виникне помилок, у програмі Access відобразиться повідомлення про успішний імпорт об'єкта.

  7. Для продовження натисніть кнопку ОК.

В області переходів програми Access буде відображено нову таблицю. Двічі її клацніть, щоб перевірити правильність імпорту даних.

Виправлення помилок імпорту

У разі виникнення помилок під час імпорту у програмі Access створюється таблиця "Помилки імпорту" з описом помилок. Щоб переглянути помилки, двічі клацніть таблицю "Помилки імпорту". За наявності великої кількості помилок можна видалити імпортовану таблицю, виправити помилки в аркуші Excel і скопіювати/вставити дані ще раз. Якщо помилок небагато, можна виправити їх вручну безпосередньо у програмі Access. Після виправлення помилок таблицю "Помилки імпорту" можна видалити.

Настроювання типу даних поля

Якщо ви не можете ввести потрібний тип даних у таблиці Access, можливо, необхідно змінити тип даних відповідного поля.

Щоб визначити тип даних поля, виділіть у ньому значення, після чого на вкладці Поля у групі Форматування перегляньте поле Тип даних. Якщо, наприклад, тип даних – Число, у програмі Access заборонено вводити в полі букви (166A).

Змінення типу даних поля

Попередження :  У деяких випадках змінення типу даних поля може призвести до втрати даних. Перед зміненням типу даних поля створіть резервну копію файлу .accdb (або самої таблиці).

  1. Клацніть клітинку, яку потрібно змінити.

  2. На вкладці Поля у групі Форматування виберіть новий тип даних зі списку Тип даних.

    У програмі Access з'явиться попередження.

  3. Якщо створено резервну копію даних і ви бажаєте продовжити, натисніть кнопку Так.

  4. Збережіть таблицю.

Додавання первинного ключа

Щоб уникнути повторення записів і спростити створення зв'язків між таблицями, рекомендовано додати поле первинного ключа до нової таблиці. Для цього виконайте такі дії.

  1. В області переходів клацніть таблицю правою кнопкою миші й виберіть команду Конструктор.

  2. У першій пустій клітинці стовпця Ім’я поля введіть "ID".

  3. У стовпці Тип даних виберіть пункт Автонумерація.

  1. Коли новий рядок ID виділено, на вкладці Конструктор у групі Знаряддя виберіть пункт Ключове поле.

  2. Збережіть і закрийте таблицю.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×